Risikobasierte Auditplanung Checklist

In dieser kritischen Phase werden potenzielle Risiken und Bereiche, die für Ihr Projekt eine hohe Gefahr darstellen, systematisch identifiziert. Dazu gehört eine gründliche Überprüfung aller Aspekte Ihres Projekts, einschließlich, aber nicht beschränkt auf finanzielle Erwägungen, logistische Herausforderungen, technische Abhängigkeiten und Erwartungen von Stakeholdern. Es sollten verschiedene Szenarien, sowohl positive als auch negative, betrachtet werden, um das gesamte Spektrum möglicher Ergebnisse zu verstehen. Durch diese Analyse können spezifische Risiken ermittelt werden, die einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts haben könnten. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Analyse und Berücksichtigung mehrerer Faktoren, um eine genaue Beurteilung der Risikolevels in verschiedenen Bereichen Ihres Projekts sicherzustellen. Ein detaillierter Aufzeichnungsplan für identifizierte Risiken und ihre entsprechenden Schweregrade sollte für zukünftige Referenzen aufbewahrt werden.

In dieser Passage werden Sie die spezifischen Kriterien identifizieren, die zur Durchführung einer Audits durchgeführt werden müssen, um die Wirksamkeit Ihrer internen Kontrollen zu bewerten. Dazu gehört die Definition der Schlüsselindikatoren (KPIs), die das Auditverfahren leiten und als Referenz für den Fortschritt in Richtung erwünschter Ergebnisse dienen. Beginnen Sie damit, relevante Politiken, Verfahren und Dokumentationen zum zu überprüfenden Bereich zu überprüfen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie regulatorische Anforderungen, Branchenbestpraktiken und Organisationsziele. Nächsten identifizieren Sie die spezifischen Kriterien, mit denen die in Ihrem Unternehmen vorhandenen intern Kontrollen bewertet werden sollen, zum Beispiel die Einhaltung von festgelegten Standards, die Genauigkeit der Finanzunterlagen oder die Wirksamkeit der Risikomanagementstrategie.

In dieser Abteilung wird die Audit-Gruppe bestimmen, welcher Umfang und Ansatz für das Audit festgelegt werden. Dazu gehört die Identifizierung der Bereiche der Organisation oder des Prozesses, die in das Audit einbezogen werden sollen, sowie die Art und Weise, wie es durchgeführt werden soll. Die Audit-Gruppe wird bestehende Dokumentationen, Richtlinien und Verfahren sichten, um ihre Entscheidungen zu informieren. Sie werden auch relevante Gesetze, Vorschriften oder Branchenstandards berücksichtigen, die auf das Auditumfang wirken könnten. Die Gruppe wird entscheiden, welcher Art von Auditansatz getroffen werden soll, wie z.B. ein risikobasierter oder einen compliance-orientierten Ansatz. Diese Entscheidung wird die Erhebung von Beweisen, Gespräche mit Stakeholdern sowie andere Aktivitäten leiten, um das Audit abzuschließen. Das Ergebnis dieser Schritte wird eine klare Vorstellung davon bieten, was auditiert werden soll und wie es durchgeführt werden soll.

Die Festlegung einer Audittabelle und eines Budgets ist ein entscheidender Bestandteil von jedem Audit-Prozess. Bei diesem Schritt werden spezifische Termine für den Auditbeginn, die Vollendung und wichtige Meilensteine wie Feldarbeit und Berichterstattung identifiziert. Ein detaillierter Zeitplan wird erstellt, der diese Zeiträume enthält, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten von den erwarteten Terminen Kenntnis haben. Darüber hinaus wird ein umfassendes Budget erstellt, das alle mit dem Audit verbundenen Kosten abdeckt, einschließlich Personalkosten, Reisekosten, Gerätekosten und Berichterstattungskosten. Mit dieser Prozedur können Prüfer planen und sich effektiv auf die Aufgaben vorbereiten, Verspätungen minimieren und sicherstellen, dass das Audit innerhalb der zugewiesenen Zeitrahmen und finanziellen Einschränkungen abgeschlossen wird. Ein klare Zeittabelle und ein Budget erleichtern fundierte Entscheidungsfindung und effektives Projektmanagement während des gesamten Prüfungsprozesses.

