Richtlinien für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften - Prüfliste für Standards Checklist

Das Compliance-Programmschritt umfasst die Einrichtung eines wirksamen Systems, das den Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Organisationspolitiken dient. Dazu gehört die Konzeption, Umsetzung und Durchführung von Richtlinien, die eine Kultur des Compliance innerhalb der Organisation fördern. Schlüsselaktivitäten sind die Erstellung eines Verhaltenskodexes, die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten für Compliance-Mitarbeiter, die Einführung von Berichtsmechanismen, die Durchführung von Schulungs- und Informationsprogrammen, regelmäßige Audits und Bewertungen, sowie eine ständige Überwachung und Evaluation der Wirksamkeit des Compliance-Programms. Darüber hinaus ist es wichtig, Aufzeichnungen über compliance-relevante Aktivitäten anzulegen und ihnen Autorisierten Personal zur Verfügung zu stellen. Dies gewährleistet, dass die Organisation in einem complianten Zustand operiert und Risiken durch Nicht-Einhaltung von Vorschriften minimiert werden.

Bei dieser kritischen Entwicklungsphase des Projekts, die als Risikomanagement bezeichnet wird, werden potenzielle Gefahren sorgfältig berücksichtigt, die während der Ausführung auftreten könnten. Ein systematischer Ansatz wird angewendet, um Risiken zu identifizieren, abzuschätzen und durch proaktive Maßnahmen und Contingency-Planungen zu mindern oder zu eliminieren. Dieser Prozess beinhaltet die Erstellung eines umfassenden Inventars möglicher Risiken aus verschiedenen Quellen einschließlich historischer Daten, Stakeholder-Einwirkungen und Branchenvergleichen. Die identifizierten Risiken werden dann je nach ihren Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit kategorisiert, wodurch das Projektteam Prioritäten und Ressourcen entsprechend priorisieren kann. Für jeden kritischen Risikofaktor wird eine Risikominderungsstrategie erarbeitet, die spezifische Schritte für den Fall eines ungünstigen Ereignisses umfasst, sodass sichergestellt ist, dass das Projekt als Ganzes erfolgreich und intakt bleibt. Diese sorgfältige Bewertung garantiert eine robuste Abwehr gegen potenzielle Bedrohungen.

Der interne Auditprozess umfasst die Durchführung einer unabhängigen Überprüfung der finanziellen Aussagen der Organisation, der Führungspraktiken und Betriebsabläufe, um sicherzustellen, dass sie mit den etablierten Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen. Dieser Schritt ist dazu gedacht, ein objektivierendes Urteil über die internen Kontrollen der Firma, die Risikomanagementprozesse und das umfassende Governance- Framework zu liefern. Internationale Auditorinnen und Auditor untersuchen verschiedene Aspekte wie Rechnungslegung und finanzielle Berichterstattung, Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, IT-Systeme und Datenschutz, operative Effizienz und Führungsbeauftragungen. Die Ergebnisse dieses Prozesses werden verwendet, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren, Empfehlungen für korrigierende Maßnahmen auszuarbeiten und die internen Kontrollen der Organisation zu stärken, um Risiken zu minimieren und eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern.

Bei diesem Prozessschritt werden gründliche Untersuchungen durchgeführt, wenn gegen Mitarbeiter vorgeschlagene Verstöße oder Missstände gegen die Unternehmensrichtlinien vorliegen. Ziel ist es festzustellen, ob das Verhalten eines Mitarbeiters den in der Unternehmens-Code-of-Conduct und im Personalhandbuch definierten Standards entspricht. Dazu können Dokumente überprüft werden, Zeugen befragt oder Aussagen von Beteiligten eingeholt werden. Sollte sich bei der Untersuchung ein Fehlverhalten bestätigen, wird entsprechend Maßnahmen gegen den Betroffenen ergriffen, die von mündlichen oder schriftlichen Verwarnungen bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses reichen können. Der Prozess umfasst auch die Einleitung von Korrekturmaßnahmen, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern und den Betroffenen Unterstützung und Ressourcen bereitzustellen. Bei diesem Schritt geht es darum, ein positives Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten und die Werte der Organisation durchzusetzen.

