Reisekostenordnung- Einhaltungshilfe Checklist

Das Reiseabwicklung-Prozessschritt beinhaltet die notwendigen Reiseveranstaltungen für Geschäftsreisen oder offizielle Veranstaltungen. Dazu gehört das Buchen von Flügen, Hotels, Mietwagen und anderen Transportarten, soweit dies durch die Richtlinien der Organisation gefordert wird. Zweck dieses Schrittes ist es sicherzustellen, dass Mitarbeiter einen sicheren und effizienten Weg zu ihren Bestimmungsorten haben, während sie sich auch an die Unternehmensrichtlinien bezüglich Reisekosten halten. Der Prozess beginnt mit der Identifizierung des Bedarfs für eine Reise, gefolgt von der Recherche und Auswahl geeigneter Reisemöglichkeiten. Sobald ausgewählt, werden die Anordnungen bestätigt und notwendige Unterlagen wie Boardingpasses, Hotelreservierungen und Mietwagenabkommen erzeugt. Dieser Schritt ist entscheidend dafür, sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben effektiv durchführen können, während gleichzeitig Störungen der Geschäftsbetrieb minimiert werden."

Diese Prozessschritt beinhaltet die Erstellung eines Zeitplans und einer Terminliste für das Projekt. Ein detaillierter Plan wird entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Der Zeitplan und die Terminliste sind so gestaltet, dass sie flexibel genug sind, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen, die während der Projektumsetzung auftauchen können. Wichtige Meilensteine und Fristen werden identifiziert und den relevanten Stakeholdern offengelegt. Regelmäßige Besprechungen und Fortschrittsmeldungen werden ebenfalls in den Zeitplan integriert, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Bei diesem Schritt wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, welche Verantwortung und Erwartungen ihnen obliegen, was einen reibungslosen und effizienten Ablauf des Projekts ermöglicht. Der Zeitplan und die Terminliste dienen als Leitfaden während des gesamten Lebenszyklus des Projekts.

Überprüfen Sie, ob alle für die Reise notwendigen Dokumente in Ordnung sind, wie zum Beispiel ein gültiger Reisepass, Visum (wenn erforderlich) und andere relevante Identifikationspapiere. Sammeln und Photokopieren oder scannen diese Dokumente zur Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente aktuell sind und nicht abgelaufen sind. Überprüfen Sie die Gültigkeitsdaten von Visum oder Erlaubnissen, um Verzögerungen bei der Erneuerung zu vermeiden. Außerdem sollten Sie sich bei Fluggesellschaft oder Reiseanbieter über spezifische Dokumentationsanforderungen informieren. Bei internationaler Reise recherchieren und erfüllen Sie alle Einreiserequirements, wie zum Beispiel das Erwerben einer Electronic Travel Authorization (eTA).

Das Ausgabebeschwerdeverfahren umfasst die Einreichung und Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben für die Rückzahlung. Dieses Verfahren beginnt, wenn ein Mitarbeiter sich bei dem Ausgabebeschwerdesystem anmeldet, um eine Anfrage zur Erstattung von Geschäftsbezogenen Kosten zu stellen. Die Anfrage enthält Details wie Datum, Beschreibung und Kosten jeder Ausgabe. Sobald die Anfrage eingereicht wurde, überprüft der Vorgesetzte die Richtigkeit und Vollständigkeit der Anfrage und genehmigt oder verweigert sie aufgrund von Unternehmensrichtlinien und Verfahren. Wenn genehmigt, generiert das System eine Rechnung für Zahlungen, die dann durch Kassenabrechnungen bearbeitet wird. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, wenn die Rückzahlung erfolgt ist. Während dieses Prozesses werden alle Interaktionen mit dem System verfolgt, um Transparenz und Verantwortlichkeit bei der Verwaltung von Unternehmensausgaben sicherzustellen.