Unternehmensführungspolitik-Kompliance-Tools Checklist

Der Risikomanagementprozessschritt umfasst die Identifizierung, Bewertung und Minderung potenzieller Risiken, die das Projekt oder die Organisation beeinflussen könnten. Hierfür werden bestehende Daten und Informationen analysiert, um potentielle Schwachstellen zu identifizieren, dann wird ihre Wahrscheinlichkeit von Eintreten und ihr potenzieller Einfluss auf das Projekt bewertet. Die identifizierten Risiken werden dokumentiert und priorisiert basierend auf ihrer Schwere und ihren möglichen Folgen. Ein Risikomanagementplan wird entwickelt, um Strategien zur Minderung der Risiken und Kontingenzpläne zu skizzieren, um diese Risiken anzugehen, mit dem Ziel, dass sie das Projektziel oder die Gesamterfolg nicht gefährden. Dieser Prozess hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, Unsicherheit zu verringern und Vertrauen in die Erreichung gewünschter Ergebnisse aufzubauen. Der Risikomanagement-Schritt umfasst die laufende Überwachung und Bewertung der identifizierten Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus.

Dieser Prozessschritt beinhaltet die Entwicklung und regelmäßige Überprüfung von Richtlinien, die die Geschäftsbetrieb der Organisation steuern. Er beginnt mit der Identifizierung von Lücken oder Inkonsistenzen in bestehenden Richtlinien, die dann analysiert werden, um ihren Einfluss auf wichtige Stakeholder zu bestimmen. Auf Grundlage dieser Analyse werden Richtlinienvorschläge entwickelt und von relevanten Stakeholdern überprüft. Die vorgeschlagenen Richtlinien werden auch gegen organisatorische Ziele, Branchenbestpraktiken und regulatorische Anforderungen abgewogen. Abgeschlossene Richtlinien werden dokumentiert und innerhalb der Organisation verbreitet, sodass alle Mitarbeiter ihre Verantwortung und Erwartungen verstehen. Dieser Prozessschritt ist ein iterativer Kreislauf, bei dem Richtlinien regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sich an verändernde Geschäftsanforderungen und Umweltpolitik anzupassen.

Das Compliance-Trainingsverfahren ist ein Schritt zur Gewährleistung, dass alle Mitarbeiter ordnungsgemäß über relevante Gesetze, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien informiert sind, um nicht konformes Verhalten zu vermeiden. Dabei geht es darum, die Ausbildungsbedürfnisse der Mitarbeiter zu identifizieren und ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Einklang mit den geltenden Anforderungen zu vermitteln. Das Training kann auf verschiedene Weise erfolgen, wie z.B. über Online-Module, Unterricht in Klassengruppen oder interaktive Workshops. Es ist unerlässlich, dass alle Mitarbeiter dieses Training jährlich absolvieren, um eine fortlaufende Verständnis und Einhaltung der festgelegten Standards sicherzustellen. Nach Abschluss des Trainings wird in der Regel ein Zertifikat oder eine Aufzeichnung über die Beendigung erstellt und für Rechnungsprüfungszwecke gespeichert.

Dieser Prozessschritt umfasst die Dokumentation, Untersuchung und Behebung von Vorfällen, die innerhalb der Organisation auftreten. Das Vorgangsberichts- und Untersuchungsverfahren ermöglicht es den Mitarbeitern, Vorfälle in gehöriger Zeit über verschiedene Berichtskanäle wie E-Mail, Telefon oder Onlineformulare zu melden. Sobald ein Vorfall gemeldet wird, überprüfen die vom Vorgesetzten bestimmte Personen und katalogisieren das Ereignis nach seiner Schwere und möglichen Auswirkungen. Anschließend wird eine umfassende Untersuchung durchgeführt, um die Wurzelursache des Vorfalls zu ermitteln und notwendige Korrekturmaßnahmen festzustellen. Vorgangsberichte werden in einer zentralen Datenbank dokumentiert, um nachverfolgt und ausgewertet werden zu können. Die Ergebnisse jeder Untersuchung werden zur Verbesserung von Prozessen, zur Bereitstellung von Schulungen oder disziplinarischen Maßnahmen, wenn notwendig, sowie zur Aktualisierung relevanter Richtlinien oder Verfahren genutzt. Dieser Schritt ist für die Aufrechterhaltung eines sicheren Arbeitsumfeldes und die Gewährleistung der Einhaltung von regulatorischen Anforderungen unerlässlich.

Der Prozess des Verhaltenskodex' umfasst das Überprüfen und Einhalten der etablierten Richtlinien, die das Verhalten und die Aktionen aller Beteiligten innerhalb einer Organisation regieren. Dazu gehören Mitarbeiter, Management, Kunden, Partner, Lieferanten und alle anderen Parteien, die mit der Gesellschaft in Kontakt treten oder sie vertreten. Ziel ist es, eine professionelle und respektvolle Umgebung zu schaffen, in der jeder effektiv zusammenarbeiten kann. Dieser Prozess umfasst typischerweise Schulungen, Bewusstseinserzeugung und laufende Überwachung, um Ungehörigkeiten zu verhindern und eine Kultur der Integrität zu fördern. Dadurch wird das Vertrauen unter Kollegen, Kunden und Beteiligten gefördert, was letztendlich zum Erfolg und zur Reputation der Organisation beiträgt.

Dieser Prozessschritt umfasst die rechtliche Bestätigung und das Bestätigungsverfahren zur Einhaltung von Vorschriften oder Branchenstandards. Die Zertifizierung und Attestation werden üblicherweise durch eine dritte Partei, wie zum Beispiel ein Zertifizierungsorgan oder eine Prüfungsgesellschaft, durchgeführt. Ziel dieses Schrittes ist es sicherzustellen, dass die Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen der Organisation bestimmten Kriterien entsprechen, die in Gesetzen, Vorschriften oder branchenweit anerkannten Richtlinien festgelegt sind. Diese Bestätigungsprozess kann die Überprüfung von Dokumentationen, durchführen von Prüfungen vor Ort und/oder das Testen von Produkten umfassen, um die Übereinstimmung zu bestätigen. Bei erfolgreicher Absolvierung wird ein Zertifikat oder eine Bestätigungsurkunde ausgestellt, der Beweis für die Einhaltung der Vorschriften und der Verbesserung des Kundenvertrauens in die Angebote der Organisation ist. Die Zertifizierung und Attestation werden oft für Organisationen erforderlich, die in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzen und Luftfahrt tätig sind.