Umfangsdefinition überprüft Checklist

Der Umfangsbeschluss ist ein grundlegendes Prozessschritt, der die Grenzen und den Umfang eines Projekts definiert. Er identifiziert das darin enthaltene Arbeitspaket und was nicht darin enthalten ist, wodurch eine klare Vorstellung über die Projektziele, die Ergebnisse und die Erwartungen der Stakeholder entsteht. Der Beschluss dient als Referenzpunkt für alle Stakeholder, um sicherzustellen, dass alle nach denselben Zielen arbeiten. Er hilft auch dabei, potenzielle Risiken und Einschränkungen zu identifizieren, die den Erfolg des Projekts beeinflussen könnten. Ein sorgfältig gestalteter Umfangsbeschluss verhindert Kostenschwankungen und sichert damit, dass das Projekt auf seine Kernziele fokussiert bleibt.

Dieser Prozessschritt umfasst die Identifizierung und Dokumentation der wichtigsten Annahmen und Abhängigkeiten, auf denen das vorgeschlagene Lösungsansatz basiert. Dazu ist eine systematische Herangehensweise erforderlich, um die zugrunde liegenden Faktoren zu verstehen, die den Projekt-Ablauf beeinflussen können, einschließlich externer Einflüsse oder Einschränkungen. Ziel ist es sicherzustellen, dass alle relevanten Stakeholder über diese Annahmen und Abhängigkeiten informiert sind, was zur Entscheidungsfindung und Risikomanagement-Tätigkeit während des gesamten Projekt-Lebenszyklus beiträgt. Dieser Schritt hilft, potenzielle Hürden zu klären, Bereiche, in denen weitere Forschungen erforderlich sein könnten, oder spezifische Anforderungen, die erfüllt werden müssen, damit die Lösung erfolgreich ist.

In diesem Prozessschritt identifizieren und dokumentieren Sie alle Projekttreppen, die das Ergebnis beeinflussen können. Dazu gehören Zeit, Budget, Ressourcen und andere Einschränkungen durch Stakeholder oder externe Faktoren. Einschränkungen können entweder hart (absolut) oder weich (flexibel) sein. Harte Einschränkungen sind nicht verhandelbar, während weiche Einschränkungen einige Flexibilität aufweisen. Beispiele für Projektbeschränkungen sind ein fester Termin, ein begrenztes Budget, eingeschränkter Zugang zu bestimmten Ressourcen oder spezifische Anforderungen von Stakeholdern. Durch die Dokumentation dieser Einschränkungen kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten verstehen, was erwartet wird und welche Einschränkungen anwendbar sind. Dieser Schritt ist essentiell für die Entwicklung eines realistischen Projektplans und der Erwartungsmanagement.

Bewerten und abschließen Sie die Projektanforderungen im Einklang mit den festgelegten Qualitätsstandards. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Dokumentationen vollständig, genau und den Erwartungen der Stakeholder entsprechen. Dazu gehören Berichte, Präsentationen, technische Spezifikationen sowie alle anderen von den Stakeholdern vereinbarten Outputs. Überprüfen Sie, ob die Anforderungen mit den Projektzielen übereinstimmen und alle festgelegten Anforderungen erfüllen. Überprüfen Sie die Kohärenz und Einhaltung von branchenspezifischen Best-Practice-Anweisungen sowie Einhaltung organisationaler Richtlinien und Verfahren. Führen Sie eine gründliche Qualitätskontrolle durch, um sicherzustellen, dass der Projektausgang intakt ist. Sobald mit den Anforderungen zufrieden sind, müssen diese formal in dem Projektmanagement-System oder der Datenbank dokumentiert werden, um Zugriff für Stakeholder, Teammitglieder und andere relevante Personen zu gewährleisten.

Dieser Prozessschritt beinhaltet die Identifizierung und Beteiligung von Stakeholdern, die durch das Projekt oder haben ein Interesse an dessen Ergebnis betroffen werden. Unter Stakeholdern können Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Partner, Investoren, Gemeinschaftsgruppen, Behörden, Medien und andere Individuen oder Organisationen mit einem gewissen Interesse fallen. Das Ziel ist es, ihre Bedürfnisse, Erwartungen und mögliche Einflussgebiete auf den Erfolg des Projekts zu verstehen. Dieser Schritt kann die Durchführung einer Stakeholder-Analyse, -Kartierung und –Engagement-aktivitäten beinhalten, um wichtige Stakeholder zu identifizieren, ihren Einfluss und ihre Interessen einzuschätzen und Strategien für eine effektive Kommunikation, Zusammenarbeit und Management von Stakeholder-Beziehungen während des gesamten Projekt-Lebenszyklus zu entwickeln.

