Qualitätsicherung und Kontrollmaßnahmen Checklist

Die Festlegung von Qualitätszielen beinhaltet die Definition messbarer Ziele, die sich mit der übergeordneten Mission und Vision einer Organisation in Einklang bringen. Bei dieser Schritte ist eine Zusammenarbeit unter verschiedenen Funktionsteams erforderlich, um Schlüsselbereiche zu identifizieren, an denen Verbesserungen der Qualität benötigt werden. Qualitätsziele sollten spezifisch, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein, sodass es klar ist, was erreicht werden muss und bis wann. Sie müssen auch mit den regulatorischen Anforderungen und Branchenstandards in Einklang stehen. Der Prozess beinhaltet typischerweise eine gründliche Analyse bestehender Prozesse, Kundenfeedback und Marktrends, um Lücken und Bereiche für Verbesserung zu identifizieren. Sobald Qualitätsziele festgelegt sind, dienen sie als Grundlage für die nachfolgenden Schritte im Qualitätsmanagementprozess, wie zum Beispiel die Entwicklung von Qualitätsplänen und -verfahren.

Dieser Prozessschritt umfasst die Identifizierung, Rekrutierung, Einstellung, Ausbildung und Weiterentwicklung von Mitarbeitern zum Bedarf der Organisation. Er beinhaltet die Beurteilung der aktuellen Fähigkeiten des Personals, die Erstellung von Stellenbeschreibungen und -anforderungen, die Bewerbung bei internen und externen Bewerbern, das Durchführen von Hintergrundprüfungen und Referenzüberprüfungen, das Ausstellen von Arbeitsangeboten, die Einleitung neuer Mitarbeiter, sowie die Bereitstellung weiterer Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, um die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter zu verbessern. Ziel ist es sicherzustellen, dass die Organisation ein qualifiziertes und kompetentes Team hat, das in der Lage ist, ihre Mission und Ziele effektiv auszuführen. Der Prozessschritt umfasst auch die Bewertung der Arbeitnehmerleistung, die Identifizierung von Bereichen für Verbesserungen und die Umsetzung korrektiver Maßnahmen, wenn erforderlich, um ein hoch leistendes Team zu erhalten.

Das Qualitätshandbuch ist ein grundlegendes Dokument, das die Qualitätsrichtlinien, -verfahren und -aufgaben der Organisation aufzeichnet. Es dient als einzige Wahrheitsquelle für das Verständnis des Gesamtsystems zur Qualitätsmanagement. Der Prozessschritt beinhaltet die Überprüfung und Aktualisierung des Handbuchs auf regelmäßiger Basis, um sicherzustellen, dass es weiterhin relevant und wirksam ist. Dazu gehört auch die Überarbeitung von Abschnitten zu Qualitätzielen, Verfahren und Leistungsmetriken sowie die Dokumentation jeder Änderung oder Verbesserung im Qualitätsmanagement-System.

Die Korrekturmaßnahmen-Verfahren umfassen das Erkennen und Abstellen von Abweichungen von festgelegten Standards oder Prozessen. Dies wird durch einen strukturierten Ansatz erreicht, der sicherstellt, dass alle korrektiven Maßnahmen dokumentiert, geprüft und in einer angemessenen Frist umgesetzt werden. Der Prozess beinhaltet üblicherweise: * Das Erkennen der Ursache von Abweichungen * Die Bewertung des Einflusses auf Qualität, Sicherheit und regulatorische Einhaltung * Das Entwickeln und Umsetzen von Korrekturmaßnahmen-Plänen * Die Prüfung und Änderung von Verfahren, um zukünftige Vorkommnisse zu verhindern * Die Dokumentation aller korrektiven Maßnahmen und verbundener Aufzeichnungen Das Ziel dieses Schrittes ist es, Prozesse in einen Zustand der Kontrolle zurückzuversetzen und sicherzustellen, dass jede Angelegenheit gründlich abgehakt wird. Dies erfordert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams, um die Ursache zu identifizieren, Lösungen einzuführen und deren Wirksamkeit bei der Verhinderung zukünftiger Abweichungen zu überprüfen.

Der Schritt des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beinhaltet eine proaktive Herangehensweise zur Identifizierung von Bereichen für Verbesserungen innerhalb eines bestehenden Prozesses. Hierbei wird aktives Feedback von Stakeholdern gesucht, Daten analysiert und die Leistungsmetriken überprüft, um Uneffizienzen oder Möglichkeiten zu Enhancement festzustellen. Oft wird ein cross-funktionales Team zusammengezogen, um potenzielle Verbesserungen zu brainstormen und zu diskutieren, was dann auf Grundlage ihrer Machbarkeit, Auswirkung und Abstimmung mit den Organisationszielen priorisiert wird. Sobald eine vorgeschlagene Änderung identifiziert wurde, unterzieht sie einer gründlichen Analyse und Validierung, bevor sie implementiert wird. Die Wirksamkeit der Modifikation wird anschließend überwacht und bewertet, wodurch wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Prozessverbesserungen geliefert werden. Dieser iterativer Kreislauf ermöglicht ein kontinuierliches Lernen, Anpassen und Refinieren, was letztlich zu einer verbesserten Betriebsabstimmung, Produktivität und insgesamt zum Geschäftserfolg führt.

