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Kundensupport-Ticket und Problem-Tracker Form

Die Kundenunterstützungsanträge, Probleme und Lösungen verfolgen Sie in einem zentralen System. Interagieren Sie mit den Kunden über verschiedene Kanäle, Prioritäten zuweisen und Aufgaben an Teammitglieder delegieren für eine effiziente Problembehandlung.

Kundendaten
Ausgabebeschreibung
Ausgabetyp
Härtegrad
Betroffenes Produkt
Aussagegeschichte
Erwartete Auflösungszeitraum
Zusätzliche Informationen
Ausgabedatum Beginn
Anhänge
Kundensignatur

Kundendaten Step

Sammeln Sie wesentliche Kundendaten durch sichere Onlineformulare oder direkte Gespräche. Dazu gehören Name, Kontaktdaten, Kaufhistorie und spezifische Anforderungen oder Vorlieben, die das Produkt auswählen können. Überprüfen Sie die Genauigkeit aller bereitgestellten Daten, um eine störungsfreie Serviceleistung und effektive Kommunikation während des gesamten Prozesses sicherzustellen.
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Kundendaten
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Ausgabebeschreibung Step

Das Prozessschritt des Themenbeschreibung beinhaltet das Erfassen und Dokumentieren spezifischer Details bezüglich eines Vorfalls oder einer Angelegenheit, einschließlich seiner Natur, Ursache, Auswirkungen und jedes relevanten Kontexts. Diese Informationen werden verwendet, um das Problem zu verstehen, mögliche Lösungsvorschläge zu priorisieren und weitere Untersuchungen und Auflösungsanstrengungen innerhalb der von der Organisation festgelegten Richtlinien und Verfahren zu leiten.
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Ausgabebeschreibung
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Ausgabetyp Step

Bestimmen Sie den Typ der gemeldeten Probleme, um seine Bearbeitung zu priorisieren. Der Problemtyp ist eine Kategorisierung, die das Aufgreifen des Problems leitet, indem sie bestimmt, ob es sich um Funktionen, Leistung, Dokumentation oder einen anderen Aspekt des Systems handelt. Bei dieser Schritt wird sicher gestellt, dass das Problem an die richtige Abteilung und Ressource zugewiesen wird, um eine effektive Fehlerbehebung und Lösung zu gewährleisten.
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Härtegrad Step

Weist einer numerischen Werte zu, um den potenziellen Einfluss oder die Folgen eines Problems auf die Organisation darzustellen. Diese Stufe gibt an, wie ernst das Problem ist und leitet die folgenden Aktionen. Eine höhere Schwere erfordert eine sofortige Aufmerksamkeit der Führungskräfte, während niedrigere Schweregrade mehr Flexibilität in Bezug auf Reaktions- und Lösungszeiten zulassen. Schweregrade werden typischerweise als Hoch, Mittel, Niedrig definiert.
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Betroffenes Produkt Step

Alle Produkte identifizieren und dokumentieren, die durch den Defekt oder die Fehlfunktion betroffen sind, einschließlich Seriennummern, Chargenummern und Produktnummern. Überprüfen Sie, ob alle betroffenen Artikel genau im Qualitätsmanagement-System aufgeführt werden, um eine gründliche Verfolgung sicherzustellen und nachfolgende Korrekturmaßnahmen durchführen zu können.
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Betroffenes Produkt
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Aussagegeschichte Step

Das Issue History-Prozessschritt liefert einen detaillierten Aufzeichnungs der allen Ereignisse, die mit einem Problem verbunden sind, von seiner Erstellung bis zu dessen Lösung. Es verfolgt wichtige Meilensteine wie Zuteilung, Aktualisierungen, Kommentare und Schließung. Diese Informationen sind für Audits, Wissens-Teilhabe und ständige Verbesserung von entscheidender Bedeutung. Die Geschichte enthält auch alle Änderungen, die an Status oder Priorität des Problems vorgenommen wurden.
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Aussagegeschichte
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Erwartete Auflösungszeitraum Step

Diese Schritt umfasst die Durchsicht und Analyse der Vorfallmeldung zum Bestimmen des voraussichtlichen Lösungstermins. Der Analyst wird die Komplexität der Angelegenheit, verfügbare Ressourcen sowie den Prioritätslevel beurteilen, um das benötigte Zeit für die Behebung des Problems zu schätzen und einen realistischen Termin für die Stakeholder zur Verwaltung von Erwartungen bereitzustellen.
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Erwartete Auflösungszeitraum
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Zusätzliche Informationen Step

Bieten Sie alle relevanten Details oder unterstützenden Materialien an, die nicht in der Hauptschrift enthalten sind. Dazu können Verweise, Diagramme oder Beispiele gehören, die wesentliche Punkte veranschaulichen oder zusätzlichen Kontext für den Prozessschritt liefern. Fügen Sie alle notwendigen Links oder URLs hinzu, um Zugriff auf diese Zusatzressourcen zu ermöglichen.
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Zusätzliche Informationen
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Ausgabedatum Beginn Step

Dieser Prozessschritt erfasst die Zeitpunkt, an dem das Problem beginnt, ein Einzelnen oder einer Gruppe zu betreffen. Der Beginn der Probleme markiert den Ausgangspunkt für weitere Analysen, Dokumentation und Lösungen. Es handelt sich um einen kritischen Zeitpunkt, der dabei hilft, die Entwicklung von Problemen zu verfolgen, zeitnahe Reaktionen zu ermöglichen und wirksame Strategien zur Vermeidung von Konsequenzen in einer angemessenen Weise durchzuführen.
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Anhänge Step

