Ultimativer Leitfaden für die Verbesserung von Geschäftsprozessen im Jahr 2024

Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist zu einer Schlüsselstrategie für die Optimierung von Betrieb und Effektivität geworden.

Wir werden die Geschäftsverbesserungsprozesse und Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung wie DMAIC und den PDCA-Zyklus untersuchen.

Sie lernen wichtige Werkzeuge zur Prozessverbesserung kennen, wie z. B. Prozessmapping und Wertstromanalyse.

Wir werden uns mit neuen Technologien befassen, die Ihre Arbeitsabläufe unterstützen und datengestützte Entscheidungen ermöglichen. Sie erhalten einen klaren Fahrplan zur Verbesserung der Geschäftsprozesse und zur Förderung des Wachstums.

Was ist Geschäftsprozessverbesserung (BPI)?

Definition und Bedeutung

Geschäftsprozessverbesserung ist ein proaktiver Ansatz zur Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse. Sie beinhaltet:

• Identifizierung von Prozessen
• Analyse der aktuellen Praktiken
• Optimierung der Arbeitsabläufe
• Überwachung interner und externer Prozesse

Dieser Prozess ist eine kontinuierliche Anstrengung, von der jede Organisation im wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld des Jahres 2024 profitieren kann.

Die Bedeutung von BPI liegt in seiner Fähigkeit, Abläufe zu verändern und das Wachstum voranzutreiben.
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter mehr als 4.500 BPM-Fachleuten zeigt, dass 58% aktiv an Projekten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen arbeiten, in erster Linie zur Steigerung der Qualität, gefolgt von Produktivitätssteigerungen mit 55 % und der Verbesserung der Kundenerfahrung mit 48 %.

Die wichtigsten Vorteile der Prozessoptimierung

1. Operative Effizienz:
   Verbesserung der Arbeitsabläufe, Beseitigung unnötiger Schritte und Optimierung der Ressourcen
2. Kostenreduzierung:
   Identifizierung von Bereichen, in denen Kosten ohne Qualitäts- oder Produktivitätseinbußen gesenkt werden können, was sich positiv auf das Endergebnis auswirkt. Die Reduzierung von Verschwendung ist ein Schwerpunkt vieler Strategien zur Prozessverbesserung.
3. Qualität und Konsistenz:
   Bietet eine Methodik zur Standardisierung von Prozessen, um Konsistenz zu erreichen. Prozessstandardisierung ist der Schlüssel zur Qualitätskontrolle.
4. Innovation und Anpassungsfähigkeit:
   Fördert die kontinuierliche Verbesserung durch Methoden wie Kaizen und 5S und hilft Unternehmen, mit Trends und neuen Technologien Schritt zu halten.
5. Kundenzufriedenheit:
   Durch verbesserte Prozesse gewinnen die Mitarbeiter Zeit und können sich mehr auf die Kundenbetreuung in Echtzeit konzentrieren, was zu einer höheren Zufriedenheit führt.

Gemeinsame Herausforderungen bei Initiativen zur Prozessverbesserung

• Unterschätzung der Komplexität:
  Unternehmen übersehen oft die Details ihrer Arbeitsabläufe, was zu Projektentgleisungen führt. Ein gründliches Verständnis der Prozessverbesserung ist entscheidend.
• Unzureichende Planung und Kommunikation:
  Eine unzureichende Planung kann zu Missverständnissen und verpassten Terminen führen. Ein wirksames Änderungsmanagement ist unerlässlich.
• Unzureichende Schulung und Unterstützung:
  Der Erfolg von BPI-Projekten hängt von der Bereitschaft der Belegschaft ab, neue Prozesse und Technologien zu übernehmen. Engagement und Schulung der Mitarbeiter sind entscheidend.
• Widerstände gegen Veränderungen:
  Stakeholder zögern möglicherweise, sich zu verändern, weil sie an den Status quo gebunden sind oder in der Vergangenheit negative Erfahrungen mit Veränderungsinitiativen gemacht haben. Eine wirksame Einbeziehung der Interessengruppen kann dies abmildern.
  
  

Um diese Herausforderungen zu überwinden, sollten Organisationen:

• in eine umfassende Planung investieren
• Interessengruppen frühzeitig einbinden
• eine angemessene Schulung anbieten
• Kontinuierliche Verbesserung fördern

Top-Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Six Sigma-Methodik

Six Sigma ist ein datengesteuerter Ansatz zur Prozessverbesserung, der Mängel und Fehler auf ein nahezu perfektes Niveau reduziert. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Erfüllung der Kundenanforderungen bei gleichzeitiger Verbesserung der Unternehmensproduktivität. Mithilfe statistischer Analysen werden Abweichungen, die sich auf die Leistung auswirken können, ermittelt und beseitigt.
Es hat sich durchgesetzt: 53% der Fortune-500-Unternehmen nutzen es, um geschätzte 427 Milliarden Dollar einzusparen. Sie ist eine der bekanntesten Techniken zur Prozessverbesserung.

