Mitarbeiter-Trennungsrichtlinie und -Verfahrensdokument Workflow

"Bei diesem Geschäftsablauf-Schritt werden die Mitarbeiter-Trennungsrichtlinie des Unternehmens überprüft, um sicherzustellen, dass sie umfassend und den aktuellen Beschäftigungsgesetzen entsprechend ist.

Zuerst wird eine Analyse der möglichen Szenarien durchgeführt, in denen die Richtlinie anwendbar wäre, wie z.B. Mitarbeiter-Beurlaubung, Kündigung oder Ruhestand.

Danach wird ein umfassender Review des bestehenden Richtlinien-Dokuments durchgeführt, um deren Wirksamkeit bei der Behandlung wichtiger Themen zu beurteilen, einschließlich Abfindung, Fortsetzung von Leistungen, Rückgabe von Unternehmens-Eigentum und anderen relevanten Angelegenheiten.

In diesem Ablauf wird auch Forschung auf den neuesten Beschäftigungsgesetzen und -Vorschriften durchgeführt, um zu ermitteln, ob es Aktualisierungen gibt, die in die Richtlinie einbezogen werden müssen.

Einmal das Review abgeschlossen ist, wird eine geänderte Richtlinien-Dokument erstellt, die klare Verfahren und Anweisungen für Mitarbeiter-Trennungen enthält. Die neue Richtlinie wird dann von der oberen Führung genehmigt, bevor sie an alle Mitarbeiter weitergegeben wird."

Benachrichtige die Abteilung für Personalführung und das Management-Team

Als nächstes Schritt im Prozess ist es erforderlich, der Personalabteilung und dem Management-Team von der Kündigung des Mitarbeiters zu benachrichtigen. Diese Benachrichtigung sollte per E-Mail oder formeller Besprechung erfolgen und sollte Informationen wie den Datum der Kündigung, offene Urlaubs- oder Leistungen, die bearbeitet werden müssen, sowie mögliche Auswirkungen auf Arbeitslast und Personalbesetzung enthalten.

Die Personalabteilung wird für die Aktualisierung von Personalakten, die Bearbeitung notwendiger Schriftstücke und das Kommunizieren mit anderen Abteilungen sorgen. Auch dem Management-Team muss Benachrichtigung gegeben werden, damit es seine Pläne anpassen und alle notwendigen Vorbereitungen für die Übertragung oder Rekalldisposition der Aufgaben des Mitarbeiters treffen kann.

Eine klare und präzise Kommunikation dieser Informationen ist unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang und eine minimale Störung der Geschäftsbetrie zu gewährleisten.

Unternehmensprozessschritt: Vollständige Abwesenheitsinterviewformular

Zweck dieses Prozessschritts ist es, Rückmeldung von abgehenden Mitarbeitern durch ein Abwesenheitsinterviewformular zu sammeln. Damit kann die Organisation die Gründe hinter deren Abgang verstehen, Bereiche für Verbesserung identifizieren und notwendige Maßnahmen ergreifen, um Mitarbeiterzufriedenheit und -behalten zu erhöhen.

Voraussetzungen:

• Mitarbeiter hat eine formelle Kündigungserklärung eingereicht
• Genehmigung des HR-Departments

Schritt-für-Schritt-Prozess:

1. Der HR-Vertreter informiert den abgehenden Mitarbeiter über das Abwesenheitsinterview.
2. Der Mitarbeiter füllt das online oder papierbasierte Abwesenheitsinterviewformular aus, das Fragen zu Arbeitszufriedenheit, Gründen für die Abgabe und Verbesserungsvorschlägen enthält.
3. Das vollständige Formular wird der HR-Abteilung eingereicht.
4. Der HR-Vertreter überprüft die Antworten, identifiziert wichtige Themen und teilt die Ergebnisse mit relevanten Stakeholdern.

Postbedingungen:

• Abwesenheitsinterviewformular ist vollständig ausgefüllt
• Rückmeldung wird dokumentiert und an relevante Parteien weitergegeben

Update Employee Record System

1. Zugriff auf die HR-Management-Software haben.
2. Bis zur Profil-Seite des Mitarbeiters navigieren.
3. Auf dem "Bearbeiten"-Button neben ihrem Namen klicken.
4. Jene Felder wie Jobtitel, Abteilung oder Kontaktdaten aktualisieren.
5. Die Änderungen durch Klick auf den "Speichern"-Button speichern.
6. Die aktualisierte Datei für Genauigkeit und Vollständigkeit überprüfen.
7. Wenn erforderlich, dem Mitarbeiter die Änderungen per E-Mail oder persönliche Benachrichtigung zukommen lassen.

Dieser Prozess wird normalerweise durch Personalmitarbeiter initiiert, wenn die Details eines Mitarbeiters wegen einer Beförderung, Versetzung oder anderer erheblicher Änderung in ihrem Beschäftigungsstatus geändert werden müssen.

Unternehmens-Workflow-Schritt: Speichern des Arbeitnehmer-Austrittsformulars

Bei diesem Schritt handelt es sich um die Speicherung des vollständig ausgefüllten Arbeitnehmer-Austrittsformulars im vorgesehenen digitalen Archiv. Ziel dieses Schritts ist es, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen zur Abgangs eines Mitarbeiters korrekt aufgezeichnet und für zukünftige Nachweise zugänglich sind.

