Leitfaden zur Workflow-Automatisierung für den Unternehmenserfolg

Unternehmen sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Die Workflow-Automatisierung ist eine wichtige Lösung, um Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Durch den Einsatz von Technologie zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und zur Verwaltung komplexer Arbeitsabläufe können Unternehmen Fehler reduzieren, Zeit sparen und sich auf wichtige Aktivitäten konzentrieren, die das Wachstum fördern.

Mit Software zur Workflow-Automatisierung können Unternehmen alles bewältigen, von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Prozessen. In diesem Leitfaden werden wir Folgendes behandeln:

• Die Grundlagen der Workflow-Automatisierung
• Die Vorteile der Automatisierung
• Wie man Workflow-Automatisierung implementiert
• Beispiele aus der Praxis von Unternehmen, die Automatisierung nutzen, um:
• Kosten zu sparen
• die Genauigkeit zu verbessern
• Arbeit zu beschleunigen

Was ist Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung wird Software eingesetzt, um Aufgaben, Dokumente und den Informationsfluss durch verschiedene Arbeitsaktivitäten auf der Grundlage festgelegter Geschäftsregeln zu automatisieren. Ziel ist es, den manuellen Aufwand zu reduzieren, indem die Verantwortung von Menschen auf Software übertragen wird, um effiziente und konsistente Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

Schritte zur Implementierung der Workflow-Automatisierung:

• Identifizieren Sie Aufgaben: Bestimmen Sie, welche Aufgaben automatisiert werden können.
• Regeln und Logik erstellen: Legen Sie die Regeln und die Logik fest, die den Arbeitsablauf leiten sollen, oft unter Verwendung von Diagrammen und Vorlagen.
• Programmieren Sie die Software: Implementieren Sie diese Regeln und Logik in die Software, wobei Sie alle erforderlichen bedingten Schritte einbeziehen.

Die Software verwaltet dann den gesamten Arbeitsablauf von Anfang bis Ende und erledigt Aufgaben wie:

• Sammeln von Daten: Sammeln der erforderlichen Informationen.
• Weiterleitung von Anfragen: Weiterleitung von Aufgaben oder Anfragen an die richtige Stelle.
• Datenübertragungen: Verschieben von Daten zwischen Systemen.
• Senden von Benachrichtigungen: Halten Sie alle Beteiligten mit automatischen Benachrichtigungen auf dem Laufenden.

Dieser Prozess reduziert Fehler, steigert die Effizienz und gewährleistet die Datensynchronisation zwischen den Systemen, so dass sich der Gesamteindruck durch die Automatisierung von Routinearbeiten verbessert.

Schlüsselkomponenten der Workflow-Automatisierung

Ein typischer Prozess der Workflow-Automatisierung umfasst:

• Auslöser: Das Ereignis, das den Workflow auslöst, z. B. eine Formularübermittlung oder eine Anfrage.
• Schritte: Die einzelnen Aufgaben, aus denen der Workflow besteht, werden mithilfe von Tools zur Aufgabenautomatisierung automatisiert.
• Entscheidungspunkte: Momente, in denen Entscheidungen auf der Grundlage von Bedingungen oder Informationen getroffen werden, die häufig Genehmigungsprozesse beinhalten.
• Eingaben und Ausgaben: Die für jede Aufgabe benötigten Daten oder Ressourcen (Inputs) und die Ergebnisse jeder Aufgabe (Outputs), wie z. B. Dokumente.
• Zuständigkeit: Gibt an, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist, und stellt sicher, dass die Aufgaben automatisch der richtigen Person oder dem richtigen Team zugewiesen werden.

Vorteile der Workflow-Automatisierung

Die Workflow-Automatisierung kann Unternehmen durch die Rationalisierung von Prozessen, die Reduzierung von Fehlern und die Steigerung der Gesamteffizienz erheblich verändern. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Workflow-Automatisierung:

Gesteigerte Effizienz

• Schnellere Abläufe: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben werden Prozesse beschleunigt. 28 % der kleinen und mittleren Unternehmen geben an, dass die Automatisierung den Zeitaufwand für das Follow-up von Leads reduziert.
• Bessere Aufgabenzuweisung: Durch die Verlagerung von Routineaufgaben von Menschen auf Systeme können sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, was die Effizienz des gesamten Teams verbessert. Rund 57 % der Arbeitgeber planen den Einsatz von Workflow-Automatisierung, um Aufgabenmanagement und Produktivität zu verbessern.

Kosteneinsparungen

• Geringere Arbeitskosten: Die Automatisierung von Routineaufgaben kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen - bei vielen Unternehmen bis zu 30 % innerhalb von fünf Jahren.
• Beseitigte Redundanzen: Durch Automatisierung werden ineffiziente Prozesse identifiziert und beseitigt, so dass Unternehmen unnötige Aufgaben und Abteilungen einsparen können.
• IT-Einsparungen: Cloud-basierte Workflow-Automatisierungsplattformen wie mobile2b können die IT-Kosten senken, da keine eigene Infrastruktur mehr benötigt wird.

