Einrichtungs-Hygienevermess-Liste (Beispiel) Workflow

Erste Überprüfung

Bei dieser Arbeitsablaufschritt wird die Vollständigkeit und Genauigkeit der eingereichten Informationen vor dem weiteren Vorgang überprüft. Ziel ist es, etwaige fehlende oder ungültige Daten zu identifizieren, die den Fortgang verhindern könnten. Der Schritt umfasst die Überprüfung von eingereichten Dokumenten, Formularen oder anderen angeforderten Materialien auf Einhaltung der vorgegebenen Richtlinien.

Hauptsächliche Aktivitäten:

• Kontrolle der Vollständigkeit notwendiger Felder
• Validierung der Informationen gegen bestehende Kriterien
• Auflösung von Widersprüchen oder Fehlern
• Bestätigung, dass die Einreichung alle Anforderungen erfüllt

Bei Abschluss dieses Schritts ist sichergestellt, dass nur gültige und vollständige Einreichungen zur nächsten Stufe weitergehen, was Verspätungen und Uneffizienzen minimiert. Die erste Überprüfung hilft dabei, die Datenintegrität aufrechtzuerhalten und eine glatte Geschäftsprozessströmung zu fördern.

Übersenden von Inspektionserklärung

Mit dieser Prozessschritt wird die Erklärung an relevante Parteien gesendet. Der Zweck dieses Workflows ist es, die Stakeholder über die anstehende Inspektion zu informieren und abzustimmen.

Nach Abschluss des vorherigen Tasks löst der System den Workflow-Schritt "Übersenden von Inspektionserklärung" aus. Dieser umfasst folgende Handlungen:

1. Das System ruft die relevanten Informationen aus der Datenbank.
2. Es generiert eine Benachrichtigung auf der Grundlage des vorgegebenen Templates.
3. Die Benachrichtigung wird per E-Mail oder über andere Kommunikationskanäle an bestimmte Empfänger, einschließlich dem Inspektions-Team und Stakeholdern, gesendet.

Der erfolgreiche Abschluss dieses Workflow-Schritts ermöglicht es die Inspektion entsprechend fortzusetzen, sodass alle Parteien informiert sind und sich über die anstehende Inspektion im Bilde haben.

Durchführen einer On-Site-Inspektion ist ein wesentlicher Schritt im Geschäftsbetrieb, bei dem physische Einrichtungen, Ausrüstung und operative Praktiken bewertet werden, um sicherzustellen, dass die Sicherheitsvorschriften und Industriestandards eingehalten werden. Diese Inspektion soll potenzielle Gefahren identifizieren, bestehende Systeme und Prozesse beurteilen und Verbesserungsvorschläge liefern. Der Inspektor wird durch Beobachtungen, Interviews mit Mitarbeitern und Revisions von Dokumentationen Daten sammeln. Schwerpunkte der Aufmerksamkeit können Ausrüstungsunterhaltungsregister, Standorte und Funktionen von Feuerlöschern, Zugänglichkeit von Notausgängen und die Gesamtreinheit des Arbeitsplatzes sein.

Die Ergebnisse dieser Inspektion werden in einem detaillierten Bericht dokumentiert, der etwaige Abweichungen von rechtlichen Anforderungen oder besten Praktiken hervorhebt. Dieser Bericht wird als Fahrplan für den Umsetzungsprozess korrektiver Maßnahmen zum Risikominimieren, Unfallvermeidung und Erhöhung der Betriebsleistung dienen.

Der Schritt der Aufzeichnung von Beobachtungen ist ein entscheidender Bestandteil des Geschäftsablaufs, an dem Teammitglieder ihre Beobachtungen zu einem Problem oder einer Gelegenheit dokumentieren. Bei diesem Schritt werden relevante Details wie Datum, Uhrzeit, Standort und Beschreibung der beobachteten Dinge erfasst. Ziel dieses Schritts ist die Erstellung eines tatsächlichen Verlaufs der Ereignisse, die für weitere Analysen, Entscheidungen und Auflösung genutzt werden können.

