Lieferungs- und Empfangsprozesse automatisieren Workflow

Der "Verify Order" Geschäftsprozessschritt ist ein wichtiger Prozess, der die Genauigkeit und Vollständigkeit von Kundenbestellungen sicherstellt, bevor sie für die Erfüllung bearbeitet werden. Bei diesem Schritt wird die Bestellung anhand von Produktwahlen, Mengen, Versandadressen und Zahlungsdaten überprüft, um Fehler oder Ungereimtheiten zu vermeiden. Der "Verify Order" Prozess prüft außerdem nach Preisänderungen, Verkäufsofferten oder Rabatten, die eventuell angewendet wurden, und validiert den Bestand an Produkten, um Ausverkaufs-Situationen zu verhindern.

Während dieses Schritts wird die Bestellung gegen eine Reihe vorgegebener Geschäftsregeln abgeglichen, um potenzielle Probleme oder Inkonsistenzen zu identifizieren. Sollten bei dieser Überprüfung Fehler gefunden werden, werden diese gekennzeichnet und vor dem Weiterarbeiten mit den nächsten Schritten im Workflow gelöst. Der "Verify Order" Prozess hilft dabei, ein hohes Niveau an Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten, indem sichergestellt wird, dass Bestellungen genau und effizient bearbeitet werden.

Aktualisierung von Lieferinformationen

Diese Schritt beinhaltet die Überprüfung und Aktualisierung der Lieferinformationen für eine Bestellung. Der Prozess beginnt, wenn ein Kunde oder ein internes Teammitglied die Aktualisierung durch einen bestimmten System oder Anwendung initiiert.

1. Der Benutzer eingibt neue Lieferdetails wie Adresse oder Transporteur-Vorlieben.
2. Die aktualisierten Informationen werden von der Systematik geprüft auf Genauigkeit und Vollständigkeit.
3. Wenn Mängel gefunden werden, promptiert das System den Benutzer die Fehler zu korrigieren.
4. Sobald validiert ist, wird die überarbeitete Lieferdaten in der Datenbank gespeichert.
5. Diese Aktualisierung löst eine Benachrichtigung bei relevanten Stakeholdern aus, einschließlich Logistikpersonal oder anderen Teammitgliedern, die am Prozess der Bestellfertigstellung beteiligt sind.
6. Die aktualisierten Informationen werden Teil des dauerhaften Dokuments und erleichtern effizientes und genaues Tracking von Sendungen während ihres gesamten Lebenszyklus.

Das Zuteilung eines Versandetiketts ist ein wichtiger Geschäftsworkflow-Schritt, der die termingerechte Lieferung von Produkten an Kunden sicherstellt. Dabei handelt es sich um die Erstellung eines Versandetiketts für jeden Auftrag, das wichtige Informationen wie Paketgewicht, Abmessungen und Tracking-Daten enthält.

Beim Empfang des Versandetikettts kann die Lagermannschaft mit der Vorbereitung von Sendungen für den Versand beginnen. Die spezifischen Anforderungen des Versandunternehmens müssen erfüllt werden, einschließlich Etikettierungs- und Verpackungsstandards. Durch Zuteilung eines Versandetiketts wird die Erledigung der Bestellungen erleichtert, indem genaue und zeitnahe Informationen an Kunden über den Status ihrer Sendungen bereitgestellt werden.

Der Schritt der Zuteilung des Versandetiketts stellt sicher, dass alle Aufträge ordnungsgemäß beschriftet und für die Transportvorbereitung vorbereitet sind, wodurch Fehler und Verzögerungen minimiert werden. Dieser optimierte Workflow ermöglicht es Unternehmen, Kundenerwartungen zu erfüllen, Vertrauen aufzubauen und einen Wettbewerbsvorteil im Markt zu behalten.

Benachrichtige Kunden Diese Arbeitsablaufschritt ist für die Benachrichtigung des Kunden über eine Aktualisierung oder den Abschluss seiner Anfrage zuständig. Der Prozess besteht darin, dem Kunden eine Benachrichtigung per E-Mail oder einem anderen bevorzugten Kommunikationskanal zu senden.

