Wichtige Vertragsmanagement-Praktiken für Lieferantenverträge Checklist

Der Vertragsvorbereitungsvorgang umfasst die Überprüfung und Abschluss aller notwendigen Dokumente für ein Projekt oder eine Transaktion. Dazu gehören die Vorbereitung und Bearbeitung von Verträgen, Vereinbarungen und anderen unterstützenden Unterlagen, um sicherzustellen, dass sie genau, vollständig und den relevanten Gesetzen und Vorschriften entsprechend sind. Die Vorbereitung von Verträgen kann die Erlangung von Genehmigungen von Stakeholdern, die Überprüfung der Genauigkeit der Informationen und die Gewährleistung, dass alle erforderlichen Unterschriften vorliegen, beinhalten. Darüber hinaus kann dieser Vorgangsabschnitt auch die Verhandlung von Vertragsbedingungen mit Gegenseitigen sowie die Auflösung von Diskrepanzen oder Problemen umfassen, die während der Verhandlungsphase auftreten. Ein sorgfältig vorbereitetes Abkommen ist für einen erfolgreichen Projektablauf oder einer Transaktion unerlässlich und daher spielt dieser Vorgangsabschnitt eine kritische Rolle bei der Gewährleistung, dass alle notwendigen Vorarbeiten erledigt sind, bevor zur nächsten Etappe übergegangen wird.

Der Vertragsausführungsprozessschritt umfasst die Überprüfung der Vollständigkeit und Genauigkeit aller vertraglichen Vereinbarungen vor Ausführung. Dazu gehört sicherzustellen, dass alle Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, zu bestätigen, dass alle Anlagen und unterstützende Dokumente vorhanden sind, und die Bedingungen und Auflagen auf Einhaltung organisatorischer Richtlinien und Verfahren hin zu überprüfen. Sobald diese Bestätigung vorliegt, wird der ausgeführte Vertrag in einem sicheren Depot zum zukünftigen Abrufen und Abholen gespeichert. Der Prozess umfasst auch die Aktualisierung relevanter Datenbanken und Systeme, um die neuen vertraglichen Vereinbarungen zu widerspiegeln, einschließlich der Aktualisierung von Kundeninformationen und Vertragsmeilensteinen. Dieser Schritt sichert sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen korrekt dokumentiert und während der Dauer des Abkommens verwaltet werden.

Das Vertragsverwaltungsprozessschritt beinhaltet die Überwachung der Ausführung von vertraglichen Vereinbarungen vom Beginn bis zum Abschluss. Dazu gehören die Überprüfung, Verhandlung, Erstellung und Endgültige Abstimmung von Verträgen im Einklang mit den Organisationspolitiken und -verfahren. Zu den wichtigsten Verantwortlichkeiten gehören das Management von Vertragstermen, Bedingungen und Lieferzielen; die Gewährleistung der Einhaltung von regulatorischen Anforderungen; das Verfolgen von Zahlungsplänen und Rechnungsbearbeitung; Durchführung von Leistungsbeurteilungen und -bewertungen; und Förderung der Streitbeilegung oder Schiedsverfahren, soweit erforderlich. Darüber hinaus kann dieses Prozessschritt die Wahrung genauiger Aufzeichnungen über vertragsbezogene Kommunikationen, Änderungen und Modifikationen umfassen. Das Ziel ist es sicherzustellen, dass Verträge so verwaltet werden, dass das Interesse der Organisation geschützt wird, während gleichzeitig ihre Pflichten und Verpflichtungen erfüllt werden. Eine effektive Führung von vertraglichen Beziehungen ist für die Erreichung von Geschäftszielen von entscheidender Bedeutung.

Der Prozess zur Beurteilung der Lieferantenausstattung bewertet die Gesamtwirksamkeit der Lieferanten bei der Erfüllung ihrer Vertragsverpflichtungen und der Lieferung von Qualitätspaketen/Leistungen. Diese Bewertung ist ein wesentlicher Aspekt der Lieferantenmanagement, da sie hilft, Stärken und Schwächen zu identifizieren und Entscheidungen über zukünftige Zusammenarbeit oder Vertragsverlängerungen zu treffen. Der Prozess umfasst die Sammlung von Daten aus mehreren Quellen, einschließlich Kundenbewertungen, Qualitätskontrollmetriken und Verkaufsleistungen. Eine umfassende Überprüfung der Vergangenheit des Lieferanten, einschließlich eventueller Compliance-Problemen, Streitigkeiten oder wesentlicher Änderungen in ihrer Geschäftsaktivität, wird auch durchgeführt. Diese detaillierte Analyse ermöglicht es den Beschaffungsteams, fundierte Entscheidungen über die weitere Teilnahme der Lieferanten an zukünftigen Verträgen und/oder mögliche Beendigung zu treffen. Die Folge kann eine Verhandlung des Vertrags, verbesserte Bedingungen oder sogar die Kündigung sein.

Das Vertragsverlängerungsprozessschritt umfasst die Überprüfung und Aktualisierung bestehender Verträge, um sicherzustellen, dass sie aktuell und wirksam bleiben. Diese Schritte werden typischerweise ausgelöst, wenn ein Vertrag seinem Enddatum nahekommt oder abgelaufen ist. Ziel ist es, das Abkommen mit minimalen Änderungen oder Anpassungen zu verlängern. Schlüsselaktivitäten sind: - die Überprüfung der vertraglichen Bedingungen, - die Beurteilung der Marktbedingungen, - die Bewertung der Geschäftsanforderungen, - das Konsultieren mit Stakeholdern wie Beschaffungs teams und Rechtsberatern. Daraufhin wird eine Entscheidung getroffen, ob den Vertrag zu verlängern ist, ihn zu ändern oder aufzuheben. Wird die Verlängerung genehmigt, wird ein neuer Vertrag ausgearbeitet und geschlossen, wobei alle notwendigen Änderungen oder Anpassungen berücksichtigt werden.

Analyse potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt oder der Aktivität, kategorisieren sie in hohe, mittlere und niedrige Risikostufen und zuweisen Sie einer Wahrscheinlichkeit des Auftretens und einem Auswirkungsgrad für jedes Risiko. Dieser Prozess beinhaltet die Analyse von Daten, Branchentrends, Expertenmeinungen und anderen relevanten Informationen, um die Evidenz und möglichen Folgen jeder Gefahr zu schätzen. Berücksichtigen Sie sowohl interne (innerhalb der Organisation) als auch externe Faktoren, die das Projekt oder die Aktivität beeinträchtigen könnten. Alle identifizierten Risiken müssen dokumentiert werden, einschließlich ihrer Quelle, Beschreibung, Wahrscheinlichkeit, Auswirkungsgrad und Abmilderungstrategien. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über die potenziellen Risiken informiert sind und Vorsorgepläne entwickeln können, um deren Auswirkungen auf das Projekt oder die Aktivität zu minimieren.