Bei diesem Schritt erwarten sich Teammitglieder Objektivität und Genauigkeit bei der Dokumentation ihrer Beobachtungen. Dies kann bedeuten, Fotografien oder Videos zu machen, Gespräche oder Interaktionen aufzuzeichnen und andere relevante Details zu erfassen. Die während dieses Schritts gesammelten Informationen werden als Eingabe für denkbar weitere Arbeitsablaufs-Schritte wie Analysen und Entscheidungen genutzt. Durch die Gewährleistung der Aufnahme von genauen und detaillierten Aufzeichnungen hilft dieser Schritt, eine klare Vorstellung des Problems zu schaffen, das zugrunde liegt, was wiederum eine fundiertere und wirksamere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Dieser Schritt stellt den Prozess der Einreichung eines vorläufigen Berichts bei Stakeholdern dar. Er wird ausgelöst, wenn alle erforderlichen Informationen gesammelt und in einem umfassenden Dokument zusammengefasst wurden. Der Einreicher überprüft den Bericht auf Genauigkeit und Vollständigkeit, bevor er ihn verteilt.

Bei Zustimmung wird der Bericht an Schlüsselpersonen oder Teams weitergegeben, die dessen Erkenntnisse nutzen werden. Dazu können Projektleiter, Teamleiter oder Abteilungsleiter gehören. Sie überprüfen den Inhalt, um sicherzustellen, dass das Verständnis der Situation, Ziele und Empfehlungen gewährleistet ist.

Nachdem die Inhalte geprüft wurden, können Stakeholder mit weiteren Entscheidungsprozessen oder der Umsetzung von Maßnahmen auf Grundlage der Erkenntnisse des vorläufigen Berichts fortfahren. Die Einreichung dieses Dokuments markiert einen wichtigen Meilenstein im Workflow, der Fortschritte in Richtung definiert gewordener Ziele ermöglicht.

Die Betriebsabwicklung und -abstimmung ist ein wichtiger Geschäftsprozessschritt, der eine zeitgemäße und effektive Behandlung von Problemen im Zusammenhang mit der Einrichtung gewährleistet. Dabei handelt es sich darum, Störungen, wie Anliegen für Wartungsarbeiten, Ausfälle von Geräten und andere Störungen des normalen Betriebs zu identifizieren, zu melden und abzustellen.

Der Schritt beginnt, wenn ein Einzelner oder eine Gruppe eine mögliche Störung in der Einrichtung feststellt. Ein Bericht wird erstellt, der die Natur der Problematik, ihre Schwere und alle relevanten Informationen über das betroffene Gebiet oder Systeme darlegt. Diese Information wird dann von autorisierten Personen geprüft und priorisiert, die die Dringlichkeit der Situation beurteilen und notwendige Ressourcen für eine Abstimmung bereitstellen.

Wenn genehmigt wurde, wird ein Plan zur Lösung des Problems erstellt, der sich auf die Ressourcenzuweisung, den Zeitplan und mögliche Risiken berücksichtigen lässt. Die Durchführungsphase beinhaltet die Umsetzung der vereinbarten Lösung, was den Einsatz von Wartungsteams, Drittanbieter oder anderen Stakeholdern beinhalten kann.

Nachkontrollen anhalten

Dieser Geschäftsablaufabschnitt beinhaltet die Terminierung einer Nachkontrolle zum Zweck der Bestätigung der erfolgreichen Abschluss der Wartungsarbeiten. Er beginnt, wenn das Wartungsteam vom Kunden bestätigt wird, dass die erste Arbeit erfolgreich abgeschlossen wurde. Der Terminierer überprüft den Wartungsnachweis und stellt sicher, dass alle erforderlichen Aufgaben erledigt wurden. Als nächstes terminiert er einen gemeinsam vereinbarten Zeitpunkt für die Nachkontrolle mit dem Kunden. Dieser Schritt ist entscheidend für die Gewährleistung der Qualität der Arbeiten und zur Identifizierung jeder notwendigen Anpassung oder zusätzlichen Arbeit, um den Erwartungen des Kunden gerecht zu werden. Bei Terminierung der Inspektion aktualisiert der Terminierer den Wartungsnachweis und informiert relevante Parteien, einschließlich der von dem Wartungsteam verantwortlichen Teammitglieder für die Durchführung der Inspektion.

