Leitfaden für beste Praktiken bei der Projektsteuerung in der Bergbaubranche. Workflow

Definieren des Projektumfangs ist ein entscheidender Schritt im Geschäftsprozess, der die Grenzen für das zu Erreichende definiert. Dabei geht es darum, alle Aspekte des Projekts zu identifizieren und zu dokumentieren, einschließlich seiner Ziele, Ergebnisse, Zeitpläne und Schlüsselakteure. Bei dieser Stufe wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird, und was sie von dem Projekt erwarten können.

Ein gut definiertes Projektumfang ermöglicht auch die Identifizierung möglicher Risiken und Chancen, wodurch fundiertere Entscheidungen getroffen werden können. Es dient als Referenzpunkt während des Projekts und hilft Misverständnissen, Fehlinformationen und Umfangsüberschreitungen vorzubeugen. Durch die Etablierung klarer Erwartungen wird der Workflow erleichtert, Unsicherheiten verringert und das erreichen gewünschter Ergebnisse wahrscheinlicher gemacht.

Dieser Schritt besteht darin, einen umfassenden Projektplan zu erstellen, der die wichtigsten Ziele, Meilensteine und Zeiträume für das Projekt ausweist. Ziel ist es, eine klare Route für das Team zu etablieren, damit sich alle im Gleichklang befinden und gemeinsame Ziele verfolgen.

Um dies zu erreichen, werden üblicherweise die folgenden Aufgaben ausgeführt:

• Identifizierung und Dokumentation aller Projektanforderungen
• Erstellung eines detaillierten Arbeitsaufbruchstruktur (WBS), um Aufgaben und Aktivitäten zu organisieren
• Entwicklung eines Projektschemas mit wichtigen Meilensteinen und Fälligkeitsdaten
• Festlegung von Ressourcenzuweisungen und Auftragsvergabe für Teammitglieder
• Definition von Qualitätskontrollmaßnahmen und Risikomanagementstrategien

Der resultierende Projektplan dient als Grundlage für zukünftige Schritte, bietet einen klaren Verständnis von dem, was erreicht werden muss, durch wen und wann. Dies ermöglicht es dem Team, sich auf das Projekt Erfolg zu konzentrieren und in Richtung seiner Zielen zu arbeiten.

Die Risikobewertungsstufe beinhaltet die Identifizierung und Bewertung potenzieller Risiken, die das Geschäft beeinflussen könnten. Dies erfolgt durch Analysieren von internen und externen Faktoren wie Marktbedingungen, Konkurrenz, regulatorischen Anforderungen und wirtschaftlichen Trends. Das Ziel dieser Stufe besteht darin, die Wahrscheinlichkeit und den potenziellen Einfluss dieser Risiken auf die Organisation zu bestimmen.

Die typische Risikobewertungsprozedur beinhaltet:

• Identifizierung von potenziellen Risiken durch Recherche und Feedback von Stakeholdern
• Bewertung der Wahrscheinlichkeit und des potenziellen Einflusses jedes identifizierten Risikos
• Priorisierung von Risiken aufgrund ihres Schweregrads und ihrer Wahrscheinlichkeit
• Entwicklung von Strategien, um hochrisikobehaftete Bereiche zu mildern oder zu managen

Durch durchführung einer umfassenden Risikobewertung können Unternehmen proaktiv potenzielle Probleme identifizieren und abmildern, wodurch das Risiko unerwarteter Störungen verringert wird und die Fortsetzung des Wachstums und der Erfolge gewährleistet ist.

Kommunikationsplan erstellen

Dieser Schritt beinhaltet die Festlegung der Protokolle für die Informationsaustausch unter Teammitgliedern, Stakeholdern und externen Parteien. Ein klares Kommunikationskonzept verhindert Missverständnisse, stellt sicher, dass rechtzeitige Antworten gegeben werden können und fördert die Zusammenarbeit. Der Plan sollte Details enthalten wie:

• Kommunikationswege (E-Mail, Telefon, Videokonferenz)
• Häufigkeit und Zeitpunkt von Updates
• Schlüsselkontakte und Entscheidungsträger
• Eskalationsverfahren für Probleme oder Bedenken
• Protokolle zur Weitergabe sensibler Informationen

Durch die Erstellung eines umfassenden Kommunikationsplans können Unternehmen sicherstellen, dass alle Beteiligten informiert sind und auf dem gleichen Standpunkt liegen, was Fehler und Missverständnisse vermindert. Dieser Schritt hilft dabei, Vertrauen aufzubauen, offen zu dialogisieren und Transparenz während des gesamten Projektlebenszyklus zu gewährleisten.

