Dienststellenverwaltungs-Systemumsetzungsberatungsexpertise Workflow

Dienstleistungen für die Implementierung von Personalkennsystemen (HRIS) bieten individuelle Unterstützung bei der Umsetzung eines Human Resource Information Systems. Unsere Expertise umfasst den gesamten Implementierungsprozess, um eine reibungslose Integration in bestehende Infrastruktur und Prozesse sicherzustellen.

Unsere Schritte im HRIS-Implementierungsprojekt sind:

1. Bedarfserfassung: Identifizierung der aktuellen Herausforderungen im Bereich Personalwesen und Darstellung des gewünschten Funktionsumfangs des Systems.
2. Anforderungsdefinition: Zusammenarbeit mit Stakeholdern zur Ermittlung spezifischer Anforderungen und Erstellung einer funktionalen Spezifikation für das HRIS.
3. Systemauswahl: Unterstützung bei der Bewertung verschiedener HRIS-Lösungen, fokussiert auf Kompatibilität zu bestehenden Systemen und Technologieinfrastruktur.
4. Implementierungsplanung: Entwicklung eines Projektplans, der sich an die Ziele und Termine des Unternehmens richtet.
5. Systemkonfiguration und -migration: Unterstützung bei der Einrichtung und Übertragung von Mitarbeiterdaten in das neue HRIS.
6. Schulung und -unterstützung: Bereitstellung umfassender Schulungen und fortlaufender Unterstützung für die Personalabteilung, um eine effektive Systemnutzung sicherzustellen und den Benutzererlebnis zu optimieren.

Durch den Aufbau eines strukturierten Ansatzes können Organisationen erfolgreich ein HRIS implementieren, das die operative Effizienz erhöht, die Entscheidungsfindung verbessert und strategische Ziele unterstützt.

Projektumfang definieren

Diese Schritt umfasst die Erstellung eines klaren Verständnisses dessen, was innerhalb des Projekts erreicht werden soll. Dazu gehört die Identifizierung der spezifischen Ziele, Zwecke und Lieferungen, die erwartet werden sollen. Der Umfangsbeschreibung sollten alle im Projekt zu berücksichtigenden Arbeiten sowie etwaige Ausschlusskriterien oder Annahmen enthalten. Dadurch haben sich alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon, was getan wird und warum. Außerdem hilft die Definition des Projektwirkungskreises dabei, potenzielle Risiken und Einschränkungen zu identifizieren, die den Erfolg des Projekts beeinflussen könnten. Sie ermöglicht auch der Projektgruppe die Erstellung eines realistischen Projektzeitplans und -budgets, wodurch sichergestellt wird, dass Ressourcen effektiv und effizient alloziert werden. Ein gut definierten Projektwirkungskreis dient als Grundlage für alle folgenden Schritte im Workflow.

Dieses Geschäftsprozessschritt beinhaltet die Erstellung eines detaillierten Plans zur Implementierung neuer Prozesse oder Systeme innerhalb einer Organisation. Der Schritt "Entwickeln Sie einen Umsetzungskalender" umfasst die Definition der spezifischen Aktionen, die zur Durchführung der geplanten Änderungen erforderlich sind, einschließlich Terminplänen, Meilensteinen und Ressourcenzuweisungen.

Wesentliche Aktivitäten in diesem Schritt sind:

• Identifizierung kritischer Aufgaben und Abhängigkeiten
• Entwicklung eines Projektzeitplans mit realistischen Terminen
• Zuweisen von Verantwortlichkeiten an Teammitglieder oder Stakeholder
• Festlegen von Kommunikationsprotokollen für Updates und Fortschrittsüberwachung

Die Ausgabe dieses Schrittes ist ein handlungsfähiger Plan, der die notwendigen Schritte zur Erreichung der gewünschten Geschäftsziele enthält. Dieser Roadmap wird als Leitfaden für die Implementierungsgruppe dienen und sicherstellen, dass jeder Beteiligte versteht, welche Rolle und Verantwortlichkeiten er innehat.

Der Output dieses Schrittes ist ein umsetzbarer Plan, der die notwendigen Schritte zur Erreichung der gewünschten Geschäftsziele enthält. Der Umsetzungskalender wird als Leitfaden für die Implementierungsgruppe dienen und sicherstellen, dass jeder Beteiligte versteht, welche Rolle und Verantwortlichkeiten er innehat.

Führen Sie eine Analyse der Stakeholder durch ist ein wesentlicher Schritt im Geschäftsfluss, bei dem die Identifizierung und Bewertung von Personen oder Gruppen erfolgt, die das Ergebnis eines Projekts beeinflussen oder davon betroffen werden. Diese Analyse hilft dabei, den Einfluss der Stakeholder auf das Projekt und ihren potenziellen Interesse oder Engagement zu bestimmen. Außerdem wird durch diese Analyse ermittelt, welche Schlüssel-Stakeholder wie Kunden, Investoren, Mitarbeiter, Lieferanten und Aufsichtsbehörden informiert werden müssen oder in das Projekt eingebunden werden sollten.

