Einwanderungsarbeitsrechtliche Einhaltung für Personalabteilungen. Checklist
Stellen sicher, dass die Einwanderungsarbeitsgesetze eingehalten werden, indem man das Arbeitsvisum der Arbeitnehmer verfolgt, die Beschäftigungsfähigkeit überprüft, I-9-Audits durchführt und Verletzungen von Arbeitnehmerrechten meldet.
Abschnitt 1: Bestätigung der Arbeitnehmer-Eignung
Abschnitt 2: Fertigung der I-9-Förmede
Abschnitt 3: Arbeitserlaubnisbestätigung
Abschnitt 4: Einhaltung des Gesetzes über Einwanderung und Staatsbürgerschaft (INA)
Abschnitt 5: Aufzeichnungsanforderungen
Abschnitt 6: Verrats- und Beschwerdemanahmen
Abschnitt 7: Prüfung und Vollzug
Abschnitt 8: Außenprüfungen und Beratung
Abschnitt 9: Mitarbeiteraufklärung und Ausbildung
Abschnitt 1: Bestätigung der Arbeitnehmer-Eignung
In dieser Abteilung wird eine vorläufige Überprüfung der Mitarbeiterberechtigung durchgeführt, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Unternehmensinformationen haben. Der Prozess besteht darin, die Identität und den Arbeitsstatus jedes Mitarbeiters zu überprüfen und zu bestätigen. Dazu gehört das Überprüfen ihres Namens, ihrer Abteilung, ihres Arbeitsplatzes und ihrer Beschäftigungsdaten auf der Grundlage offizieller Personalakten oder anderer zuverlässiger Quellen. Bei allen Unstimmigkeiten oder Bedenken, die während dieser Phase auftauchen, werden gründlich untersucht, bevor mit weiteren Überprüfungen fortgefahren wird. Sobald die Berechtigung bestätigt ist, werden Arbeitnehmer für den Zugriff auf beschränkte Bereiche, Systeme oder vertrauliche Daten freigegeben, wie es die geltenden Protokolle und Vorschriften des Unternehmens vorsehen. Diese Überprüfungsstufe hilft dabei, die Integrität der inneren Prozesse aufrechtzuerhalten und sichert gegen ungenehmigte Zugriffe.
FAQ
Wie kann ich diese Checkliste in mein Unternehmen integrieren?
Sie haben 2 Möglichkeiten:
1. Laden Sie die Checkliste kostenlos als PDF herunter und geben Sie sie an Ihr Team weiter, damit es sie ausfüllen kann.
2. Verwenden Sie die Checkliste direkt innerhalb der Mobile2b-Plattform, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
Wie viele gebrauchsfertige Checklisten bieten Sie an?
Wir haben eine Sammlung von über 5.000 gebrauchsfertigen, vollständig anpassbaren Checklisten, die mit einem einzigen Klick verfügbar sind.
Was kostet die Verwendung dieser Checkliste auf Ihrer Plattform?
Die Preisgestaltung richtet sich danach, wie oft Sie die Checkliste jeden Monat verwenden.
Detaillierte Informationen finden Sie auf unserer Seite Preise.
Was sind Einwanderungsarbeitsgesetzeskonzessionen für eine HR-Übersichtsliste?
Überprüfung der Arbeitskraftbescheinigung (I-9)
- alle neu eingestellten Mitarbeiter müssen den Dokumentencheck durchlaufen
- Bestätigung der Arbeitsfähigkeit und der Identität
Einhaltung des Mindestlohns (Mindeststundenlohn)
- Überprüfung, ob die Arbeitnehmer das gesetzlich vorgegebene Stundenentgelt erhalten
Sozialversicherungsbeiträge
- Prüfen Sie, ob die Beiträge an die Sozialversicherung korrekt abgerechnet werden
Abrechnung von Mehrarbeit
- Überprüfung der korrekten Berechnung von Überstunden und Overtime
Gleichbehandlung aufgrund des Geschlechts (Gender Equality)
- Prüfen Sie, ob die Geschlechter gleich behandelt werden
Gleichbehandlung aufgrund der Behinderung (Equal Opportunity)
- Überprüfung der Einhaltung von Gesetzen zur Bekämpfung der Diskriminierung
Kinderkrankengeld und Elterngeld
- Prüfen Sie, ob Arbeitnehmer während der Geburt eines Kindes oder bei Elternzeit rechtzeitig bezahlt werden
Überprüfung von Zeiten (Arbeitszeiterfassung)
- Überwachung der richtigen Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden
Bestätigung des Urlaubs
- Überprüfen Sie, ob die Mitarbeiter während ihres Urlaubs rechtzeitig bezahlt werden
Überprüfung von Beendigungen
- Prüfen Sie die korrekte Anzeige der Beendigung bei Mitarbeitern
Wie kann die Umsetzung einer Einwanderungs- und Arbeitsgesetzkonformität für eine HR-Tabelle meinem Unternehmen zugute kommen?
