Ein Ticket- und Veranstaltungsmanagementsoftware für Konzerte und Touren Workflow

Der Veranstaltungsplanungsprozess umfasst die Koordination von Ereignissen wie Konferenzen, Hochzeiten und Produktvorstellungen. Er beginnt mit der Erstellung eines Konzepts und einer Vorlage, in denen das Ziel des Events, das Zielgruppen, die Budgets und die Zeitpläne dargestellt sind.

Im nächsten Schritt wählt der Veranstaltungsmanager einen Ort aus und verhandelt Verträge. Dazu gehören die Koordination von Logistik wie Essensservice, Ton- und Bildtechnik und Unterkünften für Teilnehmer.

Der Veranstaltungsmanager verwaltet auch Beziehungen zu Lieferanten, sicherstellt, dass alle erforderlichen Dienstleistungen beschafft und rechtzeitig geliefert werden. Dazu gehört die Recherche und Kurzlistung potenzieller Lieferanten, Terminvergabe für Besichtigungen von Orten und Abschluss von Verträgen.

Während des Planungsprozesses hält der Veranstaltungsmanager offene Kommunikation mit den Stakeholdern aufrecht, einschließlich Klienten, Sponsoren und Teilnehmern. Dadurch wird sichergestellt, dass alle über Fortschritte und Ziele des Events informiert sind. Regelmäßige Abstimmungen und Updates werden bereitgestellt, um Missverständnisse zu vermeiden und eine glatte Durchführung des Events sicherzustellen.

Künstler-Aufnahme

Diese kritische Geschäftsablaufschritt sichert eine reibungslose Integration neuer Künstler in unser kreatives Team. Der Prozess beginnt mit einer gründlichen Durchsicht der eingereichten Portfolios, bei der unsere erfahrenen Kuratoren die Artistik des Künstlers, sein Können und seine Relevanz für unser Markenimage bewerten.

Wurde der Künstler ausgewählt, wird er zu einem Aufnahme-Programm eingeladen, das eine umfassende Einführung in unsere Unternehmenskultur, Politik und Erwartungen umfasst. Diese interaktive Erfahrung vermittelt ihnen die notwendigen Kenntnisse, um unser Plattform zu navigieren, unser kreatives Konzept zu verstehen und effektiv mit unseren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.

Durch regelmäßige Abstimmungen und Rückmeldungen bieten wir den Künstlern während ihres Weges stetigen Support und Anleitung, um sicherzustellen, dass sie sich selbst bei der Erstellung herausragender Inhalte fühlen, die mit unserer Zielgruppe anspricht und das Geschäft wachsen lässt.

Die Geschäftsablaufschritt "Kassenverkaufskonfiguration" beinhaltet die Konfiguration und Vorbereitung des Systems für den Verkauf von Tickets. Dazu gehören die Definition von Tickettypen, die Einrichtung der Preise und Verfügbarkeit sowie die Integration mit externen Systemen wie Zahlungs-Gateways und Bestands-Management-Software.

Bei diesem Schritt erstellen Benutzer und individualisieren Ticketschablonen, setzen den Preis und die Menge an Tickets, konfigurieren Verkaufsregeln und Einschränkungen. Sie definieren auch Werbegutsche, Rabatte und Loyalitätsprogramme, um den Verkauf zu fördern. Darüber hinaus besteht der Schritt aus der Einrichtung von Zahlungs-Voreinstellungen und der Integration mit externen Systemen für reibungslose Transaktionen.

Der Schritt "Kassenverkaufskonfiguration" ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsablaufs, da alle notwendigen Konfigurationen vor dem Beginn der Ticket-Verkäufe erstellt werden. Dies ermöglicht einen effizienten und genauen Ablauf des Ticket-Verkaufs, reduziert Fehler und bietet Kunden ein reibungsloses Erlebnis.

Handelsplanung ist der Prozess, einen strategischen Plan für die Kauf- und Verkauf von Waren zu definieren. Dieser kritische Geschäftsworkflow umfasst die Analyse von Umsatzdaten, Markt-trends und Kundenwünschen, um den optimalen Produktauswahl, Mengen und Preisen zu bestimmen.