Der Risikomanagementprozessschritt beinhaltet die Identifizierung, Bewertung und Priorisierung von potenziellen Risiken, die die Projektziele, den Zeitplan, das Budget oder die Qualität beeinträchtigen könnten. Dazu werden historische Daten, Branchentrends und Stakeholder-Feedback analysiert, um potenzielle Risiken zu identifizieren, deren Wahrscheinlichkeit und potenziellen Einfluss mit einem Risikomatrix bewertet werden. Auf der Grundlage dieser Bewertung wird ein Risikoverzeichnis erstellt, das die identifizierten Risiken, ihre Eigentümer und Abmilderungsstrategien dokumentiert. Der Prozess beinhaltet auch die Entwicklung eines Risikobeantwortplans, der Maßnahmen zum Fall von einem Risikoereignis darlegt, wie z.B. die Umsetzung von Ausfallplänen oder die Zuweisung von Risikeigentümern. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen werden während des gesamten Projektlebens durchgeführt, um fortlaufendes Risikomanagement sicherzustellen und sich an veränderte Umstände anzupassen.

Das Kommunikationsplan-Prozessschritt beinhaltet die Definition einer strukturierten Vorgehensweise zur Verkündigung von Schlüsselinformationen, Nachrichten und Projektaktualisierungen an relevante Stakeholder. Dazu gehört die Identifizierung des Zielpublikums, ihrer Kommunikationsbedürfnisse sowie der bevorzugten Kommunikationskanäle für den Informationsempfang. Das Plan umreißt, wie Stakeholder über das Projektumfang, Zeitplan, Meilensteine, Risiken und Probleme informiert werden sollen. Es wird auch spezifiziert, welche Formate, Frequenzen und Zeiten Kommunikation stattfinden soll, wobei sichergestellt werden muss, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden und im Bilde über den Fortschritt sind. Ein sorgfältig abgeleitetes Kommunikationsplan hilft dabei, Transparenz zu gewährleisten, Vertrauen aufzubauen und Stakeholder-Beteiligung während des gesamten Projektzyklus zu fördern. Während der Kommunikation ist es entscheidend, dass die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden und ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden müssen.

Der Anerkennungskriterien-Prozessschritt überprüft, ob das Produkt den definierten Anforderungen entspricht. Dabei wird das während der Entwicklung geschaffene Werkzeugen zur Überprüfung mit den festgelegten Spezifikationen abgeglichen. Die Anerkennungskriterien werden typischerweise dokumentiert und dienen als Checkliste zur Validierung des Endprodukts. Eine umfassende Bewertung wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Funktionen, Funktionalitäten und Qualitätsstandards erfüllt wurden. Bei allen Abweichungen oder Problemen, die während dieses Prozesses identifiziert werden, werden diese angegangen und gelöst, bevor fortgesetzt wird. Dieser Schritt sichert, dass das Produkt für eine Bereitstellung oder Lieferung an Stakeholder bereit ist, was deren Erwartungen und Anforderungen erfüllt. Das Ergebnis dieses Prozessschritts dient als wichtige Eingabe für nachfolgende Phasen wie der Bereitstellung oder Wartung.

Der Abzeichnen-Prozessschritt bestätigt, dass alle erforderlichen Aufgaben abgeschlossen wurden und den vorgegebenen Standards entsprechen. Es ist der letzte Check, um sicherzustellen, dass das Projekt oder die Aufgabe ihr beabsichtigetes Ergebnis erreicht hat. Das Abzeichnen beinhaltet die Überprüfung, dass alle erforderliche Dokumentation, Berichte und andere Leistungen vorliegen und genaue sind. Dazu gehört auch eine Überprüfung der Testergebnisse, Qualitätssicherungschecks und anderer relevanter Messgrößen, um sicherzustellen, dass die Arbeit den festgelegten Kriterien entspricht. Sobald abgezeichnet ist, ist das Projekt oder die Aufgabe offiziell abgeschlossen und kann als finalisiert betrachtet werden. Das Abzeichnen dient auch als Nachweis der Abschluss des Projekts, der zur zukünftigen Referenz oder bei Audits genutzt werden kann. Es handelt sich um einen entscheidenden Schritt zum Sicherstellen von Verantwortlichkeit und Transparenz während des gesamten Prozesses.