Mit der Implementierung einer Einwanderungs- und Arbeitsrechts-Komplianz-HR-Sammlung kann Ihre Organisation folgende Vorteile erzielen:
• Verbesserte Genauigkeit bei der Überprüfung von Arbeitsgenehmigungen: Durch die Nutzung eines standardisierten Checklists werden Fehler in der Beantragung oder Ausstellung von Arbeitsgenehmigungen reduziert, was die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellt.
• Zeitersparnis und Kosteneinsparung: Mit einem klar strukturierten Verfahren können Beschäftigte schneller und effizienter auf ihre Aufgaben konzentrieren, wodurch Produktivität und Gewinn verbessert werden.
• Minimierung des Risikos von Schadensersatzansprüchen und Strafen: Durch die richtige Anwendung von Einwanderungs- und Arbeitsrechtsvorschriften kann Ihre Organisation rechtliche Verpflichtungen erfüllen und finanzielle Konsequenzen vermeiden.
• Verbesserung der Compliance bei Behördenauflagen: Die Implementierung eines HR-Sammlings hilft dabei, die Einhaltung von Behörde-anforderungen zu gewährleisten, was eine positive Reputation und ein gutes Verhältnis zur Regulierungsbehörde fördert.
• Einfachere Handhabung komplexer Prozesse: Mit einem standardisierten Checklistenverfahren können sich Ihre Beschäftigten auf komplexe Prozesse konzentrieren und sich dadurch besser an ihre Aufgaben wenden, wodurch die Compliance verbessert wird.
Was sind die Schlüsselkomponenten der Einwanderungsarbeitsgesetzeskonformität für die Personalabteilung-Übersicht?
Die Schlüsselelemente des Arbeitsmigrationgesetzes-Compliance-Listen für die Personalabteilung sind:
- Erfassung aller ausländischen Mitarbeiter
- Überprüfung der Arbeitserlaubnis und Visumstatus
- Dokumentation der Arbeitszeiten und -bedingungen
- Einhaltung von Mindestlohnnormen
- Berücksichtigung von Sonderregelungen für bestimmte Berufsgruppen (z.B. Künstler, Studenten)
- regelmäßige Überprüfung auf Einhaltung der Gesetze und Vorschriften
Abschnitt 1: Bestätigung der Arbeitnehmer-Eignung
Abschnitt 2: Fertigung der I-9-Förmede
In dieser Abteilung müssen die Mitarbeiter Form I-9 ausfüllen, mit der die Zugehörigkeit eines Mitarbeiters zur Arbeit in den Vereinigten Staaten überprüft wird. Der Mitarbeiter stellt Unterlagen wie ein Reisepass, Führerschein oder Sozialversicherungskarte und Beweise für seinen Namen und Adresse bereit, wie eine Rechnung oder Mietvereinbarung. Die beauftragte Person muss die von dem Mitarbeiter gelieferten Informationen überprüfen und bestätigen, dass sie genaue und vollständige sind. Dazu gehört auch das Überprüfen der vorgelegten Unterlagen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen für die Arbeitsberechtigung entsprechen.
