Vertragsmanagement im Einkaufsteam: Spitze Checklist
Die Vertragsverwaltung bei der Beschaffung soll mit dieser umfassenden Vorlage von Best-Practice-Ergebnissen gestaltet werden. Sorgen Sie für Einhaltung der Vorschriften, reduzieren Sie Risiken und fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Teams.
Vertragsprüfung
Lieferantenqualifizierung
Vertragsbedingungen
Zahlungsbedingungen
Garantie und Haftung
Geistiges Eigentum
Kündigungsvertragsklausel
Streitbeilegung
Akzeptanz
Vertragsprüfung
Der Vertragsprüfungsprozess-Schritt umfasst eine gründliche Untersuchung von vorgeschlagenen Verträgen, um sicherzustellen, dass sie mit den organisatorischen Richtlinien, Vorschriften und Zielen übereinstimmen. Dieser Schritt zielt darauf ab, potenzielle Risiken, Haftungen oder Chancen zu identifizieren, die das finanzielle, operative oder reputationale Wohl der Firma beeinträchtigen können. Ein Prüfungskomitee beurteilt die Bedingungen, Auflagen und Verpflichtungen, die im Vertrag festgelegt sind, und überprüft die Einhaltung bestehender Vereinbarungen, Branchenstandards und relevanter Gesetze. Das Komitee bewertet außerdem die Qualifikationen des Auftragnehmers, seine Leistungsgeschichte und seine Fähigkeit, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen. Jegliche Bedenken oder Abweichungen werden dokumentiert und für weitere Diskussionen und Lösungen in einem späteren Schritt weitergegeben, bevor mit der Vertragsdurchführung fortgefahren wird. Bei diesem Schritt werden Risiken abgemildert, die Interessen des Unternehmens geschützt und gegenseitig vorteilhafte Partnerschaften gefördert.
FAQ
Wie kann ich diese Checkliste in mein Unternehmen integrieren?
Sie haben 2 Möglichkeiten:
1. Laden Sie die Checkliste kostenlos als PDF herunter und geben Sie sie an Ihr Team weiter, damit es sie ausfüllen kann.
2. Verwenden Sie die Checkliste direkt innerhalb der Mobile2b-Plattform, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
Wie viele gebrauchsfertige Checklisten bieten Sie an?
Wir haben eine Sammlung von über 5.000 gebrauchsfertigen, vollständig anpassbaren Checklisten, die mit einem einzigen Klick verfügbar sind.
Was kostet die Verwendung dieser Checkliste auf Ihrer Plattform?
Die Preisgestaltung richtet sich danach, wie oft Sie die Checkliste jeden Monat verwenden.
Detaillierte Informationen finden Sie auf unserer Seite Preise.
Vertragsprüfung
Lieferantenqualifizierung
Die Qualifizierung des Lieferanten umfasst die Bewertung potenzieller Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Anforderungen für die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen erfüllen. Dabei werden Informationen über das Renommee, die Erfahrung und die Möglichkeiten des Lieferanten durch verschiedene Mittel wie Online-Forschung, Branchenverbande und Referenzprüfungen gesammelt. Die Beschaffungsabteilung besorgt sich außerdem einen Überblick über die Politik des Lieferanten zur Qualitätssicherung, Umweltverantwortung, Arbeitspraktiken und andere wichtige Faktoren, um ihre Einhaltung der Unternehmensstandards und Vorschriften zu beurteilen. Zudem wird eine gründliche Prüfung der finanziellen Stabilität des Lieferanten, seiner Versicherungsabdeckung und seines Geschäftskontinuierlichkeitsplans durchgeführt, um potenzielle Risiken zu mindern. Basierend auf dieser Bewertung werden dann die qualifizierten Lieferanten für weitere Überlegungen im Beschaffungsprozess vorgeschlagen.
