Personalreferate-Ablaufpläne und -Protokolle Checklist

Bei diesem Schritt im Prozess wird mit dem auswärts gehenden Mitarbeiter eine Beendigungsbesprechung durchgeführt. Diese Besprechung bietet beiden Parteien die Gelegenheit, Details zum Ausscheiden zu besprechen, einschließlich etwaiger offener Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Leistungen oder Entlassungspaketen, die anwendbar sein könnten. Die Besprechung dient auch als formelle Anerkennung des letzten Arbeitstags des Mitarbeiters und bietet Gelegenheit für endgültigen Rück- und Auswertung. Eine von der Personalabteilung vorgesehene Person leitet üblicherweise die Besprechung, nimmt dabei detaillierte Notizen über Diskussionen und vereinbarte Absprachen auf und dokumentiert diese. Die ordnungsgemäße Dokumentation sichert sicherzustellen, dass alle Parteien bei den Konditionen des Ausscheidens im Klaren sind, fördert eine reibungslose Übergabe und minimiert potentielle Missverständnisse oder Streitigkeiten.

Der Endgelt-Verfahrensschritt stellt sicher, dass alle Mitarbeiter ihren letzten Lohn für die geleistete Arbeit erhalten. Dabei wird der Gesamtbetrag berechnet, der dem Mitarbeiter geschuldet ist, basierend auf den gesammelten Arbeitsstunden und der Stundensatz oder des Gehalts. Das Bezahlungssystem erzeugt ein Gehaltsergebnis, das diesen Gesamtbetrag widerspiegelt, einschließlich aller anwendbaren Steuern und Abzüge. Sobald es von HR oder der Führung bestätigt wurde, wird das Endgeld verarbeitet und an den Mitarbeiter über einen direkten Einzahlung oder eine Papierrechnung ausgezahlt. Ein Aufzeichnis des letzten Zahlungsbelegs wird in der Personalabteilung für zukünftige Referenzen und Einhaltung von Arbeitsgesetzen aufbewahrt. Dieser Verfahrensschritt bietet einen transparenten und genauen Abschluss einer Mitarbeiterzugehörigkeit zur Organisation.

Die COBRA-Alarmierung setzt eine Warnung an relevante Parteien in Bezug auf einen potenziellen Problem oder Risiko, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Dieser Schritt ist entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften und zur Gewährleistung einer rechtzeitigen Abmilderung von potenziellen Problemen. Der Prozess beginnt mit der Identifizierung des Auslöser für die COBRA-Alarmierung, der ein Systemversagen, eine Sicherheitsverletzung oder andere kritische Ereignisse sein kann. Als nächstes bewerten beauftragte Personen die Schwere der Situation und bestimmen den geeigneten Vorgehensweisen. Sobald das Benachrichtigungsprotokoll initiiert ist, werden detaillierte Informationen über das Problem gesammelt und an Schlüsselfiguren per E-Mail, Telefonanruf oder anderen Mitteln weitergegeben. Die COBRA-Gruppe koordiniert dann eine Reaktionsbemühung mit internen Abteilungen, Lieferanten oder externen Experten, wenn nötig.

Der Kündigungsprozess der Vorteile beinhaltet das Überprüfen und Kündigen von Mitarbeitervorteilen, die nicht mehr erforderlich oder anwendbar sind. Dazu können das Beenden der Gesundheitsversicherung, Leben Versicherungen, Unfähigkeit Versicherungen und andere vom Unternehmen bereitgestellte Vorteile gehören. Ziel dieses Schritts ist es sicherzustellen, dass Mitarbeiter keine Vorteile erhalten, für die sie nicht berechtigt sind, dadurch unnotige Ausgaben für das Unternehmen verhindern. Der Prozess beginnt typischerweise mit der Überprüfung von Mitarbeitereinschreibungen zur Identifizierung der Vorteile, die gekündigt werden müssen, gefolgt von einer Benachrichtigung über die Kündigung an betroffene Mitarbeiter. Dazu kann auch das Aktualisieren des Personalwesens und die Mitteilung an den Gehalts- und Vorteilsadministrator soweit erforderlich gehören.

