Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements: Ein schrittweiser Leitfaden

Der Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements hilft Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu verbessern. Durch die Implementierung von BPM können Unternehmen effizienter arbeiten und ihre Ziele erreichen.

In diesem Leitfaden werden die wesentlichen Schritte des BPM-Lebenszyklus beschrieben. Wir erklären, was BPM ist, welche Bedeutung es hat und wie man Geschäftsprozesse konzipiert, modelliert, implementiert und überwacht. Schließlich werden wir Wege zur kontinuierlichen Prozessverbesserung aufzeigen. Sie werden verstehen, wie Sie BPM nutzen können, um Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und eine erfolgreiche BPM-Initiative zu starten.

Verstehen des BPM-Lebenszyklus

Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein systematischer Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen mithilfe von Technologie. Es zielt darauf ab, die Prozesse effizienter zu gestalten und auf die gesamte Unternehmensstrategie abzustimmen. BPM umfasst das Analysieren, Entwerfen, Modellieren, Implementieren, Überwachen und Optimieren von Geschäftsprozessen, um die Produktivität zu steigern und die Unternehmensziele zu erreichen.

Was ist der BPM-Lebenszyklus?

Der BPM-Lebenszyklus ist ein standardisiertes Rahmenwerk, das die Verwaltung und Verbesserung von Geschäftsprozessen leitet. Er besteht aus sechs Phasen:

1. Planen: Definieren Sie den Umfang und die Ziele der zu verwaltenden Geschäftsprozesse.
2. Analysieren: Bewerten Sie die aktuellen Prozesse, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.
3. Entwerfen: Entwickeln Sie neue oder verbesserte Prozessdesigns, um identifizierte Probleme zu lösen.
4. Modellieren: Erstellen Sie detaillierte Prozessmodelle, die die Schritte, Inputs und Outputs der einzelnen Prozesse beschreiben.
5. Implementieren: Setzen Sie die entworfenen Prozesse in die Tat um, oft unter Einbeziehung von Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, Management und Prozessautomatisierung.
6. Überwachen und Verfeinern: Verfolgen Sie kontinuierlich die Prozessleistung anhand von Leistungsindikatoren (KPIs) und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, um die Effizienz und Effektivität zu optimieren.

Schlüsselkomponenten des Prozesslebenszyklus

Der Zyklus des Geschäftsprozessmanagements bzw. der Prozesslebenszyklus umfasst fünf Hauptphasen:

1. Entwerfen: Verstehen des aktuellen Zustands der Geschäftsprozesse und Entwicklung eines Verbesserungsplans.
2. Modellieren: Identifizieren Sie die Inputs und Outputs jedes Prozesses und erstellen Sie ein detailliertes Flussdiagramm, um den gesamten Prozess darzustellen.
3. Ausführen: Setzen Sie die geplante Arbeit in die Tat um, oft beginnend mit Tests in kleinem Maßstab.
4. Überwachen: Legen Sie Leistungsindikatoren (KPIs) fest und verfolgen Sie diese, um die Prozessleistung zu bewerten.
5. Optimieren: Konzentrieren Sie sich auf die kontinuierliche Verbesserung der identifizierten und analysierten Prozesse.

Vorteile der Einführung von Business Process Management

Die Implementierung von BPM bietet zahlreiche Vorteile:

1. Gesteigerte Effizienz: Rationalisierung der Abläufe, Senkung der Kosten und Verbesserung der Produktivität.
2. Bessere Kundenerfahrung: Effiziente und genaue Prozesse führen zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
3. Präzisere Daten: Automatisierte Aufgaben erleichtern die Verfolgung und Analyse von Daten, was zu einer besseren Entscheidungsfindung führt.
4. Verbesserte Skalierbarkeit: Unternehmen können problemlos neue Mitarbeiter und Prozesse hinzufügen, wenn sie wachsen.
5. Einhaltung von Vorschriften: Hilft bei der Erstellung standardisierter Prozesse, die die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.

Unternehmen können solide Rahmenbedingungen für alle ihre Prozesse schaffen, was zu einer höheren Produktivität, Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit führt, um ihre Geschäftsziele auf dem Weg zur digitalen Transformation zu erreichen.