Lieferantenqualifizierung
Vertragsbedingungen
Bewerten und verhandeln Sie die Vertragsbedingungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und Branchenstandards. Bei dieser Schritt handelt es sich um eine sorgfältige Überprüfung des Vertragsvertrages, um sicherzustellen, dass alle Klauseln, Bedingungen und Anforderungen klar ausgelotet, verstanden und gegenseitig akzeptabel von beiden Parteien sind. Der Prozess beinhaltet die Überprüfung der Aufgabenumfang, Zahlungsbedingungen, Zeittabellen, Garantien, Haftungen und Beendigungsvorschriften sowie andere Dinge. Bei jedem Widerspruch oder Verwirrung wird durch offene Kommunikation mit dem Kunden oder Lieferanten abgeklärt und erforderliche Anpassungen vorgenommen, um eine zufriedenstellende Vereinbarung zu erreichen, die sich mit den Geschäftszielen und Risikomanagementstrategien im Einklang befindet.
Vertragsbedingungen
Zahlungsbedingungen
Der Prozessschritt "Zahlungsbedingungen" beinhaltet die Definition und Verwaltung der finanziellen Bedingungen, unter denen Transaktionen angenommen werden. Dazu gehört die Bestimmung von Zahlungsschemata, akzeptierten Zahlungsmethoden sowie etwaige späte Gebühren oder Strafen für versäumte Zahlungen. Ziel ist es, eine klare Kommunikation dieser Bedingungen gegenüber Kunden und Lieferanten zu gewährleisten und somit Missverständnisse und Auseinandersetzungen über Zahlungspflichten zu minimieren. In diesem Schritt können Organisationen auch Kreditlimite festlegen, automatische Zahlungs-Erinnerungen einrichten sowie Zahlungsabwicklungs-Systeme konfigurieren. Indem Unternehmen ihre Zahlungsbedingungen standardisieren und dokumentieren, können sie die Cashflow-Verwaltung verbessern, finanzielle Risiken minimieren und sich mit Kunden positiv präsentieren.
Zahlungsbedingungen
Garantie und Haftung
Die Garantie- und Haftungsvorkehrungsstufe bezieht sich auf die Bedingungen des Service und der Verantwortlichkeit für Güter oder Dienstleistungen. Diese Stufe beschreibt die Bedingungen unter denen der Lieferant die Eigentümerschaft von Fehlern oder Problemen mit ihren Produkten übernimmt, einschließlich Termine für die Meldung solcher Probleme. Es klärt auch das Recht des Kunden auf Erstattung in den Fällen einer Unzufriedenheit mit der Qualität oder Leistung der gelieferten Gegenstände. Darüber hinaus kann diese Stufe alle Beschränkungen der Haftung durch Gesetz regeln, um sicher zu stellen, dass beide Parteien sich ihrer jeweiligen Verantwortlichkeiten und potenziellen Expositionen bewusst sind. Durch die klare Definition dieser Pflichten hilft die Garantie- und Haftungsvorkehrungsstufe dabei eine gemeinsam verstandene Rahmenbedingungen für die Dienstleistung zu schaffen, was das Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen dem Lieferanten und Kunden fördert.
Garantie und Haftung
Geistiges Eigentum
Bei diesem Prozessschritt geht es darum, alle Formen des immateriellen Eigentums (IP) zu identifizieren, zu schützen und zu verwalten, die für das Projekt oder die Organisation relevant sind. Dazu gehören Patente, Marken, Urheberrechte, Geschäftsgeheimnisse sowie andere unverkennbare Vermögenswerte, die einen Wettbewerbsvorteil ergeben oder Wert haben. Ziel dieses Schritts ist es sicherzustellen, dass IP korrekt identifiziert, dokumentiert und während seines Lebenszyklus geschützt wird. Des Weiteren geht es um eine gründliche Suche nach bestehenden Rechten an das IP, Klärung potenzieller Konflikte sowie Entwicklung von Strategien zur Schaffung, Pflege und Durchsetzung von IP-Rechten. Eine effektive Verwaltung von IP kann Streitigkeiten verhindern, die Marke schützen und durch Lizenzierung oder gemeinsame Innovation neue Geschäftsmöglichkeiten schaffen. Eine klare Vorstellung der Vermögenswerte des Unternehmens ist für fundierte Entscheidungen und strategisches Planen entscheidend.
