Datenretentionsgesetz-Übereinstimmung Checklist

Bei diesem Prozessschritt werden alle relevanten Datenquellen identifiziert und dokumentiert. Dazu gehören internationale und nationale Behörden wie die Zoll- und Finanzbehörde, aber auch Wirtschaftsdatenbanken und Statistikämter. Des Weiteren werden private Quellen berücksichtigt, wie z.B. Banken, Versicherungen und andere Unternehmen. Es ist wichtig, dass alle Datenquellen genau recherchiert und geprüft werden, um sicherzustellen, dass die im Rahmen des Prozesses verwendeten Daten aktuell und zuverlässig sind. Sämtliche Quellen werden dokumentiert und in einer Datenbank abgelegt, damit diese später leicht zugänglich sind und der Prozess effizient durchgeführt werden kann.

Der Prozessschritt "Datenlagerorte" beinhaltet die Identifizierung und Dokumentation aller Standorte, an denen personenbezogene Daten oder andere sensibler Informationen gespeichert werden. Dies umfasst alle digitalen und physischen Speichermedien, einschließlich Server-Räume, Cloud-Infrastrukturen, Datenträger und anderen geeigneten Speichersystemen. Im Rahmen dieses Schritts müssen die Datenlagerorte ermittelt, ihre Sicherheits-, Zugriffs- und Backup-Anforderungen dokumentiert sowie eine Inventarisierung der gespeicherten Informationen durchgeführt werden. Ziel des Prozesses ist es, die relevanten Informationen über die Aufbewahrung von Daten zu identifizieren und systematisch zu dokumentieren, damit diese spätere Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit erfüllen können.

Der Prozessschritt "Haltbarkeitszeiträume" beinhaltet die Definition und Festlegung der Zeitintervalle, innerhalb derer ein Produkt oder eine Lieferkette sicher und haltbar ist. Dazu gehört die Identifizierung der kritischen Punkte, an denen das Produkt oder die Lieferkette besonders anfällig für Schäden ist. Darüber hinaus werden die relevanten Faktoren wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Bewegung berücksichtigt, um eine genaue Bestimmung der Haltbarkeitszeiträume zu ermöglichen. Der Prozessschritt kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden, je nachdem, ob es sich um ein Produkt oder eine Lieferkette handelt. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für die Planung und Durchführung der Lieferketten und -logistik sowie zur Entscheidungsfindung bei Fragen der Produktsicherheit und Haltbarkeit.

Die Prozessschritte im Bereich "Datenzugriff und Sicherheit" umfassen die Implementierung von Zugriffsrechten für Benutzer mit unterschiedlichen Rollen. Dabei werden die erforderlichen Berechtigungen basierend auf den Aufgaben und Funktionen der Mitarbeiter definiert, um sicherzustellen, dass jeder nur Zugriff auf die Daten hat, für die er autorisiert ist. Darüber hinaus wird ein Sicherheitsmodell entwickelt, das sowohl technische als auch organisatorische Aspekte des Datenschutzes abdeckt. Dieser Prozess schließt die Überprüfung von Benutzerkonten, die Festlegung von Passwort- und Authentifizierungsprozessen sowie die Implementierung von Sicherheitsprotokollen zur Verhinderung von unbefugtem Zugriff ein. Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass sensible Daten geschützt sind und nur autorisierten Personen zugänglich sind.

Die Datenschutzrichtlinie beschreibt die Maßnahmen und Verfahren, die zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten unternommen werden. Diese Richtlinie ist für alle Mitarbeiter und Geschäftspartner von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass ihre personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geschützt werden. Die Schritte zur Einhaltung dieser Richtlinie umfassen die Kategorisierung und Eingrenzung sensibler Daten, die Festlegung von Zugriffsrechten und die Überprüfung von Anträgen auf personenbezogene Daten. Darüber hinaus wird ein Verfahren für die Bearbeitung von Beschwerden und Anfragen nach Art 15-22 DSGVO definiert. Dieser Prozess dient der Gewährleistung, dass alle Aspekte des Datenschutzes auf dem neuesten Stand bleiben und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.

In diesem Schritt werden die Daten für die Datensicherung gesammelt. Dabei handelt es sich um die Zusammenstellung aller relevanten Informationen aus verschiedenen Quellen. Dazu gehört beispielsweise die Aktualisierung von Kontaktadressen, die Überprüfung der Sicherheitsprotokolle und die Erfassung neuer Dokumente. Die dabei erhobenen Daten werden dann in einem zentralen System gespeichert, um eine gemeinsame Sicht auf alle relevanten Informationen zu ermöglichen. Es ist wichtig, dass dieser Prozess regelmäßig durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass die Daten immer aktuell und korrekt sind. Die Datensammlung dient als Grundlage für weitere Schritte im Datenschutzprozess.

Der Datenschutzrechtsbeauftragte überprüft die Einhaltung der Verpflichtungen zum Schutz personenbezogener Daten und beantwortet Anfragen zu Datenschutzrechten. Bei Einwänden oder Beschwerden des Betroffenen wird dieser zunächst von einem qualifizierten Datenschutzbeauftragten oder einem Datenschutzbeauftragten unterhalten, der den Schutzbefohlenen informiert und ihn auf seine Rechte hinweist. Das Gespräch kann auch per Telefon oder E-Mail stattfinden. Der Datenschutzrechtsbeauftragte erstellt ein schriftliches Protokoll über das Gespräch, in dem die erhobenen Informationen dokumentiert werden, wobei jedoch keine personenbezogenen Daten erfasst werden dürfen.

Bei der Datenanonymisierung werden personenbezogene Informationen so bearbeitet, dass sie für Dritte nicht mehr identifizierbar sind. Dies geschieht durch die Entfernung von Schlüsselinformationen wie Namen, Adressen oder Geburtsdaten, oder durch die Veränderung dieser Daten in einer Weise, dass sie nicht mehr einem bestimmten Einzelnen zugeordnet werden können. In vielen Fällen wird auch eine Umnummerierung von Identifikatoren durchgeführt, um sicherzustellen, dass die restlichen Daten ebenfalls anonymisiert werden. Ziel der Anonymisierung ist es, den Schutz personenbezogener Daten und damit die Einhaltung Datenschutzregelungen zu gewährleisten, ohne dass dies notwendigerweise das zugrunde liegende Verwendungszweck der Daten beeinträchtigt. Durch diese Bearbeitung können Daten weiterhin genutzt werden, aber nicht mehr als persönliche Informationen erkennbar sind.

In diesem Prozessschritt wird das Datenabfall durchgeführt. Dabei werden die Daten aus dem vorherigen Schritt analysiert und geprüft, ob sie korrekt sind und alle erforderlichen Informationen enthalten. Sollten sich Fehler oder Ungereimtheiten im Datenabfall finden, so müssen diese sofort korrigiert werden, um eine Verbreitung der Fehlerinformationen zu vermeiden. Anschließend wird das korrigierte Ergebnis in den folgenden Schritt weitergegeben, wo es als Eingabe genutzt wird. Der Prozessschritt Datenabfall ist daher ein wichtiger Bestandteil dieses Prozesses und gewährleistet die Qualität der aus dem Prozess resultierenden Informationen.