Was ist Geschäftsprozessüberwachung? Ein vollständiger Leitfaden

Die Überwachung von Geschäftsprozessen, ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements (BPM), ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsabläufe in Echtzeit zu verfolgen und zu verbessern. Dies hilft, Engpässe zu erkennen, die Effizienz zu steigern und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Hier werden wir behandeln:

• Was ist Geschäftsprozessüberwachung und welche Vorteile bringt sie?
• Bewährte Verfahren für eine effektive Überwachung.
• Leistungsindikatoren (KPIs) zur Erfolgsmessung.
• Techniken zur Prozessverbesserung.
• Beispiele für die Überwachung von Geschäftsprozessen in der Praxis
• Einsatz von Prozessüberwachungssoftware zur Förderung der kontinuierlichen Verbesserung.

Was ist Geschäftsprozessüberwachung?

Bei der Überwachung von Geschäftsprozessen geht es darum, regelmäßig zu überprüfen, wie gut Ihre Geschäftsprozesse funktionieren. Es hilft Ihnen, Probleme wie Verzögerungen oder Fehler zu erkennen, sicherzustellen, dass alles so läuft, wie es sollte, und Möglichkeiten zur Verbesserung zu finden. Mithilfe einer speziellen Software können Sie jeden Schritt Ihrer Prozesse in Echtzeit verfolgen und analysieren und so sicherstellen, dass alles richtig läuft.

Durch diese Echtzeitüberwachung können Unternehmen sehen, was passiert, während die Arbeit erledigt wird, und so Probleme wie Verzögerungen, Fehler oder Bereiche, die angepasst werden müssen, frühzeitig erkennen.

Warum ist die Überwachung von Geschäftsprozessen wichtig?

Im Laufe der Zeit können Geschäftsprozesse aufgrund von Marktveränderungen, Kundenbedürfnissen oder neuen Vorschriften weniger effizient werden. Ohne regelmäßige Überwachung können diese Probleme unbemerkt bleiben, was Folgendes zur Folge hat:

• Vergeudete Zeit
• Verzögerungen
• Unzufriedene Kunden

Durch die Überwachung von Geschäftsprozessen sind Sie stets darüber informiert, wie gut Ihre Prozesse funktionieren. So können Sie sicherstellen, dass alle Prozesse Ihren Zielen und Standards entsprechen, und Sie können anhand der Daten intelligente Entscheidungen über Verbesserungsmöglichkeiten treffen.

Schlüsselkomponenten der Prozessüberwachung

Um Geschäftsprozesse effektiv zu überwachen, setzen Unternehmen mehrere wichtige Komponenten und Techniken ein:

Datenerfassung

Sammeln Sie relevante Informationen aus verschiedenen Quellen, einschließlich

• Transaktionssysteme
• IoT-Geräte
• Kundeninteraktionen

Überwachung in Echtzeit

Kontinuierliche Verfolgung von Prozessaktivitäten und -leistung zur sofortigen Erkennung und Lösung von Problemen.

Prozess-Visualisierung

Verwenden Sie Tools, die Arbeitsabläufe visuell darstellen und den Beteiligten helfen, diese zu erkennen:

• Prozessablauf
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
• Eventuell auftretende Engpässe

Alarmierung und Benachrichtigung:
Richten Sie Echtzeitwarnungen ein, um die Beteiligten schnell über kritische Ereignisse oder Abweichungen vom erwarteten Prozess zu informieren.

Leistungsmetriken:
Messen und analysieren Sie die Leistung von Prozessen anhand spezifischer Metriken, um eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.

Arten der Prozessüberwachung

Unternehmen nutzen verschiedene Arten der Prozessüberwachung, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten:

Funktionale Überwachung:

• Sie konzentriert sich darauf, wie gut eine bestimmte Geschäftsanwendung ihre Aufgabe innerhalb eines Prozesses erfüllt. Es ist nützlich, um Probleme oder Blockaden in Systemen zu erkennen.

