Rahmen für Governance-Politiken, Erfolgskonzepte Checklist

In diesem Schritt spielt die Führungsetage eine kritische Rolle bei der Weiterführung des Change-Management-Prozesses. Die Phase des Leadership Commitments beinhaltet das Sichern eines klaren Verständnisses für die Vision, Ziele und Erwartungen unter den Senior-Managern, die für die Umsetzung der Änderungen verantwortlich sind. Dazu müssen sie ihre Zuwendung zur Transformation durch eine formelle Erklärung oder Ankündigung artikulieren, um zu zeigen, dass sie bereit sind, das Verfahren zu unterstützen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Dadurch setzen sie den Ton für den Rest der Organisation, sodass alle wissen, wie wichtig diese Änderung ist und welche Rolle sie darin spielen sollen. Eine effektive Beteiligung der Führung hilft, Vertrauen unter den Mitarbeitern aufzubauen, fördert offene Kommunikation und ermutigt die aktive Teilnahme an dem Transformation-Journey.

In dieser kritischen Phase identifiziert das Projektteam potenzielle Risiken, die das Projektziel beeinflussen könnten. Dieser umfassende Risikomanagementprozess beinhaltet die Analyse historischer Daten, das Durchführen von Stakeholder-Interviews und die Moderation von Workshops, um Einblicke aus verschiedenen Perspektiven zu sammeln. Das Team ordnet identifizierte Risiken in Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungs-Matrizen ein, um Prioritäten bei der Minderung von Maßnahmen zu setzen. Als Teil der Bewertung bewerten Stakeholder für jedes Risiko die Wahrscheinlichkeit und den Konsequenz-Betrag. Auf dieser Grundlage wird ein Risikoregister erstellt, das Risikobeschreibungen, -wahrscheinlichkeiten, -auswirkungen, vorgeschlagene Milderungsmassnahmen, Eigentümer und Zeiträume für die Umsetzung enthält. Regelmäßige Besprechungen sichern eine laufende Überwachung und Anpassung von Risikosstrategien, um sicherzustellen, dass diese mit dem Projektziel im Einklang stehen, und eine proaktive Behandlung potenzieller Bedrohungen für das Gesamterfolg des Projekts.

Die Einhaltung von Vorschriften ist der Prozessschritt, bei dem sichergestellt wird, dass alle Aktivitäten und Entscheidungen im Einklang mit den relevanten Gesetzen, Vorschriften, Branchenstandards und Organisationsrichtlinien getroffen werden. Dazu gehört die Überprüfung und Analyse der bestehenden Einhaltungserfordernisse, die Identifizierung von Risikobereichen und die Umsetzung von Maßnahmen zur Milderung dieser Risiken. Die Einhaltung umfasst auch das Überwachen und Durchsetzen des Einhalteens anerkannter Regeln und Richtlinien innerhalb der Organisation. Ein dafür bestimmter Compliance-Offizier oder Team kann für die Überwachung dieses Prozesses, für die Bereitstellung von Anweisungen zu regulatorischen Angelegenheiten und für die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter über ihre Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit einer einhaltenden Umgebung informiert sind, zuständig sein.

In diesem Prozessschritt mit der Bezeichnung Transparenz sorgt das System dafür, dass alle Stakeholder Zugang zu klaren und genauen Informationen über den Projektfortschritt, die Termine und Meilensteine haben. Dazu gehören regelmäßige Updates über verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Berichte oder Dashboards. Der Transparenzschritt beinhaltet die Umsetzung eines Überwachungssystems zur Beobachtung und Aufzeichnung aller während des Projektlebenszyklus getätigten Aktionen, wodurch einfache Identifizierung von Problemen und schnelle Lösungen ermöglicht werden. Darüber hinaus werden Stakeholder ermächtigt, Fragen zu stellen und Klarheit über jeden Aspekt des Projekts zu verlangen, was eine Umgebung der Vertrautheit und offenen Kommunikation fördert. Dieser Prozess sorgt dafür, dass alle am Projekt Beteiligten einen einheitlichen Eindruck von dessen Status und Fortschritt haben.

Bei diesem Prozessschritt wird Rechenschaftspflicht durch eine umfassende Bewertung individueller und teambezogener Verantwortlichkeiten angegangen. Dazu gehört die Identifizierung spezifischer Rollen und Erwartungen für jeden Stakeholder, das klare Festlegen von Schlüsselindikatoren (KPIs) sowie die Etablierung messbarer Ziele zur Erreichung. Zudem wird eine sorgfältige Überprüfung bestehender Richtlinien und Verfahren durchgeführt, um sicherzustellen, dass sie sich mit den organisatorischen Zielen decken. Regelmäßiges Abfeiern und Berichtswesen über Fortschritte gegen diese Ziele erfolgt, um offene Kommunikation und konstruktiven Feedback unter Teammitgliedern und Management zu fördern. Dieser Prozess fördert eine Kultur der Transparenz, Vertrauen und gemeinsamen Rechenschaftspflicht, indem er einen Rahmen schafft, in dem sich Individuelle ihres Handelns und ihrer Beiträge bewusst sind, was letztlich zu verbesserten Ergebnissen und einer gesteigerten Gesamtleistung führt.

Dieser Prozessschritt konzentriert sich darauf, Stakeholder zu identifizieren, zu analysieren und zu beteiligen, die das Projekt beeinflussen oder davon betroffen sind. Dazu gehört das Verständnis ihrer Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen, um sicherzustellen, dass ihre Perspektiven in Entscheidungsprozessen berücksichtigt werden. Ziel ist es, effektive Kommunikationskanäle mit wichtigen Stakeholdern zu etablieren, ihre Erwartungen zu managen und Vertrauen während des gesamten Projektzyklus aufzubauen. Dieser Schritt ermöglicht dem Team, potenzielle Bedenken proaktiv anzugehen, Zusammenarbeit zu fördern und letztlich die Gesamtprojekterfolg zu steigern. Durch die aktive Beteiligung von Stakeholdern kann das Team sicherstellen, dass alle mit den Projektzielen, -objektiven und –ergebnissen im Einklang sind, was zu besseren Entscheidungen und einer höheren Wahrscheinlichkeit führt, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Der Policy Review-Prozess-Schritt umfasst die Durchführung einer tiefgreifenden Analyse bestehender Politiken, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant, wirksam und mit den Organisationszielen im Einklang stehen. Bei dieser Phase ist eine sorgfältige Berücksichtigung der Auswirkungen von Politikänderungen auf verschiedene Stakeholder erforderlich, einschließlich Mitarbeiter, Kunden und Partnern. Das Ziel des Reviews besteht darin, Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren, veraltete oder überholte Politiken sowie potenzielle Konflikte mit neuen Initiativen oder regulatorischen Änderungen ausfindig zu machen. Eine umfassende Untersuchung von Policy-Metriken wie Einhaltungsquoten und Mitarbeiterverständnis wird während dieser Phase auch durchgeführt. Die Ergebnisse des Reviews werden zur Festlegung von Updates oder Revisionen bestehender Politiken verwendet, um sicherzustellen, dass diese weiterhin aktuell sind und die Organisationsziele und -ziele in einem sich ständig änderndem Umfeld unterstützen.