Der Handelsplanungsprozess umfasst:

1. Verkaufsprognose: Die Vorhersage zukünftiger Umsätze auf der Grundlage historischer Daten, Saisonität und anderer Faktoren.
2. Produktwahl: Auswahl von Produkten, die mit Geschäftszwecken, Kundenbedürfnissen und Marktfordernissen übereinstimmen.
3. Bestandsführung: Die Festlegung optimaler Bestandsniveaus, um Kundenanforderungen zu erfüllen, ohne Über- oder Unterbestände anzulassen.
4. Preisstrategien: Preisfestsetzung, die Rentabilität, Konkurrenzfähigkeit und Kundenwert ausbalanciert.
5. Budgetierung und Ressourcenzuteilung: Zuweisung von Ressourcen und Budget zur Unterstützung der Handelsplanungsinitiativen.

Effektive Handelsplanung ermöglicht Unternehmen, informierte Entscheidungen über Produktangebote, Preise und Bestandsführung zu treffen, was letztlich Umsatzwachstum und Rentabilität fördert.

Dieser Schritt beinhaltet die Definition und Dokumentation der technischen Spezifikationen, die für die Unterstützung des Geschäftslosgangs erforderlich sind. Ziel ist es, die Hardware-, Software- und Infrastrukturbedürfnisse des Projekts klar umrissene zu haben.

Wesentliche Überlegungen in dieser Phase sind:

• Identifizierung der notwendigen Hardwarekomponenten wie Servern, Speichersystemen und Netzwerkequipment
• Auswahl geeigneter Softwareanwendungen oder -plattformen, die bestimmte Funktionsanforderungen erfüllen
• Definition der Infrastrukturbedürfnisse einschließlich Firewalls, Sicherheitsprotokollen und Daten-Backup-Prozessen
• Etablierung von Netzwerk-Konfigurationen und Kommunikationsprotokollen, um eine reibungslose Integration mit bestehenden Systemen sicherzustellen

Eine gut definierte technische Anforderung bildet die Grundlage für das Entwicklungsteam, ein stabiles, skaliertes und sicheres Lösung zu liefern, das Geschäftsziele erfüllt.

Der Veranstaltungsausstattungsprozess beinhaltet die Vorbereitung und Konfiguration des Eventraums, um den Bedürfnissen der Gelegenheit gerecht zu werden. Diese Etappe beginnt, nachdem eine Spielstätte ausgewählt und bestätigt wurde vom Klienten.

Schritt 1: Veranstaltungsinpektions

Eine Ortinjektion wird durchgeführt, um dem Personal mit dem Layout, den Einrichtungen und der technischen Ausstattung des Veranstaltungsortes vertraut zu machen.

Schritt 2: Gerätekonfiguration

Alle notwendigen Geräte, einschließlich Ton- und Lichtanlagen, Tische, Stühle und andere Möbel, werden nach dem Eventplan aufgebaut.

Schritt 3: Bühnenentwurf und -layout

Die Bühnenausstattung wird entworfen und konfiguriert, um den Anforderungen des Klienten gerecht zu werden, einschließlich der Platzierung von Podien, Stufen und Hintergründen.

Schritt 4: Testung und Qualitätskontrolle

Alle Geräte werden gründlich getestet, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren und Maßnahmen zur Qualitätskontrolle werden ergriffen, um sicherzustellen, dass das Event erfolgreich verläuft.

Künstlerischer Briefing

Dieser Prozess initiert den kreativen Arbeitszyklus, indem die Vision, Ziele und Anforderungen des Kunden erfasst werden. Dabei handelt es sich um eine Besprechung oder ein Telefonat mit dem Künstler zum Diskutieren der Projektaufgaben, Zeiträume und Erwartungen. Die Briefing-Phase ist entscheidend für die Klärung der Ziele, das Verständnis der Bedürfnisse des Kunden und die Einstellung von klaren Lieferfähigkeiten. Während dieser Phase werden wichtige Informationen wie Zielgruppe, Markenleitlinien und bestimmte kreative Richtlinien gesammelt. Der Künstler nutzt diese Gelegenheit auch dazu, Fragen zu stellen, Annahmen zu klären und sicherzustellen, dass sie das Projekt vollständig verstehen. Eine gründliche Besprechung legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, minimiert Missverständnisse und sichert die Sicherstellung, dass der endgültige Produkt den Erwartungen des Kunden entspricht oder sogar übertrifft. Am Ende dieses Prozesses hat der Künstler ein klares Verständnis davon, was erforderlich ist, um hochwertiges Werk zu produzieren, das sich mit den Zielen des Kunden deckt.

Die Schritt der Werbematerialien-Erstellung umfasst das Design und Erstellen von visuellem Inhalt zur Unterstützung von Marketingkampagnen. Dazu gehören die Erstellung digitaler und gedruckter Materialien wie Logos, Broschüren, Flyern, Plakaten und sozialen Medien-Graphiken.

