Funktionen des Einkaufsverwaltungssystems Checklist

Der Prozessschritt zum Order-Management umfasst die Annahme, Bearbeitung und Erfüllung von Kundenbestellungen. Dazu gehören Aufgaben wie Bestellprüfung, Lagerbestandskontrolle, Zahlungsverarbeitung sowie Aktualisierung des Bestellstatus. Ziel dieses Prozesses ist es, Kundenwünsche mit hoher Präzision und zuverlässigkeit abzuwickeln und in angemessener Zeit zu erfüllen. Wichtige Aktivitäten innerhalb dieses Prozesses sind: - Überprüfen der Bestellungen auf Vollständigkeit und Genauigkeit - Überprüfen der Produktverfügbarkeit gegenüber Kundenbestellungen - Verarbeiten von Zahlungen aus verschiedenen Quellen (z.B. Kreditkarten, Banküberweisungen) - Aktualisierung des Bestellstatus zum Spiegelbild des Erfüllungsfortschritts - Mit Kunden in Kontakt treten, um Liefertermine oder eventuell auftretende Probleme während der Bestellabwicklung zu besprechen. Effektives Order Management ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer positiven Reputation, Anhebung des Wiederholungsverkaufs und Abheben vom Markt im Wettbewerb.

Der Kundenmanagementprozess umfasst die Bearbeitung von Kundenbezogenen Aktivitäten vom ersten Kontakt bis zur Klärung von Problemen. Dieser Prozess enthält Aufgaben wie das Empfangen und Beantworten von Anfragen, Beschwerden und Rückmeldungen des Kunden. Ziel ist es, zeitnah und wirksame Unterstützung zu leisten, um die Zufriedenheit des Kunden sicherzustellen und Vertrauen in der Organisation aufzubauen. Schlüsselverantwortlichkeiten innerhalb dieses Prozesses sind die Führung von Kundenbeziehungen, Streitigkeiten beizulegen und Bedenken über verschiedene Kommunikationswege anzusprechen. Das Customer Management-Team muss sich mit Produkten/ Dienstleistungen, Richtlinien und Verfahren vertraut machen, um genaue Informationen bereitzustellen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dieser Prozess erfordert die Zusammenarbeit von anderen Abteilungen, um störungsfreie Interaktionen sicherzustellen und effektive Problemlösungen zu erreichen.

In diesem Prozessschritt beinhaltet Reporting und Analytics die Aggregation und Analyse von Daten zur Bereitstellung von Erkenntnissen über Schlüsselindikatoren (KPIs) und Geschäftsmetriken. Dieser Schritt erfolgt nach Abschluss verschiedener operativer Prozesse und integriert die gesammelten Daten aus mehreren Quellen in eine einheitliche Rahmgebung. Das integrierte Datensatz wird dann statistischer Analyse, Datenvisualisierung und prädiktiven Modellierungs-Techniken unterzogen, um bedeutungsvolle Trends, Muster und Korrelationen zu extrahieren. Der Ausgang dieses Prozessschritts umfasst Berichte, Dashboards und Scorecards, die von Stakeholdern für informierte Entscheidungen, strategische Planung und Optimierung operativer Prozesse verwendet werden. Die Kontrolle und Validierungsverfahren der Datenqualität sichern die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Analyseergebnisse. Diese kritischen Informationen werden dann in das System zurückgeführt, um zukünftige operative Entscheidungen zu informieren.

Der Inventarisierungs-Management-Prozessschritt sichert sich, dass alle Produkte ordnungsgemäß gezählt und in der Systematik eingetragen werden. Dazu gehören die Einnahme, Aufbewahrung und Ausgabe von Beständen aus Lagerhallen oder -räumen in Produktionsbereiche. Das Ziel besteht darin, zu jedem Zeitpunkt genaue Aufzeichnungen über verfügbare Bestände aufzuweisen. In diesem Prozessschritt werden regelmäßige Zyklusabläufe durchgeführt, um Mengen gegen Computerdaten abzugleichen, Untersuchungen von Widersprüchen und die Einleitung korrektiver Maßnahmen vornehmen, falls erforderlich, sowie die Systemdaten entsprechend anpassen. Zudem beinhaltet dieser Prozess auch die Unterhaltung einer sauberen und ordentlichen Lagerumgebung, um Beschädigung oder Verschleiß von Produkten zu verhindern. Eine richtige Inventarisierung ist für die Gewährleistung der Einhaltung von Fertigungszeiten, Reduzierung von Abfallen und Minimieren von Verlusten unerlässlich.