Das Audit- und Überprüfungsverfahren umfasst eine gründliche Untersuchung der Projekt-Dokumentation und -Leistungen, um die Einhaltung der festgelegten Richtlinien und Standards sicherzustellen. Dazu gehört die Überprüfung von Projektplänen, Terminplänen, Budgets und Qualitätskontrollverfahren, um sicherzustellen, dass sie mit den Organisationspolitiken und branchenüblichen Praktiken übereinstimmen. Das Audit bewertet auch die Genauigkeit und Vollständigkeit von Daten sowie die Wirksamkeit von Qualitätskontrollmaßnahmen, die während des gesamten Projektlebenszyklus durchgeführt wurden. Ein Überprüfungs-Ausschuss oder eine Kommission führt dieses Verfahren durch, bestehend aus Sachkundigen und Interessenvertretern, die alle Aspekte des Projekts auf Risiken, Widersprüche und Verbesserungsmöglichkeiten hin überprüfen. Dieser Schritt stellt sicher, dass das Projekt den erforderlichen Standards entspricht und ermöglicht gegebenenfalls notwendige Korrekturmaßnahmen, bevor man zum nächsten Stadium weitergeht.

Der Kunde-Beschwerde- und -Klageprozess umfasst die Sammlung, Analyse und Bearbeitung von Kundenbewertungen und Beschwerden. Dazu gehören auch die Aufzeichnung von Kommentaren, Vorschlägen und Bedenken via verschiedenen Kanälen wie Umfragen, sozialen Medien, Telefon, E-Mail und direkte Interaktionen. Die gesammelten Daten werden dann zur Identifizierung von Trends, Mustern und möglichen Verbesserungsbereichen ausgewertet. Bei Beschwerden wird eine gründliche Untersuchung durchgeführt, um die Ursachen zu identifizieren, den Einfluss zu bewerten und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Der Prozess beinhaltet auch das Mitteilens mit Kunden über die Lösungsstatus, das Bereitstellen von Nachforschungen-Bewertung und das Hochschalten wichtiger Anliegen bei der Leitung wenn nötig. Ziel dieses Schrittes ist es die Zufriedenheit des Kunden zu erhöhen, seine Loyalität und Bindung während gleichzeitig Gelegenheiten für wirtschaftliches Wachstum und Verbesserungen zu identifizieren.

Der Dokumentenkontrollprozessschritt sichert sich dafür, dass alle relevanten Dokumente, wie Politiken, Verfahren und Aufzeichnungen, ordnungsgemäß identifiziert, genehmigt und während ihres Lebenszyklus gehalten werden. Dazu gehört auch Versionskontrolle, Revisionstracking und das Archivieren alterer Dokumente. Ziel ist es, ungenehmigte oder veraltete Dokumente zu verhindern, die zu Fehlern, Inkonsistenzen oder gar nicht Einhaltung von Vorschriften führen können. Der Dokumentenkontrollprozess sichert auch dafür, dass alle Beteiligten Zugriff auf die aktuellsten Versionen dieser Dokumente haben. Eine Dokumentenmanagementsystem wird typischerweise genutzt, um diesen Prozess zu erleichtern, indem ein zentraler Aufbewahrungsort für alle Dokumente geschaffen und das Tracking, die Genehmigung sowie Verteilung ermöglicht werden. Durch diesen Schritt werden Transparenz, Verantwortlichkeit und Effizienz bei der Dokumentation erhöht.

Der Aufzeichnungs-Vorrat-Prozess beinhaltet die Wahrung genauer und aktuellster Aufzeichnungen organischer Daten. Dies umfasst sowohl physische als auch digitale Dateien. Der Prozess sichert die Einhaltung von relevanten Gesetzen, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien bezüglich der Speicherung und Beseitigung von Aufzeichnungen. Er beinhaltet auch die Implementierung eines Systems für die sichere Aufbewahrung, Ausgabe und Bewahrung von wichtigen Dokumenten. In diesem Schritt überprüft das Team bestehende Vorratspläne, um sicherzustellen, dass sie aktuell bleiben und mit den veränderten gesetzlichen Anforderungen im Einklang stehen. Jede Änderung wird dokumentiert und an die Stakeholder kommuniziert. Der Prozess hilft dabei, eine Datenverlust zu verhindern, sichert die effiziente Ausgabe von kritischen Informationen und gewährleistet Transparenz innerhalb der Organisation.