Vertragsverwaltung und Unterstützung Checklist
Verwaltung von Verträgen von der Initialzündung bis zur Schließung, wobei die Einhaltung, Zahlungsabwicklung und Beziehungsmanagement zu Kunden gewährleistet wird.
Abschnitt 1: Vertragsprüfung
Abschnitt 2: Vertragsmanagement
Abschnitt 3: Zahlungsbedingungen und -terminen
Abschnitt 4: Kündigung des Vertrags
Abschnitt 5: Streitbeilegung
Abschnitt 6: Vertragsverlängerung und -Verlängerung
Abschnitt 7: Aufzeichnungen und Berichterstattung
Abschnitt 8: Vertraulichkeit und Nichtoffenlegung
Abschnitt 9: Vertragskündigung
Abschnitt 10: Anerkennung und Annahme
Abschnitt 1: Vertragsprüfung
Diese Abschnitt fasst die notwendigen Schritte für die Überprüfung bestehender Verträge zusammen. Das Ziel dieser Prüfung besteht darin sicherzustellen, dass alle vertraglichen Pflichten klar verstanden und von beiden Parteien eingehalten werden.
Die erste Maßnahme umfasst die Identifizierung des Vertrags-Typs, der sich von allgemeinen Vereinbarungen bis hin zu spezifischen Lieferantenverträgen erstreckt. Diese Klassifizierung ermöglicht es den zuständigen Mitarbeitern, die erforderlichen Dokumente und Informationen abzugreifen.
Als nächstes bewerten die Prüfer die Bedingungen und Auflagen in jedem Vertrag, um deren Einhaltung gegenüber bestehenden Richtlinien und Prozessen zu überprüfen. Bei allen Abweichungen oder Widersprüchen werden diese dokumentiert, um sie für weitere Berücksichtigung und Lösung vorzubereiten.
Die Prüfung beinhaltet auch eine Bewertung der Zahlungsbedingungen, einschließlich Rechnungen, Fälligkeiten und verspäteten Strafen. Diese Analyse hilft bei der Verhinderung aller potenziellen finanzieller Probleme, die aus Nicht-Einhalten entstehen könnten.
Ein umfassender Aktivposten aller Verträge wird aufrechterhalten, um einen einfachen Zugriff in Fällen von Streitigkeiten oder zukünftigen Referenzen sicherzustellen.
FAQ
Wie kann ich diese Checkliste in mein Unternehmen integrieren?
Sie haben 2 Möglichkeiten:
1. Laden Sie die Checkliste kostenlos als PDF herunter und geben Sie sie an Ihr Team weiter, damit es sie ausfüllen kann.
2. Verwenden Sie die Checkliste direkt innerhalb der Mobile2b-Plattform, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
Wie viele gebrauchsfertige Checklisten bieten Sie an?
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Was kostet die Verwendung dieser Checkliste auf Ihrer Plattform?
Die Preisgestaltung richtet sich danach, wie oft Sie die Checkliste jeden Monat verwenden.
Detaillierte Informationen finden Sie auf unserer Seite Preise.
Abschnitt 1: Vertragsprüfung
Abschnitt 2: Vertragsmanagement
Dieser Prozessschritt umfasst die Verwaltung von Verträgen vom Beginn bis zur Finalisierung. Er beginnt mit der Vertragsvergabe, bei der Anforderungen definiert und ein Auftrag zur Angebotsabgabe (RFP) erstellt wird. Die Bieter antworten mit Angeboten, die dann gegen die im RFP dargestellten Kriterien bewertet werden. Der bevorzugte Lieferant wird ausgewählt und ein Vertragsentwurf erstellt. Zwischen den Parteien finden Verhandlungen statt, um das Abkommen abzuschließen. Sobald unterschrieben, wird der Vertrag ausgeführt und wird rechtlich bindend. Während seiner Dauer beinhaltet die Vertragsverwaltung die Überwachung der Einhaltung, den Monitoring von Meilensteinen sowie regelmäßige Überprüfungen zur Gewährleistung einer zeitgemäßen Erfüllung von Pflichten. Auch hier wird ein Update des Vertragsdokumentations und das Halten von Unterlagen gemäß Organisationsrichtlinien vorgesehen.