Lean-Methodik

Lean hat seinen Ursprung in der Fertigungsindustrie und wird inzwischen auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt. Die Verbesserung schlanker Geschäftsprozesse trägt dazu bei, nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu reduzieren und sich auf die Verbesserung der Kundenerfahrung zu konzentrieren. Unternehmen, die die Lean-Prinzipien anwenden, können effizienter arbeiten, einen Wettbewerbsvorteil erzielen und die Flexibilität des Unternehmens verbessern.

Vollständiges Qualitätsmanagement (TQM)

TQM ist ein Managementansatz, der auf langfristigen Erfolg durch Kundenzufriedenheit ausgerichtet ist. Es bezieht alle Mitglieder einer Organisation in die Verbesserung von Prozessen, Produkten, Dienstleistungen und Arbeitskultur ein.
TQM konzentriert sich auf die kontinuierliche Verbesserung und integriert die Qualität als Kernbestandteil der Unternehmensstrategie. Unternehmen wie Toyota haben diesen Ansatz erfolgreich umgesetzt, indem sie das Kanban-System als Teil ihres Just-in-Time-Bestandsprozesses eingesetzt haben.

Theorie der Sachzwänge (TOC)

Die Theory of Constraints (TOC) ist eine Methode zur Identifizierung und Behebung des kritischsten einschränkenden Faktors (Constraint), der das Erreichen eines Ziels behindert. Sie bietet Werkzeuge für die Analyse und Lösung von Problemen, darunter die fünf Fokussierungsschritte und die Durchsatzrechnung.
TOC hilft Unternehmen dabei, den Durchsatz zu erhöhen und die Ressourcennutzung zu optimieren, indem sie sich auf die Verbesserung des Engpasses konzentrieren, bis dieser nicht länger ein limitierender Faktor ist. Es ist ein leistungsfähiger Rahmen für die Prozessverbesserung.

Software für Prozessverbesserung

Prozess-Mapping-Tools

Prozessmapping-Tools helfen bei der Erstellung visueller Darstellungen von Arbeitsabläufen und bieten einen besseren Überblick über die Prozesse.
Sie zeigen, wie Prozesse abteilungs-, rollen- und systemübergreifend ablaufen.

Automatisierungssoftware

Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen übernimmt manuelle, sich wiederholende Aufgaben.
Diese Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung von Anwendungen, Systemen, Prozessen und Mitarbeitern.
Vor der Automatisierung wird eine Prozesslandkarte erstellt, die Klarheit schafft und als Schulungsinstrument dient.
Durch die Automatisierung werden Redundanzen beseitigt, was zu klaren Verantwortlichkeiten, schnelleren Durchlaufzeiten und wertvollen Erkenntnissen führt.

Datenanalyse

Unternehmen, die die Datenanalyse eingeführt haben, können erhebliche Gewinne verbuchen.
Bei der Big-Data-Analyse werden große Datensätze überprüft, um Zusammenhänge, Trends und Muster zu erkennen.
Sie kann die Unternehmensleistung verbessern und fehlerhafte Prozesse reparieren.
Datenanalyse hilft beim Abfallmanagement, bei der Rekrutierung von Talenten, beim Kundenmanagement, bei der Produktentwicklung und in der Produktion.

KI und maschinelles Lernen

KI gewinnt zunehmend an Aufmerksamkeit und bietet neue Möglichkeiten für intelligentes, datengesteuertes Prozessmanagement. Sie kann die Prozessanalyse, -visualisierung und -verbesserung durch automatische Prozesserkennung unterstützen.
Sie kann Abweichungen von definierten Prozessen erkennen, Schwachstellen identifizieren und Optimierungsvorschläge unterbreiten.
KI spielt auch eine Rolle bei der Prozessautomatisierung, bei komplexen Entscheidungen und bei Risikovorhersagen.

Mobile2B-Lösungen

Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse auf die nächste Stufe zu heben? Mobile2B bietet all das zusammen mit einer vollständig anpassbaren Business Process Improvement (BPI) -Software, um Ineffizienzen zu beseitigen und das Wachstum zu fördern.

Warum Mobile2B wählen?

• Verbessern Sie Arbeitsabläufe: Rationalisieren Sie Prozesse und beseitigen Sie Engpässe.
• Steigern Sie die Effizienz: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, um sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
• Bessere Entscheidungsfindung: Nutzen Sie Echtzeitdaten für bessere Entscheidungen.
• Anpassbare Lösungen: Maßgeschneidert auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen.

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Schritte zur Implementierung der Geschäftsprozessverbesserung (BPI)

Identifizieren Sie zu verbessernde Prozesse

Der erste der wichtigsten Schritte zur Verbesserung von Geschäftsprozessen besteht darin, die zu optimierenden Prozesse zu ermitteln.

Dazu gehört die Erstellung einer Liste aller Prozesse und die Bewertung ihrer aktuellen Leistung. Unternehmen sollten sich auf die Prozesse konzentrieren , die den größten Einfluss auf ihre Ziele und die Kundenzufriedenheit haben.