Während dieser Schritt werden die Stakeholder typischerweise in drei Gruppen eingeordnet: Unterstützende, Indifferente und Oppositionelle, basierend auf ihrem Einfluss und Interesse. Durch das Verständnis der Stakeholder-Dynamik können Organisationen ihre Kommunikationsstrategien und Engagementansätze so anpassen, dass sie die Bedürfnisse jeder Gruppe erfüllen, was letztlich zur Verbesserung des Projekt-Erfolgs und der Reduzierung potenzieller Risiken führt. Eine gründliche Stakeholder-Analyse ermöglicht es Unternehmen auch, potenzielle Herausforderungen oder Probleme vorherzusehen und sich darauf vorzubereiten, die durch Stakeholder-Interaktionen entstehen können.

Kommunikationsplan entwickeln

In diesem kritischen Schritt des Geschäftsprozesses wird ein maßgeschneiderter Kommunikationsplan erstellt, um eine reibungslose Informationsaustausch innerhalb der Organisation zu gewährleisten. Dieser Plan skizziert die Ziele, Strategien und Kanäle für die Übermittlung wichtiger Informationen wie Projektaktualisierungen, Fristen und neuen Richtlinien an Interessengruppen.

Kernaspekte, die bei der Erstellung eines effektiven Kommunikationsplans berücksichtigt werden müssen, umfassen die Identifizierung des Zielpublikums, die Bestimmung der geeignetsten Kommunikationsmethoden (geschrieben, mündlich, digital), die Festlegung einer klaren Nachrichtenstruktur, die Ermittlung realistischer Zeiträume und die Zuweisung notwendiger Ressourcen. Ziel ist es, eine strukturierte Vorgehensweise zu schaffen, die Transparenz fördert, offene Kommunikation begünstigt und Vertrauen unter den Teammitgliedern aufbaut.

Durch die Umsetzung dieses sorgfältig überlegten Plans können Organisationen Missverständnisse vermeiden, sich von falschen Mitteilungen schützen und letztendlich Fortschritte in Richtung ihrer strategischen Ziele erzielen.

In dieser kritischen Phase wird die Architektur des Human Resources Information Systems (HRIS) mit großer Sorgfalt geplant, um eine reibungslose Integration, Skalierbarkeit und Effizienz sicherzustellen. Dazu gehört eine detaillierte Analyse der Systemanforderungen, einschließlich Datenfluss, Benutzeroberfläche und Sicherheitsprotokollen.

Die Workflow beginnt mit einer gründlichen Recherche bestehender HR-Systeme, der Benchmarking von Branchenstandards und dem Durchführen von Stakeholder-Gesprächen, um die spezifischen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens zu ermitteln. Diese Informationen werden dann verwendet, um ein umfassendes Designdokument zu erstellen, das die vorgeschlagene Architektur einschließlich Hardware- und Software-Spezifikationen, Netzwerkinfrastruktur und Datenspeicheranforderungen beschreibt.

Ein klares Entscheidungsverfahren sorgt dafür, dass alle Stakeholder mit der Gesamtbilanz und den Zielen des Systems im Einklang stehen, was eine gut geplante und effektive Implementierung sicherstellt, die den HR-Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

Entwickeln Sie einen Plan für die Nutzerakzeptanztestung (UAT)

Dieser Schritt beinhaltet die Definition der Umfangs, des Ansatzes und der Ergebnisse für die UAT-Phase des Projekts. Ziel ist es sicherzustellen, dass das System den Geschäftsanforderungen und den Erwartungen der Nutzer entspricht.

Hauptschritte:

• Definieren Sie die Ziele, Umfang und Termine für die UAT
• Identifizieren Sie die erforderlichen Testfälle, Skripte und Daten für die Prüfung
• Planen Sie die Ressourcen für die UAT, einschließlich Personal und Geräte
• Bestimmen Sie die Annahmeerkriterien für das Projekt
• Entwickeln Sie einen detaillierten Testplan und eine Terminplanung

Der UAT-Plan wird als Leitfaden für Stakeholder dienen, um ihre Rollen und Verantwortlichkeiten während dieser Phase zu verstehen. Er hilft auch dabei, potentielle Probleme frühzeitig zu erkennen, eine zeitnahe Lösung sicherzustellen und Verzögerungen zu minimieren.

Durch die Ausführung dieses Schrittes kann das Projektteam sicherstellen, dass der UAT-Prozess sorgfältig geplant ist, effizient und wirksam, was letztendlich zu einer erfolgreichen Systemimplementierung führt.

Bei diesem Schritt des Geschäftsworkflows ist die Durchführung von Datenmigration und -integration entscheidend für eine reibungslose Übergabe bestehender Daten in ein neues System. Diese Prozess umfasst das Extrahieren relevanter Informationen aus Legacy-Systemen oder anderen Quellen, ihre Transformation auf die Anforderungen der neuen Plattform anpassung und ihr Laden in den dafür bestimmten Datenbank.