Die Benachrichtigung enthält typischerweise Details zur Status ihrer Anfrage, wie zum Beispiel die Termin- und Uhrzeit des Abschlusses, relevante Anhänge oder Dokumente sowie einen Abriss der durchgeführten Arbeit.

Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung der Transparenz und die Information der Kunden während des Prozesses. Außerdem hilft er dabei, Vertrauen und Zuverlässigkeit bei den Kunden aufzubauen, indem regelmäßige Updates über den Fortgang ihrer Anfrage bereitgestellt werden.

Schritt 7: Überwachung des Versandfortschrits

In dieser kritischen Phase des Lieferkettenprozesses überwacht die Logistikmannschaft den Fortgang der Versandung sorgfältig, um sicherzustellen, dass die Lieferungen pünktlich erfolgen. Bei diesem Schritt wird die Bewegung von Sendungen durch verschiedene Stufen verfolgt, wie z.B. Verarbeitung, Beladung, Transport und Entladen am letzten Ziel.

Mit Hilfe von Echtzeit-Daten von Transportdienstleistern, Sendungs-Trackern oder Logistiksoftware bleibt die Mannschaft über mögliche Verspätungen oder Störungen informiert. Sie bestätigt auch, dass alle erforderlichen Dokumente, wie Rechnungsaufträge und Zollklärungsformulare, ordnungsgemäß vorbereitet und eingereicht wurden.

Durch die ständige Überwachung des Versandfortschrits können Unternehmen potenzielle Probleme während der Transportation aktiv bekämpfen, was letztendlich zur Reduzierung des Risikos von spät gelieferten Sendungen und der Verbesserung der allgemeinen Kundenzufriedenheit führt.

Eingegangene Produkte

Bei diesem Schritt geht es darum, den Eingang von Produkten oder Waren in der zugeordneten Lagerstätte zu dokumentieren und zu überprüfen. Ziel ist es sicherzustellen, dass alle eingehenden Lieferungen genau registriert und gegen Bestellungen oder Lieferpläne abgeglichen werden.

Die wichtigsten Aktivitäten innerhalb dieses Schritts umfassen:

• Die Überprüfung jeder Lieferung auf Schäden oder Abweichungen
• Die Verifizierung der Menge und Beschreibung der eingegangenen Produkte
• Dieaktualisierung von Bestandsnachrichten in Echtzeit, um die neuen Lagerbestände widerzuspiegeln
• Die Benachrichtigung relevanter Stakeholder wie Kaufmannschaften oder Lagerverwalter über jegliche Probleme oder Verzögerungen
• Die Aufrechterhaltung von genauen Nachweisen aller eingegangenen Produkte für zukünftige Referenz- und Prüfungszwecke

Der Schritt „Produkterfassung bestätigen“ beinhaltet die Bestätigung, dass empfangene Produkte den erwarteten Qualitätsstandards entsprechen. Dieser Prozess umfasst typischerweise die Untersuchung der physischen Merkmale der Gegenstände, einschließlich visueller Überprüfung auf Defekte, Beschädigungen oder Anzeichen von Verschleiß. Darüber hinaus kann auch eine Überprüfung der Produktetiketten, Verpackung und Dokumentation erforderlich sein, um die Einhaltung festgelegter Spezifikationen zu gewährleisten.

Während dieser Phase werden alle Abweichungen oder Probleme dokumentiert und den relevanten Interessengruppen gemeldet. Ziel ist es zu bestimmen, ob Produkte ohne weitere Anpassungen akzeptiert werden können, reconditioniert werden müssen oder aufgrund unannehmbaren Qualitätsniveaus abgelehnt werden müssen. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um Kundenzufriedenheit sicherzustellen und zu verhindern, dass potenzielle Verluste durch minderwertige Produkte entstehen.

