Zeitmanagement für kleine Unternehmen gemacht leichter. Workflow

Die Zeitabrechnungs-Stufe "Initiate Time Tracking" markiert den Beginn der Zeitabrechnung für bestimmte Aufgaben oder Projekte. Bei diesem entscheidenden Moment werden eine Reihe von automatischen Prozessen initiiert, die eine genaue und effiziente Zeitabrechnung ermöglichen.

In dieser Stufe werden den Teammitgliedern Anweisungen gegeben, das relevante Projekt oder die jeweilige Aufgabe auszuwählen für die sie Zeit abrechnen werden. Das System bereitet dann die notwendigen Felder vor, um Start- und Endzeiten sowie weitere Details einzugeben, wie sie durch die Zeitabrechnungspolitik der Organisation vorgegeben sind.

Die Schritt "Initiate Time Tracking" dient als Tor zur Erfassung wertvoller Einblicke in Produktivität, Ressourcenzuweisung und Aufgabenverwaltung innerhalb des Unternehmens. Durch die Vereinfachung dieses Anfangsprozesses können Unternehmen eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit fördern, was letztendlich zu verbesserten Projektresultaten und fundierter Entscheidungsfindung führt.

Das Empfangsbenachrichtigungsschritt beinhaltet das Bestätigen und die Annahme der Eingangsmitteilung. Dieses Schritt wird ausgelöst, wenn eine externe Partei Informationen oder Updates sendet, die für Geschäftsoperationen relevant sind.

Hauptsächliche Aktivitäten:

• Zugriff auf das System zum Anzeigen von Benachrichtigungen
• Überprüfung der Inhalte und Genauigkeit der Information
• Bestätigung des Eingangs der Benachrichtigung über einen festgelegten Kanal

Eingabebedürfnisse:

• Benachrichtigung von externer Seite (z.B. Kunde, Lieferant, Partner)
• Zugriffsberechtigungen zum Anzeigen von Benachrichtigungen im System

Ausgabebedürfnisse:

• Bestätigung des Eingangs der Benachrichtigung an den Absender oder relevante Parteien

Die Start-Workday-Eintrags-Geschäftsablauf-Schritt initiiert den Prozess der Einmeldung zur Arbeit für einen Arbeitnehmer. Bei diesem Schritt wird die Identität des Arbeitnehmers überprüft und seine Verfügbarkeit zum Beginn der Arbeit an einem bestimmten Datum oder auf einer bestimmten Schicht bestätigt.

Als Teil dieses Schritts prüft das System die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers und bestätigt, dass er während des festgelegten Zeitraums eingesetzt wird. Das System überprüft auch den Status des Arbeitnehmers als verfügbar oder nicht verfügbar für die Arbeit, wobei Abwesenheits- oder Urlaubszeiten berücksichtigt werden.

Beim erfolgreichen Abschluss dieses Schritts aktualisiert das System den Workday-Eintrag des Arbeitnehmers mit der bestätigten Startzeit und Schichtdetails. Diese Informationen werden dann verwendet, um weitere Geschäftsablauf-Schritte auszulösen, wie z.B. die Zuweisung von Aufgaben und Gehaltsabrechnungen.

Der Prozess zur Erledigung von Aufgaben und Projekten ist für die Gewährleistung von Pünktlichkeitszielen zum Erreichen organisationaler Ziele verantwortlich. Diese Phase beinhaltet eine Reihe vernetzter Aktivitäten, die Eingaben in Ergebnisse umwandeln, indem sie die Ressourcen des Unternehmens effizient nutzen.

Schlüsselschritte in diesem Workflow sind:

1. Aufgabenzuweisung: Zuweisung spezifischer Verantwortlichkeiten an Teammitglieder oder Einzelpersonen basierend auf deren Expertise und Verfügbarkeit.
2. Ressourcenmanagement: Gewährleistung der notwendigen Werkzeuge, Ausrüstungen und Personen zum Abschließen von Aufgaben innerhalb der zugewiesenen Zeitrahmen.
3. Fortschrittstracking: Regelmäßige Überwachung und Bewertung von Aufgabenerledigungsquoten zur Identifizierung potenzieller Hindernisse oder Verbesserungsbereiche.
4. Qualitätskontrolle: Durchführung von Qualitätstests, um sicherzustellen, dass Outputs die vorher bestimmten Standards und Spezifikationen erfüllen.
5. Aufgabenabschluss: Formelles Abschließen von Aufgaben durch Aktualisierung von Projektwartelisten, Dokumentation von gelernten Lektionen und Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozesses zukünftig.

"Track Breaks ist ein wesentlicher Geschäftsablaufschritt, der Organisationen ermöglicht, Mitarbeiterpausen effektiv zu verwalten. Bei diesem Prozess wird die Abwesenheit von Mitarbeitern während des Tages überwacht und dokumentiert, sicherstellend, dass Aufgaben und Verantwortungen reibungslos abgedeckt werden. Ziel ist es, die Arbeit am laufen zu halten, ohne gleichzeitig den Ansprüchen der Mitarbeiter auf geplante Pausen Rechnung zu tragen.

