Was ist ein Geschäftsprozess? Auswirkungen und Beispiele

Das Verständnis der Definition von Geschäftsprozessen ist entscheidend für den Erfolg. Geschäftsprozesse bestimmen, wie die Arbeit erledigt und die Ziele erreicht werden. Sie steigern die Produktivität, senken die Kosten und sorgen für zufriedene Kunden.

Jedes Unternehmen ist auf gut definierte Geschäftsprozessschritte und Arbeitsabläufe angewiesen, um zu funktionieren. Ein effektives Geschäftsprozessmanagement ist für Prozessverbesserungen und Wachstum unerlässlich.

Dieser Artikel bietet einen Überblick über Geschäftsprozesse. Wir behandeln:

• Die Bedeutung von Geschäftsprozessen und warum Prozesse wichtig sind
• Verschiedene Arten von Prozessen
• Beispiele aus der Praxis
• Management von Geschäftsprozessen
• Prozessmodellierung und -optimierung durch Business Process Reengineering

Definition von Geschäftsprozessen und Schlüsselkomponenten

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe strukturierter, miteinander verbundener Aufgaben und Aktivitäten, die zu einem bestimmten, messbaren Ergebnis führen.

Er hilft den Mitarbeitern, den Arbeitsablauf zu verstehen und Ziele zu erreichen. Ein gut definierter Prozess beginnt mit einem klaren Ziel und wandelt Eingaben in gewünschte Ergebnisse um, wobei verschiedene Ressourcen eingesetzt werden.

Die Entwicklung von Geschäftsprozessen konzentriert sich auf die Gestaltung und Dokumentation dieser Prozesse zur Steigerung der Effizienz.

Zentrale Geschäftsprozesselemente

Zu den wichtigsten Komponenten eines Geschäftsprozesses gehören:

1. Prozessziel:
   Eine klare Aussage, die das spezifische Ziel beschreibt, das der Prozess erreichen soll.
2. Eingaben:
   Daten, Informationen, Materialien und andere Ressourcen werden benötigt, um den Prozess zu starten und auszuführen.
3. Aktivitäten/Aufgaben:
   Spezifische Aktionen oder Vorgänge, die durchgeführt werden, um das Prozessziel zu erreichen.
4. Ressourcen:
   Menschen, Werkzeuge, Technologien und Einrichtungen, die zur Durchführung der Aktivitäten benötigt werden.
5. Outputs:
   Ergebnisse oder Produkte, die durch den Prozess erzeugt werden.
6. Verantwortlichkeiten:
   Festlegung, wer für die einzelnen Aktivitäten verantwortlich ist, einschließlich bestimmter Rollen und Abteilungen, z. B. der Prozessverantwortliche.
7. Kontrollen:
   Mechanismen zur Überwachung, Regulierung und Verfeinerung des Prozesses, um durch Prozessüberwachung vordefinierte Standards zu erfüllen.
8. Zeitplan:
   Ein Zeitplan, der den Lebenszyklus des Prozesses skizziert, einschließlich des Beginns und des Endes jeder Aktivität sowie der wichtigsten Meilensteine.

Merkmale effektiver Prozesse

Wirksame Geschäftsprozesse haben mehrere Schlüsseleigenschaften:

• Einfachheit:
  Gute Prozesse sind absichtlich einfach gehalten, um Fehler zu minimieren.
• Klarheit:
  Der Prozess sollte leicht zu verstehen sein.
• Wiederholbarkeit:
  Ein Prozess sollte konsistent ausgeführt werden können.
• Anpassungsfähigkeit:
  Die Prozesse sollten flexibel genug sein, um verschiedenen Bedingungen standzuhalten.
• Messbarkeit:
  Wirksame Prozesse ermöglichen die Überwachung, Prozessanalyse und Verbesserung durch Leistungsindikatoren.
• Dokumentation:
  Gut dokumentierte Prozesse durch Prozessdokumentation verhindern, dass man sich auf Stammeswissen verlässt und setzen Standards für die Kontrolle.

