Automatisieren Sie die manuelle Zeitabrechnung zur erhöhten Produktivität. Workflow

Automatisieren der manuellen Zeitverzeichnung für gesteigerte Produktivität

In diesem Geschäftsablaufschritt konzentrieren wir uns auf die Vereinfachung von Zeitverzeichnungsprozessen, um die Gesamtproduktivität zu erhöhen. Das Ziel besteht darin, die manuelle Zeitverzeichnung zu automatisieren, administrative Belastungen zu reduzieren und Fehler zu minimieren.

Hauptsächliche Aktivitäten:

• Identifizierung und Implementierung eines geeigneten automatischen Zeitablaufsystems
• Konfiguration des Systems, um mit bestehenden Kalendern oder Terminplanungstools synchronisiert zu werden
• Integration des Systems mit Gehalts- oder Rechnungswesen-Software für eine fehlerfreie Datenübertragung
• Einrichtung von Erinnerungen und Benachrichtigungen an Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass zeitige Eingaben erfolgen

Erwartete Ergebnisse:

• Verringerter manueller Arbeitsaufwand in Zeitverzeichnungsprozessen
• Verbesserte Genauigkeit und Einhaltung von Unternehmenspolitiken
• Erhöhte Produktivität unter den Mitarbeitern aufgrund einer effizienteren Nutzung der Zeit
• Bessere Einblicke in Arbeitsmuster und Ressourcenzuweisungen

Konfigurieren Sie Systemeinstellungen

Dieser Schritt umfasst die Definition und Einrichtung der grundlegenden Parameter für das Funktionieren des Systems. Hierzu gehört die Konfiguration von Benutzerkonten, Rollen, Berechtigungen und Authentifizierungsmethoden. Außerdem wird in diesem Abschnitt die Systemlandschaft eingerichtet, einschließlich der Anpassung von Dashboards, Menüs und anderer Schnittstellen, mit denen sich Benutzer auseinandersetzen werden. Die Einstellungen umfassen auch die Datenverwaltung, wie z.B. die Definition von Datentypen, Feldern und Validierungsregeln.

Die Konfiguration von Parametern auf Systemebene ist wichtig, um eine störungsfreie Integration mit der bestehenden Infrastruktur sicherzustellen und den Vorgaben des Unternehmens nachzukommen. Eine gut konfigurte Systemeinstellung gewährleistet glatte Abläufe, genaue Datenspeicherung und effizientes Verarbeiten, was wiederum Auswirkungen auf die Gesamtleistung und Produktivität der Organisation hat.

Der Schritt "Create Employee Profile" ist ein wichtiges Element im Beschäftigungsprozess. Bei diesem Schritt werden und überprüft die für den Kandidaten entscheidende Informationen gesammelt, um sein Profil in der Datenbank des Unternehmens zu erstellen.

Ein spezieller Fragebogen oder Vorlage wird verwendet, um detaillierte Daten zu sammeln, einschließlich Kontaktinformationen, beruflichen Hintergrund, Ausbildungshintergrund, Fähigkeiten und Zertifikate. Die eingegebenen Informationen werden dann gründlich von Personalmitarbeitern auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft.

Nachdem die Daten überprüft wurden, dient das Profil als umfassende Aufzeichnung jeder Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmers, wodurch sich die wichtigsten Details leicht abrufen lassen. Dieser vereinfachte Prozess stellt sicher, dass die Unterhaltung von Aufzeichnungen überall im Unternehmen konsistent und aktuell ist, was eine effiziente Datenverwaltung der Mitarbeiter erleichtert.

Das Arbeitszeit-Tracking-Geschäft-Prozess-Schritt ist die erste Phase der Erfassung der Arbeitstunden eines Mitarbeiters. Dieser Prozess beginnt, wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitstag oder switcht Aufgaben innerhalb eines Projekts startet. Der Zweck dieses Schritts besteht darin, das Zeit-Tracking-System zu initiieren und die genaue Startzeit für den weiteren Tracking aufzuzeichnen.