Der Mitarbeiter-Management-Prozess umfasst die Verwaltung von Mitarbeitern-Daten, einschließlich des Einstellungs-, Aufnahmeprozesses, der Leistungsbeurteilung, Beförderungen und Kündigungen. Dazu gehört das Erstellen und Warten von Mitarbeiter-Akten, das Verfolgen von Arbeitsstunden und Freizeit und die Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zum Arbeitnehmerrecht. Der Prozess umfasst auch die Mitarbeitereinbindung und -entwicklung, wie Schulungsprogramme und Rückmeldemöglichkeiten. Darüber hinaus beinhaltet er das Handeln von Mitarbeiter-Beziehungen-Problemen, wie Konflikten und Beschwerden, auf eine faire und konsistente Weise. Zudem umfasst der Prozess die Verwaltung des Mitarbeiters-Lohns, -Leistungen und Gehaltsabrechnung, um sicherzustellen, dass Löhne und Gehälter genau und pünktlich gezahlt werden. Eine effektive Mitarbeiter-Management ist für das Wohlbefinden der Belegschaft, die Produktivitätsverbesserung und die Erreichung von Geschäftszielen unerlässlich.

Der Zahlungs- und Rechnungsverarbeitungsschritt umfasst die Verwaltung aller finanziellen Transaktionen in Bezug auf das Angebot. Dazu gehören die Bearbeitung von Kundenzahlungen für erbrachte Leistungen sowie der Versand von Rechnungen und Ausweisblättern für offene Posten. Ziel dieses Prozesses ist es, Zahlungen genau und rechtzeitig zu sammeln, während auch eine klare und transparente Rechnungsakte aufrechterhalten wird. Hauptaktivitäten in diesem Schritt sind die Erstellung von Rechnungen basierend auf der Verwendung oder Abonnementsdaten, Anwenden von empfangenen Zahlungen auf Kundenkonten sowie Durchführung regelmäßiger Kontorechnungen, um Richtigkeit sicherzustellen. Darüber hinaus kann sich der Zahlungs- und Rechnungsschritt auch damit beschäftigen, streitige Gebühren zu bearbeiten, Zahlungsumschläge zu lösen sowie mit Kunden über offene Posten zu kommunizieren.

Das Rückgabeprozess umfasst die Bearbeitung von Kundenbeschwerden über defekte oder nicht gelieferte Produkte sowie die Verarbeitung von Rückerstattungen für ungewünschte Artikel. Dieser Schritt erfordert eine sorgfältige Untersuchung der Angelegenheit, um die Ursache und einen geeigneten Lösungsansatz zu bestimmen. Kundenkonto und Bestellhistorie werden auf ihre Rechtmäßigkeit hin überprüft, um herauszufinden, ob sie einen Rückerstattungsbetrag erhalten können. Wenn das Produkt als defekt eingestuft wird, wird eine Ersatzlieferung oder ein vollständiger Rückerstattungsbetrag bereitgestellt. Bei ungewünschten Artikeln kann unter der Entscheidung des Händlers ein Geschäftskredit oder ein anteiliger Rückerstattungsbetrag angeboten werden. Während des gesamten Prozesses wird die Kommunikation mit dem Kunden aufrechterhalten, um sie über Fortschritte und Entscheidungen im Zusammenhang mit ihrem Rückgabeverlangen oder ihrer Rückerstattung zu informieren.

Der Versand- und Lieferprozess beinhaltet die Koordination und Durchführung der physischen Bewegung von Produkten vom Lager zu den Bestimmungsorten unserer Kunden. Dazu gehört die Überprüfung der Kundenadressen auf Genauigkeit, die Auswahl geeigneter Transportunternehmen basierend auf dem Gewicht und den Abmessungen des Pakets, die Erstellung von Versandetiketten mit Trackingnummern sowie die Terminierung von Abholungen oder die Durchführung von Ablieferungen bei Bedarf. Unsere Mannschaft sorgt dafür, dass die Bestellungen pünktlich in angemessenen Verpackungen erfolgen und dabei erforderliche Dokumente wie Rechnungen oder Anweisungen in die Versandgegenstände einbezogen werden.