Geschäftsprozess vs. Geschäftsverfahren

Geschäftsprozesse und -verfahren werden zwar häufig synonym verwendet, unterscheiden sich aber deutlich voneinander:

Arten von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse bilden ein komplexes Netzwerk, das die Funktionsweise von Organisationen bestimmt. Sie lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: operative, unterstützende und Managementprozesse.

Jeder dieser Typen spielt eine besondere Rolle bei der Erreichung der Ziele eines Unternehmens. Bei der Prozesszerlegung werden diese übergeordneten Prozesse in Teilprozesse und Aufgaben zerlegt.

Operative Prozesse

Operative Prozesse, auch als Kern- oder Primärprozesse bezeichnet, schaffen direkt einen Mehrwert für den Kunden und generieren Einnahmen für das Unternehmen. Diese kundenorientierten Prozesse werden häufig mit Systemen wie ERP, CRM oder vertikalen SaaS verwaltet. Einige Beispiele für gängige Geschäftsprozesse sind:

• Herstellung von Produkten
• Entgegennahme von Kundenbestellungen
• Bearbeitung von Zahlungen
• Auslieferung von Produkten an Kunden
• Verwaltung von Bankkonten

Unterstützende Prozesse

Unterstützende oder sekundäre Prozesse ermöglichen Kernprozesse. Sie werden benötigt, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, obwohl sie keine direkten Einnahmen generieren.

Diese Prozesse sind auf bestimmte Abteilungen ausgerichtet und dienen internen Kunden. Beispiele hierfür sind:

• Verwaltung der Humanressourcen
• Finanz- und Rechnungswesen
• IT-Verwaltung
• Verwaltung von Anlagen und Arbeitsplätzen
• Beschaffung und Lieferantenbeziehungen

Einige spezifische unterstützende Prozesse sind:

• Buchhaltung und Lohnverrechnung
• Rekrutierung von neuen Mitarbeitern
• Instandhaltung von Maschinen und Anlagen
• Gebäudemanagement
• Cybersecurity-Management

Management-Prozesse

Managementprozesse dienen der Messung, Überwachung und Kontrolle von Aktivitäten im Zusammenhang mit Geschäftsverfahren und -systemen. Sie tragen dazu bei, die Strategie in die Realität umzusetzen, indem sie die Ressourcen beaufsichtigen und steuern, um sicherzustellen, dass die Kernprozesse effizient durchgeführt werden.
Diese Prozesse konzentrieren sich beispielsweise auf die Planung, Koordinierung und Budgetierung:

• Interne Kommunikation
• Steuerung
• Strategische Planung
• Budgetierung
• Infrastruktur- oder Kapazitätsmanagement

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Beispiele für Geschäftsprozesse aus der realen Welt

Vertriebsprozess

Ein Verkaufsprozess umfasst mehrere Schritte: Akquise, Kontaktaufnahme, Recherche, Präsentation, Bearbeitung von Einwänden, Abschluss und Pflege.

Kundendienstprozess

Ein Kundendienstprozess umfasst Vorgänge, die eine zufriedenstellende Erfahrung für jeden Kunden gewährleisten. Er zielt darauf ab, Kunden bei ihren Bedürfnissen zu unterstützen, eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten und schnelle, effektive Antworten zu geben.

Herstellungsprozess

Fertigungsprozesse sind Methoden, die Unternehmen zur Herstellung von Produkten verwenden, indem sie Rohmaterialien oder Komponenten mit Hilfe von Maschinen und automatisierten Systemen in fertige Waren umwandeln. Zu den Arten von Fertigungsprozessen gehören:

• Diskrete Fertigung: Herstellung verschiedener, individueller Artikel.
• Repetitive Fertigung: Herstellung von standardisierten Waren in großen Mengen.
• Chargenfertigung: Herstellung von Waren in Gruppen oder Chargen.
• Auftragsfertigung: Erfüllung von kundenspezifischen oder speziellen Aufträgen.
• Kontinuierliche Fertigung: Ununterbrochene Herstellung von Waren.