Der Prozessschritt "Rückgabe des Unternehmensvermögens" beinhaltet die Sammlung und Überprüfung von Unternehmensanlagen von abwesenden Mitarbeitern. Bei Kündigung oder Beendigung wird dem Mitarbeiter mitgeteilt, dass alle Vermögen des Unternehmens zurückgegeben werden müssen. Die Abteilung für Personal koordiniert die Sammlung von Artikeln wie Laptops, Handys, Kreditkarten, Ausweispässen und anderen vom Unternehmen bereitgestellten Geräten. Die gesammelten Artikel werden dann auf Schäden oder fehlende Teile hin überprüft. Bei Abweichungen werden diese dokumentiert und mit dem abwesenden Mitarbeiter besprochen, wenn nötig. Sobald alle Vermögen des Unternehmens zurückgegeben wurden und überprüft wurden, wird dem Mitarbeiter eine Freigabezertifizierung ausgestellt, die belegt, dass er sich an die Rückgabe der Vermögenswerte des Unternehmens gehalten hat. Dieser Prozess hilft dabei, eine genaue Inventur von Unternehmensvermögen durchzuführen und verhindert den ungenehmigten Gebrauch von vom Unternehmen bereitgestelltem Equipment.

Der Ausstiegsunterstützungsprozess-Schritt beinhaltet die Unterstützung der abgehenden Mitarbeiter bei ihrer Übergang aus ihrem aktuellen Bereich. Dazu gehören die Bereitstellung von Ressourcen und Beratung zum Thema Karriereförderung, Jobsuchstrategien, Lebenslaufvorbereitung und Interviewtechniken. Ziel ist es, eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen und dem Mitarbeiter zukünftigen Erfolg zu ermöglichen. Schlüsselaktivitäten in diesem Schritt können Einzelberatungenssitzungen, Zugang zu Online-Karriereförderungstools sowie Verbindung mit externen Rekrutierern oder Beschäftigungsagenturen sein. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber auch finanzielle Unterstützung für die Ausstiegsdienste oder eine vorübergehende Lohndauer anbieten, um jegliche finanziellen Belastungen durch den Wechsel des Arbeitsplatzes abzumildern. Der Prozess strebt danach, eine positive Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aufrechtzuerhalten.

Der Post-Terminations-Bewertungsprozess umfasst eine umfassende Untersuchung des abgebrochenen Projekts oder Vertrags, um Lektionen zu lernen, Erfolge und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Diese Bewertung soll Einblicke von allen Beteiligten sammeln, einschließlich Teammitglieder, Kunden und Lieferanten, um herauszufinden, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Die Bewertung beurteilt die finanzielle Leistung des Projekts, den Abschluss der Zeitschiene, die Lieferfähigkeit an Qualität und die allgemeine Kundenzufriedenheit. Sie identifiziert auch potenzielle Risiken, Lücken in Prozessen oder unerfüllte Erwartungen, die zum Abbruch beigetragen haben mögen. Durch die Durchführung einer gründlichen Bewertung nach der Beendigung kann sich ein Unternehmen ihre Projektmanagement-Praktiken verfeinern, ihr Ansehen verbessern und seine Wettbewerbsfähigkeit im Markt erhöhen. Die Ergebnisse dieser Bewertung werden verwendet, um zukünftige Projektplanungen und Lieferstrategien zu informieren.

Diese Prozessschritt beinhaltet das Aufzeichnen und Unterhalten genauer Dokumente von wichtigen Ereignissen, Aktivitäten und Entscheidungen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts. Die Dokumentation ist ein entscheidender Bestandteil, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert und auf dem Laufenden sind über den Fortschritt des Projekts, erreichte Meilensteine und gelernte Lektionen. Dazu gehören die Erstellung und Aktualisierung verschiedener Dokumente wie Protokolle von Treffen, Projektpläne, Risikoregister und Issue-Logs. Die Aufzeichnungen beinhalten auch das Unterhalten eines zentralen Deposits an wichtigen Dateien, E-Mails und Kommunikationen im Zusammenhang mit dem Projekt. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Aufzeichnungsführung erleichtern die Transparenz, Rechenschaftspflicht und informierte Entscheidungsfindung, indem sie es den Beteiligten ermöglichen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und notwendige Korrekturmaßnahmen einzuleiten.