Abschnitt 2: Vertragsmanagement
Abschnitt 3: Zahlungsbedingungen und -terminen
Diese Abschnitte regelt die Zahlungsbedingungen und -termine für das Projekt. Der Kunde ist verpflichtet, einen Vorschuss von 30 % des Gesamtpreises der Vertragsleistung bei Unterfertigung dieses Abkommens zu leisten. Spätere Zahlungen werden gemäß einem vorgegebenen Meilenstein-basierten Zeitplan geleistet, mit festgelegten Zahlungsterminen. Ein detaillierter Zahlungszeitplan wird im Abschlussdokument aufgenommen. Alle Zahlungen müssen in US-Dollar und sind nach Erhalt nicht rückzahlbar. Der Kunde ist für die Gewährleistung einer pünktlichen und genauen Zahlung verantwortlich. Jegliche Änderungen der Zahlungsbedingungen oder -termine müssen von beiden Parteien schriftlich genehmigt werden, bevor sie umgesetzt werden.
Abschnitt 3: Zahlungsbedingungen und -terminen
Abschnitt 4: Kündigung des Vertrags
Dieser Prozessschritt beinhaltet die Beendigung von Vertragsvereinbarungen mit Lieferanten oder Zulieferern. Ziel ist es, eine störungsfreie und gesetzlich einwandfreie Beendigung von Verträgen zu gewährleisten, die nicht mehr erforderlich sind oder verletzt wurden. Zu diesem Prozess gehören der Versand einer förmlichen Kündigungsmitteilung an den Lieferanten, die Bestätigung und Annahme der Kündigungstermine durch den Lieferanten sowie die Überprüfung, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt wurden. Darüber hinaus kann dieser Prozess auch die Aktualisierung von internen Unterlagen und das Mitteilung an relevante Interessenvertreter über die Beendigung des Vertrags umfassen. Ein gründlicher Review des beendeten Vertrages wird auch durchgeführt, um mögliche finanzielle oder reputationale Auswirkungen auf die Organisation zu identifizieren.
Abschnitt 4: Kündigung des Vertrags
Abschnitt 5: Streitbeilegung
Diese Passage beschreibt die Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten, die während der Durchführung dieses Abkommens auftreten können. Ziel ist es, einen klaren Rahmen für die Behandlung von Meinungsverschiedenheiten in einer fairen und transparenten Weise zu schaffen.
Schritt 1: Identifizierung des Streits - Ein Streit muss formell dokumentiert und beiden Parteien an ihre benannten Vertreter gebracht werden.
Schritt 2: Verhandlung und Mediation - Versuche werden unternommen, das Problem durch direkte Verhandlungen oder Mediation zwischen den beiden Parteien zu lösen. Dieser Schritt zielt darauf ab, eine gemeinsam akzeptable Lösung ohne Einbeziehung externer Stellen zu finden.
Abschnitt 5: Streitbeilegung
Abschnitt 6: Vertragsverlängerung und -Verlängerung
In dieser Sektion wird der bestehende Vertrag auf Erneuerung oder Verlängerung ausgewertet. Die Leistung des Auftragnehmers während der laufenden Amtszeit wird anhand der vereinbarten Ergebnisse und Meilensteine beurteilt. Diese Bewertung bestimmt, ob der Auftragnehmer die Anforderungen für eine erfolgreiche Vertragsfortsetzung erfüllt hat. Jegliche Abweichungen oder Bereiche von Nichtkongruenz werden über den Korrektionsplan des Auftragnehmers angegangen. Nach zufriedenstellender Überprüfung kann der Vertrag auf Grundlage der ursprünglichen Bedingungen erneuert oder verlängert werden. Wenn eine Erneuerung nicht durchführbar ist, wird der Prozess zur Vertragskündigung eingeleitet. Diese Schritte sichern die Kontinuität und Stabilität in Projektoperationen während gleichzeitig Rechenschaft gegenüber Stakeholdern gewährleistet wird.
