Wartungsbetreuungsplanungsprozess Checklist

Stakeholder identifizieren und Personen, die für den Erfolg des Projekts benötigt werden. Dokumentieren Sie ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen. Stellen sicher, dass ausreichende Kommunikation unter Teammitgliedern und Stakeholdern während des gesamten Projektzyklus besteht. Entwickeln Sie eine detaillierte Beschreibung der Projektmanagementstruktur einschließlich Berichtsbeziehungen und Entscheidungsbefugnissen. Klären Sie den Umfang des Aufgabenbereichs, die Zeiträume und die erwarteten Ergebnisse für jedes Teammitglied. Definieren Sie notwendige Fähigkeiten und Expertenwissen, das Teammitglieder besitzen müssen. Sichern Sie die Zustimmung von relevanten Parteien vor der Weiterführung mit dem nächsten Projektphasen.

In diesem Schritt wird der Projektablauf klar definiert, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind. Dabei geht es darum, bestimmte Ziele, Zielsätze, Leistungsanforderungen, Zeittabellen und erforderliche Ressourcen für den Erfolg des Projekts zu identifizieren und dokumentiert zu haben. Der Umfangsbeschluss sollte prägnant und gleichzeitig umfassend sein und als Referenzpunkt während der gesamten Projektlaufzeit dienen. Er beschreibt, was durchgeführt werden wird, was aus dem Projekt ausgeschlossen ist und welche Annahmen oder Abhängigkeiten möglicherweise Auswirkungen auf die Ergebnisse haben können. Durch die Festlegung des Projektablaufs rechtzeitig kann eine solide Grundlage für Planung, Risikomanagement und Kommunikation mit Beteiligten geschaffen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt auf Kurs bleibt und seine vorgesehenen Ziele erfüllt. Diese Klarheit hilft auch dabei, Erwartungen zu steuern und den Umfangsüberschreitungsrisiko (Scope Creep) zu verhindern.

Beim dieser Prozessschritt werden für planungszweck relevante Parameter identifiziert und definiert. Diese Kriterien leiten die anschließenden Schritte im Prozess an, damit bei der Entscheidungsfindung alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden. Ziel des Setzens von klaren Planungskriterien ist es, eine gemeinsame Verständigung unter Beteiligten herbeizuführen über das, was erreicht werden muss und was Erfolg aussieht. Dabei handelt es sich um die Definition spezifischer Ziele, -objektive und Leistungsmetriken, mit denen Fortschritt gemessen und Ergebnisse bewertet werden können. Durch Herstellen einer soliden Grundlage in Bezug auf Planungskriterien können Organisationen sicherstellen, dass ihre Anstrengungen fokussiert, effizient und im Einklang mit strategischen Zielen stehen.

Diese Schritt umfasst die Planung der zu erledigenden Arbeitsaufgaben für jeden Teammitglied über einen bestimmten Zeitraum. Das Ziel besteht darin, ein realistisches und erreichbares Zeitplan zu erstellen, das die Projekt-Fristen, Meilensteine und Ressourcenbeschränkungen berücksichtigt. Um einen effektiven Arbeitsablauf zu entwickeln, sollten Faktoren wie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, individuelle Arbeitslasten und verfügbare Ressourcen berücksichtigt werden. Schätzen Sie die für jede Aufgabe erforderliche Zeit und erteilen Sie ihr einer bestimmten Teammitglied oder Gruppe zuwiesenen auf Basis ihrer Fachkenntnisse und Kapazitäten. Der Zeitplan sollte auch regelmäßige Kontrollen, Fristen und Meilensteine enthalten, um Fortschritt nachzuverfolgen und Anpassungen vornehmen zu können, wenn erforderlich.

Erwerb von Materialien und Ressourcen ist der erste kritische Prozessschritt in jedem Projekt oder Betrieb. Dabei handelt es sich um die Beschaffung aller erforderlichen physischen Eingänge zur Herstellung eines Produkts oder zum Erbringen einer Dienstleistung, einschließlich Rohstoffen, Geräten, Werkzeugen und Bedarfsgegenständen. Darüber hinaus umfasst dies die Beschaffung von intangiblen Ressourcen wie Expertise, Wissen und Personal mit bestimmten Fähigkeiten. Bei diesem Schritt ist eine sorgfältige Planung erforderlich, um sicherzustellen, dass die richtige Menge und Qualität der Materialien rechtzeitig gesichert werden, um alle möglichen Verzögerungen oder Engpässe in den folgenden Schritten zu vermeiden. Eine effektive Verwaltung dieses Prozesses ist für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Flusses, die Erfüllung der Kundenanforderungen und das Erreichen der allgemeinen Geschäftsziele unerlässlich.

Dieser Prozessschritt wird als "Entwicklung des Budgets" bezeichnet. Das Ziel dieses Schritts besteht darin, ein umfassendes Finanzkonzept zu erstellen, das die geplanten Einnahmen und Ausgaben über eine bestimmte Zeitperiode aufzeigt. Dabei werden Kosten recherchiert, die mit der Umsetzung des Projekts zusammenhängen, einschließlich Materialien, Geräten, Arbeitskraft und anderer erforderlicher Ressourcen zur Erledigung der Projekt-Aufgaben. Ein detaillierter Aufschluss dieser Kosten wird erstellt, um Genauigkeit und Transparenz zu gewährleisten. Budget-Zuweisungen erfolgen dann auf Grundlage von Prioritäten und Ressourcenverfügbarkeit. Bei diesem Prozess werden auch mögliche Risiken und ihre finanziellen Auswirkungen berücksichtigt, wodurch proaktive Maßnahmen ergriffen werden können, um diese abzumildern. Das entwickelte Budget dient als Grundlage für zukünftige Entscheidungsfindung und Ressourcenverteilung, was Stakeholdern ermöglicht, Projekt-Ressourcen effektiv zu verwalten.

Der Reviwer und genehmigende Pläne-Prozess-Schritt beinhaltet die Untersuchung und Validierung von Plänen im Hinblick auf ihre Einordnung mit organisatorischen Zielen, Machbarkeit und Übereinstimmung mit relevanten Richtlinien und Verfahren. Bei diesem Schritt wird eine sorgfältige Bewertung der Plan-Details erfolgen, einschließlich Umfang, Zeitplan, Ressourcen und Budget, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Kriterien erfüllen. Schlüsselpersonen, Sachkundige und andere relevante Parteien werden in diesem Prozess eingeschaltet, um Input zu liefern und Annahmen zu validieren. Die Pläne werden auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Einhaltung bestehender Leitlinien geprüft, wobei etwaige Abweichungen oder Bedenken sofort abgeklärt werden. Bei erfolgreicher Überprüfung werden die Pläne formell von den zuständigen Behörden genehmigt, was ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Projektabwicklung darstellt. Bei diesem Schritt wird sichergestellt, dass Projekte sorgfältig geplant, durchgeführt und effektiv während ihres Lebenszyklus verwaltet werden.