Wie man die richtige BPM-Software auswählt

Die Auswahl der richtigen Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist entscheidend für die Optimierung Ihrer Abläufe. Was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie hier:

• Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse: Verstehen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen. Suchen Sie nach einer Software, die auf spezifische Probleme eingeht, sei es die Rationalisierung von Arbeitsabläufen oder die Verbesserung der Entscheidungsfindung.
• Prüfen Sie Anpassungsmöglichkeiten: Wählen Sie eine Software, die auf Ihre individuellen Prozesse zugeschnitten werden kann, um sicherzustellen, dass sie perfekt auf Ihre Unternehmensziele abgestimmt ist.
• Achten Sie auf Automatisierungsmöglichkeiten: Automatisierung ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität. Entscheiden Sie sich für eine Software, mit der sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden können, damit Ihr Team mehr Zeit für strategische Aufgaben hat.
• Achten Sie auf Datenintegration in Echtzeit: Die Möglichkeit, Daten in Echtzeit für die Entscheidungsfindung zu nutzen, ist eine wesentliche Voraussetzung, um auf dem heutigen Markt agil zu bleiben.

Warum unsere BPM-Lösungen herausragend sind:

Unsere BPM-Software erfüllt alle diese Kriterien. Die vollständig anpassbare und funktionsreiche Software wurde entwickelt, um Abläufe zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und die Entscheidungsfindung zu optimieren. Transformieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Lösung.

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Entwerfen und Modellieren von Geschäftsprozessen

Identifizierung von Prozessen

Identifizierung von Prozessen
Die Prozessidentifikation ist ein grundlegender Schritt im Geschäftsprozesszyklus. Sie hilft Organisationen, ihre aktuellen Prozesse, Schlüsselaktivitäten und Vorteile zu verstehen. Zu den wichtigsten Zielen gehören:

• Identifizieren und Dokumentieren der aktuellen Prozesse
• Festlegung klarer Prozessgrenzen
• Schaffung der Grundlage für die Analyse und Verbesserung

Beteiligte Aktivitäten:

• Definition der Prozessgrenzen
• Identifizierung der Prozessverantwortlichen
• Dokumentieren von Prozessdetails
• Prozessbeteiligte einbeziehen
• Analysieren von Prozessabhängigkeiten
• Bestimmung von Prozessmetriken
• Validierung und Verfeinerung der Prozessdokumentation

Diese Aktivitäten erfassen das Wesentliche der Unternehmensprozesse und zeigen Bereiche auf, die überarbeitet werden sollten.

Prozess-Mapping

Prozessmapping stellt Arbeitsabläufe und Prozesse visuell dar. Die Erstellung einer Prozesslandkarte oder eines Flussdiagramms hilft dabei, die Funktionsweise eines Prozesses klar und einfach zu kommunizieren. Auf diese Weise können Unternehmen den gesamten Prozess verstehen und Ineffizienzen oder Automatisierungsmöglichkeiten erkennen.

Schritte zur Erstellung einer Prozesslandkarte:

1. Bestimmen Sie den abzubildenden Prozess
2. Dokumentieren Sie alle erforderlichen Aufgaben
3. Anordnen der Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge
4. Wählen Sie das geeignete Format für die Prozessabbildung
5. Überprüfung der Abbildung mit den Beteiligten
6. Analysieren Sie die fertige Abbildung auf Verbesserungsmöglichkeiten

Stakeholder-Analyse

Die Stakeholder-Analyse identifiziert die Personen und Teams, die an einem Projekt beteiligt oder davon betroffen sind, bevor es beginnt. Dabei werden die Stakeholder nach dem Grad ihrer Beteiligung, ihres Interesses und ihres Einflusses auf das Projekt gruppiert, und es wird festgelegt, wie die einzelnen Gruppen während des gesamten Projektlebenszyklus am besten einbezogen und mit ihnen kommuniziert werden können. Die Einbeziehung der Stakeholder ist entscheidend für den Erfolg von BPM.

