Die besten Praktiken für Zeitverfolgung im Projektmanagement Workflow

Projektstart ist der erste Schritt in einem Geschäftsflyz. Hier werden der Projektablauf, die Ziele und die Ziele definiert. Bei diesem Abschnitt müssen die Stakeholder identifiziert, ihre Rollen und Verantwortungen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle mit dem Projektziel einverstanden sind.

Ein gut definiertes Projektstartprozedere hilft dabei, eine klare Vorstellung davon zu bekommen, was erreicht werden soll, von wem und in welchem Zeitrahmen. Es legt die Grundlage für die nachfolgenden Phasen, indem es sicherstellt, dass Ressourcen effizient und effektiv alloziert werden.

Schlüsselaufgaben dieses Abschnitts umfassen:

• Definition des Projektablaufs und der Ziele
• Identifizierung von Stakeholdern und ihren Rollen
• Festlegung von Kommunikationsplänen
• Umrechnung von Zeiträumen und Meilensteinen

Ein gründliches Projektstartprozedere sichert eine solide Basis für das Projekterfolg, indem es Missverständnisse und Fehlinterpretationen verhindert, die durch unklare Erwartungen entstehen können.

Die Schritt „Zeitraum-Tracking-Einstellungen“ ist ein wichtiger Teil des Geschäftsworkflows, der Benutzern ermöglicht, ihre Zeit-Tracking-Erfahrung anzupassen. Bei diesem Schritt können sich Personen Einstellungen für das Tracking ihrer Zeit anpassen, einschließlich der Wahl von Aufgaben und Projekten, die in ihren Zeitberichten enthalten sein sollen. Die Benutzer können auch die Häufigkeit wählen, zu der sie Erinnerungen erhalten möchten, um ihre Zeit-Eintrag zu aktualisieren.

Zusätzlich bietet dieser Schritt Optionen für die Konfiguration von automatischen Zeit-Eintragsfunktionen, wie zum Beispiel die automatische Erfassung von Stunden, die auf bestimmte Aufgaben oder Projekte verwendet wurden. Durch das Setzen dieser Einstellungen können sich Benutzer ihren Zeit-Tracking-Prozess vereinfachen und eine genauere Darstellung ihrer Zeitverwendung erhalten. Dieser Schritt ist für Unternehmen entscheidend, um ihr Workflow zu optimieren und Produktivität bei Mitarbeitern zu verbessern.

Erstellen Sie einen neuen Zeitabschnitt.

Diese Schritte initiieren den Prozess zum Erstellen eines neuen Zeitabschnitts für Rechnungszwecke. Der Mitarbeiter wählt das Projekt, die Aufgabe und die Datumslage aus, für die er gearbeitet hat, und tritt dann die tatsächlich verbrachten Stunden auf jeder Aktivität ein. Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, überprüft das System die Daten auf Richtigkeit und validiert sie gegen bestehende Zeitscheine, um Doppelungen zu verhindern. Wenn alles korrekt ist, wird der Zeitabschnitt gespeichert und zum Review und zur Genehmigung durch seinen Vorgesetzten oder Manager an den aktuellen Zeitschein des Mitarbeiters angehängt. Diese Schritte erleichtern eine genaue und effiziente Erfassung von Arbeitsstunden, garantieren eine zeitgerechte Zahlung und finanzielle Verwaltung.

Aktualisierung eines bestehenden Zeitvereins

Dieser Prozess beinhaltet die Aktualisierung spezifischer Details eines existierenden Zeitvereins. Er wird ausgelöst, wenn ein Benutzer Aspekte eines bereits eingereichten Zeitvereins ändern möchte.

1. Auswahl des Zeitvereins: Der Benutzer wählt den Zeitverein aus, den er aktualisieren möchte.
2. Überprüfung der aktuellen Informationen: Er überprüft die aktuelle Details und Informationen, die mit dem ausgewählten Zeitverein verbunden sind.
3. Änderung notwendiger Dinge: Basierend auf seinen Anforderungen ändert der Benutzer alle notwendigen Änderungen oder Aktualisierungen des bestehenden Zeitvereins.
4. Speichern von Änderungen: Nachdem alle erforderlichen Änderungen vorgenommen wurden, speichert der Benutzer diese Änderungen, um den ursprünglichen Zeitverein zu aktualisieren.
5. Bestätigung von Updates: Sobald der aktualisierte Zeitverein gespeichert ist, wird eine Bestätigung der vorgenommenen Änderungen bereitgestellt, um die Zweckmäßigkeit durchzuführen.

