Verbesserung der Lieferantenleistung durch strenge Audits Workflow

Dieser Workflowschritt ist unter der Überschrift "Lieferanten für Audit identifizieren" zu finden. In dieser kritischen Phase des Lieferantenauswahlprozesses konzentrieren wir uns auf die Identifizierung von Lieferanten, die wegen möglicher Widersprüche in ihren Produkten oder Dienstleistungen überprüft werden müssen. Der Prozess beginnt mit der Erhebung von Daten aller derzeit beim Unternehmen tätigen Lieferanten, einschließlich solcher, die bei Beschaffung und Einkaufsaktivitäten beteiligt sind.

Anschließend wenden wir eine vorher bestimmte Kriterienliste an, um die Liste der für ein Audit deklarierten Lieferanten zu verkleinern. Diese Kriterien können Faktoren wie finanzielle Stabilität, Einhaltung von Vorschriften, Vergangenheitsbewertungen oder andere relevante Kennzahlen umfassen, die aufgrund ihrer Auswirkung auf Geschäftsabläufe und Ruf potenziell relevant sein könnten. Das Ziel besteht darin, eine umfassende Liste der für ein Audit angedockten Lieferanten zusammenzustellen, wodurch sich eine effizientere Betriebsweise und das minimieren von Risiken durch Lieferantenaktivitäten erreichen lässt.

Diese Etappe des Geschäftsablaufs beinhaltet die Vorbereitung eines Audit-Teams zum Durchführen der notwendigen Überprüfungen. Die erste Aufgabe besteht darin, eine Gruppe von Experten zusammenzustellen, die über die relevanten Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um den Audit-Prozess effizient zu handhaben.

Als nächstes ist das Scheduling des Arbeitplanes für das Audit-Team anhand vorbestimmter Zeittabellen erforderlich. Dazu gehört auch das Festlegen bestimmter Termine für jeden Überprüfungsabschnitt, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben innerhalb der zugewiesenen Zeitrahmen abgeschlossen sind.

Darüber hinaus ist während dieser Etappe zu berücksichtigen, welche notwendigen Ressourcen oder Werkzeuge das Audit-Team benötigt.

Durchführung von Vor-Audit-Interviews

Bei diesem Schritt handelt es sich um die Durchführung tiefer gehender Interviews mit wichtigen Personen zur Beschaffung von Informationen zu den internen Kontrollen, Verfahren und Systemen der Firma. Ziel ist eine gründliche Kenntnis darüber zu erlangen, wie Geschäftsprozesse ablaufen und potentielle Verbesserungsgebiete zu identifizieren. Die Vor-Audit-Interviews werden typischerweise mit der Managementebene und den Mitarbeitern geführt, die für Finanzberichte verantwortlich sind sowie anderen Stakeholdern.

Während dieser Interviews werden Fragen gestellt in Bezug auf die Richtlinien, Verfahren und Systeme der Firma sowie an alle jüngsten Änderungen. Darüber hinaus wird nach Informationen gefragt, wie Transaktionen aufgenommen, bearbeitet und gemeldet werden. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um eine umfassende Kenntnis der Geschäftsbetreuungen zu erlangen, die die Audit-Schwerpunkte und Methodik beeinflusst.

Zu diesem Schritt des Geschäftsprozesses gehört das Dokumentieren der aktuellen Prozesse mit dem Einbeziehen der Aufnahme und Festlegung der bestehenden Flüsse innerhalb einer Organisation. Dazu zählen die Identifizierung wichtiger Aufgaben, Prozesse und Systeme, die von Mitarbeitern zum Abschluss ihrer täglichen Aktivitäten verwendet werden. Ziel ist es, eine umfassende Karte des aktuellen Arbeitsumfelds zu erstellen, wobei Bereiche hervorgehoben werden sollen, an denen Verbesserungen vorgenommen werden können.