In dieser kritischen Phase des Prüfungsprozesses erhält der zusammengestellte Team das umfassende Training, um sie mit den notwendigen Fähigkeiten und dem Wissen auszustatten, um ihre Aufgaben wirksam auszuüben. Das Trainingsprogramm ist darauf ausgelegt, Teammitglieder mit der Prüfungsanatomie bekannt zu machen, Hervorhebung wichtiger Schwerpunktbereiche und Gewährleistung einer einheitlichen Verständnis für die Prüfzielen. Darüber hinaus werden Teammitglieder geschult in relevante Gesetze, Vorschriften und Normen, die auf das Audit anwendbar sind sowie in Verfahren zur Dokumentation und Berichterstattung von Ergebnissen. Diese fundierte Vorbereitung ermöglicht es dem Team, ihre Aufgaben mit Klarheit und Selbstvertrauen zu bearbeiten, um eine gründliche und effiziente Durchführung des Prüfungsprozesses sicherzustellen. Ein starkes Augenmerk wird auf die Stärkung einer effektiven Kommunikation unter den Teammitgliedern gelegt, um eine schrittweise Zusammenarbeit während des Projekts zu gewährleisten.

Dieser Prozessschritt umfasst die Teilung von Projektaktualisierungen und Fortschritten mit Stakeholdern und Management über verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mail, Besprechungen und Projektmanagement-Software. Ziel ist es, sie über den Status des Projekts, dessen Errungenschaften und etwaige Probleme oder Herausforderungen aufzuklären. Es dient auch als Plattform für die Erstattung von Rückmeldungen und Sorgen dieser Gruppen, die zur Verbesserung der Projektresultate genutzt werden können. Eine effektive Kommunikation in diesem Schritt hilft dabei, Vertrauen zu schaffen, Erwartungen zu managen und sicherzustellen, dass jeder über die Projektziele und -erbringungen im Bilde ist.

Dokumentieren und Aufbewahren von Audithintergrundpapieren In diesem Abschnitt werden die Verfahren zur Dokumentation und Aufbewahrung von Audithintergrundpapiere während einer Auditierung dargestellt. Der Prüfer muss sicherstellen, dass alle relevanten Beweise ordnungsgemäß dokumentiert und aufbewahrt werden, um den Erkenntnissen und Schlussfolgerungen der Prüfung Rechnung zu tragen. Dazu gehört die Sammlung und Organisation von Quellenpapieren, Notizen und anderen Unterlagen in Bezug auf durchgeführte Prüfverfahren. Der Prüfer sollte auch einen klaren und genauen Verlauf aller ausgeführten Arbeit, einschließlich aller Einschränkungen oder Ausnahmen anlässlich der Auditierung führen. Hintergrundpapiere sollten in einem sicheren Ort aufbewahrt werden, geschützt vor Manipulationen, Verlusten oder Zerstörungen und auf Wunsch zur Verfügung gestellt werden können. Elektronische Hintergrundpapiere müssen korrekt gesichert und aufbewahrt werden, um Datenverlust zu vermeiden.

Diese Abschnitt beschreibt die Verfahren, die bei der Durchführung und Dokumentation von Audit-Ergebnissen zu beachten sind. Ziel dieses Schrittes ist es sicherzustellen, dass alle identifizierten Probleme gründlich untersucht, dokumentiert und in klarem und prägnantem Ton dargelegt werden. In diesem Prozess werden Auditorien das Ergebnis ihrer Untersuchung und Analyse der Materie bewerten und auswerten, um Abweichungen von etablierten Standards, Richtlinien oder Verfahren zu identifizieren. Das Audit-Team wird dann ihre Befunde in einer umfassenden Berichterstattung dokumentieren, einschließlich Details zum Charakter des Problems, seinem Einfluss auf die Organisation und jeder relevanten Empfehlung zur Korrekturmaßnahme.

Folge den Audit-Ergebnissen auf und stelle sicher, dass die Empfehlungen, denen zustimmung gegeben wurde, umgesetzt werden, indem man Beweise für die korrigierenden Maßnahmen antritt, wo nötig. Dazu kann eine Überprüfung der Dokumentation, die Beobachtung von betrieblichen Prozessen oder die Bestätigung abgeschlossener Aufgaben gehören. Dokumentiere alle noch bestehenden offenen Themen für zukünftige Referenzen und erhebe sie bei Bedarf. Beteile dich mit Stakeholdern, einschließlich Mitarbeitern und Management, an der Kommunikation von Fortschritten auf Implementierung von Änderungen und diskutiere laufende Probleme. Überprüfe das Audit-Bericht, um sicherzustellen, dass alle identifizierten Risiken abgemildert wurden und dass die Organisation den relevanten Richtlinien und Vorschriften entspricht. Beende das Audit durch die formelle Dokumentation der Abschluss von vereinbarten Maßnahmen, Überprüfung und Aktualisierung interner Kontrollverfahren, soweit erforderlich, sowie Wahrung eines Aktenzeichen des endgültigen Audit-Ergebnisses.