Der Arbeitsablauf "Einreichen einer Stundenliste zur Genehmigung" ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Stundenlisten zur Überprüfung und Genehmigung einzureichen. Mit diesem Prozess werden die von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden erfasst, die Löhne korrekt berechnet und rechtzeitig ausgezahlt.

Bei der Aktivierung dieses Schritts reicht der Mitarbeiter ihre vollständige Stundenliste über einen genehmigten Online-Portal oder -System ein. Die eingereichte Stundenliste enthält Details wie Datum, Projekt-/Aufgabenbeschreibung und geleistete Gesamtarbeitszeit.

Nach Erhalt prüft der Vorgesetzte oder die beauftragte Genehmigungsperson die eingereichte Stundenliste auf ihre Genauigkeit und Vollständigkeit. Sie bestätigen, dass alle erforderlichen Informationen vorliegen und die von dem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.

Nach erfolgreichem Review wird dann die genehmigte Stundenliste für Bezahlungszwecke verarbeitet und sichert damit, dass die Mitarbeiter rechtzeitig und korrekt entlohnt werden und ihre Leistungen zur Organisation genau erfasst sind.

Die "Zustimmen oder Ablehnen von Zeitabrechnungen"-Geschäftsprozessschritt beinhaltet die Überprüfung von von Mitarbeitern eingereichten Zeitarbeiten zur Bestimmung ihrer Genauigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter fair für ihre Arbeit vergütet werden, während gleichzeitig ein transparentes und effizientes Bezahlprozess gewährleistet wird.

Bei diesem Schritt überprüfen die Genehmigungsinhaber jeden Zeitabrechnungsantrag gegenüber festgelegten Richtlinien, wobei die Datumsangaben, gearbeitete Stunden und eventuelle Pausen oder Abzüge verifiziert werden. Sie können auch zusätzliche Informationen von den Mitarbeitern anfordern, wenn Ungereimtheiten gefunden werden. Sobald überprüft, können die Genehmigungsinhaber entweder genehmigen oder ablehnen, wobei klare Erklärungen für ihre Entscheidung geliefert werden. Diese Transparenz hilft dabei, Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Management aufzubauen, während sichergestellt wird, dass die Bezahlung genau und aktuell ist.

Der genehmigte oder abgelehnte Status wird dann den Mitarbeitern mitgeteilt, wodurch rechtzeitige Zahlungen oder Anpassungen entsprechend der Notwendigkeit ermöglicht werden.

Der Track Overtime Hours Workflow-Step ist dazu bestimmt, Überstunden zu überwachen und zu dokumentieren, die über die regulären Arbeitszeiten hinaus gearbeitet wurden. Dieser Prozess umfasst das Verfolgen und Melden von mehr als erforderlichen Arbeitsstunden durch Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen.

Hier wie es funktioniert:

1. Overtime-Schwelle identifizieren: Legen Sie eine spezifische Anzahl an erlaubten Überstunden pro Woche oder Monat für jeden Mitarbeiter fest.
2. Arbeitzeiten überwachen: Verfolgen Sie die tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter, einschließlich regelmäßiger und Überstundenerfassung.
3. Exzessive Stunden markieren: Markieren Sie automatisch jede Situation, in der ein Mitarbeiter ihre zugewiesene Overtime-Schwelle überschreitet.
4. Anfragen an Manager stellen: Benachrichtigen Sie die zugehörigen Manager darüber, geänderte Überstundenerfassung zu überprüfen und erforderliche Maßnahmen zu ergreifen.
5. Overtime genehmigen oder ablehnen: Lassen Sie die Manager die Überstunden genehmigen oder ablehnen, basierend auf Betriebspolitik und Richtlinien.
6. Gehaltsabrechnung aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass korrekte Abrechnungen erfolgen, indem genehmigte Overtime-Stunden in der Mitarbeitervergütung berücksichtigt werden.

Hier ist die Übersetzung:

"Dieser Geschäftsprozessschritt heißt 'Zeitabwesen abgleichen'. Er beinhaltet das Nachverfolgen der Zeitabwesenheitsausgaben von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie sich ihrer verfügbaren bezahlten Urlaubszeit bewusst sind. Ziel ist es, Überbuchungen oder untergeordnete Schätzungen von verfügbarer Freizeit zu vermeiden, was Missverständnisse und potenzielle Konflikte zur Folge haben kann.