Dieser Schritt umfasst eine sorgfältige Prüfung der Handlungen von Drittanbietern, um deren Glaubwürdigkeit, finanzielle Stabilität und Einhaltung regulatorischer Anforderungen zu beurteilen. Eine gründliche Untersuchung ihrer Geschäftspraktiken, ihres Rufs und ihrer Geschichte wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass sie die notwendigen Standards für Zusammenarbeit oder Partnerschaft erfüllen. Diese Sorgfalt ist üblicherweise durch eine Recherche über Schlüsselpersonen, eine Bewertung der Vergangenheitsleistung, einen Sicherheitscheck und die Überprüfung von Zertifizierungen oder Lizenzen gekennzeichnet, die für ihre Branche oder das angebotene Service erforderlich sind. Die Ergebnisse dieser Untersuchung werden dann verwendet, um informierte Entscheidungen über Geschäftsbeziehungen mit diesen Anbietern zu treffen und potenzielle Risiken zu identifizieren und wo möglich abzumildern. Ziel ist es, die Interessen aller Beteiligten durch Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit in der Interaktion zu schützen.

Der siebte Schritt in diesem Prozess beinhaltet die Dokumentation der Aufbewahrungszeit für spezifische Unterlagen. Dazu gehört das Identifizieren des minimalen Zeitraums, der zur Aufbewahrung jeder Art von Dokument benötigt wird, sowie die Einhaltung aller relevanten Gesetze oder Vorschriften, die Richtlinien für die Aufbewahrung von Unterlagen diktiert haben. Die beauftragte Person ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diese Regeln eingehalten werden, indem Dokumente gespeichert und aktuell gehalten werden, entsprechend festgelegter Zeitskalen.

Die Berichtspflichten umfassen die Vorbereitung und Einreichung von Berichten an relevante Interessengruppen entsprechend der festgelegten Häufigkeit und Fristen. Dazu gehört die Dokumentation des Fortschritts bei den Projektzielen, die Hervorhebung von Errungenschaften sowie die Benennung von Herausforderungen oder Abweichungen von geplanten Ergebnissen. Berichte können in Form schriftlicher Unterlagen, Präsentationen oder Online-Einreichungen erfolgen, je nach dem festgelegten Format und der Zielgruppe. Es ist wichtig, während des Berichtsprozesses genaue und detaillierte Aufzeichnungen zu führen, um eine transparente Kommunikation und Rechenschaftspflicht sicherzustellen.

Dieser Prozessschritt beinhaltet die Identifizierung, Dokumentation und Umsetzung von Korrektivmaßnahmen als Reaktion auf Abweichungen oder Nichtkonformitäten, die während der Qualitätssicherungstätigkeiten festgestellt werden. Ziel ist es, eine Wiederholung ähnlicher Ereignisse zu verhindern und die Gesamtqualität des Produkts zu verbessern. Wenn ein Abweichungsfall auftritt, werden die relevanten Daten erfasst, einschließlich Ergebnissen der Ursachenanalyse, den Auswirkungen auf die Produktion sowie aller notwendigen Korrektivmaßnahmen. Auf Grundlage dieser Informationen werden dann zielgerichtete Korrektivmaßnahmen entwickelt und umgesetzt, um die Situation zu verbessern, was unter Umständen die Änderung von Verfahren, das erneute Ausbilden des Personals oder die Aktualisierung von Geräten beinhalten kann. Die Umsetzung von Korrektivmaßnahmen wird in der Regel in einer Qualitätsberichterstattung oder anderen genehmigten Format dokumentiert für zukünftige Bezugnahme und Einhaltungszwecke.

Die Zertifizierungsprozess umfasst die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften. Dies wird durch das Überprüfen von Unterlagen, Durchführung von Inspektionen oder Audits erfolgen, soweit nötig, um sicher zu stellen, dass das Produkt den festgelegten Standards entspricht. Der Zertifizierungsstelle werden die eingereichten Beweise ausgewertet und bestimmt, ob das Produkt zertifiziert ist. Wenn zertifiziert wird, wird ein Zertifikat der Übereinstimmung ausgestellt, was bedeutet, dass das Produkt den erforderlichen Spezifikationen entspricht.