Implementierung und Integrationsdienste für HR-Informationssysteme (Human Resource Information Systems) Workflow

Unsere Dienstleistungen zur Implementierung und Integration von HRIS-Systemen umfassen die Aufwertung von Prozessen der Personalkapitalverwaltung, um eine operative Effizienz zu erreichen. Diese Phase beinhaltet das Analysieren bestehender Systeme, die Definition von Integrationsanforderungen sowie eine gründliche Bedarfsanalyse. Anschließend richten wir das neue HRIS-System entsprechend organisatorischen Standards aus, um eine Ausrichtung an den Vorgaben der Compliance-Regulierungen sicherzustellen.

Wesentliche Aktivitäten während dieser Phase sind die Datenmigration, die Entwicklung von benutzerdefinierten Workflows sowie die Integration mit anderen Anwendungen wie dem Gehaltspflege-, Leistungsbezugs- oder das Personalmanagement-Tool. Unsere Teammitglieder liefern zudem umfassende Schulungen zur Systemnutzung, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder in der Lage sind, die neue Plattform zu nutzen. Als Teil dieser Prozedur definieren wir Rollen und Verantwortlichkeiten, erstellen einen Plan für das Change-Management sowie setzen Schlüsselindikatoren fest, um die Wirksamkeit des Systems zu messen.

Ziel dieses Phasen ist es, HR-Prozesse zu optimieren, die Datengenauigkeit zu erhöhen und insgesamt eine organisatorische Effizienz zu verbessern.

"Die Entdeckungsbesprechung ist eine erste Beratung, die das Geschehen für die Zusammenarbeit am Projekt legt. Während dieser Sitzung stellt der Kunde ihre Ziele, Bedürfnisse und Erwartungen der Dienstleister-Team vor. Diese Besprechung dient als Grundlage zum Verständnis des Umfangs der Arbeit, um das Ziel des Kunden zu erreichen.

Wichtige Aspekte, die während der Entdeckungsbesprechung besprochen werden, sind:

• Projektübersicht und Hintergrund
• Klarer Ausdruck von Anforderungen und Ergebnissen
• Identifizierung wichtiger Stakeholder und ihrer Rollen
• Diskussion über Zeiträume, Budgets und Ressourcenallokation

Das Ergebnis dieser Besprechung ist eine gemeinsame Verständigung zwischen den Beteiligten, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des Kunden erfüllt werden und das Dienstleister-Team hat einen klaren Vorsprung für die Umsetzung des Projekts. Diese Klarheit ermöglicht fundierte Entscheidungen und legt die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit während der gesamten Projektlaufzeit."

Der Schritt "Erstellen von Anforderungsdokumenten" ist ein kritischer Punkt im Geschäftsworkflow, an dem Stakeholder zusammenkommen, um die Ziele, den Umfang und die Leistungen des Projekts zu skizzieren. Dieses Dokument dient als Leitstern für das gesamte Projekt und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite sind.

In diesem Schritt werden wichtige Anforderungen wie Produktfunktionen, Benutzererlebnis, technische Spezifikationen und Prüfprotokolle identifiziert und dokumentiert. Das Anforderungsdokument skizziert auch die erwarteten Ergebnisse, Zeitpläne und benötigten Ressourcen zum Abschluss des Projekts. Es bietet eine klare Vorstellung davon, was erreicht werden muss, sodass Stakeholder die Machbarkeit prüfen können, Kosten schätzen können und ein Projektplan entwickeln können, der den Geschäftszwecken entspricht.

Das Dokument wird typischerweise durch gemeinsame Bemühungen zwischen Querschnitts-Teams erstellt, einschließlich Produktbesitzer, Entwicklern, Designern und Sachkundigen. Durch eine klare und umfassende Definition der Anforderungen kann das Projektteam teure Missverständnisse vermeiden und die reibungslose Ausführung der folgenden Schritte im Workflow gewährleisten.

Der Prozess der Auswahl eines HRIS-Systems beinhaltet die Bewertung und Wahl des am besten geeigneten Human Resource Information Systems für eine Organisation. Dieser Ablauf beginnt mit der Definition von Geschäftsanforderungen wie Skalierbarkeit, Integration in existierende Systeme sowie spezifischen Funktionen zur Unterstützung der Mitarbeiterdatenverwaltung.

Als nächstes führt ein Team aus IT- und HR-Repräsentanten eine Recherche zu verschiedenen HRIS-Lösungen durch, die auf dem Markt erhältlich sind. Sie vergleichen die Funktionen, Preispläne sowie die Reputation von den angeschlossenen Systemen und bestimmen, welches am besten mit den organisatorischen Bedürfnissen übereinstimmt.