Technische Überwachung:

• Analysiert die Leistung bestimmter Systeme, Software oder Geräte. Sie wird häufig eingesetzt, um zu überprüfen, ob die Systeme effizient sind und eine gute Kapitalrendite bieten.

Prozessüberwachung:

• Umfassende Betrachtung aller Aktivitäten und Arbeitsabläufe in einem Unternehmen, wobei verglichen wird, wie Systeme und Software innerhalb eines Prozesses zusammenarbeiten.

Prozessüberwachung in Echtzeit:

• Ermöglicht die kontinuierliche Verfolgung von Geschäftsaktivitäten und -leistungen, während diese stattfinden.

Überwachung der Geschäftsaktivitäten (BAM):

• Konzentriert sich auf die Überwachung der Unternehmensleistung in Echtzeit.

Workflow-Überwachung:

• Verfolgt den Fortschritt von Aufgaben durch eine vordefinierte Abfolge von Schritten.

Überwachung der Einhaltung von Vorschriften:

• Stellt sicher, dass Geschäftsprozesse den gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien entsprechen.

Business process monitoring typically uses specialized software, which helps organizations monitor processes in a structured way. This ensures that processes are aligned with company goals, meet customer expectations, and can adapt to changing business needs.

Process monitoring is essential in business process management (BPM) for continuous improvement. It ensures that processes are aligned with business goals, responsive to customer needs, and adaptable to changes in the business environment.

Benefits of Business Process Monitoring

Prozessüberwachung für optimierte Effizienz und Produktivität

• Verfolgung in Echtzeit: Identifizieren und beheben Sie Engpässe oder Ineffizienzen, sobald sie auftreten.
• Optimierte Arbeitsabläufe: Bessere Nutzung von Ressourcen durch Analyse von Echtzeitdaten und Eliminierung unnötiger Aktivitäten.
• Reduzierte Durchlaufzeiten: Steigern Sie die Produktivität und verbessern Sie die Ressourcennutzung.

Software zur Prozessüberwachung hilft Unternehmen:

• Erkennen Sie verbesserungsbedürftige Bereiche.
• Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs).
• Qualitätsprobleme schnell zu beheben.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass Unternehmen die Prozesseffizienz aufrechterhalten und verhindern, dass kleine Probleme eskalieren.

Bessere Entscheidungsfindung mit Prozessüberwachung

• Einblicke in Echtzeit: Manager erhalten aktuelle Informationen über die Prozessleistung.
• Datengestützte Entscheidungen: Nutzen Sie Leistungsmetriken und KPIs, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Klare Prozesstransparenz: Monitoring-Tools bieten einen transparenten Überblick über die Funktionsweise von Prozessen und zeigen Bereiche auf, die Aufmerksamkeit erfordern.

Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen,:

• Schnelle Anpassung an veränderte Geschäftsbedingungen.
• neue Chancen zu ergreifen.
• in dynamischen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben.

Eine wirksame Prozessüberwachung fördert auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Beteiligten bei der Leistungsverfolgung und Prozessverbesserung.

Geschäftsprozessüberwachung für das Risikomanagement

Die Überwachung von Geschäftsprozessen ist für ein wirksames Risikomanagement unerlässlich:

• Frühzeitige Erkennung: Die kontinuierliche Überwachung von Metriken und Indikatoren hilft, potenzielle Probleme schnell zu erkennen.
• Proaktives Eingreifen: Durch das frühzeitige Erkennen von Problemen können Unternehmen handeln, bevor diese Probleme den Betrieb, den Ruf oder die Einhaltung von Vorschriften beeinträchtigen.
• Erhöhte Widerstandsfähigkeit: Dieser Ansatz stärkt die Fähigkeit eines Unternehmens, mit unerwarteten Herausforderungen umzugehen.

