Datenlagerung und Aufbewahrung Checklist

Das Datensicherungsvorgang beinhaltet die Identifizierung und Verwaltung von Daten, die für Geschäftsoperationen nicht mehr notwendig sind oder ihre vorgesehene Lebensdauer erreicht haben. Dazu gehören Daten aus veralteten Systemen, überholten Dateien und ungenutzten Datenbanken. Ziel dieses Vorgangs ist es, mit den regulatorischen Anforderungen in Bezug auf die Datensicherung und -entsorgung zu konform gehen, während gleichzeitig das Risiko sensibler Informationen in unbefugte Hände zu gelangen minimiert wird. Datenretentionsrichtlinien werden entwickelt und umgesetzt, um Mitarbeiter dabei zu unterstützen, Daten zu identifizieren, einzuklammern und zu entsorgen. Dazu gehören die Sicherung sensibler Daten entsprechend der festgelegten Protokollen sowie die Gewährleistung, dass alle Methode der Datenentsorgung mit den relevanten Vorschriften und Branchestandards übereinstimmen. Der Prozess ist für die Aufrechterhaltung eines sicheren und konformen Umfelds von entscheidender Bedeutung.

Der Schritt im Prozess der Datenentsorgung beinhaltet die sichere und verantwortungsvolle Beseitigung von überflüssigen, veralteten oder unbedeutenden Daten zur Verhinderung einer unbefugigen Zugriff, zur Aufrechterhaltung der DatenGenauigkeit und zur Reduzierung von Speicherkosten. Dieser Schritt sichert die sichere Zerstörung sensibler Informationen, entweder physisch oder elektronisch, im Einklang mit den Organisationsrichtlinien und anwendbaren Gesetzen und Vorschriften. Der Prozess beinhaltet die Identifizierung und Kategorisierung von Daten zur Beseitigung, die Bestätigung der Richtigkeit der identifizierten Daten, Verschlüsselung und Löschung elektronischer Daten, sichere Zerstörung oder Verbrennung physischer Medien und Dokumentation der abgeschlossenen Beseitigungsaktivitäten zur Aufrechterhaltung eines Verwaltungsdokuments und Gewährleistung wiederholbarer Prozesse.

Die Wiederherstellung und Sicherungsvorgänge umfassen die Erstellung und Speicherung von Kopien wichtiger Daten zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität im Falle eines Unglücks oder einer Systempanne. Bei diesem Schritt sind der Identifizierung und sichere Abspeicherung von essentiellen Dateien, Datenbanken und Konfigurationen sowie die Überprüfung der Integrität und Wiederherstellbarkeit der Sicherungen enthalten. Ein zuverlässiges Sicherungssystem sollte in der Lage sein, die Daten schnell und genau wiederherzustellen, um Ausfallzeiten und finanzielle Verluste zu minimieren. Der Wiederherstellungsvorgang beinhaltet das Einbinden der Sicherungsmedien, die Wiederherstellung von Daten aus den Sicherungen sowie die Überprüfung, dass alle Systeme ordnungsgemäß funktionieren. Bei diesem Schritt wird sichergestellt, dass die Daten vor dem Verlust oder der Beschädigung durch eine Hardwarepanne, einen Benutzerfehler oder andere unvorhergesehene Ereignisse geschützt sind und dadurch die Geschäftsbetreiber und das Ansehen des Unternehmens geschützt sind.

Dieser Prozessschritt beinhaltet die Sicherung des Zugriffs auf Daten, indem robuste Sicherheitsprotokolle und -kontrollen umgesetzt werden, um sensible Informationen zu schützen. Hierbei besteht der Schwerpunkt darin, bestehende Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Systeme zur Erkennung von Eindringen, Verschlüsselungsverfahren und Zugriffssteuerungen zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind und effektiv funktionieren. Ziel ist es, ungenehmigten Zugriff oder Vorfälle mit sensiblen Daten zu verhindern, während zugelassenen Personen Zugriff auf die benötigten Informationen zur effizienten Durchführung ihrer Aufgaben gewähren. Teil dieses Schritts sind regelmäßige Sicherheitsaudits und Risikobewertungen durchzuführen, um mögliche Schwachstellen zu erkennen und geeignete Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Dieser Prozessschritt beinhaltet die Einrichtung und Durchsetzung von Richtlinien, Verfahren und Standards zur Datenverwaltung während des gesamten Lebenszyklus. Die Datenregulierung sichert die Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz der Daten in allen Systemen und Anwendungen, wodurch dem Vertrauen und der Zuversicht in den Entscheidungsprozessen des Unternehmens Auftrieb gegeben wird. Ziel dieses Schritts ist es, klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Kriterien für die Qualität, Sicherheit und Einhaltung der Vorschriften zu definieren. Darüber hinaus beinhaltet dies auch die Entwicklung von Leitlinien zur Datenbesitzerverwaltung, zum Datenaufbewahrungstitel sowie zur Entsorgung sowie die Festlegung von Verfahren für den Umgang mit Datenverstößen oder anderen Sicherheitsvorfällen. Durch die Umsetzung eines effektiven Datenregulierungsplans kann das Unternehmen Risiken minimieren, Rechenschaftspflicht sicherstellen und die Wertabgabe aus seinen Datenbeständen optimieren.

Dieser Schritt beinhaltet die Überprüfung bestehender Daten und Prozesse, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Teammitglieder werden jede derzeitige Verfahrensweise, Systeme und Dokumentation gründlich untersuchen, um Unzulänglichkeiten, Inkonsistenzen und Funktionalmangel zu finden. Außerdem wird die Einhaltung von Vorschriften und Branchenstandards beurteilt. Auf Grundlage der Ergebnisse werden relevante Updates durchgeführt, um Genauigkeit, Vollständigkeit und Wirksamkeit sicherzustellen. Änderungen können Umstellungen an Politik, Prozeduren und Arbeitsanweisungen sowie Anpassungen bei der Datenlieferung und Berichterstattung beinhalten. Ziel dieses Schritts ist die Validierung und Verfeinerung bestehender Prozesse, um diese gezielter, effizienter und mit organisatorischen Zielen und -objekten ausgerichtet zu machen und letztlich die Gesamtleistung und Produktivität zu verbessern.