Quellenschutzrichtlinie und Meldeverfahren Workflow

Identifizierung eines Whistleblowing-Vorfalls

1. Erstes Eingreifen Dieser Schritt beinhaltet die erste Bewertung eines potenziellen Whistleblowing-Vorfalls. Wenn ein Mitarbeiter oder eine externe Partei einen Verdacht auf unerlaubtes Verhalten meldet, wird ein formelles Verfahren ausgelöst, um den Vorfall zu untersuchen und anzugehen. Das Ziel ist es festzustellen, ob der gemeldete Vorfall weitere Untersuchungen und Maßnahmen erfordert.

Hauptaktivitäten:

• Meldung und Protokollierung: Die Meldung wird geprüft und protokolliert
• Sammeln von Informationen: zunächst werden die behaupteten Missbrauch Informationen gesammelt
• Risikobewertung und Auswirkungen: Bewertung potenzieller Risiken und Auswirkungen auf das Unternehmen und die Stakeholder.
• Urgenz des Eingriffs: Feststellung der notwendigen Dringlichkeit für eine Antwort

Das Ergebnis dieses Schritts bestätigt entweder, dass ein Vorfall weitere Untersuchung erfordert, oder es wird abgelehnt, wenn keine Substanz in dem Anspruch vorhanden ist. Dieser Schritt setzt eine Abfolge von Aktivitäten in Gang, um die gemeldete Missbrauch auf faire, gründliche und angemessene Weise anzugehen

Dieser Schritt umfasst die Benachrichtigung des Vorgesetzten oder der beauftragten Person über einen laufenden oder abgeschlossenen Auftrag, sicherzustellen, dass sie sich dessen Status und Fortschritt bewusst sind. Die Benachrichtigung kann mündlich oder schriftlich erfolgen, je nach Betriebsverfahren oder Vereinbarungen mit Stakeholdern.

Wichtige Details, die in der Benachrichtigung enthalten sein sollten:

• Auftragsname und -ID
• Aktueller Status (laufend, abgeschlossen, verzögert)
• Jegliche relevante Updates oder Änderungen
• Erwartete Fertigstellungstermin oder Zeitplan

Durch die Unterweisung des Vorgesetzten oder der beauftragten Person können diese Leitfaden und Entscheidungen treffen und den Auftragsfortschritt erleichtern. Dieser Schritt ist für eine transparente, verantwortliche und effektive Kommunikation innerhalb der Organisation unerlässlich.

Die Benachrichtigung sollte knapp und präzise sein, um unnötige Informationen zu vermeiden, die Verwirrung oder Verspätungen verursachen könnten.

Hier ist die Übersetzung:

Dieser Geschäftsprozessschritt trägt den Titel „Erstes Dokumentativer Klage“. Er dient als Ausgangspunkt für die Bearbeitung von Kundenbeschwerden. Der Prozess beginnt, wenn eine Beschwerde oder ein Problem der Organisation über verschiedene Kanäle wie Telefonate, E-Mails, Briefe oder persönliche Besuche gemeldet wird.

Ziel dieses Schrittes ist es, die Einzelheiten der Beschwerde genau festzuhalten und zu dokumentieren. Dabei handelt es sich um das Protokollieren von relevanten Informationen wie Namen, Kontaktinformationen von betroffenen Kunden, Art des Problems, die Kommunikationsdaten und alle zur Verfügung stehende Belege oder Beweise der Kunden.

Effektives Dokumentieren an diesem Punkt ermöglicht einen schnellen und informierten Reaktionsbedarf für geeignete Mitarbeiter innerhalb der Organisation. So können notwendige Maßnahmen in aller Eile ergriffen werden. Bei diesem Schritt wird die Grundlage für weitere Untersuchungen und Klärung des Problems gelegt.

In diesem kritischen Schritt des Geschäftsprozesses wird das Determine Reporting Mechanism durchgeführt, um eine effektive Rahmenbedingung für die Lieferung von zeitgemäßen und genauen Informationen zu schaffen. Ziel dieses Stadiums ist es, die Berichterstattungsverfahren zu identifizieren und zu dokumentieren, die von Stakeholdern, einschließlich Management, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, verwendet werden.

Die wichtigsten Aufgaben im Rahmen dieser Schritte sind:

• Die Art der Berichte zu identifizieren, die zur Unterstützung der Geschäftsentscheidungen erforderlich sind
• Die Häufigkeit und den Format dieser Berichte festzulegen
• Die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Generierung und Weitergabe von Berichten zu definieren
• Eine klare Berichtshierarchie einzurichten, um sicherzustellen, dass kritische Informationen an die entsprechenden Stakeholder gelangen

Durch die Umsetzung eines effizienten Reporting Mechanismus können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse rationalisieren, die Kommunikation verbessern und letztendlich die Leistung im Allgemeinen steigern. Dieser Schritt ist essentiell dafür, sicherzustellen, dass Stakeholder genaue und zeitgemäße Informationen erhalten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Dieser Schritt beinhaltet die Einleitung des vertraulichen Berichtsprozesses falls notwendig. Wenn ein Mitarbeiter oder Vorgesetzter potenzielles Unrecht oder unethisches Verhalten identifiziert, das eine gründliche Untersuchung erfordert und dafür Verschwiegenheit benötigt, wird dieser Prozess ausgelöst.