Der Prozess beginnt, sobald der Arbeitnehmer offiziell seinen Rücktritt oder die Kündigung per Brief eingereicht hat. Die Personalabteilung überprüft und bestätigt die Details im Austrittsformular, um Sicherheit und Vollständigkeit zu gewährleisten.

Nach der Validierung speichert der HR-Vertreter das Dokument in der Firmendatenbank, wobei es an die entsprechende Mitarbeiterakte gebunden wird. Dies bewahrt nicht nur einen Papierschleier sondern erleichtert auch den Zugriff auf zukünftige Anfragen oder Revisionen. Durch die Umsetzung dieses Schritts kann das Unternehmen eine umfassende und geordnete Aufzeichnung von Mitarbeiter-Austritten führen, was Transparenz und Verantwortlichkeit im Arbeitsumfeld fördert.

Eine neue Aufgabenzuweisung erstellen

Bei dieser Schritt wird eine neue Aufgabe einem Mitarbeiter oder Team innerhalb der Organisation zugewiesen. Der Vorgang beginnt mit der Auswahl der relevanten Aufgabendetails wie Aufgabenname, Beschreibung, Frist und Prioritätsstufe. Als nächstes überprüft die beauftragte Person die Anforderungen an die Aufgabe und weist sie dem geeignetsten Mitarbeiter oder Team auf Grundlage seiner Arbeitslast, Fähigkeitsspektrum und Verfügbarkeit zu. Sobald zugewiesen, erhält der Mitarbeiter oder das Team eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe und wird erwartet, die Zuweisung zu überprüfen und anzunehmen. Der Status der Aufgabe wird im System entsprechend aktualisiert, wodurch Vorgesetzte den Fortschritt verfolgen und bei Bedarf notwendige Anpassungen vornehmen können.

Geräte-Rückgabe und Zugriffsrechtsentzug Diese Schritte umfassen den Prozess der Rückgabe von Unternehmensgeräten und des Entzugs von Zugriff auf Unternehmensressourcen. Der abgehende Mitarbeiter kehrt alle ihm zugewiesenen Unternehmensgeräte, einschließlich Geräten, Kreditkarten und anderen Vermögenswerten, an den zuständigen Ansprechpartner zurück. Ebenso aktualisiert der Systemadministrator die Benutzerprofile, um Zugriff auf Unternehmenssysteme, -netzwerke und -anwendungen zu entziehen. Dazu gehören das Deaktivieren von Anmeldeinformationen, das Entfernen von Berechtigungen und das Zurücksetzen von Kennwörtern. Darüber hinaus werden notwendige Benachrichtigungen an die betreffenden Personen gesendet, um sie über den Wechsel der Zugriffsrechte zu informieren. Ziel dieser Schritte ist es sicherzustellen, dass die Verantwortlichkeiten reibungslos übergehen und das Unternehmen vermieden wird, dass unbefugten Zugang geschah, Vermögenswerte.

Aktualisierung des Personaleinstandsabzeichens

Diese Arbeitsablaufschritt ist für die Aktualisierung des Personaleinstandsabzeichens mit dem aktuellen Status einer Mitarbeiterentlassung verantwortlich. Ziel dieses Schritts ist es sicherzustellen, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen und dokumentiert werden, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Der Aktualisierungsprozess umfasst das Durchgehen des Abzeichens, das Bestätigen der Erledigung von Aufgaben sowie das Hinzufügen oder Entfernen von Einträgen, wenn erforderlich. Dazu können Benachrichtigungen an relevante Abteilungen, Aktualisierungen von HR-Verwaltungskosten und Koordination mit externen Parteien wie Versicherungsanbietern und Gehaltsdiensten gehören.

Nach Abschluss dieses Schrittes wird das aktualisierte Abzeichen im dafür vorgesehenen System gespeichert, um es für zukünftige Referenz- und Überwachungszwecke vorzuhalten. Der Mitarbeiterentlassungsprozess kann dann auf die nächste Etappe fortgesetzt werden, um eine glatte Übergabe zu gewährleisten und Störungen in der Geschäftsbetriebe zu minimieren.

Der letzte Abschlussbenachrichtigung und Bestätigung der Schließung des Geschäftsworkflow-Schritts ist eine kritische Phase im Projektabschlussprozess. An diesem Punkt wurden alle notwendigen Aktivitäten abgeschlossen und das Projektteam muss die erfolgreiche Schließung des Unternehmens bestätigen.

Eine letzte Benachrichtigung wird an alle Interessenvertreter, einschließlich Kunden, Lieferanten und Partnern, gesendet, um ihnen mitzuteilen, dass das Projekt zu Ende ist. Diese Kommunikation dient als formelle Bestätigung dafür, dass alle Anlieferungen erfüllt wurden und alle offenen Angelegenheiten beigelegt sind.

Der Geschäftsworkflow-Schritt sichert sicherzustellen, dass jeder beteiligte am Projekt Beteiligte Kenntnis von der Abschlussstatus hat, was eine zeitnahe Aktualisierung der Aufzeichnungen, Systeme und anderer relevanter Prozesse ermöglicht. Durch die Absendung einer letzten Benachrichtigung und Schließungsbestätigung kann die Organisation Transparenz aufrechterhalten, einen reibungslosen Übergang zu neuen Projekten oder Initiativen gewährleisten und ihr Engagement für Professionalität und Excellence unterstreichen.