Innere Revisionssystemstruktur Checklist

Das internationale Revisionsteam ist verantwortlich für die Erstellung einer unabhängigen und objektiven Bewertung der Gesellschafts-Übernahme von Risikomanagement, Kontrolle und Governance-Prozessen. Dieses Team spielt eine kritische Rolle bei der Gewährleistung, dass sich die Organisation effektiv und effizient verhält, indem es Bereiche für Verbesserungen identifiziert und den Vorstand und das Präsidium zur Durchführung korrektiver Maßnahmen auffordert. Der Prozess beinhaltet regelmäßige Revisionen durchzuführen, Finanzberichte zu überprüfen, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu prüfen, die operative Effizienz zu bewerten und das Risiko auszuleuchten. Durch diese Aktivitäten hilft das internationale Revisionsteam bei der Aufrechterhaltung des Vertrauens der Stakeholder, fördert eine Kultur der Transparenz und Rechenschaftspflicht und unterstützt fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen innerhalb der Organisation.

Das Audit-Charter ist ein wesentlicher Prozessschritt, der die Befugnisse und Verantwortlichkeiten der internen Revisionsfunktion innerhalb einer Organisation festlegt. Dieses Dokument dient als leitender Rahmen für den internen Auditor, um sicherzustellen, dass seine Aktivitäten sich mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Das Charter enthält typischerweise wesentliche Elemente wie Umfang der Arbeit, Verantwortlichkeiten, Erwartungen und gegebenenfalls spezifische Anforderungen oder Einschränkungen. Es definiert auch die Grenzen und Einschränkungen der internen Revisionsfunktion, um sicherzustellen, dass ihre Aktivitäten nicht mit denen externer Auditors oder anderer Abteilungen überschneiden oder sich widersprechen. Durch die Festlegung eines klaren Audit-Charters können Organisationen Transparenz, Verantwortlichkeit und gute Governance-Praktiken in ihren Geschäftsbereichen fördern.

Das Risikobewertungsprozessschritt umfasst die Identifizierung und Bewertung potenzieller Risiken in Bezug auf ein Projekt oder eine Operation. Dazu gehört die Analyse bestehender Daten, Branchenstandards und Expertenmeinungen zur Bestimmung der Wahrscheinlichkeit und des Ausmaßes möglicher Gefahren. Ziel ist es, Risiken zu quantifizieren und nach ihrer Schwere und Wahrscheinlichkeit einzustufen, wodurch wirksame Abmilderungsstrategien umgesetzt werden können. Wichtige Faktoren, die während der Risikobewertung berücksichtigt werden müssen, sind mögliche Folgen, mögliche Ursachen und verfügbare Kontrollen. Durch eine systematische Bewertung dieser Elemente können Stakeholder Ressourcen priorisieren und angepasste Interventionen entwickeln, um die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß ungünstiger Ergebnisse zu minimieren. Dieser Prozess umfasst typischerweise ein multidisziplinäres Team und kann spezialisierte Software oder Vorlagen aufnehmen, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen.

Das Auditsplanungsprozessschritt beinhaltet die Erstellung eines umfassenden Plans, um sicherzustellen, dass eine Prüfung effizient und wirksam durchgeführt wird. Dazu gehört die Definition der Arbeitsanweisungen, die Identifizierung wichtiger Bereiche für Überprüfungen, die Bestimmung der Stichprobenmethode und die Festlegung von Fristen für die Abgeschlossenheit. Das Plan legt auch die Verfahren für die Erfassung und Analyse von Daten sowie die Kriterien zur Bewertung der Ergebnisse fest. Darüber hinaus identifiziert es die am Audit beteiligten Stakeholder, einschließlich des Managements, des Personals und externer Parteien. Das Auditsplan dient als Leitfaden während des gesamten Prüfungsprozesses und sichert, dass alle notwendigen Schritte zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse unternommen werden. Es wird in der Regel von einem erfahrenen Auditor oder Team erstellt und vor Beginn der Prüfung von der obersten Führung genehmigt.