Diese Schritte beginnen mit der Ideengenerierung für die Werbematerialien, gefolgt von einer Konzeption und Überarbeitung auf Grundlage von Rückmeldungen von Stakeholdern. Designers erstellen dann ansprechende Prototypen mithilfe von Designsoftware und Editierwerkzeugen.

Sobald diese genehmigt wurden, erstellen Designers die endgültigen Versionen der Materialien in der benötigten Form. Dazu gehört sicherzustellen, dass alle visuellen Elemente mit der Marke-Identität des Unternehmens übereinstimmen und den von ihr gesendeten Nachrichten entsprechen.

Die resultierenden Werbematerialien werden verwendet, um Zielgruppen anzusprechen, Veranstaltungen zu bewerben und Umsätze zu erzielen. Der Schritt der Werbematerialien-Erstellung ist für eine effektive Marktkommunikation und Marke-Awareness von entscheidender Bedeutung.

Ticketverkaufsüberwachung

Dieser Geschäftsprozessschritt umfasst die Echtzeit-Überwachung von Ticketverkäufen über mehrere Kanäle. Er stellt sicher, dass alle verkauften Tickets genau erfasst und im System widergespiegelt werden, wodurch eine störungsfreie Kundenexperience gewährleistet ist. Der Überwachungsprozess umfasst die Analyse von Verkaufsdaten zur Identifizierung von Trends, Blitzen oder Anomalien, was informierte Entscheidemöglichkeiten für Inventur-Management, Preisstrategien und Marketingkampagnen ermöglicht.

Bei jedem verkauften Ticket wird das System in Echtzeit die Datenbank aktualisiert, wodurch allen Beteiligten Zugriff auf die aktuellsten Informationen besteht. Dieser Schritt beinhaltet auch die Lösung von Unstimmigkeiten oder Problemen im Zusammenhang mit Ticketverkäufen, wie z.B. Doppeltransaktionen oder ausgeschlagene Zahlungen, wodurch Einnahmeausfälle vermieden werden. Durch Automatisierung dieses Prozesses können Organisationen ihre Ticketverkaufsoperationen optimieren und manuelle Fehler minimieren, was letztendlich die Gesamteffizienz und Profitabilität verbessert.

Der Künstler-Rehearsal-Schedule ist ein entscheidender Geschäftsablauf, der eine glatte Koordination zwischen Künstlern, Produktions-Teams und Veranstaltungsorten sicherstellt. In diesem Schritt werden Probezeiten für die Künstler vor Live-Auftritten oder Aufnahmesessions geplant. Der Prozess beginnt mit der Einreichung der Verfügbarkeit des Künstlers für Probe-Tage.

Als nächstes wird von den Produktions-Teams das Zeitplan überprüft und geeignete Probezeiten basierend auf den Anforderungen des Künstlers sowie logistischen Einschränkungen zugewiesen. Sie stellen auch sicher, dass alle notwendigen Ressourcen wie Equipment und Personals für jede Probestunde zur Verfügung stehen.

Nachdem die Proben geplant sind, erhalten alle Beteiligten Bestätigungsnachrichten. Der Künstler-Rehearsal-Schedule ist ein kritischer Bestandteil der Veranstaltungsplanung, die dafür sorgt, dass die Künstler ausreichend für ihre Auftritte vorbereitet sind und das Risiko von letzten-Minuten-Stornierungen oder Verzögerungen minimiert. Diese Geschäftsablauf schafft Zusammenarbeit und erleichtert die Abläufe innerhalb der Unterhaltungsindustrie.

Ablauf des Event-Tages

Bei diesem Prozess werden Veranstaltungen am Veranstaltungsort am festgesetzten Datum durchgeführt. Dies beginnt, wenn das Event-Team den Veranstaltungsort erreicht und startet mit einer Reihe von Überprüfungen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Geräte, Materialien und Personen an Ort und Stelle sind.

Das Event-Team stellt dann die Veranstaltungsanordnung, Bühnen und technische Infrastruktur gemäß des genehmigten Entwurfplanes auf. Dazu gehört, die Audiovisueller Equipment zu konfigurieren, Stromversorgung einzurichten sowie Platzreservierungen für Teilnehmer vorzunehmen.