Nachdem Informationen gesammelt wurden, erstellt das Team ein Request for Proposal (RFP)-Dokument, in dem spezifische Anforderungen und Erwartungen an potentielle Lieferanten umschrieben sind. Dieser Schritt wird von einer gründlichen Bewertung der von interessierten Lieferanten eingereichten Angebote gefolgt, was letztendlich zur Auswahl des am besten geeigneten HRIS-Systems führt, das die Geschäftsziele erfüllt.

Die Konfigurationseinstellung für das Personalinformationssystem (HRIS) ist ein wesentlicher Geschäftsablaufschritt, bei dem das HRIS auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation eingestellt und konfiguriert wird. Diese Prozedur beginnt typischerweise mit der Identifizierung der erforderlichen Komponenten des HRIS, wie z.B. Mitarbeitendatenmanagement, Gehaltsabrechnung, Vorteilsverwaltung und Leistungsbeurteilung. Die Einstellung beinhaltet auch die Integration relevanter Drittanbieteranwendungen oder -systeme zur Gewährleistung eines reibungslosen Datenaustauschs.

Während dieses Schrittes ist es von entscheidender Bedeutung, eine solide Verständnis der Geschäftsprozesse, Politik und Verfahren der Organisation zu etablieren. Dadurch kann das HRIS-System Mitarbeiterbeziehungen genau erfassen und verwalten, während die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen gewährleistet wird. Durch korrektes Ausführen der Konfigurationseinstellung können Organisationen ihre Personalressourcen verstärkt, die Datengenauigkeit verbessern und letztlich fundiertere Entscheidungen treffen.

Benutzer-Ausbildungssitzungen sind ein kritischer Geschäftsablaufschritt, der sicherstellt, dass die Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen, um ihre Aufgaben effektiv auszuführen. Diese Prozedur beinhaltet die Bereitstellung tiefer gehender Ausbildungs-Sitzungen für neue Angestellte oder bestehende Mitarbeitern, bei denen zusätzliche Anleitung zu bestimmten Software, Ausrüstung oder Unternehmensverfahren erforderlich ist.

Trainingsleiter oder Fachexperten entwerfen und liefern den Trainingsinhalt aus, der wichtige Themen und Best-Practice-Maßnahmen in Bezug auf ihr Fachgebiet abdeckt. Trainingssitzungen können online oder offline durchgeführt werden, je nach Vorliebe und Verfügbarkeit des Teams.

Während der Ausbildungszeit erhalten die Teilnehmer eine praktische Übung mit Werkzeugen und Technologien, wodurch sie ihre theoretischen Kenntnisse in realen Szenarien anwenden können. Bei Abschluss der Ausbildung erhalten die Teilnehmer einen Zertifikat des Abschlusses, das deren Verständnis für das Material und Vorbereitung auf ihre Rollen innerhalb der Organisation nachweist.

Das Datenmigrationskonzept ist ein wichtiger Schritt im Geschäftsablauf, der die Verfahren für das Übertragen von Daten von einem bestehenden System auf ein neues beschreibt. Dieses Konzept stellt sicher, dass eine reibungslose Übergabe erfolgt, indem es den Geltungsbereich, Zeitschriften und die Beteiligungen an der Migration festlegt.

Es umfasst die Identifizierung der Quell- und Ziel-systeme, die Bestimmung des zur Migrations anzustehenden Datenformats und die Erstellung eines detaillierten Zeitplans für die Migrationsaktivitäten. Das Konzept bezieht sich auch auf mögliche Risiken, Kontingenzpläne und Qualitätskontrollmaßnahmen, um die Datenintegrität und Genauigkeit während des gesamten Prozesses sicherzustellen.

Die effektive Umsetzung des Datenmigrationskonzepts erfordert eine Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern, einschließlich IT-Personal, Geschäftsanalysten und Endnutzern. Durch die Einhaltung dieses Konzepts können Organisationen Störungen minimieren, Fehler reduzieren und Kontinuität während der Übergangszeit aufrechterhalten.

Die Integrationstest-Workflow-Schritt ist darauf ausgelegt zu überprüfen, dass alle Komponenten eines Systems reibungslos miteinander arbeiten. Diese Phase tritt nach der Entwicklung auf, wo einzelne Module oder Funktionen isoliert getestet werden.

