Einhalmen der Vorschriften von Artikel 30 des Datenschutz-Gesetzbuches (GDPR), Belegehaltung Checklist

Sie haben 2 Möglichkeiten:
1. Laden Sie die Checkliste kostenlos als PDF herunter und geben Sie sie an Ihr Team weiter, damit es sie ausfüllen kann.
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Was sind die Pflichten zur Aufzeichnung und Wartung nach Artikel 30 der DSGVO?

1. Einrichten einer Verantwortlichen Person: Benennen Sie eine geeignete Person zur Erledigung von Anfragen im Zusammenhang mit dem Artikelpflichten.
2. Schreiben eines Verfahrens für Datensicherheit: Dokumentieren Sie die Maßnahmen, die zum Schutz personenbezogener Daten getroffen wurden, einschließlich der physischen und logischen Zugriffskontrollen.
3. Dokumentation des Datenschutz-Verantwortlichen: Nachweisbare Dokumentation über die Funktion und Aufgaben des DSB, einschließlich seiner Rolle bei Anfragen und Beschwerden.
4. Aufzeichnungen von Datenverarbeitungen: Führen Sie eine Liste der in Ihrem Unternehmen verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten und aller Verantwortlichen sowie der Mitarbeiter und Beauftragten, die Zugriff auf diese Daten haben.
5. Liste der Datenanfragen: Aufzeichnung aller Anfragen nach Artikel 15 (Recht auf Auskunft), Artikel 16 (Recht auf Berichtigung) und Artikel 17 (Recht auf Löschung).
6. Ereignisse zum Schutz personenbezogener Daten: Führen Sie eine Liste von Verletzungen der Datensicherheit und Maßnahmen zur Abhilfe.
7. Kontaktinformationen für die Öffentlichkeit: Bereitstellung von Informationen über Ihre Datenschutzpraktiken, einschließlich Ihrer Kontaktdaten für Beschwerden.
8. Dokumentation von Verletzungen der Datensicherheit: Dokumentieren Sie jede Verletzung der Datensicherheit und deren Auswirkung auf die personenbezogenen Daten, einschließlich aller getroffenen Maßnahmen zur Abhilfe.
9. Regelmäßige Überprüfungen: Durchführen Sie regelmäßige Revisions- und Prüfungsarbeiten zum Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten und zur Aufrechterhaltung des Datenschutzmanagementsystems (DSMS).
10. Speicherung von Dokumenten für zehn Jahre: Speichern Sie alle in diesem Abschnitt angegebenen Aufzeichnungen, Protokolle, Dokumente oder Berichte nicht länger als 10 Jahre, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist durch gesetzliche oder behördliche Vorschriften vorgesehen.

Durch die Umsetzung des Checklist zur Einhaltung der Aufzeichnungsanforderungen gemäß Art. 30 DSGVO können folgende Vorteile für Ihre Organisation erzielt werden:

1. Vertrauenswürdige Dokumentation: Mit einem strukturierten Vorgehen können alle erforderlichen Informationen und Unterlagen zentralisiert und vertrauenswürdig dokumentiert werden.
2. Transparenz: Durch regelmäßiges Überprüfen der Aufzeichnungen wird gewährleistet, dass alle relevanten Aspekte des DSGVO-Umsetzungsprozesses transparent und nachvollziehbar sind.
3. Risikominimierung: Ein effizientes Aufzeichnungsverfahren kann Risiken reduzieren, indem es zukünftige Anfragen oder Probleme vorbeugend angeht.
4. Kostenoptimierung: Durch die Einführung von Standardverfahren und -prozessen können Ressourcen besser bewirtschaftet werden und Kosten minimiert werden.
5. Rechtliche Sicherheit: Die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen kann durch geordnete Aufzeichnungen nachgewiesen und Rechtsstreitigkeiten reduziert werden.
6. Verbesserter Compliance-Prozess: Das Checklist hilft dabei, den Compliance-Prozess zu strukturieren und zu verbessern, indem er das wichtigste ist in den Vordergrund stellt.
7. Flexibilität im Wandel: Durch die Implementierung einer effizienten Aufzeichnungspraxis kann Ihre Organisation sich an sich ändernde Anforderungen und Umstände besser anpassen.

Die Schlüsselelemente des Compliance mit dem GDPR Art. 30 Aufzeichnungsanforderung Checklisten sind:

• Eindeutige Identifizierung der Verantwortlichen und der Unternehmensvertretung
• Eine Liste aller Speicherortorte, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden (Name, Anschrift, Kontakte)
• Die Speicherfristen für die verschiedenen Kategorien von personenbezogenen Daten
• Informationen über die Zugriffsberechtigten und deren Rollen
• Eine Liste der Datensätze, die gelöscht wurden
• Dokumentation zu Verarbeitungszwecken, -quellen und Speicherfristen