Richtlinien- und Vorschriftenkonformitätsmanagementsystem-Anforderungen Checklist

Das Regulierungsrahmen-Schritt beinhaltet die Analyse und den Verständnis der rechtlichen und regulatorischen Anforderungen, die das Produkt oder die Dienstleistung regeln. Dazu gehört auch die Identifizierung relevanter Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards, die auf das Unternehmen oder die Organisation anwendbar sind. Ziel dieses Schritts ist es sicherzustellen, dass diese Anforderungen eingehalten werden und potenzielle Risiken durch Nicht-Einhaltung abgemildert werden. Dazu kann Forschung durchgeführt, Experten konsultiert und der Einfluss von Änderungen der Regulierung auf das Unternehmen bewertet werden. Das Ergebnis dieses Schritts dient als Grundlage für die Entwicklung von Richtlinien, Verfahren und Systemen, die eine Einhaltung der Vorschriften unterstützen und Risiken minimieren. Der Regulierungsrahmen ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Etablierung einer Kultur der Einhaltung innerhalb des Unternehmens.

Dieser Prozessschritt umfasst die Überprüfung und Sicherstellung der Einhaltung der vom Unternehmen festgelegten Compliance-Richtlinie. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter sich mit relevanten Gesetzen, Vorschriften, Branchenstandards und Unternehmensrichtlinien vertraut machen und sich ihnen fügen. Dazu gehören regelmäßige Audits und Bewertungen, um Bereiche für Verbesserung zu identifizieren und die fortlaufende Einhaltung sicherzustellen. Als Teil dieses Schritts erhalten Mitarbeiter Schulungen zur Compliance-Richtlinie und werden aufgefordert, ihre Zustimmung und Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Richtlinie durch Unterzeichnung nachzuweisen. Darüber hinaus werden allen betreffenden Parteien neue oder geänderte Richtlinien rechtzeitig kommuniziert, um die Nichteinhaltung zu vermeiden. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung eines an Vertrauen und Integrität orientierten Rufs innerhalb unserer Branche und in den Gemeinschaften, die wir bedienen.

Das Trainings- und Bewusstseinsprozessschritt beinhaltet die Schulung der Mitarbeiter über Unternehmenspolitiken, Verfahren und Erwartungen, um sicherzustellen, dass sie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens verstehen. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um das Verhalten der Mitarbeiter mit dem Unternehmensvision und Werten in Einklang zu bringen. Ausgebildete Mitarbeiter sind besser ausgestattet, informierte Entscheidungen zu treffen, für ihre Arbeit Besitz zu übernehmen und einen positiven und produktiven Arbeitsplatz beizusteuern. Das Training kann auf verschiedene Weise erfolgen, wie Workshops, Seminare, Online-Kurse oder Aufgabenbezogenes Training. Durch kommunikative Kampagnen, Unternehmensankündigungen und Mitarbeiterwürdigungsprogramme wird auch das Bewusstsein geschaffen, um die Bedeutung des Einhalten der etablierten Standards und Protokolle zu stärken.

Der Berichts- und Ermittlungsprozessschritt umfasst die Identifizierung und Bearbeitung von Vorfällen, die einer weiteren Untersuchung bedürfen. Dieser Schritt wird ausgelöst, wenn ein Vorfallbericht bei der zuständigen Behörde oder einem vordefinierten Schwellenwert eingereicht wird. Die für diesen Prozess verantwortliche Mannschaft sammelt relevante Informationen aus verschiedenen Quellen einschließlich Zeugen, Interessenvertretern und Dokumentation. Sie führen Interviews mit Beteiligten durch und analysieren Daten, um die Ereignisse im Zusammenhang mit dem Vorfall zu rekonstruieren. Ziel dieser Untersuchung ist es, Ursachen aufzudecken und Möglichkeiten für Verbesserungen zu identifizieren. Dieser Schritt umfasst auch die Sichtung von Beweisen, das Interview mit wichtigen Personen und die Dokumentation der Ergebnisse. Das Endergebnis der Untersuchung liefert Erkenntnisse, die korrektive Maßnahmen erlauben und zukünftige Vorkommnisse verhindern, letztendlich führt dies zu einer Verbesserung der Gesamtleistung und des Risikomanagements.

Diese Prozessschritt beinhaltet die Erstellung und Wartung von genauen und vollständigen Aufzeichnungen und Dokumentationen zu Projektaktivitäten, Meilensteinen und Auslieferungen. Hierzu gehört die Festhaltung und Speicherung relevanter Informationen wie Besprechungsprotokolle, E-Mails und anderer Kommunikationen in einer sicheren und zugänglichen Weise. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Interessengruppen Zugriff auf notwendliche Informationen für Entscheidungen, Progress-Überwachung und Problembehandlung haben. Bei diesem Schritt handelt es sich auch darum, die Einhaltung von Organisationsrichtlinien und regulatorischen Anforderungen im Zusammenhang mit Aufzeichnungs- und Dokumentationsführung sicherzustellen. Außerdem ist eine Wartung der Integrität und Vertraulichkeit sensibler Informationen sowie die Einhaltung von Datenschutzstandards vorgesehen, wobei Maßnahmen zur Verhinderung unerlaubter Offenlegung oder des Verlusts kritischer Dokumente umgesetzt werden. Die effektive Aufgabenführung von Aufzeichnungen und Dokumentation ist für Transparenz, Rechenschaftspflicht und kontinuierliche Verbesserung entscheidend.

Der Audit- und Review-Prozessschritt umfasst eine gründliche Prüfung der Projektablieferungen, Dokumentationen und Fortschritte, um die Einhaltung der festgelegten Standards, Politiken und Verfahren sicherzustellen. Bei diesem Schritt soll jede Abweichung oder Verbesserungsmaßnahme identifiziert werden, indem die Qualität, Vollständigkeit und Genauigkeit der bisher geleisteten Arbeit beurteilt werden. Die Überprüfung erfolgt üblicherweise durch eine unabhängige Gruppe oder einen bestimmten Auditor, der alle relevanten Unterlagen prüft, einschließlich Projektplänen, Terminplänen, Haushaltsplänen und Dokumenten zur Risikomanagement. Das Ergebnis dieses Prozessschrittes wird entweder die Aktualität des laufenden Projekts bestätigen oder spezifische Probleme aufzeigen, die behoben werden müssen, wodurch vor dem Weitergehen Maßnahmen getroffen werden können.

Korrekturmaßnahmen: Bei diesem Prozessschritt wird aufgefordert, Lösungen zu identifizieren und umzusetzen, um Mängel oder Unregelmäßigkeiten in Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen zu beseitigen. Ziel ist es, das Wiederauftreten ähnlicher Probleme durch die Berücksichtigung der Ursachen und die Durchführung von Korrekturmaßnahmen zu verhindern. Dazu kann es kommen, dass Verfahren geändert, zusätzliche Schulungen angeboten oder die Anlage technisch modifiziert werden müssen. Korrekturmaßnahmen werden in der Regel durch einen Defektbericht, eine Qualitätsschwierigkeit oder eine Kundenbeschwerde ausgelöst. Umfangreiche Ermittlungen erfolgen, um den Grund des Problems zu bestimmen und ein Konzept zur Beseitigung davon zu erstellen. Die Durchführung von Korrekturmaßnahmen erfordert die aktive Teilnahme von relevanten Personen. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird beobachtet, um sicherzustellen, dass das gewünschte Ergebnis erreicht wird.