Beispiele aus der Praxis für die Verbesserung von Fertigungsprozessen:

• Audi Japan KK:
  Audi hat den Genehmigungsprozess seiner Finanzabteilung gestrafft, die Bearbeitungszeit um 75 % reduziert und 60 Stunden pro Woche eingespart.
• Magna:
  Magna optimierte seine Compliance-Prozesse und sparte dadurch jährlich 2.500 Stunden.
• Adidas:
  Adidas standardisierte Prozesse über mehrere Abteilungen hinweg und verkürzte so die Zeit bis zur Markteinführung um zwei Drittel.

Fazit

In diesem Artikel wurde erläutert, wie wichtig Geschäftsprozesse sind und wie sie funktionieren. Verschiedene Arten von Prozessen, vom Vertrieb bis zur Fertigung, helfen Unternehmen, reibungslos zu funktionieren und zu wachsen. Geschäftsprozessmanagement ist der Schlüssel zur Gestaltung, Ausführung und Optimierung dieser Prozesse.

Gute Prozesse steigern die Leistung, senken die Kosten und sorgen für zufriedene Kunden. Es ist wichtig, dass die Prozesse einfach, klar und anpassungsfähig sind. Prozessmodellierung und -simulation helfen, Prozesse zu analysieren und zu verbessern. Prozessautomatisierung und Geschäftsprozesssoftware sorgen für eine effiziente Ausführung. Die Prozessintegration sorgt für einen reibungslosen Ablauf und die Prozessumwandlung ermöglicht die notwendige Neugestaltung. Gut geführte Prozesse sind in jedem Bereich entscheidend für den Erfolg.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet "Geschäftsprozess", und können Sie Beispiele nennen?

Ein Geschäftsprozess bezieht sich auf eine Reihe strukturierter Aufgaben oder Aktivitäten, die von Einzelpersonen oder Systemen innerhalb einer Organisation ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese Aufgaben werden systematisch organisiert, um ein vorher festgelegtes Ziel zu erreichen, wobei häufig die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Optimierung von Arbeitsabläufen zum Einsatz kommen.

Können Sie ein Beispiel für einen Geschäftsprozess aus dem täglichen Leben nennen?

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters ist ein gängiger Geschäftsprozess. Er umfasst Schritte wie die Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen durch die Personalabteilung und die Unterstützung des Teamleiters bei der Integration des neuen Mitarbeiters in das Team, sowohl in sozialer Hinsicht als auch im Hinblick auf die Arbeitsaufgaben.

Was sind wichtige Geschäftsprozesse in Unternehmen?

Zu den wichtigsten Geschäftsprozessen gehören die Verwaltung finanzieller und materieller Vermögenswerte, die Entwicklung von Geschäftsstrategien und -plänen, die Entwicklung neuer Produkte und die Kapitalbeschaffung zur Finanzierung des Betriebs. Diese Prozesse sind Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens und entscheidend für die Verbesserung und Effizienz von Geschäftsprozessen.

Können Sie ein Beispiel für einen Geschäftsprozess nennen?

Ein Beispiel für einen operativen Geschäftsprozess ist die Produktherstellung. Dieser Prozess schafft einen direkten Mehrwert für die Kunden und Mitarbeiter eines Unternehmens und ist entscheidend für die Erzielung von Einnahmen. Er umfasst Aktivitäten wie die Verwaltung des Auftrags-Cash-Zyklus, die Auslieferung von Produkten an Kunden und die Implementierung von Geschäftsprozess-Reengineering zur Steigerung der Effizienz. Business Rules Engines können dabei helfen, Entscheidungen innerhalb dieser Prozesse zu automatisieren, um den gesamten Arbeitsablauf zu verbessern.