Abschnitt 2: Fertigung der I-9-Förmede
Abschnitt 3: Arbeitserlaubnisbestätigung
In dieser Abteilung wird der Arbeitsgenehmigungsprüfungsprozess durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle am Projekt beteiligten Personen die notwendigen Genehmigungen haben, um ihre Aufgaben auszuführen. Dazu gehört die Überprüfung, ob jeder Arbeiter die erforderliche Ausbildung abgeschlossen und die notwendigen Zertifikate und Genehmigungen erworben hat. Der Prüfer vergleicht die Unterlagen der Arbeiter mit den Projektakten, um ihre Qualifikationen zu verifizieren und sie für bestimmte Aufgaben oder Bereiche des Baugeländes zu autorisieren. Bei jeder Disparität werden diese sofort behoben, und bei Bedarf werden Korrekturen vorgenommen. Sobald die Personen erfolgreich geprüft wurden, können sie mit ihren zugewiesenen Aufgaben unter der Leitung eines von einer verantwortlichen Person beauftragten Individuums fortfahren. Dieser Schritt sichert den Einhalt des Regulierungsbedürfnisses und gewährleistet ein sicheres Arbeitsumfeld während der gesamten Dauer des Projekts.
Abschnitt 3: Arbeitserlaubnisbestätigung
Abschnitt 4: Einhaltung des Gesetzes über Einwanderung und Staatsbürgerschaft (INA)
Dieser Prozessschritt beinhaltet die Einhaltung der Einwanderungs- und Nationalitätsgesetzes (INA). Das INA ist ein Bundesgesetz, das die Einwanderungsverfahren innerhalb der Vereinigten Staaten regelt. Diese Abschnitt erfordert die Überprüfung und Dokumentation des Einwanderungsstatus aller von der Firma angestellten Mitarbeiter, einschließlich jener aus dem Ausland. Es ist außerdem erforderlich, dass genaue Aufzeichnungen über Arbeitserlaubnisse, Arbeitsgenehmigungen und andere relevante Unterlagen nach INA-Anweisungen geführt werden. Außerdem beinhaltet dieser Prozessschritt regelmäßige Prüfungszu führen, um sicherzustellen, dass die Firma ihre Verpflichtungen gemäß dem INA erfüllt, was auch die Überprüfung der Authentizität von Mitarbeiterausweisdokumenten und Meldung jeder Diskrepanz oder Unregelmäßigkeit an die zuständigen Behörden beinhaltet.
Abschnitt 4: Einhaltung des Gesetzes über Einwanderung und Staatsbürgerschaft (INA)
Abschnitt 5: Aufzeichnungsanforderungen
Dieser Abschnitt umreißt die Aufzeichnungserfordernisse für die Erhaltung genauer und vollständiger Aufzeichnungen aller Transaktionen, Aktivitäten und Ereignisse in Bezug auf die Betriebsabläufe der Organisation. Ziel ist es, Einstellung mit geltenden Gesetzen, Vorschriften und Branchenstandards sowie zur Förderung von internen Revisions-, Überwachungs- und Bewertungsprozessen sicherzustellen. Aufzeichnungen müssen in einer sicheren, manipulationsbewussten und leicht zugänglichen Weise für mindestens 7 Jahre ab der Erstellung oder letzten Aktualisierung, je nachdem was später ist, aufbewahrt werden. Alle Aufzeichnungen müssen lesbar sein, datiert und von autorisierten Personen signiert werden, mit klaren Beschreibungen der Transaktionen, Aktivitäten oder Ereignisse, die erfasst werden. Die Organisation muss Vorschriften für die Identifizierung, Rückgabe und Aufbewahrung von Aufzeichnungen gemäß diesen Anforderungen festlegen, um eine genaue und zeitnahe Zugriff auf Informationen sicherzustellen, wenn erforderlich.