Der Prozess beginnt damit, dass das System automatisch jedes Mitarbeiters derzeitige Zeitabwesenheitsausgaben aufgrund angehäufter Stunden, genutzter Tage und Unternehmensrichtlinien berechnet. Diese Informationen werden dann sowohl für die Geschäftsführung als auch für die Mitarbeiter über eine zentrale Plattform oder eine Mobil-App zugänglich gemacht.

Sobald sich die Ausgaben den Mindestschwellen nähern, werden Benachrichtigungen gesendet, um die Mitarbeiter von nahenden Fristen zu informieren. Mit diesem proaktiven Ansatz kann verhindert werden, dass letzte Minute-Anfragen gestellt werden und sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter die ganze Zeit im Laufe des Jahres über ihre verfügbare Freizeit informiert sind."

Regelmäßige Berichte und Dashboards sind wesentliche Bestandteile eines gut strukturierten Geschäftsprozesses. Bei diesem Schritt werden standardisierte Berichte und Visualisierungen erstellt und verteilt, die wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) und Einblicke in verschiedene Aspekte der Organisation liefern.

Ziel dieses Schrittes ist es, fundierte Entscheidungen zu ermöglichen, indem Stakeholdern zeitnah, genau und relevanten Daten bereitgestellt werden. Berichte und Dashboards dienen dazu, den Fortschritt hin zu Zielen zu überwachen, Bereiche für Verbesserung zu identifizieren und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Bei diesem Schritt handelt es sich in der Regel um eine Kombination aus manuellen und automatischen Prozessen, bei denen Werkzeuge wie Tabellenkalkulationssoftware, Business-Intelligence-Plattformen und Datenvisualisierungstools eingesetzt werden. Die Daten werden aus verschiedenen Quellen gesammelt, einschließlich Datenbanken, APIs und externen Systemen, und dann in sinnvolle Berichte und Dashboards verarbeitet, die von Stakeholdern leicht konsumierbar sind. Der Output wird den relevanten Teams und Abteilungen mitgeteilt, um Alignment sicherzustellen und strategische Entscheidungen zu fördern.

Die Automatisierung des Zeitabrechnungsintegrationsprozesses vereinfacht die Zeiterfassung für Mitarbeiter, indem sie verschiedene Anwendungen integriert, die innerhalb der Organisation verwendet werden. Dieses Workflows beinhaltet die Konfiguration von API-Schlüsseln, das Einrichten von OAuth-Verbindungen und die Zuweisung von Benutzerrechten, um einen reibungslosen Datenaustausch sicherzustellen.

1. Zuerst müssen die notwendigen Integrations erforderlich für jedes Departement oder Team identifiziert werden.
2. Konfigurieren Sie API-Schlüssel und OAuth-Verbindungen mit den ausgewählten Zeitabrechnungsplattformen.
3. Zuweisen Sie Benutzerrechte, um eine genaue Erfassung von Zeiterfassungsdaten von verbundenen Anwendungen sicherzustellen.
4. Konfigurieren Sie die automatisierte Synchronisierung von Zeiteinträgen zwischen integrierten Systemen.
5. Testen und überprüfen Sie die Integration, um eine genaue und konsistente Zeiterfassung in allen Abteilungen sicherzustellen.

Durch die Automatisierung dieser Integrations können Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden leicht ohne manuelle Intervention erfasst werden, Produktivität wird verbessert und administrative Belastungen verringert.

Durchführung regelmäßiger Audits und Qualitätstests ist ein wesentlicher Schritt zur Aufrechterhaltung der Integrität und Effizienz eines Geschäftsablaufs. Dieser Prozess umfasst periodische Überprüfungen und Bewertungen verschiedener Aspekte des Flusses, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren, Prozesse zu optimieren und Einhaltung von festgelegten Standards sicherzustellen.

Regelmäßige Audits helfen dabei, Abweichungen von etablierten Protokollen zu erkennen, was eine schnellstmögliche Korrektur und eine Minimierung potenzieller Risiken ermöglicht. Zudem ermöglichen Qualitätstests Unternehmen, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Abläufe zu überprüfen, sodass Produkte oder Dienstleistungen den Kundenanforderungen und regulatorischen Anforderungen entsprechen.

Durch regelmäßige Durchführung von Audits und Qualitätstests können Organisationen ihre Reputation steigern, die Produktivität verbessern und im Markt einen Wettbewerbsvorteil behalten. Diese proaktive Herangehensweise fördert auch eine Kultur der Verantwortlichkeit und kontinuierlichen Verbesserungen innerhalb des Unternehmens, was langfristigen Erfolg und Wachstum beflügelt.