Verbesserte Genauigkeit

• Fehlerreduzierung: Die Workflow-Automatisierung eliminiert das Risiko menschlicher Fehler bei sich wiederholenden Aufgaben, wodurch die Datenintegrität und die Qualität der Ergebnisse erhalten bleiben.
• Bessere Qualitätskontrolle: Durch den Übergang von Stichproben zu einer 100 % automatisierten Qualitätskontrolle werden Fehler erheblich reduziert.
• Einhaltung der Vorschriften: Automatisierte Prüfungen und Warnmeldungen sorgen für eine bessere Einhaltung von Vorschriften und Standards.

Bessere Kollaboration

• Zentrales Aufgabenmanagement: Ein einheitliches System zur Verfolgung von Aufgaben verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
• Gemeinsamer Datenzugriff: Durch die Synchronisierung wird sichergestellt, dass jeder über die neuesten Informationen verfügt, was eine bessere Zusammenarbeit im Team ermöglicht.
• Kommunikation in Echtzeit: Die Workflow-Automatisierung ermöglicht eine sofortige Kommunikation, wodurch es einfacher wird, Probleme umgehend zu lösen.
• Verbesserte Sichtbarkeit: Dashboards und Berichte sorgen für Transparenz und helfen Teams, effektiver zusammenzuarbeiten.
• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Das Aufbrechen von Silos zwischen Abteilungen ermöglicht eine durchgängige Prozessautomatisierung.

Durch den Einsatz von Automatisierung können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, Kosten senken und die Genauigkeit verbessern, so dass sie sich auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren können, die das Wachstum fördern.

Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Auswahl der richtigen Software für die Workflow-Automatisierung ist entscheidend:

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Benutzeroberfläche zur einfachen Erstellung von Workflows.
• Nahtlose Integration: Sie lässt sich mühelos mit Ihren vorhandenen Tools wie CRM- und ERP-Systemen verbinden.
• Skalierbarkeit: Wächst mit Ihrem Unternehmen und bewältigt alles, von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Arbeitsabläufen.
• Anpassungsfähigkeit: Passen Sie Workflows mit flexiblen Auslösern und Aktionen an Ihre spezifischen Anforderungen an.
• Einblicke in Echtzeit: Verfolgen Sie die Leistung und treffen Sie datengesteuerte Entscheidungen mit leistungsstarken Analysen.
• Sicherheit: Schützt Ihre sensiblen Daten mit erstklassigen Sicherheitsfunktionen.

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Beispiel für Workflow-Automatisierung: Onboarding von Mitarbeitern

Szenario: Ein Unternehmen stellt regelmäßig neue Mitarbeiter ein, und die Personalabteilung verwaltet den Onboarding-Prozess, der sich wiederholende Aufgaben wie die Sammlung von Dokumenten und die Einrichtung von Konten umfasst.

Traditioneller Prozess: Die Personalabteilung versendet manuell E-Mails, überprüft Formulare, richtet Konten ein und plant Schulungen, was zu Verzögerungen und Fehlern führt.

Automatisierter Arbeitsablauf:

1. Auslösen: Der Onboarding-Prozess beginnt automatisch, wenn ein neuer Mitarbeiter bestätigt wird.
2. Datenerfassung: Automatisierte E-Mails sammeln Dokumente über digitale Formulare.
3. Aufgabenzuweisung: Das System leitet Aufgaben an die Personalabteilung und die IT-Abteilung weiter, um ein Konto einzurichten.
4. Planen: Schulungssitzungen werden automatisch auf der Grundlage des Anfangsdatums des neuen Mitarbeiters geplant.
5. Einrichtung der Gehaltsabrechnung: Die Finanzabteilung wird automatisch benachrichtigt, um die Gehaltsabrechnung einzurichten.

Vorteile:

• Effizienz: Beschleunigt das Onboarding und reduziert die manuelle Arbeit.
• Exaktheit: Minimierung von Fehlern durch automatisierte Datenverarbeitung.
• Konsistenz: Sorgt für reibungslose Kommunikation und Aufgabenerledigung.

Wie man Workflow-Automatisierung implementiert

Um die Automatisierung von Arbeitsabläufen erfolgreich zu implementieren, sollten Unternehmen einen systematischen Ansatz verfolgen. Dazu gehören die Identifizierung geeigneter Prozesse, die Auswahl der richtigen Tools, das Entwerfen und Testen von Arbeitsabläufen sowie die Schulung der Mitarbeiter.

Identifizierung der zu automatisierenden Prozesse

• Bewerten Sie die Kandidaten: Beginnen Sie mit der Identifizierung von Prozessen, die sich wiederholen, zeitaufwändig sind und manuell ausgeführt werden. Diese sind in der Regel die besten Kandidaten für eine Automatisierung, da sie die Zeit der Mitarbeiter für wertvollere Aufgaben freisetzen können.
• Schlüsselfaktoren: Berücksichtigen Sie Faktoren wie Mitarbeiterbeteiligung, Komplexität, Standardisierung, Stabilität, Volumen und das Potenzial für Outsourcing. Prozesse mit einem hohen Fehlerrisiko, die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen oder solche, die Daten aus mehreren Quellen beziehen, sind ebenfalls gute Kandidaten.

