Führer zur Umsetzung eines CRM-Systems Checklist

Der Schritt der Planung und Vorbereitung beinhaltet die Definition des Projektumfangs, Ziele und -ziele. Bei dieser Etappe ist eine sorgfältige Abwägung von Ressourcen, Zeitschritten und Budgetallokationen erforderlich, um eine erfolgreiche Projektumsetzung sicherzustellen. Projektleiter müssen wichtige Stakeholder identifizieren, Risiken analysieren und Kontingenzpläne entwickeln, um potenzielle Herausforderungen abzumildern. Darüber hinaus müssen sie ein detailliertes Projektzeitplan erstellen, spezifische Ergebnisse definieren und Kommunikationsprotokolle mit Teammitgliedern und relevanten Parteien etablieren. Eine effektive Planung beinhaltet auch die Festlegung von klaren Erwartungen an Qualitätsstandards, Meilensteinen und Leistungsindikatoren. Bei dieser Prozessstufe werden die Grundlagen für die folgenden Schritte gelegt, indem eine strukturierte Herangehensweise zur Projektrealisierung gewährleistet wird und sichergestellt wird, dass alle notwendigen Komponenten vor der Umsetzung vorhanden sind.

Die Umsetzungsphase beinhaltet die Umsetzung der Strategien und Pläne aus den vorherigen Phasen. Dazu bedarf es einer engen Zusammenarbeit unter Teammitgliedern, Interessengruppen und externen Partnern, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Schlüsselaktivitäten in dieser Phase beinhalten die Allokation von Ressourcen, die Festlegung von Zeitplänen und regelmäßige Fortschrittskontrollen. Technisches Personal und Sachkundige arbeiten gemeinsam daran, Systeme zu konfigurieren, neue Infrastruktur bereitzustellen und spezifische Softwareanwendungen zu entwickeln. In dieser Zeit überwachen Projektmanager den Prozess insgesamt und sichern dadurch, dass Meilensteine erreicht werden und Leistungsgegenstände pünktlich abgeliefert werden. Eine effektive Kommunikation ist in dieser Phase unerlässlich, um etwaige Probleme zu bearbeiten und Anpassungen vorzunehmen, wodurch das Projekt seinem gewünschten Ergebnis nähergebracht wird.

In dieser Phase wird das entwickelte Software-Produkt sorgfältig getestet, um sicherzustellen, dass es den vordefinierten Anforderungen entspricht. Dabei werden Bugs oder Defekte identifiziert und gemeldet, die während des Testprozesses gefunden wurden. Ein Qualitäts-Assurance-Team überprüft, ob das Software-Produkt wie erwartet funktioniert, indem verschiedene Arten von Tests durchgeführt werden, zum Beispiel Unit-Testing, Integrationstest, Systemtest und Akzeptanztest. Ziel ist es, alle Fehler oder Inkonsistenzen zu eliminieren, die während der Entwicklungsphase eingeführt wurden. Durch diesen Prozess gewinnen die Entwickler wertvolle Einblicke in die Stärken und Schwächen des Software-Produkts, was ihnen ermöglicht, notwendige Anpassungen vorzunehmen, bevor es den Endnutzern ausgehändigt wird. Regelmäßige Rückmeldungen des Qualitäts-Assurance-Teams helfen bei der Verbesserung der Gesamtglätte des Software-Produkts.

Der Implementierungs- und Live-Prozess-Schritt beinhaltet die Abschluss aller notwendigen Vorbereitungen für den Projektbeginn in einem lebenden Umfeld. Dazu gehören die Bereitstellung von Software- oder Infrastruktur-Aktualisierungen, die Konfiguration von Systemen und Anwendungen, die Durchführung von Integrationsprüfungen mit externen Diensten sowie die Gewährleistung der Datenmigration oder -synchronisation. Darüber hinaus beinhaltet diese Phase die Schulung der Endnutzer in neuen Prozessen oder Systemfunktionen, die Aktualisierung von Dokumentation und Wissensbasen sowie die Durchführung von Benutzerakzeptanzprüfungen (UAT), um zu validieren, dass die implementierte Lösung den Geschäftsanforderungen entspricht. Sobald alle Prüfungen abgeschlossen sind, wird das Projektteam vom Stakeholdern die Zustimmung einholen und der Projektleiter wird offiziell erklären, dass das Projekt abgeschlossen ist und die Verantwortlichkeit an operative Teams für weitergehende Unterstützung und Wartung übergeben.

Die Post-Implementierungsprüfung ist ein kritischer Verfahrensschritt, der die erfolgreiche Absolvierung eines Implementierungsprojekts überprüft. Bei dieser Prüfung wird geprüft, ob die vorgesehenen Ergebnisse erreicht wurden, bestimmt werden, welche Abweichungen von den geplanten Ergebnissen vorliegen und evaluiert die Wirksamkeit der durchgeführten Lösungen. Der Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den erwarteten Vorteilen, die Untersuchung der Ressourcennutzung und Kosten sowie die Analyse der Zufriedenheit der Stakeholder gehören dazu. Außerdem werden während des gesamten Projektlebenszyklus gelernte Lehren aufgesucht und Best Practices erfasst, die auf künftige Unternehmungen angewendet werden können. Durch eine gründliche Post-Implementierungsprüfung können Organisationen ihre Methodologien weiterentwickeln, Entscheidungsprozesse verbessern und insgesamt ein gutes Ergebnis liefern. Dieser Schritt sichert die Verantwortlichkeit für das Projektverlauf und informiert strategische Planungentscheidungen.