Das Verfahren zur Audit-Methodologie umfasst die Entwicklung und Implementierung einer systematischen Vorgehensweise bei der Prüfung. Dabei werden Ziele, Umfang und Kriterien der Prüfung definiert, sowie geeignete Prüfverfahren und Techniken ausgewählt. Außerdem wird in dieser Methodik festgelegt, welche potenziellen Risiken und Verbesserungspotentiale innerhalb des zu prüfenden Unternehmens oder Systems identifiziert werden müssen. Ein strukturiertes Rahmensystem wird geschaffen, um bei der Prüfung konsistentes Vorgehen, Objektivität und Vollständigkeit sicherzustellen. Die Audit-Methodologie bestimmt, wie Prüfungen durchgeführt werden, einschließlich der Beschaffung von Beweisen, Analyse und Auswertung der Ergebnisse sowie deren Dokumentation und Veröffentlichung. Dabei sind auch die Verfahren zur Dokumentation von Prüfabrechnungen, zum Erhalt der Vertraulichkeit und zur Gewährleistung des Einhalts von relevanten Gesetzen, Vorschriften und Standards umfassend geregelt.

Dieser Prozessschritt beinhaltet die Zusammenstellung relevanter Informationen zur Erstellung genauer Berichte. Daten aus vorherigen Schritten werden gesammelt, für ihre Genauigkeit überprüft und in eine kohärente Formulierung zusammengefasst. Anschließend werden auf dieser Grundlage Berichte erstellt, die wichtige Ergebnisse, Trends und Schlussfolgerungen hervorheben. Ziel der Berichterstellung ist es, Stakeholdern Einblicke in den Fortgang und die Ergebnisse des Prozesses zu geben, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Nach Abschluss der Berichte werden erforderliche Nachuntersuchungen identifiziert und den relevanten Parteien zugewiesen, damit sie durchgeführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass gelernte Lehren angewendet und Empfehlungen umgesetzt werden, um zukünftige Prozesse zu verbessern und die Wiederholung ähnlicher Probleme zu minimieren.

In diesem Prozessschritt wird die Qualitätssicherung durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Produkte den festgesetzten Qualitätsstandards entsprechen. Dabei wird geprüft, ob jedes Produkt im Einklang mit den genehmigten Spezifikationen und Verfahren hergestellt wurde. Durchgeschlagene Qualitätssicherungspersonal überprüft die Produkte auf jegliche Mängel oder Unregelmäßigkeiten und führt verschiedene Tests durch, um ihre Übereinstimmung mit den Anforderungen zu bestätigen. Produkte, die nicht den Qualitätsanforderungen entsprechen, werden identifiziert und isoliert, während konforme Produkte für weitere Verarbeitung oder Verpackung freigegeben werden. Das Hauptziel dieses Schrittes besteht darin sicherzustellen, dass nur hochwertige Produkte an die Kunden gelangen, wodurch eine positive Reputation für das Unternehmen aufrechterhalten wird. Dieser Prozess hilft außerdem bei der Identifizierung von Verbesserungsbereichen und der Umsetzung von korrektiven Maßnahmen, um ähnliche Probleme in Zukunft zu verhindern.

Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften umfasst die Gewährleistung, dass alle Geschäftsaktivitäten den relevanten lokalen, nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dazu gehören die Wahrung genauer Aufzeichnungen, die Meldung von Finanztransaktionen sowie der Respekt vor geistigen Eigentumsrechten. Der Prozess umfasst auch regelmäßige Überprüfungen von Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass sie noch kompatibel sind. Jegliche Abweichungen oder Bereiche des Non-Compliances werden identifiziert, dokumentiert und durch erforderliche Korrekturmaßnahmen behoben. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist ein kontinuierlicher Einsatz, der eine laufende Überwachung und Aktualisierung erfordert, um sich mit den sich ändernden rechtlichen Anforderungen auf dem Laufenden zu halten. Das gewährleistet, dass die Organisation innerhalb der Grenzen des Gesetzes operiert, potenzielle Risiken minimiert und ein positives Renommee aufrechterhält.