Ein detaillierter Dokumententitel wird während dieses Schrittes erstellt, der die Verfahren und Aufgaben aufschlüsselt, die in jedem Abteilung oder Funktion durchgeführt werden. Stakeholder, einschließlich Mitarbeiter, Managern und externen Partnern, werden befragt, um Informationen über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation-Prozesse zu sammeln. Diese Daten werden dann in eine klare und prägnante Form organisiert, die zum leichteren Nachschlagen dient, wodurch ein solider Fundament für zukünftige Analyse- und Verbesserungsinitiativen geschaffen wird.

Dieser Schritt beinhaltet die Überprüfung, ob alle Aspekte der Geschäftstätigkeit den etablierten Standards entsprechen. Dazu gehört die Überprüfung relevanter Unterlagen, einschließlich Richtlinien, Verfahren und Branchenleitlinien. Ziel ist es sicherzustellen, dass alle Prozesse und Systeme diesen Standards entsprechen.

Schlüsselaktivitäten in diesem Schritt sind:

• Durchführen regelmäßiger Audits zur Identifizierung von Abweichungen von Standardbetriebsverfahren
• Überprüfen interner Kontrollen, um Nicht-Einhaltung zu verhindern
• Sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter auf relevante Richtlinien und Verfahren geschult werden
• Aufrechterhalten aktuellster Aufzeichnungen über die Durchführung von Einhaltbarkeitsüberprüfungen und die daraufhin ergriffenen Maßnahmen

Durch diese Bewertung kann das Unternehmen Bereiche für Verbesserungen identifizieren, Risiken minimieren und eine Kultur der Einhaltbarkeit aufrechterhalten. Dieser Schritt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Integrität und Reputation des Unternehmens.

Dieser Schritt umfasst die Analyse bestehender Prozesse und Verfahren, um Bereiche zu identifizieren, die ineffizient, veraltet oder anfällig für Fehler sind. Dazu gehört die Sammlung von Daten über aktuelle Arbeitsabläufe, das Identifizieren von Schmerzzonen und die Bewertung des Einflusses dieser Unzulänglichkeiten auf Produktivität und Gesamtleistung.

Typischerweise werden an diesem Prozess Teammitglieder beteiligt, die bestimmte Aufgaben innerhalb des Arbeitsablaufs ausführen, da ihre direkte Erfahrung wertvolle Erkenntnisse über Bereiche liefert, die verbessert werden müssen. Die Analyse kann den Einsatz von Umfragen, Workshops oder Brainstorming-Sitzungen sowie die Sammlung von Daten zu Schlüsselindikatoren (KPIs) beinhalten, um Bereiche zu identifizieren, an denen Prozesse gestreamt oder optimiert werden können.

Das Ziel dieses Schritts ist es, eine umfassende Liste potenzieller Verbesserungen zu erstellen, die in verschiedenen Abteilungen oder Teams innerhalb der Organisation umgesetzt werden können. Diese Informationen werden dann zur Entwicklung von gezielten Lösungen genutzt, mit dem Ziel, Effizienz zu steigern, Abfall zu reduzieren und das Geschäft zu fördern.

Die Schritt "Entwickeln Sie einen Korrekturmaßnahmenplan" beinhaltet die Identifizierung der Grundursache eines Problems oder einer Angelegenheit innerhalb eines Geschäftsprozesses. Dieser Schritt erfordert kritisches Denken und analytische Fähigkeiten, um herauszufinden, warum eine bestimmte Aktion oder Entscheidung zu dem unerwünschten Ergebnis geführt hat. Sobald die Ursache identifiziert ist, werden potenzielle Korrekturmaßnahmen erforscht und für ihre Wirksamkeit bewertet.

Ein Korrekturmaßnahmenplan umfasst spezifische Schritte, die ergriffen werden können, um die Situation zu beseitigen und zukünftige Vorfälle zu verhindern. Dabei können Änderungen an Geschäftsprozessen, Verfahren, Richtlinien oder Schulungsprogrammen vorgenommen werden. Ziel dieses Schritts ist es, eine Lösung einzuführen, die das Problem löst und die Geschäftsabläufe wieder normal laufen lassen.