Während sich der Event-Tagesablauf fortsetzt, überwachen die Mitarbeiter den Fluss von Teilnehmern, begegnen unerwarteten Problemen und sorgen für eine reibungslose Durchführung des Veranstaltungsprogramms. Der Prozess kulminiert mit dem Abschluss der Veranstaltung und der darauf folgenden Demontage und Entfernung von Geräten und Materialien vom Veranstaltungsort.

Das Post-Event-Bewertungsverfahren umfasst die Bewertung des Erfolgs eines abgeschlossenen Ereignisses. Es findet unmittelbar nach dem Abschluss des Ereignisses statt.

Schritt 1: Datensammlung Mitglieder der Veranstaltungsteam sammeln durch Umfragen und Interviews Feedback von Teilnehmern, Sprechern und Sponsoren ein. Sie sammeln auch Daten zu Besucherzahlen, Umsätzen während des Ereignisses und anderen relevanten Metriken.

Schritt 2: Analyse Die gesammelten Daten werden analysiert, um Erfolge und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Dazu gehören die Bewertung der Gesamtwirkung des Ereignisses, der Qualität des Inhalts, Logistik und Teilnehmerbeteiligung.

Schritt 3: Identifikation wichtiger Erkenntnisse Hauptfindungen und Empfehlungen werden in einem Bericht zusammengefasst, der hervorhebt, was gut gelaufen ist und wo Verbesserungen für zukünftige Ereignisse erforderlich sind.

Das Post-Event-Bewertungsverfahren ist wesentlich zur Verfeinerung von künftigen Veranstaltungsstrategien, zur Verbesserung der Betriebsausführung und zum Aufhüllen der Gesamtleistung des Teilnehmererlebnisses.

Schritt: E-Mail-Benachrichtigungen an Künstler

In diesem Schritt des Geschäftsfluss wird automatisiert eine E-Mail-Benachrichtigung an die Künstler gesendet, wenn ihr Werk durch den System verläuft. Wenn ein Künstler eine neue Arbeit einreicht oder seine bestehende Portfolio aktualisiert, erhält er eine Benachrichtigung über die Bestätigung der Einreichung und einen geschätzten Termin für die Überprüfung.

Während sich das Überprüfungsverfahren entwickelt, werden weitere E-Mails an den Künstler gesendet, um ihn auf mögliche Probleme hinzuweisen, wie z.B. fehlendes Informationen oder technische Schwierigkeiten mit der Einreichung. Sobald die Arbeit für den Verkauf genehmigt ist, erhält der Künstler eine letzte Benachrichtigung darüber, dass sie auf der Plattform verfügbar und alle damit verbundenen Zahlungsdetails sind.

Dieser Schritt sichert eine klare Kommunikation mit den Künstlern während des Überprüfungsprozesses, fördert Transparenz und Vertrauen in der Geschäftsbeziehung. Die Benachrichtigungen werden so angepasst, dass sie relevante Informationen an kritischen Punkten liefern, die Künstler informieren ohne sie mit unnötigen Updates zu überlasten.

Die Aktualisierungsablaufschritte für das Veranstaltungskalender aktualisieren den Veranstaltungskalender entsprechend jeglichen Änderungen oder Überarbeitungen durch Organisatoren, Redner oder Sponsoren. Durch diese Prozesse wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über die geänderte Veranstaltungszeitplanung informiert sind.

1. Aktueller Veranstaltungskalender überprüfen: Der Ablauf beginnt mit einer Überprüfung des bestehenden Veranstaltungskalenders, um Änderungen, Stornierungen oder Hinzufügungen zu identifizieren.
2. Zusammenarbeit mit Organisatoren und Beteiligten: Teammitglieder arbeiten mit den Veranstalter, Redner und Sponsoren zusammen, um die aktualisierten Informationen zu bestätigen und sicherzustellen, dass alle Parteien auf dem Laufenden sind.
3. Aktualisierung des Veranstaltungskalenders und der Werbematerialien: Sobald bestätigt wurde, erstattet das Workflow-Team den Veranstaltungskalender, die Website und die Werbemittel, um die geänderte Zeitplanung zu widerspiegeln.
4. Benachrichtigung von Teilnehmern und Teilnehmern: Die aktualisierte Zeitplan wird an registrierte Teilnehmer, Redner und Sponsoren per E-Mail oder Push-Benachrichtigungen mitgeteilt, um sicherzustellen, dass sie über die genauesten Informationen zum Event informiert sind.

Durch die Umsetzung dieser Workflow- Schritte können Veranstalter eine störungsfreie und auf dem neuesten Stand befindliche Veranstaltungserfahrung für alle Beteiligten gewährleisten.