Beispiel für die Arbeitsaufschlagerichtlinie (WBS) Checklist

Die Arbeitstrennungsstruktur ist eine hierarchische Zerlegung von Aufgaben, die zur Erreichung eines bestimmten Projektziels erforderlich sind. Sie umfasst die Aufteilung komplexer Projekte in kleinere, leichter zu handhabende Aufgaben und deren Organisation in einer logischen und strukturierten Weise. Dieser Prozessschritt beginnt mit der Definition des übergeordneten Ziels und des Umfangs des Projekts, gefolgt von der Identifizierung wichtiger Aufgaben und Unteraufgaben, die ausgeführt werden müssen. Die Aufgabenhierarchie wird dann detailliert, wodurch ein umfassender baumartig strukturierter Überblick geschaffen wird, der alle notwendigen Schritte und Meilensteine darstellt. Mit dieser Rahmengestaltung ist eine effektive Planung, Ressourcenzuteilung und Budgetierung möglich, was letztendlich die erfolgreiche Fertigstellung des Projekts sicherstellt.

Bei dieser Aufgabendefinition werden die spezifischen Anforderungen des Projekts klar umrissen. Dazu gehören die Details über Ziele, Lieferbare, Zeitpläne und Schlüsselverantwortlichkeiten für jeden Teammitglied oder Beteiligten am Prozess. Die Aufgabendefinition bietet einen umfassenden Rahmen, der als Referenzpunkt während des gesamten Lebenszyklus des Projekts dient. Sie sichert dadurch ab, dass alle Beteiligten mit dem Projektvision, -zielen und Umfangs des Projekts im Einklang sind, wodurch Verwirrung und Missverständnisse minimiert werden. Außerdem wird bei dieser Schritt die Identifizierung potenzieller Risiken, Einschränkungen und Annahmen vorgenommen, die den Projekt-Erfolg beeinflussen können, was ermöglicht, dass proaktives Planen und Minderungstrategien entsprechend umgesetzt werden.

Das Ressourcen-Allokations-Prozessschritt umfasst die Ermittlung und Zuweisung der notwendigen Ressourcen, die zur Vollendung bestimmter Aufgaben oder Projekte innerhalb einer Organisation erforderlich sind. Dazu gehört die Identifizierung und Allokation von menschlichen Ressourcen wie Fachpersonal mit spezifischen Fähigkeiten und Expertise sowie physischen Ressourcen wie Geräten, Einrichtungen und Materialien, die für Aktivitäten zu Projektunterstützung erforderlich sind. Der Prozess berücksichtigt auch nicht-vertretbare Ressourcen einschließlich Budget-Zuweisungen und Termine für Aufgabenabschluss. Eine effektive Ressourcen-Allokation ermöglicht es Organisationen, ihre Leistungsfähigkeit zu optimieren, Abfälle zu minimieren und sichere Lieferung von Projekten sicherzustellen, wodurch sie zum Gesamtbetriebserfolg und -profitabilität beitragen. Dieser Schritt ist entscheidend dafür, dass die Organisation ausreichende Ressourcen hat, um ihre Pläne zu erfüllen und erwünschte Ergebnisse zu erzielen.

Das Schritt zur Entwicklung des Zeitplans beinhaltet die Erstellung eines detaillierten Zeitplanes für das Projekt, wobei spezifische Aufgaben, Meilensteine und Fristen festgelegt werden. Hierzu gehört die Identifizierung kritischer Aktivitäten, die Ermittlung realistischer Zeitpläne und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an Teammitglieder oder Stakeholder. Ziel ist es, einen umfassenden Zeitplan zu erstellen, der sich mit den Gesamtzielen des Projekts und der Ressourcenausstattung in Einklang befindet. Dies kann eine Befragung von Stakeholdern, die Analyse von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sowie die Verwendung von Projektmanagement-Tools wie Gantt-Charts oder Kalendern zur Visualisierung des Zeitplans umfassen. Ein gut entwickelter Zeitplan ermöglicht eine effektive Ressourcenzuweisung, verringert Konflikte und unterstützt präzise Kostenschätzungen und Risikobewertungen. Er dient als Grundlage für zukünftige Projektplanungs- und Überwachungstätigkeiten.

Das Kostenabschätzungsvorgang schritt beinhaltet die Ermittlung der monetären Kosten, die mit dem Start und Abschluss eines Projekts verbunden sind. Dazu gehört die Identifizierung aller für das Projekt erforderlichen Ressourcen wie Personal, Materialien, Geräte und Dienstleistungen sowie deren geschätzete Preise. Die Kostenabschätzung basiert auf historischen Daten, Branchenvergleichen und fachkundigem Urteil, um zu einem genauen Schätzwert des Gesamtprojektaufwands zu gelangen. Es wird auch die Auswertung verschiedener Szenarien und Empfindlichkeiten zum Zweck der Identifizierung potenzieller Risiken und Unsicherheiten durchgeführt, die den gesamten Projekthaushalt beeinflussen könnten. Dieser Vorgang hilft Stakeholdern, die erwarteten finanziellen Auswirkungen des Projektbeginns zu verstehen und fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Ressourcenallokation und Haushaltsplanung zu treffen.

Das Qualitätssicherungsprozessschritt beinhaltet die Überprüfung, ob alle Produkte oder Dienstleistungen den vorher festgelegten Qualitätsstandards entsprechen. Dazu gehört die Überprüfung von Produkt spezifikationen, Durchführung von Qualitätskontrollen und Analyse von Daten, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen. Ziel ist es, Mängel oder Abweichungen zu erkennen und korrektive Maßnahmen zu ergreifen, um zukünftige Probleme zu verhindern. In diesem Schritt entwickeln und setzen Teams auch Qualitätssicherungsprotokolle um, wie Testverfahren und Zertifizierungsprozesse. Darüber hinaus werden Registrierungen von Qualitätsmetriken und Leistungskennzahlen geführt, um den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen. Indem sichergestellt wird, dass die höchsten Standards eingehalten werden, hilft Qualitätssicherung dabei, Vertrauen bei Kunden aufzubauen, eine positive Reputation beizubehalten und durch kontinuierliche Verbesserung das Geschäftswachstum zu fördern.

Risikomanagement: Bei diesem Prozessschritt handelt es sich um die Identifizierung, Bewertung und Priorisierung potenzieller Risiken, die auf das Projektgelände, Stakeholder und insgesamt den Erfolg abziehen können. Dazu ist eine Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams notwendig, um Daten zu sammeln, Trends zu analysieren und die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung von Risiken auszuwerten. Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein umfassendes Risikoregister, das identifizierte Risiken, ihre verbundenen Wahrscheinlichkeit und Konsequenz sowie vorgeschlagene Milderungsstrategien auflistet. Diese Informationen werden zur Entscheidungsfindung, zur Ressourcenzuteilung und zur Anpassung des Projektumfanges und der Zeitplanung verwendet, wenn dies notwendig ist.