Risikomanagement durch Überwachung von Geschäftsprozessen umfasst:

• Identifizierung kritischer Geschäftsprozesse
• Zuweisung der Verantwortung an Prozessverantwortliche
• Festlegung von Konformitäts- und Leistungszielen
• Aufspüren von Schwachstellen

• Dies ermöglicht es Unternehmen, Risiken konsequent zu erkennen und Kontrollen zu entwickeln, ohne Wachstum oder Innovation zu behindern.

  Weitere Vorteile der Prozessüberwachung:

  • Kostenreduzierung: Senkung der Betriebskosten durch Erkennung von Ineffizienzen.
  • Verbesserte Kundenerfahrung: Verbessert die Servicequalität durch Aufrechterhaltung reibungsloser Abläufe.
  • Wettbewerbsvorteil: Bietet Echtzeit-Transparenz und hilft Unternehmen, ihren Vorsprung zu wahren.

  Tools und Funktionen:

  Tools zur Prozessüberwachung bieten:

  • Datenerfassung: Aggregiert Daten aus Quellen wie Transaktionssystemen und IoT-Geräten.
  • Prozessvisualisierung: Hilft, Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten zu verstehen.
  • Alarmierungsmechanismen: Informiert die Beteiligten über kritische Ereignisse oder Abweichungen.

  Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, Workflow-Automatisierung zu implementieren und Prozesse auf der Grundlage datengesteuerter Erkenntnisse zu optimieren.

  Die Überwachung von Geschäftsprozessen hilft Unternehmen, die Kontrolle über ihre Abläufe zu behalten, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich kontinuierlich zu verbessern. Mit Echtzeit-Transparenz und -Einblicken können sich Unternehmen schnell an veränderte Geschäftsumgebungen anpassen und ihren Wettbewerbsvorteil wahren.

  Best Practices für eine effektive Prozessüberwachung

  Um die Vorteile der Geschäftsprozessüberwachung zu maximieren, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices befolgen:

  Klare Ziele setzen

  • Hilft den Mitarbeitern, ihre Rollen und Erwartungen zu verstehen.
  • Gibt Richtung, Zweck und Motivation vor.
  • Konzentriert die Bemühungen auf Aktivitäten, die für das Erreichen der Unternehmensziele wichtig sind.

  Wie man wirksame Ziele setzt:

  Verwenden Sie den SMART-Ansatz: Stellen Sie sicher, dass die Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind.

  Ausrichtung an den Unternehmenszielen: Ziele sollten den allgemeinen Auftrag und die Vision der Organisation unterstützen.

  Verschiedene Arten von Zielen:

  • Leistungsziele: Ziele, die sich auf bestimmte Aufgaben oder Ergebnisse beziehen.
  • Entwicklungsziele: Konzentrieren sich auf die Verbesserung von Fertigkeiten oder Fähigkeiten.
  • Stretch-Ziele: Ehrgeizige Ziele, die die Mitarbeiter herausfordern und die Produktivität steigern.

  Die Auswahl der richtigen Tools

  Benutzerfreundliche Oberfläche:

  • Das Tool sollte einfach zu navigieren und optisch ansprechend sein.

  Intuitives Design:

  • Funktionen wie Drag-and-Drop-Optionen für die Einrichtung von Arbeitsabläufen machen das Tool benutzerfreundlicher.

  Robuste Funktionalität:

  • Eine solide BPM-Datenbank.
  • Buchhaltungs- und Finanzverwaltungsfunktionen.
  • Erforderliche Kodierungsfunktionen.

  Integrationsmöglichkeiten:

  • Stellen Sie sicher, dass sich das Tool nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftssysteme integrieren lässt.

  Preis-Leistungs-Verhältnis:

  • Achten Sie sowohl auf den Preis als auch auf die potenzielle Rentabilität der Investition.

  
  
  

Wesentliche Funktionen von Business Process Monitor Tools:

Überwachung in Echtzeit:

• Ermöglicht die kontinuierliche Verfolgung von Prozessen.