Ein Team von Experten wird gemeinsam daran arbeiten, kundenspezifische Skripte und Werkzeuge für die Migration zu entwickeln, während gleichzeitig eine umfassende Testung durchgeführt werden wird, um die Genauigkeit und Integrität der Daten sicherzustellen. Zusätzlich wird eine Integration mit bestehenden Anwendungen und Systemen durchgeführt, um einen einheitlichen Erfahrung über alle Abteilungen und Stakeholder hinweg zu gewährleisten. Dieser Schritt ist entscheidend für die Grundlage von effizientem Geschäftsverlauf und informierter Entscheidungsfindung.

Konfigurieren Sie die Funktionen des HRIS-Systems

In diesem Schritt wird die Projektgruppe die Funktionsmerkmale des Human Resource Information Systems (HRIS) konfigurieren, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Dazu gehört die Einrichtung von Daten der Mitarbeiter, Löhnen, Leistungen und Ressourcenzuweisungen sowie das Anpassen der Bestandsmodule.

Zudem wird der HRIS-System mit bestehenden Softwareanwendungen wie Buchhaltungs- und Zeiterfassungstools integriert.

Die Konfigurationsprozesse beinhalten die Definition von Workflows, Erstellung benutzerdefinierter Felder sowie die Ermöglichung von Berichterstattungsfunktionen. Dadurch wird sichergestellt, dass das HRIS-System den spezifischen Bedürfnissen der Organisation entspricht und einen reibungslosen Benutzereindruck für Mitarbeiter und Managern bietet.

Zu diesem Zweck werden die konfigurierten Funktionen getestet, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren und den Geschäftsanforderungen gerecht werden. Außerdem wird eine umfassende Dokumentation der Konfiguration aufbewahrt, die als Referenzdokument für zukünftige Updates und Wartungsarbeiten dienen soll.

Bei diesem kritischen Schritt des Trainingsprozesses konzentrieren wir uns auf die Entwicklung eines umfassenden Plans und notwendiger Materialien, um für Mitarbeiter eine glatte und effektive Lernumgebung zu gewährleisten. Dabei geht es darum, klare Ziele zu definieren, den Umfang des Trainingsprogramms zu skizzieren und die gewünschten Ergebnisse festzulegen.

Eine gründliche Analyse der Bedürfnisse und bestehenden Kenntnislücken der Zielgruppe wird durchgeführt, um den Inhalt und die Art der Präsentation anzupassen. Relevante Sachexperten werden konsultiert, um die Genauigkeit der Informationen zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie mit den organisationalen Zielen übereinstimmen.

Während dieser Phase werden Trainingsmaterialien wie Lehrpläne, Präsentationen, Videos und Hefter entwickelt. Diese Ressourcen dienen als Grundlage für die tatsächlichen Trainings-Workshops, ermöglichen es den Instruktoren, die Teilnehmer zu begeistern und sinnvolle Diskussionen zu führen.

Durchführung des User Acceptance Testing (UAT)

Bei diesem entscheidenden Schritt wird sichergestellt, dass das System den Anforderungen und Erwartungen der Endnutzer entspricht. Ein Testplan wird von einem bestimmten Team ausgeführt, um die Funktionalität der Anwendung zu validieren. Der UAT-Prozess beinhaltet die Verifizierung der Datenintegrität, des Workflows und der Geschäftsregeln, die im System implementiert wurden. Die Tester interagieren mit der Anwendung wie reale Benutzer, identifizieren dabei alle Abweichungen oder Defekte, die möglicherweise ihre Nutzbarkeit oder Effizienz beeinträchtigen.

Während dieses Schritts werden folgende Schlüsselaktivitäten durchgeführt:

• Durchführung von Testfällen
• Identifizierung und Lösung von Defekten
• Überprüfung der Systemleistung und -stabilität

Das Ergebnis des UAT bietet eine hohe Garantie dafür, dass das System für die Bereitstellung bereit ist und die Risiken von Nachstartproblemen minimiert. Die Ergebnisse erleichtern auch die Abschluss von Dokumentationen, Trainingsplänen und Benutzerhandbüchern für Endnutzer.

Dieser Schritt beinhaltet die Abstimmung des Umsetzungsplans und der Zeitplanung für das Projekt. Das Team überprüft alle vorherigen Schritte und Entscheidungen, um sicherzustellen, dass es eine klare Vorstellung davon gibt, was getan werden muss, wie es getan werden wird und bis wann es erledigt sein muss.

Bei dieser Überprüfung fallen insbesondere folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Ressourcenverteilung: Sicherzustellen, dass genügend Personal und Ausrüstung für jede Aufgabe zur Verfügung steht
• Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben: Bestätigung, dass jede Aufgabe logisch auf die anderen abgestimmt ist
• Kritischer Pfad-Analysis: Identifizierung potenzieller Engpässe oder Verzögerungen im Projektzeitplan
• Kommunikationskonzept: Etablierung eines klaren Protokolls für die Information der Stakeholder über den Fortschritt

Zudem muss das Team sicherstellen, dass alle Stakeholder, einschließlich Teammitglieder, Management und Kunden, ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten während des gesamten Projekts bewusst sind. Dieser Schritt sichert die Abstimmung aller Beteiligten mit dem Plan und die gemeinsame Arbeit nach einem Ziel.