Die Person, die den Vorfall meldet, wird angewiesen, wie man vorgeht, um die Verschwiegenheit aufrechtzuerhalten und ihre Identität zu schützen. Dazu kann es kommen, dass anonyme Berichtswege oder beauftragte Personen zum Umgang mit sensiblen Informationen eingesetzt werden.

Sobald der vertrauliche Berichtsprozess ausgelöst ist, ermöglicht er den Mitarbeitern, Bedenken zu melden, ohne sich vor Rache oder Gegenrache fürchten zu müssen. Es ermöglicht auch die Organisation, potenzielles Unrecht zu untersuchen und anzugehen, während man gleichzeitig eine Atmosphäre des Vertrauens und Respekts für diejenigen aufrechterhält, die Bedenken vortragen.

Dieser Schritt stellt die Eskalation von Problemen oder Sorgen dar, die auf der aktuellen Ebene nicht gelöst werden können. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem trifft, das die Aufmerksamkeit einer höheren Autorität erfordert, wird es an seinen Vorgesetzten oder einen benannten Entscheidungsträger weitergegeben.

Der Prozess beginnt mit dem Mitarbeiter, der seinem Vorgesetzten meldet, dass eine Angelegenheit von jemandem in der organisatorischen Hierarchie bearbeitet werden muss. Der Vorgesetzte überprüft das Problem und bestimmt, ob es weitere Ermittlungen oder eine Lösung auf höherer Ebene erfordert.

Wenn eskaliert wird, wird die Angelegenheit an einen höheren Autoritätsfiguren weitergegeben, der die Situation bewertet und eine Maßnahme trifft. Dies kann weitere Recherchen, Beratungen mit anderen Abteilungen oder die Umsetzung neuer Verfahren umfassen. Ziel ist es, das Problem so schnell wie möglich zu lösen und zugleich jeden zugrunde liegenden systemischen Fehler anzugehen, der zur Eskalation geführt hat.

Bei diesem Schritt handelt es sich um die Benachrichtigung eines Einzelnen, der ein möglicherweise vorhandenes Problem oder Unrecht innerhalb der Organisation gemeldet hat, auch Whistleblower genannt. Wenn ihre Behauptung sofortige Aktionen oder weitere Ermittlungen erfordert, muss die verantwortliche Person sicherstellen, dass sie über die nächsten Schritte und die in der Sache voranschreitenden Entwicklungen informiert wird.

Ziel ist es, Transparenz zu wahren und den Whistleblower regelmäßig über den Fortschritt bei der Behebung seiner Anliegen zu informieren. Dies kann dazu beitragen, dass sich der Betroffene nicht isoliert oder verärgert fühlt, weil er über die Bearbeitung seines Berichts informiert wird. Die Kommunikationsmethode kann je nach Art des Vorfalls und den Unternehmen Richtlinien variieren, aber sie umfasst typischerweise einen persönlichen Anruf oder eine Besprechung mit jemandem aus der von der Organisation beauftragten Abteilung, die sich mit Beschwerden oder internen Ermittlungen beschäftigt.

Dieser Schritt im Geschäftsablauf beinhaltet die Überprüfung und Dokumentation der Ergebnisse vorheriger Prozesse. Ziel ist es, Lektionen zu lernen, Erfolge oder Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Diese Analyse ermöglicht fundierte Entscheidungen hinsichtlich zukünftiger Verfahrensänderungen oder neuer Initiativen.

Schlüsselaktivitäten innerhalb dieses Schritts umfassen:

• Das Dokumentieren der Ergebnisse
• Die Identifizierung wichtiger Kennzahlen für die Messung
• Eine gründliche Überprüfung und Bewertung der vorherigen Schritte
• Die Zusammenstellung von Daten für weiterführende Analysen

Das Ergebnis dieses Schritts wird typischerweise verwendet, um bestehende Prozesse zu überarbeiten, Verbesserungen durchzuführen oder die Entwicklung neuer Geschäftsstrategien zu informieren. Es sichert dadurch, dass nachfolgende Stadien von den Erkenntnissen aus vorherigen Aktivitäten geprägt sind und somit Effizienz und Wirksamkeit innerhalb der Organisation fördern.

Dieser Geschäftsprozess-Schritt beinhaltet die Bewertung der bestehenden Richtlinien, um zu ermitteln, ob sie noch wirksam sind und ihre vorgesehenen Ziele erreichen. Das Ziel ist es, Bereiche zu identifizieren, in denen die Richtlinien veraltet oder einer Überarbeitung bedürfen.

In diesem Schritt werden die aktuellen Richtlinien und Verfahren von den Stakeholdern durchgesehen, um ihre Relevanz und ihren Einfluss auf die Betriebsabläufe der Organisation zu bewerten. Dazu wird auch Feedback von Mitarbeitern, Kunden und anderen relevanten Parteien analysiert, um Einblicke in die Wirksamkeit der Richtlinien zu gewinnen.

Wenn erforderlich, werden Änderungsvorschläge unterbreitet und umgesetzt, um die Klarheit, Kohärenz und Einhaltung von Branchenstandards oder Vorschriften zu verbessern. Das Ziel ist es sicherzustellen, dass die Richtlinien relevant, wirksam und im Einklang mit den Ziele der Organisation bleiben, was letztlich zu einer verbesserten Geschäftsergebnis und geringerem Risikoexposure führt.