Dashboard-Widgets:

• Ermöglichen einen schnellen Zugriff auf wichtige Aufgaben und gefilterte Ergebnisse.

Umfassende Berichte:

• Kombiniert Logik und Statistiken für eine tiefgreifende Analyse.

Beste Software zur Überwachung von Geschäftsprozessen für 2024:

• Mobile2b
• Prozess-Glück
• Montag
• Formstack

Diese Tools bieten eine Reihe von Funktionen, die die Prozessüberwachung und -verwaltung verbessern und sicherstellen, dass Unternehmen ihre Arbeitsabläufe effizient verfolgen, analysieren und optimieren können.

Beispiel für die Überwachung von Geschäftsprozessen

Magna, ein führender Automobilhersteller in Deutschland, führte die Überwachung von Geschäftsprozessen ein, um die betriebliche Effizienz und Qualitätskontrolle zu verbessern.

Durch die Implementierung der Monitoring-Tools von Mobile2b war Magna in der Lage:

• Verfolgung und Analyse von Audits in Echtzeit: Die Geschäftsprozessüberwachung ermöglichte Magna den Übergang von manuellen zu digitalen Audits, bei denen sie den Audit-Fortschritt und die Ergebnisse in Echtzeit überwachen konnten. Diese kontinuierliche Verfolgung erleichterte es, Ineffizienzen schnell zu erkennen.
  
  
• Frühzeitige Erkennung von Problemen: Mit Hilfe von Layered Process Audits (LPA) überwachte Magna konsequent kritische Prozesse und stellte sicher, dass sie den Standards entsprachen. Diese Echtzeit-Transparenz ermöglichte es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und deren Eskalation zu verhindern.
  
  
• Proaktive Wartung durch Überwachung: Durch die Integration von Total Productive Maintenance (TPM) in das Überwachungssystem konnte Magna Wartungsaktivitäten effektiv planen und verfolgen. Diese proaktive Überwachung minimierte die Ausfallzeiten, da sichergestellt wurde, dass die Wartung durchgeführt wurde, bevor Probleme auftraten.

Ergebnisse der Implementierung von Business Process Monitoring:

• 2.500 Stunden Zeitersparnis pro Jahr: Durch die Umstellung auf digitale Audits und kontinuierliche Überwachung wurden redundante Aufgaben eliminiert, was zu erheblichen Zeiteinsparungen führte.
• Optimierte Arbeitsabläufe: Durch die ständige Überwachung der Arbeitsabläufe und die Anpassung auf der Grundlage von Echtzeitdaten konnte Magna Engpässe und Ineffizienzen reduzieren.
• Verbesserte Produktqualität: Die kontinuierliche Prozessüberwachung stellte die Einhaltung von Industriestandards sicher, was zu einer höheren Produktqualität und weniger Fehlern führte.

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Prozessüberwachung für kontinuierliche Verbesserung

Die Überwachung von Geschäftsprozessen liefert die für eine kontinuierliche Verbesserung erforderlichen Echtzeit-Einsichten. Sie ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Ineffizienzen, stellt sicher, dass Verbesserungen datengestützt sind, und hilft, durch die Verfolgung der Leistung im Laufe der Zeit konsistente Fortschritte zu erzielen.

Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel zur Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz. Hier erfahren Sie, wie sie mit der Überwachung von Geschäftsprozessen zusammenhängt:

Schlüsselstrategien:

• Übernehmen Sie die Kaizen-Philosophie:
• Konzentrieren Sie sich auf kleine, kontinuierliche Änderungen.
• Nutzen Sie die Geschäftsprozessüberwachung, um diese Änderungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu ermitteln und umzusetzen.
• Befolgen Sie den PDCA-Zyklus:
• Planen: Identifizieren Sie verbesserungswürdige Bereiche.
• Tun: Änderungen umsetzen.
• Prüfen: Analysieren Sie die Ergebnisse anhand von Überwachungsdaten.
• Handeln: Standardisieren Sie erfolgreiche Änderungen.

