Optimale Prozessplanung – ein 8 Punkte Plan

Die Digitalisierung von Prozessen erscheint zunächst überwältigend. Die Sorge vor zu viel Aufwand, zu wenig Know-How, mangelnder Adaptionsbereitschaft bei den Mitarbeitern und möglichen Kostenfallen auf diesem unbekannten Terrain bremsen oft die Begeisterung und Motivation. 

Im ersten Teil unserer Reihe zum Thema Kosten sparen durch Digitalisierung geben wir Ihnen einen 8 Punkte-Plan zur optimalen Prozessoptimierung mit an die Hand. Durch die Digitalisierung Ihrer Prozesse mit einer Digitalisierungsplattform wie myBusiness.AI können diese Themen durch eine erhöhte Transparenz und Agilität in Ihrer Umsetzung deutlich einfacher vorangetrieben werden und so sofort Kosten gespart werden.

Die Vorteile einfacher und schneller Prozesse werden nutzbar gemacht: 

• Daten fließen automatisch in das IT-System und liegen in Echtzeit vor
• Führungskräfte haben stets Überblick über alle relevanten Prozesse
• Automatisches Auslösen von Folgeaufträgen
• Übersichtliche und einfache Zugriffsrechteverwaltung
• Alle Grunddaten (Kopfdaten) sind automatisch integriert

8 Punkte-Plan zur Prozessoptimierung

1. Prozesse ohne Verschwendungen schaffen durch

• Optimierung > Wertschöpfende Aktivitäten die honoriert werden erhöhen.
• Minimierung > Nicht wertschöpfende Aktivitäten die aber unabdingbar sind auf ein Minimum reduzieren.
• Eliminierung > Überflüssige Tätigkeiten, Prozesse, Meetings identifizieren und vermeiden.

2. Informationsbedarf bestimmen

• Schnittstellen definieren: Wer benötigt welche Informationen und wie werden sie verteilt: Wer? liefert Was? Bis wann? An wen?
• Einheitliche Formulargestaltung erhöht Transparent und Geschwindigkeit in der Weitergabe
• Checklisten helfen bei der Systematischen Datenerfassung

3. Störanfällige Punkte im Ablauf identifizieren

• Wo liegen diese Punkte?
• Wann treten sie auf?
• Was ist der Inhalt?

Ein Merkmal optimierter Prozesse ist die frühe Berücksichtigung der neuralgischen Punkte in den Prozessen. Da sie nicht vermieden werden können ist man trotzdem gut drauf vorbereitet.

4. Engpässe beseitigen

5. Genehmigungsschleifen kürzen

6. Parallele Bearbeitung ermöglichen

• In nicht digitalen Prozessen können Arbeiten selten parallel durchgeführt werden. So wird beim seriellen Arbeiten jeder Prozessschritt nacheinander und mit Verzögerung abgearbeitet.
• Durch digitale Tools wie myBusiness.AI werden nicht nur Dokumente parallel bearbeitet. Es kann zu jeder Zeit Einblick in die laufenden Vorgänge genommen werden und diese dabei sogar parallel bearbeitet werden.

7. Bedarfsgesteuerte Prozesse etablieren

• Pull System statt Push System: Die vorgelagerten Stellen im Prozess erbringen nur Leistungen die von nachfolgender Stelle benötigt werden. So werden verschwendende Quellen weiter minimiert. Das lässt sich ganz einfach umsetzen durch die Vorgangsplanung mit der Kanban Methode. Bei Bedarfsgerechter Prozesssteuerung wird gleichzeitig die Transparenz erhöht und jeder Mitarbeiter weiß welche Aufträge zu bearbeiten sind.

8. Leistungserstellungsprozess glätten

Durch Nachfrageschwankungen sind Kapazitäten schwerer kalkulierbar und stabile Prozesse werden gestört. Diese Schwankungen im Prozess können ausgeglichen werden durch

• Flexible Arbeitszeitmodelle, Vertreterregelungen, realistische Lieferzusagen, angemessene Bearbeitungsschätzungen.

Mit einer Digitalisierungsplattform lassen sich die Prozesse in kleinen Schritten abarbeiten. Dabei sollte die Software möglichst flexibel und ohne viel Aufwand einsatzbar sein. Kleine Erfolge motivieren Ihr Team. So validiert sich die Idee im Betrieb und lässt sich dann nahezu auf alle anderen Unternehmensbereiche skalieren.

Achten Sie bei der Auswahl ihrer Digitalisierungsplattform, das diese einfach in ihre betrieblichen Prozesse einzugliedern ist. Ziehen Sie Lösungen vor, die einen direkten Start ermöglichen und erlauben Ihre vorhandenen Daten per Import oder mit vorbereiteten Schnittstellen (z.B: per Rest API) leicht zu integrieren.
Nutzen Sie die Möglichkeit sich bei der Überarbeitung von Prozessen beraten zu lassen und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der dazugehörigen App schulen zu lassen.

Im nächsten Beitrag finde Sie Antworten zu den Themen:

• Wie gehen Sie am Besten mit zum Teil geringem digitalen Know-How in der Belegschaft und einer daraus resultierenden geringen Adaptionsbereitschaft um?
• Wie schaffen Sie nicht nur Akzeptanz, sondern erhöhen sogar die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig?

Zum ersten Beitrag dieser Serie >> „Übersteigen die Investitionskosten der Digitalisierung wirklich die Einsparpotenziale?„

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