Beim Eintreten in diesen Schritt fordert das System den Mitarbeiter auf, das relevante Projekt oder die Aufgabe auszuwählen, auf der er arbeitet, gefolgt von der Erfassung seiner Startzeit. Diese Informationen werden im Zeit-Tracking-Datenbank gespeichert, sodass sichere Aufzeichnungen der Arbeitstunden auf bestimmten Aufgaben oder Projekten erstellen.

Das Start Time Tracking Schritt setzt den Rahmen für die folgenden Workflow-Schritte, die die Überwachung und Aufzeichnung der tatsächlichen gearbeitete Zeit beinhalten, was genau Abrechnungsrechnungen, Ressourcenzuweisung und Projektmanagement-Insight ermöglicht.

Das Automatisierte Tageszeitloge-Prozess beinhaltet die Vereinfachung der Erfassung von Arbeitsstunden für Mitarbeiter. Dieser Workflow beginnt, wenn ein Mitarbeiter mit einem Zeiträume-System ab- oder einmietet.

Der System loggt den Beginn und das Ende des Arbeitstags sowie Pausen automatisch.

Während des Tages prüft das System auf eventuelle fehlende Schläge und fordert die Mitarbeiter auf, diese einzugeben. Wenn ein Mitarbeiter vergisst ab- oder einzumieten, erhält er Erinnerungen während des Tages.

Zu Ende jeder Gehaltsperiode erstellt das System alle aufgenommenen Stunden in einem Bericht zusammen, der dann von der Geschäftsleitung überprüft wird, um Genauigkeit sicherzustellen. Der Bericht dient zur Ermittlung der Mitarbeitergehälter und stellt sicher, dass die Zahlungen termingerecht und fehlerfrei sind.

Dieser automatisierte Prozess spart Zeit und reduziert Fehler, was ein entscheidender Schritt in der Wahrung von effizienten Geschäftsoperationen ist.

"Die Überprüfung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern ist ein kritischer Geschäftsprozessschritt, der die Genauigkeit und Konformität bei der Zeitmessung von Mitarbeitern sicherstellt. Dabei handelt es sich um eine Überprüfung und Bestätigung der von den Mitarbeitern gearbeiteten Stunden gegenüber Unternehmensrichtlinien und Arbeitsgesetzen.

Schritte in diesem Prozess umfassen:

1. Überprüfung von Zeitaufzeichnungen auf Fehler oder Unstimmigkeiten
2. Verifizierung der gearbeiteten Stunden gegenüber Unternehmensrichtlinien und Arbeitsgesetzen
3. Identifizierung von Überstunden oder unregelmäßigen Arbeitsschlägen
4. Benachrichtigung von Mitarbeitern über genehmigte oder abgelehnte Zeitabfragen

Das Ergebnis des Schritts "Überprüfung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern" ist ein korrektiertes und konformes Zeitprotokoll für den Mitarbeiter, das die Gehaltsverarbeitung und Entscheidungen im HR-Bereich beeinflusst, wie z.B. die Berechtigung zu Leistungen und Prüfungsbeurteilungen."

Unternehmens-Workflow-Schritt: Erstellung von Lohnnachrichten

Bei diesem wichtigen Prozess handelt es sich um die Zusammenfassung und Präsentation von Lohndaten für Mitarbeiter. Dieser Prozess beginnt an einem geplanten Datum, typischerweise am Ende jedes Gehaltszeitraums. Das System generiert Berichte auf der Grundlage von Mitarbeiterdaten, gearbeiteter Stunden und anderen relevanten Faktoren.

Der Prozess zur Erstellung von Lohnberichten umfasst mehrere wichtige Schritte:

1. Datenkompilierung: Zusammenstellen von Informationen über Mitarbeiter, einschließlich Gehälter, Vorteile und Steuern.
2. Formatierung des Berichts: Ordnung der Daten in einem klaren und präzisen Format für eine einfache Analyse.
3. Qualitätskontrolle: Überprüfung der Richtigkeit von Lohnberichten zur Verhinderung von Fehlern oder Abweichungen.
4. Verteilung: Teilen der erstellten Lohnberichte mit relevanten Stakeholdern, wie Mitarbeiter, Management und Personalabteilungen.