Abschnitt 5: Aufzeichnungsanforderungen
Abschnitt 6: Verrats- und Beschwerdemanahmen
Diese Abschnitt skizziert die Verfahren zur Meldung und Bearbeitung von Bedenken, Beschwerden oder Anschuldigungen gegenüber dem Personal der Organisation. Ein bestimmter Person werde alle Berichte entgegennehmen und untersuchen, wobei Geheimhaltung wo möglich gewährleistet wird. Der Prozess sichert den Schutz von Whistleblowern vor Racheakten und bietet ihnen eine sichere Umgebung, ihre Bedenken zu äußern. Berichte können anonym oder vertraulich über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Post, Telefon oder persönliche Begegnungen mit autorisierten Personen eingereicht werden. Die Ergebnisse der Untersuchung werden dokumentiert und entsprechend abgehakt, wobei notwendige Korrekturmaßnahmen getroffen werden, um eine Wiederholung zu verhindern. Dieser Prozess gilt für alle Mitarbeiter, Ausführenden und dritte Vertreter, die mit der Organisation interagieren.
Abschnitt 6: Verrats- und Beschwerdemanahmen
Abschnitt 7: Prüfung und Vollzug
In dieser Abteilung skizzieren wir die Verfahren für Durchführung von Audits und Sicherstellung der Einhaltung von relevanten Vorschriften und Normen. Der Audit-Prozess umfasst eine gründliche Untersuchung unserer Betriebsabläufe, Systeme und Unterlagen, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Richtlinien und Verfahren entsprechen. Unser Team führt regelmäßige interne Audits durch, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren und notwendige Korrekturmaßnahmen durchzuführen. Außenprüfer können auch beauftragt werden, um eine unabhängige Beurteilung unserer Einhaltung von regulatorischen Anforderungen abzugeben. Darüber hinaus pflegen wir aktuelle Dokumentation aller Audit-Ergebnisse, Korrekturmaßnahmen und damit verbundenen Ausbildungsprogrammen. Diese Abteilung gibt Auskunft über Umfang, Häufigkeit und Verfahren zur Durchführung von Audits und Sicherstellung der laufenden Einhaltung anwendbarer Gesetze und Vorschriften.
Abschnitt 7: Prüfung und Vollzug
Abschnitt 8: Außenprüfungen und Beratung
Diese Passage beschreibt die Verfahren für externe Audits und Beratungen, um die Wirksamkeit von internen Kontrollsystemen sicherzustellen. Sie enthält eine detaillierte Beschreibung der Schritte im Prozess zur Beteiligung unabhängiger Prüfer, Festlegung des Auditbereichs und -ziels sowie der Überprüfung von Prüfberichten. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung umfasst die Vorbereitung für Audits, die Durchführung von Feldarbeit und die Meldung von Ergebnissen. Außerdem werden externe Berater in dieser Passage erwähnt, wobei spezifische Verfahren zur Beteiligung, zum Aufgabenbereich und zu den Meldeanforderungen dargelegt sind. Diese Passage ist für die Gewährleistung der Transparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb des Unternehmens von entscheidender Bedeutung, indem sie es Stakeholdern ermöglicht, Vertrauen in die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Finanzberichten und anderen Berichten zu haben.
Abschnitt 8: Außenprüfungen und Beratung
Abschnitt 9: Mitarbeiteraufklärung und Ausbildung
Diese Abteilung skizziert das umfassende Einleitungs- und Trainingsprogramm für neugekräftete Mitarbeiter. Der Prozess ist so gestaltet, dass eine reibungslose Übergabe in ihre Rollen erfolgt und ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zur erfolgreichen Ausführung ihrer Aufgaben bereitgestellt werden. Der Schritt-für-Schritt-Leitfaden umfasst Aufgaben wie das Anschlagen einer Orientierungssitzung, das Beenden der erforderlichen Papiere und das Empfangen eines Überblicks-Vortrags zur Firma. Die Mitarbeiter werden auch den Leitungspersonal des entsprechenden Fachbereiches vorgestellt, mit den Firmenregeln und Verfahren vertraut gemacht sowie Zugang zu den wichtigen Systemen und Werkzeugen gegeben. Ein umfassendes Trainingsprogramm wird angeboten, um neugekräfteten Mitarbeitern die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln, um ihre Pflichten ordnungsgemäß auszuführen. Regelmäßige Besprechungen und Fortschrittsbewertungen werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Einleitungs-Erlebnis reibungslos abläuft.
Abschnitt 9: Mitarbeiteraufklärung und Ausbildung
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