Der Track Breaks-Workflow setzt sich aus Schritten wie folgt zusammen:

1. Scheduling von Pausenzeiten im Voraus
2. Benachrichtigung von Kollegen oder Vorgesetzten, wenn ein Mitarbeiter eine Pause macht
3. Dokumentation der Dauer und des Zeitpunkts jeder Pause
4. Aktualisierung der Arbeitszeitaufzeichnungen

Durch die Implementierung dieses Schrittes können Unternehmen Produktivität aufrechterhalten und gleichzeitig das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben ihrer Mitarbeiter fördern. Durch die effektive Überwachung von Pausen kann man sich auch Trends bewusst werden, Personalabbau optimieren und fundierte Entscheidungen über Arbeitszeiten und -lastmanagement treffen."

Arbeitsbericht einreichen

Dieser Workflow-Schritt ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren täglichen Arbeitsbericht in einer zeitnahen und effizienten Weise einzusenden. Der Prozess beginnt, wenn ein Mitarbeiter sich mit dem System anmeldet und die Option "Arbeitsbericht einreichen" wählt. Anschließend wird er aufgefordert, relevante Informationen wie Datum, gearbeitete Stunden, abgeschlossene Aufgaben sowie beachtenswerte Erfolge oder Herausforderungen einzugeben. Sobald alle erforderlichen Informationen eingegeben wurden, kann der Mitarbeiter seinen Bericht für die Genauigkeit überprüfen und ihn zur Genehmigung einreichen. Der eingereichte Bericht wird dann von einem bestimmten Zuständigen geprüft, der dessen Vollständigkeit und Genauigkeit überprüft. Nach der Genehmigung wird der Bericht im System aktualisiert und bietet einen aktuellen Aufzeichnung der Arbeitstätigkeiten und gearbeiteten Stunden des Mitarbeiters. Dieser effiziente Prozess sorgt dafür, dass alle notwendigen Daten erfasst und genau aufgezeichnet werden.

Die Überprüfung und Validierung der Eintragung im Workday-Prozess ist ein wichtiger Schritt im Geschäftsworkflow, der eine genaue und vollständige Eintragung von Mitarbeiterinformationen in Workday sicherstellt. Bei diesem Schritt werden die von Personaladministratoren eingegebenen Daten gegen festgelegte Unternehmensrichtlinien und -verfahren überprüft, um die Einhaltung relevanter Gesetze, Vorschriften und Standards sicherzustellen.

Überprüfer vergleichen die eingereichten Workday-Einträge mit vorgegebenen Kriterien, wie z.B. der Arbeitsplatzklassifizierung, Gehaltsspannen, Leistungsbeitragsberechtigung und anderen HR-bezogenen Metriken. Sie stellen auch sicher, dass alle notwendigen Unterlagen beigefügt und auf dem neuesten Stand sind.

Die Validierung dieser Informationen hilft Fehler oder Diskrepanzen zu verhindern, die sonst unbeachtet bleiben könnten, was potenzielle finanzielle Risiken für die Organisation reduziert. Durch das sorgfältige Überprüfen und Validieren dieses Prozesses stellt der Schritt "Überprüfung und Validierung der Eintragung im Workday" sicher, dass die Mitarbeiterdaten in Workday zeitnah, genau und im Einklang mit den Vorschriften stehen. Dies unterstützt letztendlich fundierte Entscheidungen innerhalb des Unternehmens.

Die Geschäftsablaufschritt "Zustimmen Zeitverfolgung" ist für die Überprüfung der Genauigkeit der von Arbeitnehmern gemeldeten Zeitverfolgungsdaten verantwortlich. Hierbei wird das durchgeführte Stunden vergleichen, die Arbeitnehmer gegenüber ihren zugewiesenen Projekten und Aufgaben geprüft, um Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.

Bei Eingang einer abgeschlossenen Zeitschrift wird überprüft, ob die gemeldeten Stunden den erwarteten Standards entsprechen. Wenn Unstimmigkeiten oder Irregularitäten festgestellt werden, kann das Problem weiter untersucht werden.

Das Hauptziel des "Zustimmen Zeitverfolgung" ist es, eine Datenintegrität und Genauigkeit zu gewährleisten, was die fundierte Entscheidungsfindung innerhalb der Organisation ermöglicht. Dieser Schritt spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung des Vertrauens in die Arbeitnehmer und die Gewährleistung fairem Entgeltpraktiken.

Durch das Ausgleichen dieses Prozesses können Unternehmen ihre Ressourcenzuweisungen optimieren, administrative Belastungen reduzieren und eine Produktivitätsorientierte Arbeitsumgebung fördern.