Bei dieser kritischen Phase des Geschäftsablaufs wird "Sicherung von notwendigen Ressourcen" ein entscheidender Schritt zum erfolgreichen Abschluss von Projektanforderungen. Bei diesem Schritt geht es darum, alle wesentlichen Ressourcen zu identifizieren und einzuplanen, einschließlich Personal, Ausrüstung, Materialien und Budgetzuteilungen zur effektive Durchführung geplanter Aktivitäten.

Das Ziel besteht darin sicherzustellen, dass alle erforderlichen Vermögenswerte rasch zur Verfügung stehen, um Verzögerungen oder Hindernisse zu vermeiden, die den Fortschritt beeinträchtigen könnten. Ressourcenmanager und Teamleiter arbeiten eng zusammen bei dieser Phase, um umfassende Listen der notwendigen Ressourcen zusammenzustellen, deren Verfügbarkeit abzuschätzen und Vorkehrungen für Einkauf oder Zuteilung zu treffen, wenn erforderlich.

Effektives Ressourcemanagement ermöglicht es dem Unternehmen, auf Chancen zu reagieren, Abfall zu minimieren und die Produktivität im gesamten Projektlaufwerk zu optimieren.

Projektterminplanung Diese Schritt ist für die Erstellung und Wartung eines Projekttimplans verantwortlich, der den Bedürfnissen des Kunden entspricht. Sie umfasst die Auflistung von Projektzwecken, Umfang und Zeitrahmen und schafft einen detaillierten Projekttimplan mit Beginn- und Endterminen für jeden Aufgabenbereich sowie Abhängigkeiten oder Meilensteine.

Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen des Timplans stellen sicher, dass dieser sich an die Projektfortschritte und Veränderungen in Prioritäten und Anforderungen anpasst. Außerdem wird hiermit koordiniert mit Teammitgliedern und Stakeholdern, um sicherzustellen, dass jeder seine Verantwortlichkeiten und Fristen kennt.

Übergreifende Terminplanung

Dieses Verfahren umfasst die Erfassung von Ausgaben und Einnahmen im Zusammenhang mit einem Projekt. Es beginnt damit, alle Kosten zu identifizieren, die mit dem Projekt zusammenhängen, einschließlich Arbeitszeit, Materialien, Gerätevermietung und externen Dienstleistungen. Die Kosten werden dann in feste und variable Ausgaben kategorisiert, um ihren Einfluss auf die Rentabilität des Projekts zu bestimmen.

Als nächstes werden tatsächliche Aufwendungen mit budgetierten Beträgen verglichen, um etwaige Unterschiede zu identifizieren. Jede Abweichung wird analysiert, um die zugrunde liegenden Gründe zu verstehen, wie z.B. Kostenüberzahlen oder Änderungen in den Marktbedingungen.

Das Verfahren beinhaltet auch das Überwachen von Einnahmestromen und Anpassen der Preisstrategie, wenn nötig, um sicherzustellen, dass sie mit den prognostizierten Einkommensniveaus im Einklang stehen. Dieser Schritt ist entscheidend für die Kontrolle über Projektabschläge und die Gewährleistung, dass finanzielle Ziele fristgerecht und innerhalb des Budgets erreicht werden.

Regelmäßige Überprüfungen von Ausgaben und Einnahmen ermöglichen rechtzeitige Interventionen und verhindern mögliche Verluste oder Kostenexplosionen.

Ein Team-Kollaborations-Plattform durchführen

Dieser Arbeitsablauf stellt sicher, dass Teammitglieder Zugriff auf eine zentrale Plattform für Kommunikation, Projektmanagement und Ressourcenfreigabe haben. Ziel ist es, eine reibungslose Zusammenarbeit und Informationsaustausch unter den Teammitgliedern zu ermöglichen.

Schritt 1: Bedarfsermittlung einer Team-Kollaborationsplattform Der Vorgesetzte oder Teamleiter ermittelt den Bedarf an einer Team-Kollaborationsplattform auf Grundlage der Teamgröße, Komplexität von Projekten und Arbeitsanforderungen.