Schritte zur kontinuierlichen Verbesserung:

1. Identifizieren: Wählen Sie den zu verbessernden Prozess aus.
2. Messen: Verwenden Sie Werkzeuge zur Prozessüberwachung, um Daten zu sammeln.
3. Analysieren: Erkennen Sie Ineffizienzen.
4. Umsetzen: Nehmen Sie Anpassungen vor.
5. Überwachen: Verfolgen Sie Änderungen mithilfe der Prozessüberwachung.
6. Standardisieren: Dokumentieren Sie erfolgreiche Änderungen.
7. Wiederholen: Setzen Sie den Zyklus fort.

Wichtige Punkte:

• Inkrementelle Änderungen: Kleine, beständige Verbesserungen.
• Dokumentation: Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten.
• Standardisierung: Erfolgreiche Änderungen flächendeckend anwenden.
• Fortlaufende Bewertung: Prozesse regelmäßig mit Überwachungsinstrumenten bewerten.

Zusammenfassung

Die Überwachung von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die an der Spitze bleiben wollen. Sie bietet einen Echtzeit-Überblick über die Abläufe und hilft dabei, Probleme zu erkennen und intelligente Entscheidungen zu treffen.
Dieser Ansatz hat einen großen Einfluss auf die Effizienz, die Entscheidungsfindung und das Risikomanagement. Es senkt die Kosten, steigert den Gewinn und macht die Kunden zufriedener.

Um das Beste aus der Prozessüberwachung herauszuholen, müssen sich Unternehmen klare Ziele setzen, die richtigen Tools auswählen und immer nach Möglichkeiten suchen, sich zu verbessern.
Mit den richtigen Schritten und Tools können Unternehmen ihre Arbeit rationalisieren, sich an Veränderungen anpassen und mehr Geld verdienen. Letztendlich geht es darum, Dinge besser zu machen und Verschwendung zu vermeiden, um in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute an der Spitze zu bleiben.

FAQs zur Geschäftsprozessüberwachung

1. Wie lassen sich Geschäftsprozesse effektiv überwachen?

Um Geschäftsprozesse effektiv zu überwachen:

1. Legen Sie KPIs fest: Bestimmen Sie wichtige Leistungsindikatoren wie Zykluszeit, Fehlerquote und Durchsatz.
   
   
2. Werkzeuge verwenden: Verwenden Sie Process-Mining-Software und manuelle Beobachtung zur Überwachung und Analyse der Leistung.
   
   
3. Daten sammeln: Sammeln Sie Daten, um die Effizienz und Effektivität des Prozesses zu bewerten.

2. Wofür steht BPM und was bedeutet es?

BPM (Business Process Management) ist ein systematischer Ansatz zur Modellierung, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es hilft Unternehmen, Ziele wie einen besseren Kundenservice und eine höhere betriebliche Effizienz zu erreichen.

3. Wie kann man einen Geschäftsprozess verstehen?

Um einen Geschäftsprozess gründlich zu verstehen:

1. Stellen Sie den Prozess dar:
   Verwenden Sie Flussdiagramme oder Prozesskarten, um den aktuellen Prozess zu visualisieren.
2. Analysieren Sie die Daten:
   Identifizieren Sie Ineffizienzen, Engpässe und verbesserungswürdige Bereiche.
3. Planen Sie Verbesserungen:
   Entwickeln Sie eine Strategie zur Optimierung des Prozesses.

4. Was ist der erste Schritt bei der Analyse eines Geschäftsprozesses?

Der erste Schritt bei der Geschäftsprozessanalyse besteht darin, einen bestimmten Prozess auszuwählen, der bewertet werden soll. Beginnen Sie mit dem „Ist“-Prozess, der die gegenwärtig in Ihrem Unternehmen verwendete Methode widerspiegelt. Diese Auswahl ist entscheidend für das Verständnis und die Analyse des Prozesses, bevor Verbesserungen vorgenommen werden.