Während dieses Prozesses verwenden Teams verschiedene Methoden wie Rauchtests, Verstandschecks und Erkundungstests, um potenzielle Probleme zu identifizieren, die sich aus der Integration mehrerer Komponenten ergeben können. Automatisierte Skripte und manuelle Testtechniken werden verwendet, um eine Reihe von Testfällen auszuführen, mit dem Schwerpunkt auf den Schnittstellen und Datenflüssen zwischen verschiedenen Modulen.

Das Hauptziel des Integrations-Testens ist es, Fehler oder Defekte frühzeitig im Entwicklungszyklus zu entdecken, damit die Entwickler notwendige Korrekturen vornehmen können, bevor sie mit der Weiterentwicklung, Vorbereitung auf die Veröffentlichung und der Bereitstellung fortfahren.

Die Phase des UAT (User-Acceptance-Testing) eines Geschäftsprozesses ist dazu konzipiert, zu überprüfen, dass das entwickelte Softwareprodukt den Anforderungen und Erwartungen der Benutzer entspricht. Bei diesem wichtigen Schritt wird die Systematik mit realen Szenarien und Daten getestet, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktioniert.

Während des UAT arbeiten Stakeholder, einschließlich Endnutzern und Geschäftsanalysten, zusammen mit Entwicklern, um etwaige Abweichungen oder Probleme während des Testprozesses zu identifizieren und zu dokumentieren. Ziel ist es, eine umfassende Vorstellung von der Leistung und Benutzbarkeit des Systems zu erhalten.

UAT umfasst typischerweise die Durchführung vorgegebener Testfälle, Analyse der Ergebnisse und notwendige Anpassungen zur Beseitigung identifizierter Fehler. Durch diesen iterativen Prozess wird sichergestellt, dass das entwickelte Softwareprodukt den Benutzerakzeptanzkriterien entspricht, was die Gefahr von Projektverzögerungen oder teurer Wiederherstellung minimiert. Durch Bestätigung der Funktionalität und Leistung des Systems spielt UAT eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung eines erfolgreichen Deployments der Software in Produktion.

Die Dokumentationsentwicklung ist ein kritischer Bestandteil des Geschäftsablaufs, der sicherstellt, dass genaue und aktuelle Informationen erstellt werden, um die operative Effizienz zu unterstützen. Bei dieser Stufe werden durch Entwicklung, Überprüfung und Erweiterung von Dokumentationen die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt.

In diesem Phasen entwickeln Teams umfassende Leitfäden, Richtlinien und Verfahren, um Mitarbeitern ihre Rollen und Aufgaben zu erklären. Die Dokumentation von Prozessen, Verfahren und Richtlinien erleichtert die gesteuerte Entscheidungsfindung, reduziert Fehler und ermöglicht Transparenz innerhalb des Unternehmens.

Ein gut geplantes Dokumentationsentwicklungsprozess fördert effiziente Kommunikation zwischen Abteilungen, verringert Missverständnisse und Fehlinterpretationen von Geschäftsrichtlinien. Als Ergebnis profitieren Organisationen von verbesserter Produktivität, höherem Kundenzufriedenheit und erhöhter regulatorischer Einhaltung, was letztendlich das Wachstum und die Erfolgschancen des Unternehmens antreibt.

Diese Stufe legt den Grundstein für effektives Wissensmanagement, mit dem Sicherstellung, dass kritische Informationen leicht zugänglich sind, um informierte Entscheidungen innerhalb der Organisation zu unterstützen.

Die Nachimplementierungs-Bewertung ist ein kritisches Geschäftsablauf-Schritt, der die Erfolgsquote eines Projekts oder einer Implementierung bewertet. Diese Bewertung prüft, ob die Ziele des Projekts erreicht wurden und identifiziert Bereiche für Verbesserungen. Sie umfasst in der Regel eine gründliche Untersuchung der Leistungsdaten des Projekts, Kundenfeedbacks sowie interner Kennzahlen, um zu ermitteln, ob die erwarteten Ergebnisse erreicht wurden.

Die Nachimplementierungs-Bewertung strebt auch danach, Lektionen und Best Practices zu erfassen, die auf zukünftige Projekte angewendet werden können. Diese Prozesse helfen dabei, potenzielle Risiken und Wachstumsmöglichkeiten zu identifizieren, wodurch Unternehmen in der Lage sind, ihre Prozesse zu verbessern und fundierte Entscheidungen für zukünftige Initiativen zu treffen. Durch die Durchführung einer umfassenden Bewertung des Implementierungsprozesses können Organisationen sicherstellen, dass sie effizient und wirksam operieren und zukünftige Projekte noch erfolgreicher sein werden.