Schritt 2: Auswahl eines geeigneten Plattforms Das Team wählt ein geeignetes Kollaborationsplattform aus, das ihre spezifischen Anforderungen erfüllt, bei der u.a. die Benutzerfreundlichkeit, die Integration mit bestehenden Werkzeugen und Skalierbarkeit berücksichtigt werden.

Schritt 3: Einrichtung und Konfiguration des Plattforms Das Team richtet das ausgewählte Plattform ein und konfiguriert es, definiert Rollen, Berechtigungen und Funktionen, um ihre Anforderungen zu erfüllen.

Durchgeführte regelmäßige Fortschrittsbesprechungen ist ein wesentlicher Geschäftsablauf-Schritt, der die erfolgreiche Durchführung von Projekten sicherstellt. Dieser Schritt beinhaltet die Terminierung regelmäßiger Besprechungen mit Teammitgliedern, um den Fortschritt zu besprechen, Herausforderungen anzugehen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Der Zweck dieser Besprechungen besteht darin, alle über den Status des Projekts informiert zu halten, potenzielle Hindernisse zu identifizieren und Bemühungen auf eine gemeinsame Zielrichtung auszurichten.

Bei diesem Schritt werden Schlüsselindikatoren (KPIs) abgeglichen und tatsächliche Ergebnisse mit geplanten Ausgängen verglichen. Dies ermöglicht die Echtzeit-Überwachung des Fortschritts, die Identifizierung von Bereichen, die Verbesserungsbedarf haben, sowie Anpassungen gemäß. Regelmäßige Besprechungen fördern auch die Kommunikation unter Teammitgliedern, stärken die Zusammenarbeit und fördern eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation. Durch den Durchführung dieser Besprechungen können Unternehmen die zeitgemäße Fertigstellung von Projekten sicherstellen, während gleichzeitig hohe Qualitätsergebnisse gewährleistet werden.

Das Dokument "Lektionen gelernt"-Arbeitsablauf-Schritt erfasst Erkenntnisse und beste Praktiken aus abgeschlossenen Projekten oder Aufgaben. Dieser Prozess umfasst die Zusammenstellung von Rückmeldungen, Erfolgen und Herausforderungen, die während des Lebenszyklus des Projekts aufgetreten sind. Hauptaktivitäten sind:

1. Überprüfen der Projektresultate und Identifizierung von Verbesserungsbereichen
2. Sammeln von Input von Teammitgliedern, Interessensgruppen und Kunden
3. Dokumentieren von Lektionen gelernt in einer zentralen Wissensbasis
4. Analysieren von Daten, um Trends und Muster zu identifizieren
5. Teilen von Erkenntnissen mit relevanten Teams und Interessengruppen

Dieser Schritt hilft Organisationen, ihre Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu verbessern und das Risiko der Wiederholung von Fehlern zu reduzieren. Durch die Dokumentation von Lektionen gelernt können Unternehmen ein Wissensrepository schaffen, das zukünftiges Projektmanagement, Entscheidungsfindung und strategische Ausrichtung informiert. Die effektive Umsetzung dieses Arbeitsablaufs ermöglicht ständige Verbesserungen, treibt das Geschäftswachstum an und verbessert die Gesamtleistung.

Schließen des Projekts offiziell

Dieser Workflowschritt markiert die offizielle Beendigung eines Projekts. Dabei werden mehrere wichtige Aktivitäten durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben abgeschlossen sind und das Projekt ordnungsgemäß dokumentiert ist.

1. Überprüfung der Projektverpflichtungen: Bestätigen Sie, dass alle projektbezogenen Verpflichtungen erfüllt wurden, einschließlich aller vereinbarten Spezifikationen oder Anforderungen.

2. Abschluss des Finanzberichts: Erstellen Sie einen endgültigen Finanzbericht für das Projekt, der alle Ausgaben und Einnahmen enthält.

3. Dokumentieren von Erfahrungen

4. Schließen Sie das Projekt in Systemen: Aktualisieren Sie die Projektinformationen in relevanten Systemen, wie z.B. Projektmanagement-Tools oder Buchhaltungssoftware.

5. Benachrichtigung der Stakeholder: Informieren Sie die Stakeholder über die offizielle Beendigung des Projekts.