Analysieren Sie den aktuellen Stand des Prozesses

Sobald die Prozesse identifiziert sind, ist der nächste Schritt die Analyse ihres aktuellen Zustands. Dies beinhaltet:

1. Kartierung des Prozesses:
   Erstellen Sie eine visuelle Darstellung mithilfe von Flussdiagrammen oder BPMN-Diagrammen, um die Abfolge der Aktivitäten zu veranschaulichen.
2. Sammeln von Daten:
   Sammeln von Informationen über Leistungskennzahlen wie Zykluszeiten und Fehlerquoten.
3. Identifizierung von Schmerzpunkten:
   Suchen Sie nach Engpässen, Redundanzen und Ineffizienzen innerhalb des aktuellen Prozesses.
4. Bewertung der Konformität:
   Prüfen Sie, ob der Prozess den einschlägigen Vorschriften und Industriestandards entspricht.

Neugestaltung und Umsetzung von Prozessänderungen

Nach der Analyse des aktuellen Zustands ist der nächste Schritt die Neugestaltung des Prozesses:

1. Verbesserungen vorschlagen:
   Schlagen Sie spezifische Änderungen vor, um festgestellte Probleme zu beheben.
2. Entwickeln Sie einen Prozess für den zukünftigen Zustand:
   Erstellen Sie eine visuelle Darstellung des verbesserten Prozesses.
3. Kommunizieren und Akzeptanz gewinnen:
   Präsentieren Sie die Ergebnisse und vorgeschlagenen Änderungen den wichtigsten Interessengruppen.
4. Änderungen umsetzen:
   Führen Sie den verbesserten Prozess in einem realen Szenarioaus.

Überwachen und Messen der Ergebnisse

Der letzte Schritt besteht darin, die Ergebnisse der umgesetzten Änderungen zu überwachen und zu messen:

1. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs):
   Überwachen Sie Messgrößen wie Durchlaufzeit, Fehlerquote und Kundenzufriedenheit.
2. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch:
   Analysieren Sie den Prozess, um festzustellen, ob er zu Verbesserungen führt.
3. Nehmen Sie Anpassungen vor:
   Seien Sie darauf vorbereitet, bei Bedarf schnelle Korrekturen vorzunehmen.

Fazit

Die Verbesserung von Geschäftsprozessen hat erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen, da sie die Effizienz steigern und die Wettbewerbsfähigkeit erhalten. Mit Methoden wie Six Sigma, Lean und TQM können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit verbessern. In Kombination mit Tools wie Prozessabbildungssoftware, Automatisierung und künstlicher Intelligenz können Unternehmen Engpässe erkennen, Verschwendung beseitigen und datengesteuerte Entscheidungen treffen.

Die erfolgreiche Verbesserung von Geschäftsprozessen erfordert einen systematischen Ansatz: Identifizierung von verbesserungswürdigen Bereichen, Analyse von Prozessen, Implementierung von Änderungen und kontinuierliche Überwachung der Ergebnisse. Die Anpassung an sich ändernde Geschäftsbedingungen mit diesen Strategien und Werkzeugen ist für das Wachstum und die Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils entscheidend. Die Konzentration auf kontinuierliche Verbesserung und der Einsatz fortschrittlicher Technologien fördern eine Innovationskultur, die langfristigen Erfolg verspricht.

Häufig gestellte Fragen

1. Was sind die wichtigsten Schritte bei der Geschäftsprozessverbesserung (BPI)?

Geschäftsprozessverbesserung (BPI) ist ein systematischer Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Sie erfolgt im Allgemeinen in fünf Hauptschritten:

• Mapping
• Analyse
• Neugestaltung
• Umsetzung
• Überwachung

Zusätzliche Techniken wie DMAIC, die 5 Whys und PDCA können ebenfalls verwendet werden.

2. Können Sie die fünf Phasen des Geschäftsprozessmanagements skizzieren?

Das Geschäftsprozessmanagement läuft in fünf Phasen ab:

• Entwerfen: Definieren des Rahmens.
• Modellieren: Identifizierung von Schlüsselbereichen und Modellierung neuer Prozesse.
• Ausführen: Übergang von der Planung zur tatsächlichen Umsetzung der neuen Prozesse.
• Überwachen: Verfolgen Sie die Prozessleistung kontinuierlich.
• Optimieren: Kontinuierliche Verbesserungen zur Steigerung der Prozesseffizienz vornehmen.

3. Welches sind die am häufigsten verwendeten Methoden zur Prozessverbesserung?

Die beiden wichtigsten Methoden in Six Sigma sind DMAIC und DMADV:

• DMAIC: Wird für die Verbesserung bestehender Prozesse verwendet. Die Schritte umfassen das Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren von Möglichkeiten.
• DMADV: Konzentriert sich auf die Entwicklung neuer Prozesse und wird seltener verwendet als DMAIC.

4. Was bedeutet es, einen Geschäftsprozess vollständig neu zu gestalten?

Beim Business Process Reengineering werden die Geschäftsprozesse komplett überarbeitet, um die Produktivität, die Durchlaufzeiten, die Qualität und die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden deutlich zu verbessern. Diese radikale Neugestaltung beginnt mit der Bewertung der wesentlichen Aufgaben, die einen Mehrwert für den Kunden darstellen.