Wählen Sie die richtigen Automatisierungswerkzeuge

• Tool-Auswahl: Wählen Sie Tools zur Workflow-Automatisierung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Berücksichtigen Sie dabei die Komplexität Ihrer Arbeitsabläufe, die Integrationsmöglichkeiten, die Benutzerfreundlichkeit, die Skalierbarkeit und die Kosten.
• Codefreie Tools: No-Code-Plattformen wie Mobile2b erfreuen sich großer Beliebtheit, da sie es den Benutzern ermöglichen, Workflows ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse zu erstellen und zu automatisieren, wodurch sie einem breiteren Publikum zugänglich gemacht werden.

Workflow-Design und -Test

• Visuelles Mapping: Legen Sie alle Aufgaben und Prozesse in einer visuellen Karte dar und berücksichtigen Sie dabei Inputs, Outputs, Sub-Workflows und logische Schleifen.
• Einfachheit und Flexibilität: Halten Sie die Arbeitsabläufe einfach und flexibel und konzentrieren Sie sich auf klare, messbare Ziele. Beziehen Sie Ihr Team in den Entwurfsprozess ein, um Erkenntnisse zu gewinnen und die Eigenverantwortung zu fördern.
• Testen: Testen Sie die automatisierten Arbeitsabläufe vor der vollständigen Implementierung gründlich, um etwaige Engpässe oder Probleme zu erkennen und zu beheben.

Mitarbeiter schulen

• Wichtigkeit der Schulung: Die richtige Schulung ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. Die Mitarbeiter müssen den Zweck und die Vorteile der Automatisierung verstehen und wissen, wie sie die Tools effektiv nutzen können.

Kontinuierliche Verbesserung

Denken Sie daran, dass die Automatisierung von Arbeitsabläufen ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist, der eine ständige Überwachung, Rückmeldung und Verbesserung erfordert, um mit den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen und -zielen in Einklang zu bleiben.

Fazit

Die Workflow-Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle im modernen Geschäftsbetrieb und bietet Vorteile, die die Arbeitsweise von Unternehmen erheblich verbessern können. Durch die Rationalisierung von Prozessen, die Reduzierung von Fehlern und die Steigerung der Effizienz können Unternehmen ihren Fokus auf wachstumsorientierte Aktivitäten statt auf sich wiederholende Aufgaben richten. Dieser technologiegestützte Ansatz spart nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessert auch die Genauigkeit und fördert eine bessere Teamarbeit.

Um in vollem Umfang von der Workflow-Automatisierung zu profitieren, sollten Unternehmen schrittweise vorgehen: die richtigen zu automatisierenden Prozesse identifizieren, die geeigneten Tools auswählen, Workflows entwerfen und testen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter gut geschult sind. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Automatisierung keine einmalige Aufgabe ist; sie erfordert ständige Anpassungen, um mit den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen und -zielen in Einklang zu bleiben. Durch die Einführung der Workflow-Automatisierung können sich Unternehmen in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Häufig gestellte Fragen zur Workflow-Automatisierung

1. Wie kann ich mich mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen vertraut machen?

Um sich mit der Workflow-Automatisierung vertraut zu machen, sollten Sie zunächst den Workflow definieren, den Sie automatisieren möchten. Identifizieren Sie jeden Schritt, legen Sie die Reihenfolge dieser Schritte fest, und machen Sie sich klar, wie die Daten zwischen diesen Schritten übertragen werden.

2. Welches sind die fünf entscheidenden Schritte in einem Arbeitsablauf?

Die fünf wichtigsten Schritte in einem typischen Arbeitsablauf sind:

• Einleitung
• Planung
• Ausführung
• Überwachung
• Fertigstellung
  Diese Schritte tragen dazu bei, Geschäftsprozesse zu optimieren und reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

3. Was sind die grundlegenden Bestandteile eines Arbeitsablaufs?

Die drei wesentlichen Komponenten eines jeden Workflows sind:

• Eingabe: Die Ressourcen oder Daten, die benötigt werden, um eine Aufgabe zu starten.
• Prozess: Die Aktionen oder Aufgaben, die den Input umwandeln.
• Output: Das Ergebnis oder Produkt, das durch den Prozess erzeugt wird.

4. Was bedeutet Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung werden Software-Tools eingesetzt, um Aufgaben automatisch auszuführen und so die Notwendigkeit menschlichen Eingreifens zu verringern. Sie zielt darauf ab, Arbeitsprozesse schneller, einfacher und konsistenter zu machen, indem sie sich wiederholende Aufgaben mit minimalem manuellen Aufwand erledigt.