Abschnitt 6: Vertragsverlängerung und -Verlängerung
Abschnitt 7: Aufzeichnungen und Berichterstattung
Diese Abteilung umreißt die Verfahren zur Aufrechterhaltung von genauen und aktuellsten Aufzeichnungen aller Aktivitäten in Bezug auf das Projekt. Sie enthält Richtlinien für die Dokumentation von Treffen, Protokollen, Entscheidungen und Aktionseinheiten. Der Prozess umfasst auch den Erstellungs- und Aufrechterhaltung von Schlüsselindikatoren (KPIs) sowie anderer notwendiger Metriken zur Überwachung des Fortschritts und zur Bewertung der Erfolge. Außerdem werden die Meldeanforderungen, einschließlich Häufigkeit, Format und Verteilung an Stakeholder detailliert beschrieben. Es wird betont, wie wichtig es ist, Transparenz, Verantwortlichkeit und Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften zu sein. Die in diesem Prozess involvierten Schritte umfassen die Terminierung regelmäßiger Überprüfungssitzungen, Durchführung von Revisionen und Behebung von Widerspruchen oder Bedenken, die während des Bewertungszeitraums aufkommen.
Abschnitt 7: Aufzeichnungen und Berichterstattung
Abschnitt 8: Vertraulichkeit und Nichtoffenlegung
In dieser Abteilung werden Vertraulichkeits- und Nichtdiskussionsvereinbarungen geprüft, um die Einhaltung sicherzustellen. Eine gründliche Untersuchung aller damit verbundenen Dokumente wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass sie den festgesetzten Standards entsprechen. Hier ist das Hauptziel darauf bedacht, sicherzustellen, dass sensible Informationen vor nicht autorisiertem Zugriff oder Offenlegung geschützt werden. Zu diesem Schritt gehörend sind spezifische Prozesse: Recherchieren bestehender Vertraulichkeitsvereinbarungen auf Aktualität und Anwendbarkeit, Aktualisieren von ihnen, falls erforderlich, um sich an veränderte Regulierungsanforderungen anzupassen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Vereinbarungen bei der Aufnahme in das Unternehmen unterzeichnen. Diese Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei Erhaltung des Vertrauens und Festigung professioneller Integrität innerhalb des Unternehmens, was letztlich seine allgemeine Reputation unterstützt.
Abschnitt 8: Vertraulichkeit und Nichtoffenlegung
Abschnitt 9: Vertragskündigung
Dieser Schritt beinhaltet Verfahren im Zusammenhang mit der Aufhebung eines Vertrags. Der Prozess beginnt mit der Identifizierung des Grundes für die Aufhebung, dies kann eine Nichtzahlung, einen Verstoß gegen Bedingungen oder andere in der Vereinbarung festgehaltene Bedingungen umfassen. Als Nächstes wird die Partei, die die Aufhebung einleitet, gemäß den vertraglichen Pflichten die andere Unterzeichner benachrichtigen. Wenn zutreffend, wird der noch offene Saldo ausgeglichen und entsprechend angepasst. Die relevanten Aufzeichnungen werden aktualisiert, um den Statuswechsel zu spiegeln. Für alle notwendigen Kommunikationen, wie etwa formelle Briefe oder E-Mails, werden Entwürfe erstellt und an Beteiligte versandt. Anschließend wird der Vertrag gemäß den in der Vereinbarung festgehaltenen Bedingungen offiziell beendet. Die nach der Aufhebung einschlägigen Verfahren umfassen die Archivierung der aufgehobenen Verträge zu Zwecken der zukünftigen Referenz und die Gewährleistung des Einhalts von Vorschriftenanforderungen.
Abschnitt 9: Vertragskündigung
Abschnitt 10: Anerkennung und Annahme
Der Anerkennungs- und Annahmesektion dient als wichtiger Überprüfungscheckpunkt im Workflow. In diesem Prozessschritt ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass alle Beteiligten die in den vorherigen Abschnitten ausgeführten Bedingungen, Auflagen und Spezifikationen sorgfältig geprüft haben und verstanden haben. Dies erfordert die Überprüfung, ob alle notwendigen Dokumente, Genehmigungen oder Erlaubnisse gesichert wurden, und ob alle Beteiligten im Einklang mit ihren Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen stehen. Darüber hinaus bietet dieser Schritt die Gelegenheit, eventuelle Unterschiede oder Bedenken anzusprechen, bevor man fortfährt. Durch das Anerkennen und Annahmen dieser Bestimmungen können die Parteien sicherstellen, dass der Prozess reibungslos weiterläuft, mögliche Risiken minimieren und die Einhaltung der festgelegten Richtlinien garantieren.
Abschnitt 10: Anerkennung und Annahme
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