Innere Kontroll-Selbstbewertungs-Verfahren Checklist

Diese Sektion behandelt die Organisationskultur und -struktur, die der Grundlage für wirksame interne Kontrollen dient. Sie beinhaltet die Bewertung des Gesamtkontextes zur Sicherstellung, dass er für die effiziente Erreichung der Ziele geeignet ist, anstatt sie zu untergraben. Im Rahmen des Prozessschrittes wird die Tonalität am Top setzt durch das Senior-Management bewertet, einschließlich ihrer Einstellung gegenüber Ethik und Compliance sowie die Kompetenz und Objektivität von Personal, das in internen Kontrollprozessen involviert ist. Zudem wird die Organisationsstruktur des Unternehmens berücksichtigt, einschließlich der Trennung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie der Auswirkung auf die Gesamtrisikomanagement und -kontrolleffektivität. Es werden auch die Bestehen von Richtlinien und Verfahren beurteilt, die eine Kultur der Verantwortlichkeit und Verantwortung in der gesamten Organisation fördern.

In diesem Abschnitt führt das Projektteam eine umfassende Risikobewertung durch, um potenzielle Risiken zu identifizieren, die die Ziele des Projekts beeinflussen könnten. Dazu werden verschiedene Faktoren analysiert, wie technische, finanzielle, termingerechte und ressourcengerelte Risiken sowie externe Risiken wie Marktwandlungen oder regulatorische Änderungen. Das Team verwendet eine standardisierte Risikobewertungsmethode, um jedes Risiko zu bewerten, indem es seine Wahrscheinlichkeit und seinen potenziellen Einfluss auf das Projekt berücksichtigt. Eine umfassende Liste der identifizierten Risiken wird beibehalten, zusammen mit den entsprechenden Risikopunkten, die zur Priorisierung von Maßnahmen zum Risikoabmildern verwendet werden. Diese sorgfältige Risikobewertung ermöglicht es dem Projektteam, sich vorbeugend mit Risiken auseinanderzusetzen und sie im Laufe des gesamten Projektlebenszyklus zu managen, indem die Wahrscheinlichkeit unerwünschter Konsequenzen minimiert wird und das Gesamtziel des Projekts gewährleistet ist.

Kontrollmaßnahmen sind Prozesse, die eingeführt werden, um Materialfehler zu verhindern oder zu erkennen, die aus verschiedenen Risiken herrühren. Diese Maßnahmen sind ein integraler Bestandteil der inneren Kontrollen, die sichergestellt werden sollen, dass die finanziellen Informationen genau, vollständig und gültig sind. Wirksame Kontrollmaßnahmen ermöglichen es den Organisationen, bestehende Risiken zu erkennen und abzumildern, indem sie bestimmte Politiken, Verfahren und Maßnahmen implementieren, die darauf ausgelegt sind, ihre Vermögenswerte zu schützen, ungenehmigte Transaktionen zu verhindern und den Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften sicherzustellen. Kontrollmaßnahmen erleichtern zudem Transparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb der Organisation, sodass die Führungskraft diese überwachen und in einer angemessenen Weise darauf reagieren kann.

In diesem Abschnitt identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder, die am Informationsaustausch und Kommunikationsprozess des Projekts beteiligt sind. Dazu gehören Teammitglieder, Kunden, Partner, Lieferanten sowie alle anderen relevanten Parteien. Bestimmen Sie die effektivsten Methoden zur Kommunikation mit diesen Stakeholdern wie regelmäßige Sitzungen, E-Mail-Updates oder ein Projektmanagementtool. Festlegen Sie klare Kommunikationskanäle, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen in einem angemessenen Zeitraum geteilt werden. Überlegen Sie, einen zentralen Repository für die Speicherung und den Austausch von Projektunterlagen zu schaffen, einschließlich Protokollen von Sitzungen, Fortschrittsberichten und anderen relevanten Dateien. In diesem Abschnitt sollen auch die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams bezüglich Informationsaustausch und Kommunikation definiert werden.

Diese Abteilung umreißt die Verfahren zur Überwachung der Leistung gegenüber vorher festgelegten Kriterien und zum Durchführen von korrektiven Maßnahmen bei identifizierten Ungereimtheiten. Das Prozess beinhaltet regelmäßige Überprüfungen von Schlüsselindikatoren (KPIs) zur Gewährleistung der Einhaltung festgelegter Standards. Jegliche Abweichungen oder Nichtkongruenzen, die während dieser Überprüfung erkannt werden, lösen eine Ursachenanalyse aus, um die zugrunde liegenden Gründe für das Problem zu bestimmen. Auf Grundlage der Ergebnisse wird ein Plan erstellt, um das Problem anzugehen und korrektive Maßnahmen durchzuführen. Dabei kann es sich um Änderungen von Prozessen, Wiederbeschulung des Personals oder die Implementierung zusätzlicher Kontrollen handeln, soweit erforderlich. Alle korrektiven Maßnahmen werden dokumentiert und ihre Wirksamkeit wird überwacht, um eine Wiederholung ähnlicher Probleme in Zukunft zu verhindern.

Dieser Abschnitt beschreibt den Zertifizierungs- und Überprüfungsprozess für das Projekt. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Abnahmen die genehmigten Standards erfüllen. Eine gründliche Überprüfung des Projektfortschritts und der Ergebnisse wird durch die Zertifizierungsgruppe durchgeführt, um die Einhaltung des vereinbarten Umfangs, Zeitplans und Budgets zu überprüfen. Jegliche Abweichungen oder Nicht-Einhaltens werden durch korrektive Maßnahmen und Anpassungen angeschlagen. Sobald das Projekt zertifiziert ist, wird es als abgeschlossen betrachtet und die Ausgaben werden als akzeptabel angesehen. Der Zertifizierungsprozess umfasst auch eine Bewertung der gelernten Lektionen, besten Praktiken und Bereiche für Verbesserungen, um zukünftige Projekte zu informieren. Eine formelle Zertifizierungsdokumentation wird dann erstellt und von den relevanten Stakeholdern genehmigt.