Vorteile der Stakeholder-Analyse:

• Einbindung der wichtigsten organisatorischen Akteure
• Frühzeitige Abstimmung über Ziele und Pläne
• Frühzeitiges Ansprechen von Konflikten oder Problemen

Schritte zur Durchführung einer Stakeholder-Analyse:

1. Beschreiben Sie den Prozess oder das Projekt in der Mitte einer Seite.
2. Ordnen Sie die Stakeholder auf Speichen an, die von diesem zentralen Punkt wegführen.
3. Berücksichtigen Sie sechs Kategorien von Stakeholdern: Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Chefs/Eigentümer, Regelsetzer (Regulierungsbehörden) und andere.

Ausführen und Überwachen von BPM

Strategien für die Umsetzung
Um den BPM-Prozess in die Tat umzusetzen, müssen sich Unternehmen auf die strategische Planung konzentrieren. Dazu gehört die Erstellung einer Roadmap, die den schrittweisen Prozess der Implementierung des BPM-Systems und die Erreichung der gewünschten Ergebnisse skizziert.

Schritte zur BPM-Implementierung:

1. Definieren Sie den Umfang: Identifizieren Sie Prozesse für die Workflow-Automatisierung, das Management und die Prozessautomatisierung. Legen Sie realistische Zeitpläne fest.
2. Ressourcen zuteilen: Stellen Sie die notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen zur Unterstützung der Implementierung bereit.
3. Effektive Kommunikation: Vermitteln Sie allen Beteiligten den Zweck und die Vorteile des BPM-Systems.
4. Änderungsmanagement: Bewältigen Sie den Widerstand gegen Veränderungen und sorgen Sie für reibungslose Übergänge.
5. Konzentration auf relevante Prozesse: Priorisieren Sie die Prozesse, die am strategischsten und wirkungsvollsten sind.
6. Befürwortung durch die Führung: Sichern Sie sich die Unterstützung von Führungskräften, um Teams zu motivieren und die Zuweisung von Ressourcen sicherzustellen.

Wichtige Leistungsindikatoren

Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) sind für die Messung und Verbesserung von Geschäftsprozessen unerlässlich. Sie stellen eine Verbindung zwischen den Zielen und den tatsächlichen Ergebnissen her und zeigen alle Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg auf. KPIs können in zwei Hauptgruppen unterteilt werden: langfristige Indikatoren und Echtzeit-Indikatoren.

Langfristige KPIs:
Diese beziehen sich auf einen größeren Zeitrahmen, z. B. ein Jahr oder sechs Monate, und basieren häufig auf Business Intelligence (BI)-Technologie. Beispiele hierfür sind:

• Anzahl der Prozessinstanzen
• Durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss eines Prozesses
• Durchschnittliche Zeit für jeden Prozessschritt

Kurzfristige KPIs:
Diese liefern Echtzeitanalysen, die in der Regel Zeiträume von nur einer Minute, einer Stunde oder einem Tag abdecken. Sie werden in einer Balanced Scorecard (BSC) dargestellt und können Metriken enthalten wie:

• Anzahl der in der letzten Stunde erstellten Prozessinstanzen

Die Verfolgung dieser KPIs hilft Unternehmen, ihre Leistung zu messen, Probleme zu erkennen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse zu treffen.

Prozessverfolgung in Echtzeit

Die Prozessverfolgung in Echtzeit ist für ein effektives BPM entscheidend. Dabei wird jeder Prozess während seines gesamten Lebenszyklus überwacht, um die Leistung, den Abschluss und die Auswirkungen auf den gesamten Geschäftsbetrieb zu analysieren. Diese kontinuierliche Verfolgung trägt dazu bei, die Leistung zu verbessern, Verantwortlichkeit aufzubauen und die Einhaltung von Arbeitsabläufen und Systemen zu gewährleisten.