Durch proaktive Maßnahmen können Unternehmen Ausfallzeiten minimieren, Kosten reduzieren und allgemeine Effizienz verbessern.

Bei diesem kritischen Schritt unseres Geschäftsworkflows beinhaltet Communicate Audit Findings die Weitergabe der Ergebnisse der Auditierung an relevante Stakeholder. Dies wird typischerweise durch eine formelle Berichterstattung erfolgen, in der die Befunde, Schlussfolgerungen und Empfehlungen für Verbesserungen dargestellt werden.

Ziel dieses Schrittes ist es, wichtige Personen und Abteilungen über jegliche Diskrepanzen oder Nicht-Einhaltakommen-Maßnahmen zu informieren und aufzuklären, die während des Auditierungsprozesses identifiziert wurden. Der Bericht wird auch eine detaillierte Analyse der Auditscope, -methodik und Ergebnisse liefern, wobei Bereiche hervorgehoben werden, bei denen Prozesse als unzureichend oder gar nicht existent eingestuft wurden.

Effektive Kommunikation von Audit-Befunden ermöglicht es Stakeholdern, die Schwere jeglicher Probleme zu verstehen und erforderliche Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Sie hilft auch dabei, zukünftige Diskrepanzen zu verhindern, indem neue Verfahren implementiert oder bestehende anhand der Audit-Empfehlungen geändert werden.

In dieser Etappe des Geschäftsflusses wird der laufende Fortschritt überwacht, um sicherzustellen, dass Aufgaben effizient abgeschlossen werden. Hierbei werden wichtige Leistungskennzahlen (KPIs), Meilensteine und Fristen verfolgt, um potenzielle Probleme oder Engpässe zu identifizieren.

Regelmäßige Besprechungen mit Teammitgliedern und Stakeholdern finden statt, um Rückmeldung zu geben, Bedenken anzusprechen und notwendige Anpassungen am Projektplan vorzunehmen. Darüber hinaus werden Nachbetrachtungen wie das Senden von Erinnerungen, die Bereitstellung von Aktualisierungen und Durchführung von Statusbesprechungen durchgeführt, um alle Beteiligten informiert und engagiert zu halten.

Ziel dieser Etappe ist es, sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich und innerhalb der Budgetierung abgeschlossen werden, während auch Bereiche für Verbesserungen identifiziert werden. Durch den Überwachung des Fortschritts und die Nachbetrachtung von offenen Problemen können Unternehmen ihren Schwung aufrechterhalten, Verzögerungen verhindern und letztendlich ihre Ziele erreichen.

Der Review der Leistung des Lieferanten ist ein wichtiger Bestandteil bei der Bewertung der Gesamtleistung eines Lieferanten für eine Organisation. Bei diesem Schritt werden verschiedene Schlüsselindikatoren (KPI) ausgewertet, die die Qualität und Zuverlässigkeit von Gütern oder Dienstleistungen messen, die durch den Lieferanten bereitgestellt werden.

Spezifisch umfasst dieser Prozess das Analysieren von Metrik wie rechtzeitigen Lieferquoten, Defekt-quoten und Produktpflege-Standards. Durch die Analyse dieser Datenpunkte können Interessengruppen Einblicke in die Gesamtleistung eines Lieferanten und potenzielle Verbesserungsbereiche erlangen.

Nach Abschluss der Bewertung können Interessenvertreter entscheiden, ob sie ihre Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten fortsetzen oder anpassen wollen, basierend auf den Ergebnissen der Bewertung. Bei diesem Schritt wird sichergestellt, dass die Lieferanten die Erwartungen der Organisation erfüllen und zu deren übergeordneter Erfolg in einer effizienten und produktiven Weise beitragen.