Die "Endbericht-Erstellung" ist ein kritischer Meilenstein im Lebenszyklus des Projekts. Dabei handelt es sich um die Erstellung und Einreichung eines umfassenden Berichts, der Auskunft über die Ergebnisse, Erkenntnisse und Empfehlungen gibt, die aus der Durchführung des Projekts resultieren.

Bei dieser Schritt ist von der Projektgruppe erwartet, alle relevanten Informationen, Daten und Erkenntnisse zusammenzustellen und zu synthetisieren, die während der Laufzeit des Projekts gesammelt wurden. Der Endbericht muss gut strukturiert sein, prägnant und fehlerfrei sein, um sicherzustellen, dass Stakeholder leicht verstehen können, was der wichtigste zu behaltende ist und welche Auswirkungen das Projekt hat.

Nach Abschluss des Berichts wird dieser an bestimmte Stakeholder für die Überprüfung und Genehmigung eingereicht. Bei diesem Schritt wird der Höhepunkt der Projektaufgaben erreicht und es wird Platz geschaffen für Nachprojektbewertung, Erfahrungsaustausch und zukünftige Planungsinitiativen. Der erfolgreiche Abschluss dieses Schrittes hängt von effektiver Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, zeitgerechter Kommunikation sowie Einhaltung der bestehenden Projektanweisungen und -protokolle ab.

Diese Geschäftsprozessschritt umfasst die laufende Aktualisierung und Wartung der Inspektionsgeschichte für alle relevanten Vermögenswerte oder Gegenstände innerhalb des Unternehmens. Das Hauptziel besteht darin sicherzustellen, dass genaue und umfassende Aufzeichnungen geführt werden, wodurch fundierte Entscheidungen getroffen werden können.

Hauptaktivitäten in diesem Schritt sind:

• Dokumentation der Einzelheiten jeder durchgeführten Inspektion
• Aktualisierung des Status der Inspektionen, während diese durch verschiedene Stadien gehen (z.B. geplant, in Bearbeitung, abgeschlossen)
• Wiedergabe von bei den Inspektionen identifizierten Problemen oder Abweichungen
• Speicherung relevanter Dokumente und Beweise zur jeweiligen Inspektion

Durch die laufende Erfassung einer gründlichen und genauen Geschichte der Inspektionen trägt dieser Schritt zu einem proaktiven Vorgehen beim Vermögens- und Wartungsmanagement bei, was letztlich eine verbesserte Zuverlässigkeit und Effizienz der operativen Abläufe des Unternehmens ermöglicht.

Die Warnung für zukünftige Inspektionen ist ein entscheidender Geschäftsablauf-Schritt, der eine rechtzeitige Vorbereitung auf kommende Inspektionen sicherstellt. Bei diesem Schritt wird eine Benachrichtigung oder Warnung erstellt, die relevante Mitarbeiter an eine bevorstehende Inspektion erinnert und ihnen ermöglicht, notwendige Schritte zu unternehmen, um sich vorzubereiten und mit den Vorschriften der Regulierungsbehörden in Einklang zu bringen.

Beim Erhalt der Warnung werden autorisierte Mitarbeiter typischerweise bestehende Dokumentationen durchsehen, erforderliche Aufzeichnungen aktualisieren und bei Bedarf physische Inspektionen durchführen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Standards erfüllt sind. Ziel dieses Schritts ist es, letzteinsteinsamen Aufführungs-Sprints für Korrekturmaßnahmen zu verhindern und einen reibungslosen Geschäftsablauf aufrechtzuerhalten, was letztlich die Gesamtleistung der Unternehmensabläufe verbessert. Durch proaktives Abstellen von potenziellen Problemen können Organisationen teure Bußen, Strafen oder Reputationsschäden vermeiden, die durch Nicht-Einhaltung von Vorschriften entstehen. Bei diesem Schritt wird ein vitaler Teil der Integrität und Zuverlässigkeit des Geschäftsbetriebs eingespielt.