Aktualisierung der Lagerbestände ist ein entscheidender Geschäftsprozessschritt, mit dem sichergestellt wird, dass die richtigen Bestandsmengen aufrechterhalten werden. Bei diesem Prozess werden die aktuellen Inventurmenge gegen historische Verkaufszahlen abgeglichen, um zu bestimmen, ob Neulieferung oder Beseitigung von Produkten erforderlich ist.

Der Prozess der Aktualisierung der Lagerbestände beginnt, wenn das Lagerverwaltungssystem eine Diskrepanz zwischen tatsächlichen und vorhergesagten Bestandsmengen feststellt. Es werden dann die folgenden Aufgaben ausgeführt:

1. Produktidentifikation: Ermitteln Sie, welche Produktlinien Inventaraktualisierungen benötigen.
2. Mengebestätigung: Bestätigen Sie die aktuellen Bestandsmenge gegen historische Verkaufszahlen.
3. Neulieferung oder Beseitigung: Bestimmen Sie, ob Produkte nachgeliefert werden sollen, langsam verkaufte Artikel beseitigt werden sollen oder eine Kombination aus beidem.

Durch die Durchführung dieses Prozessschrittes können Unternehmen vorbeugende Über- und Unterbesetzungen, Mindereinnahmen durch Wegwerfen von Gütern sowie einen unverstörten Kundenvertrauensaufbau verhindern. Regelmäßige Inventuraktualisierungen ermöglichen außerdem fundierte Geschäftsentscheidungen im Hinblick auf die Optimierung des Lieferkettenmanagements, Preisstrategien und Produktvorrat.

Benachrichtige Lager-Team Diese kritische Geschäftsprozessschritt beinhaltet die Benachrichtigung des Lagerteams über den Status einer Bestellung oder eines Inventars. Es sichert die zeitnahe Durchführung von Speicherein- und -ausgabevorgängen sowie Versandtätigkeiten, indem Mitarbeiter, die für das Empfangen, Lagern und Austellen von Waren zuständig sind, auf dem Lagerboden informiert werden.

Die Benachrichtigung wird üblicherweise automatisch basierend auf vorgegebenen Auslösern wie Vorratserneuerung, Versandbestätigung oder Inventaraktualisierung generiert. Dieser gezielte Prozess verhindert Verspätungen und erleichtert die effiziente Lagerlogistik, was letztlich zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit durch eine schnellere Bestellabwicklung führt.

Durch die Integration dieses Prozessschritts mit bestehenden Systemen können Organisationen genaue Inventarverzeichnisse führen, das Überverkaufen verhindern und die Gesamtleistung der operativen Prozesse verbessern. Als Ergebnis spielt der Schritt "Benachrichtige Lager-Team" eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Lieferketten-Managements, sodass Kunden ihre Bestellungen rechtzeitig erhalten.

Die Überprüfung auf Schäden beinhaltet die Bewertung des Zustands von Waren oder Produkten, die von Lieferanten oder Herstellern geliefert werden. Diese Prozess hilft dabei, eventuelle Mängel, Schäden oder Unstimmigkeiten während des Transports oder der Lagerung zu erkennen.

Während dieser Phase führen die Lagerpersonal typischerweise eine visuelle Überprüfung jedes Artikels durch, um sichtbare Anzeichen von Schäden wie Dellen, Kratzer oder zerfetzte Verpackungen zu überprüfen. Sie können auch eine körperliche Untersuchung durchführen, indem sie die Artikel manipulieren, um innere Schäden zu erkennen.

Wenn Schäden gefunden werden, dokumentiert das Personal den Vorfall und informiert die relevanten Personen, um notwendige Maßnahmen einzuleiten. Diese Phase sorgt dafür, dass nur unbeschädigte Ware in Bestand gelagert wird, was potenzielle Verluste reduziert und die gesamte Lieferkette im Allgemeinen verbessert. Die Ergebnisse dieser Überprüfung können auch zukünftige Kaufentscheidungen oder Bewertungen von Lieferanten beeinflussen.