Betrachten Sie alle hochgeladenen Anlagen wie Dokumente, Bilder oder Videos. Überprüfen Sie, ob alle notwendigen Dateien beigefügt sind und ob sie den in der Aufgabe bzw. Projektanleitung festgehaltenen Anforderungen entsprechen. Prüfen Sie die Vollständigkeit, Genauigkeit und Relevanz jeder Anlage, um sicherzustellen, dass sie die Einreichung oder das Vorschlag effektiv unterstützen.
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Anhänge
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Kundensignatur Step

Das Kundenzeichensoll-Prozessschritt umfasst die Erlangung der elektronischen oder physischen Unterschrift des Kunden als Bestätigung der Annahme oder Übereinstimmung. Dies kann durch eine digitale Unterschriftpad oder indem man die Handschrift und das Datum eines Dokuments in Anwesenheit eines Vertreters handsigniert wird, erreicht werden. Die Unterschrift dient als rechtliche Beweis für den Einverständnis.
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FAQ

Wie kann ich dieses Formular in mein Unternehmen integrieren?

Sie haben zwei Möglichkeiten:
1. Laden Sie das Formular kostenlos als PDF herunter und geben Sie es zum Ausfüllen an Ihr Team weiter.
2. Verwenden Sie das Formular direkt innerhalb der Mobile2b-Plattform, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Wie viele gebrauchsfertige Formulare bieten Sie an?

Wir haben eine Sammlung von über 3.000 gebrauchsfertigen, vollständig anpassbaren Formularen, die mit einem einzigen Klick verfügbar sind.

Was kostet die Verwendung dieses Formulars auf Ihrer Plattform?

Die Preisgestaltung richtet sich danach, wie oft Sie das Formular pro Monat verwenden.
Detaillierte Informationen finden Sie auf unserer Seite Preise.

Was ist ein Kundenunterstützungsticket und eine Issues-Tracker-Form?

Ein Kundenunterstützungs-Ticket ist ein Formular, das von Kunden zur Meldung eines Problems oder einer Anfrage an ein Unternehmen verwendet wird. Es dient als Kommunikationsmittel zwischen dem Kunden und der Unterstützungsmannschaft des Unternehmens, um sicherzustellen, dass sein Problem so schnell wie möglich gelöst wird.

Das Ticket enthält typischerweise Informationen zum Kunden, zu seinem Problem oder seiner Anfrage sowie mögliche Lösungen oder Antworten von der Unterstützungsmannschaft. Durch den Einsatz eines Tickets kann eine Ordnung im Umgang mit Anliegen hergestellt werden und die Effizienz der Unterstützung verbessert werden.

Ein Issue Tracker ist ein Tool, das verwendet wird, um Kundenanliegen zu verwalten und zu tracken. Es ermöglicht es Unterstützungsmannschaften, mehrere Tickets in einer Liste anzubieten, die Anzahl der offenen Tickets anzuzeigen und eine Priorisierung der Fälle durchzuführen.

Durch den Einsatz eines Issue Trackers können Unternehmen ihre Kundenanliegen besser organisieren und priorisieren. Sie erhalten so einen Überblick über die verschiedenen Probleme und können Ressourcen effizienter zuweisen, um sicherzustellen, dass wichtige Fälle schnellstmöglich gelöst werden.

Wie kann die Umsetzung eines Kunden-Service-Tickets und eines Issues Trackers zum Vorteil meiner Organisation sein?

Ein Kundenunterstützungsticket- und Problematrackerform kann Ihrem Unternehmen folgende Vorteile bringen:

• Zeitersparnis: Durch die Möglichkeit, Tickets und Probleme effizient zu verfolgen und zu priorisieren. • Verbesserte Transparenz: Kunden erhalten eine klare Auskunft über den Status ihrer Anliegen. • Verbesserung der Kustomerfahrung: Schnelle Beantwortung von Fragen und Lösungen von Problemen führen zu höherer Kundenzufriedenheit. • Zeitliche Effizienz: Techniker können Prioritäten setzen, indem sie bekannte Probleme lösen, anstatt sich durch das Suchen nach Informationen ablenken zu lassen. • Verbesserte Produktivität: Techniker können ihre Zeit effizient aufwenden und weniger Aufwand für die Suche nach Lösungen haben.

Welche Schlüsselkomponenten des Kundensupport-Tickets und der Issue-Tracker-Form sind?

Die wichtigsten Komponenten der Kundensupport-Ticket- und Issues-Tracker-Form sind:

  1. Kundeninformationen:
    • Name
    • E-Mail-Adresse
    • Telefonnummer (optional)
  2. Ticketbeschreibung:
    • Beschreibung des Problems oder Anliegens
    • Art des Problems (z.B. Technik, Produkt, Dienstleistung)
  3. Störungsinformationen:
    • Zeitpunkt der Entdeckung der Störung
    • Datum der letzten Aktivität (optional)
  4. Betroffene Systeme oder Produkte:
    • Liste von betroffenen Systemen, Produkten oder Dienstleistungen
  5. Anlagen und Belege:
    • Dateien und Bilder, die zur Ticketbearbeitung relevant sind
  6. Status- und Prioritätsinformationen:
    • Status des Tickets (z.B. "Offen", "In Bearbeitung", "Geschlossen")
    • Priorität des Tickets (z.B. "Hoch", "Mitteleinstuf", "Niedrig")
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