Vorteile der Prozessverfolgung in Echtzeit:

• Höhere Leistung und Produktivität: Geschäftsprozess-Software optimiert die bestehende Struktur für eine bessere Leistung.
• Sichtbarkeit: Verschafft Einblick in die Aufgaben jeder Abteilung und deren Fortschritt in Echtzeit und hilft so, Verzögerungen in der Kommunikation zu vermeiden und eine effektive Zusammenarbeit zu fördern.
• Verwaltung: Ermöglicht es Managern, die für die Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit einzusehen und Muster zu erkennen, was ein effizientes Betriebsmanagement von ihrem Schreibtisch aus ermöglicht.

Optimierung und kontinuierliche Verbesserung

Datengestützte Entscheidungsfindung

Die datengestützte Entscheidungsfindung (DDDM) nutzt Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmenswachstum fördern. Durch den Einsatz der richtigen KPIs und Tools können Unternehmen Voreingenommenheit überwinden und Managemententscheidungen auf ihre Strategien abstimmen. Unternehmen, die datengesteuerte Ansätze verwenden, haben eine um 4 % höhere Produktivität und 6 % höhere Gewinne erzielt. DDDM ermöglicht es Unternehmen, Erkenntnisse und Prognosen in Echtzeit zu generieren, um die Leistung zu verbessern, Strategien zu testen und fundierte Entscheidungen für nachhaltiges Wachstum zu treffen.

Anpassung an den Wandel

Die Anpassung an den Wandel ist für Unternehmen entscheidend, um wettbewerbsfähig und relevant zu bleiben. Unternehmen können Strategien für das Änderungsmanagement implementieren, um Übergänge reibungslos zu gestalten. Dies beinhaltet:

• Vorbereitung der Mitarbeiter durch Sensibilisierung für die Herausforderungen
• Umsetzung von Veränderungen mit einem strukturierten Ansatz
• Verankerung neuer Praktiken in der Unternehmenskultur

Fazit

Geschäftsprozessmanagement (BPM) hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie Unternehmen arbeiten und wachsen. Indem sie den BPM-Lebenszyklus befolgen, können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren und ihre Effektivität verbessern. Dieser Leitfaden hat gezeigt, wie Geschäftsprozesse entworfen, implementiert, überwacht und verbessert werden können. BPM hilft Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und sich an Veränderungen anzupassen.

Der BPM-Lebenszyklus bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, die Produktivität zu steigern und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen. Durch die Anwendung dieser Prinzipien können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe verbessern, Verschwendung reduzieren und die Kundenzufriedenheit steigern. Denken Sie daran, dass BPM ein fortlaufender Prozess ist, bei dem es um kontinuierliche Verbesserung geht. Mit dem richtigen Ansatz kann BPM Unternehmen helfen, in der heutigen dynamischen Umgebung erfolgreich zu sein.

FAQs zum Prozessmanagement

1. Was sind die wichtigsten Schritte beim Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Die wichtigsten Schritte im Prozess des Geschäftsprozessmanagements sind:

• Prozessentdeckung und -analyse
• Modellierung von Prozessen
• Prozessimplementierung und -automatisierung
• Prozessüberwachung und -steuerung
• Prozessoptimierung und kontinuierliche Verbesserung

2. Was sind die fünf Phasen des BPM-Lebenszyklus?

Der BPM-Lebenszyklus besteht aus fünf Phasen:

• Prozessgestaltung
• Modellierung
• Ausführung
• Überwachung
• Optimierung

3. Warum ist die Prozessoptimierung für das Geschäftsprozessmanagement von entscheidender Bedeutung?

Die Prozessoptimierung ist im BPM von entscheidender Bedeutung, da sie sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse konzentriert, um die Effizienz zu steigern, die Betriebskosten zu senken und die Gesamtleistung zu erhöhen. Durch regelmäßige Prozessverbesserungen können sich Unternehmen an Veränderungen anpassen und einen Wettbewerbsvorteil wahren.

4. Wie unterstützt BPM-Software den Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements?

BPM-Software spielt eine zentrale Rolle bei der Unterstützung des BPM-Lebenszyklus, da sie Tools für die Prozessmodellierung, -automatisierung, -überwachung und -optimierung bietet. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu visualisieren, Automatisierung zu implementieren, die Leistung in Echtzeit zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.