Durch die Automatisierung dieses Workflows können Unternehmen ihre Effizienz verbessern, manuelle Fehler reduzieren und insgesamt ihre Fähigkeiten zum Lohngeldverarbeiten steigern.

Unternehmensworkflowschritt: Meldung an Mitarbeiter über Zeitabrechnungen

Dieser automatisierte Schritt meldet den Mitarbeitern, wenn ihre Zeitabrechnungen genehmigt oder abgelehnt wurden. Wenn ein Mitarbeiter eine Abrechnung für die Genehmigung einreicht, löst dieser Workflow eine Benachrichtigung aus, die an ihn per E-Mail oder internem Messingsystem gesendet wird. Die Meldung informiert den Mitarbeiter darüber, ob seine Zeitabrechnung genehmigt ist, wie sie ist, oder wenn weitere Informationen oder Änderungen erforderlich sind, bevor sie finalisiert werden kann.

Ziel dieses Schrittes ist es, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und über den Status ihrer Abrechnungen zu informieren, sicherzustellen, dass sie sich der notwendigen Maßnahmen oder Nachbarnschaften bewusst sind. Durch die Automatisierung dieser Benachrichtigungsprozesse können sich die Mitarbeiter auf ihre Kernverantwortlichkeiten konzentrieren und zeitnahe Updates zu ihren Abrechnungseinreichungen erhalten. Dieser Workflow verbessert die Kommunikation und Transparenz innerhalb der Organisation.

Unternehmensprozessschritt: Genehmigen und Ablehnen von Zeitabrechnungen

Bei diesem wichtigen Schritt im Zeitmanagement-Prozess wird die Richtigkeit der von den Mitarbeitern eingereichten Zeitabrechnungen bewertet. Berechtigte Personen, typischerweise Vorgesetzte oder Abteilungsleiter, überprüfen jede Eintragung auf Vollständigkeit, Gültigkeit und Einhaltung der Geschäftspolitik. Sie bestätigen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind, wie z.B. gearbeitete Daten, verbrachte Arbeitszeit für Aufgaben und eventuell relevante Notizen oder Kommentare.

Wenn eine Eintragung als genau und mit den Richtlinien des Unternehmens übereinstimmend angesehen wird, erteilt der Genehmigungsberechtigte die Zustimmung, wodurch eine rechtzeitige Erstattung an die Mitarbeiter gewährleistet wird. Gegenläufig dazu, wenn Fehler oder Abweichungen entdeckt werden, lehnt der Genehmigungsberechtigte die Eintragung ab und fordert den Mitarbeiter auf, eine korrigierte Version zu übermitteln. Dieser Schritt hilft dabei, Transparenz, Verantwortlichkeit und Fairness im Zeitmanagement-Prozess sicherzustellen, was letztendlich einen effizienteren und produktiveren Arbeitsumfeld beiträgt.

Die "Integrationsmit dem HR-System" Geschäftsfunktionsschritt ist entscheidend für die Beschleunigung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter. Bei diesem Schritt wird eine Verbindung zwischen verschiedenen Systemen und Datenbanken hergestellt, um eine störungsfreie Kommunikation und Datenübertragung zwischen verschiedenen Abteilungen sicherzustellen. Durch die Integration werden automatisierte Aktualisierungen von Mitarbeiterninformationen ermöglicht, der Lohnabrechnungsprozess wird vereinfacht und die gesamte operative Effizienz erhöht.

Als Teil dieses Schritts arbeiten wichtige Stakeholder wie IT- und HR-Teams zusammen, um die Integration zu konfigurieren und zu testen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle notwendigen Daten genau übertragen werden, wodurch manuelle Fehler minimiert und Ausfallzeiten verringert werden. Durch die Integration mit dem HR-System können Unternehmen auch wertvolle Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter, die Schulungsbedürfnisse und andere wichtige Kennzahlen gewinnen.

Bei erfolgreichem Abschluss dieses Schritts können sich Mitarbeiter über ein gemeinsames Anmeldeinterface auf wichtige Informationen und Ressourcen zugreifen, was ihre Erfahrung weiter verbessert.