Geistiges Eigentum
Kündigungsvertragsklausel
Die Kündigungsklausel ist ein wichtiger Bestandteil jedes Vertrags oder Abkommens. Bei diesem Schritt werden die Umstände festgelegt, unter denen eine oder beide Parteien ihre Pflichten kündigen können. Sie legt die spezifischen Gründe für die Kündigung, die Kündigungsfristen und alle notwendigen Verfahrenswege fest. Die Klausel kann auch mögliche Konsequenzen oder Strafen festlegen, die sich aus einer vorzeitigen Kündigung ergeben. Ziel dieser Klausel ist es, ein klares Verständnis dafür zu verschaffen, wann und wie ein Vertrag beendet werden kann, um das Risiko von Streitigkeiten und Missverständnissen zwischen den Parteien zu verringern. Bei diesem Schritt ist eine sorgfältige Überlegung und Ausarbeitung erforderlich, um sicherzustellen, dass sie mit dem Gesamtwollen und der Sprache des Abkommens übereinstimmt.
Kündigungsvertragsklausel
Streitbeilegung
In diesem Prozessschritt, Streitbeilegung, werden alle Auseinandersetzungen oder Meinungsverschiedenheiten aus dem Beschaffungsprozess behandelt. Ziel ist es, diese Streitigkeiten in einer fairen, zeitgemäßen und effizienten Weise zu lösen. Dazu erfolgt eine gründliche Untersuchung aller Ansprüche und Bedenken der Teilnehmer, einschließlich Käufer und Lieferanten. Ein unparteiischer Bewertungsausschuss führt diese Beurteilung durch, berücksichtigt relevante Beweise und anwendet festgesetzte Richtlinien. Wenn erforderlich, können Verhandlungen zwischen den Parteien gefördert werden, um eine gemeinsam akzeptable Lösung zu erzielen. Der Prozess sichert auch sicherzustellen, dass alle resultierenden Änderungen oder Modifikationen dokumentiert und an die Stakeholder kommuniziert werden, wie erforderlich. Bei diesem Schritt wird ein vitaler Beitrag zur Aufrechterhaltung der Integrität des Beschaffungsprozesses geleistet, die Vertrauenswürdigkeit unter den Teilnehmern gefördert und mögliche Störungen minimiert.
Streitbeilegung
Akzeptanz
Der Akzeptanzprozess-Step beinhaltet die Überprüfung, ob die Lieferungen alle Anforderungen und Spezifikationen erfüllen, wie sie im Projektplan dargelegt sind. Dazu erfolgt eine Überprüfung der von Teams oder Lieferanten ausgeführten Arbeiten, um sicherzustellen, dass diese den vereinbarten Standards, Zeitplänen und Qualitätserwartungen entsprechen. Das Hauptziel besteht darin, die Zufriedenheit mit dem Ergebnis zu bestätigen, wobei sichergestellt wird, dass das endgültige Produkt oder die erbrachte Dienstleistung den vorab definierten Kriterien entspricht. Der Akzeptanzprozess beinhaltet einen formellen Genehmigungsprozess, bei dem alle Stakeholder ihre Zustimmung dazu geben, dass die Lieferungen akzeptabel sind und bereit für die Implementierung stehen. Dieser Schritt stellt sicher, dass das Projekt nach Plan fortschreitet, mit minimalen Abweichungen von der ursprünglichen Zielsetzung, Zeitplanung und Budgetierung. Der Akzeptanzprozess hilft dabei, Verspätungen, zusätzliche Kosten oder Nacharbeit in der Projekttimeline zu verhindern.
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