Innere Revision Management Systeme zur Einhaltung von Vorschriften Workflow

Internes Audit-Management-Systeme für Compliance

Dieser Modul beschreibt die Schlüsselschritte bei der Verwaltung eines internen Auditprozesses zur Gewährleistung der Einhaltung von Organisationspolitiken und regulatorischen Anforderungen. Der Ablauf umfasst drei Hauptphasen: Planung, Durchführung und Berichterstattung.

In der Planungsphase werden Audits geplant und angesagt, wobei Risikofaktoren und regulatorische Anforderungen berücksichtigt werden. Darauf folgt die Durchführungsphase, in der Auditoren Beweise sammeln und die Einhaltung gegen festgelegte Standards beurteilen.

Die letzte Phase umfasst die Berichterstattung über Audit-Ergebnisse und die Lieferung von Verbesserungsvorschlägen an die Leitung. Der Bericht beschreibt Bereiche der Nicht-Einhaltung, bietet Erklärungen und legt Vorschläge für eine Abhilfe vor. Dadurch können Organisationen korrektive Maßnahmen ergreifen und eine Kultur der Einhaltung während ihrer Geschäftsaktivitäten aufrecht erhalten. Der Prozess stellt sicher, dass Audits in einer gerechten, transparenten und konsistenten Weise durchgeführt werden.

In dieser ersten Phase des Auditungsprozesses besteht das Hauptziel darin, die spezifischen Anforderungen zu verstehen und zu skizzieren, die erfüllt werden müssen. Hierbei geht es um die Sammlung und Analyse relevanter Informationen von Stakeholdern, einschließlich der Managementebene, Mitarbeitern und externen Parteien.

Die Schlüsselschritte zum Identifizieren von Audit-Anforderungen umfassen:

• Die Überprüfung bestehender Politiken und Verfahren
• Durchführung von Interviews mit leitenden Personen
• Analyse relevanter Dokumentation und Akten
• Identifizierung potenzieller Risikobereiche und Bedenken

Durch eine gründliche Kenntnisnahme der Audit-Anforderungen können Organisationen einen individualisierten Ansatz entwickeln, der ihren einzigartigen Bedürfnissen Rechnung trägt und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicherstellt. Diese Klarheit ermöglicht auch effektives Planen und Ressourcenallokation für die nachfolgenden Stadien des Auditungsprozesses. Das Ergebnis ist ein gut strukturierter Audit-Plan, der Effizienz maximiert und Störungen im Geschäftsablauf minimiert.

In diesem kritischen Schritt des Auditprozesses werden der Umfang und die Ziele der Beteiligung sorgfältig definiert. Dies beinhaltet eine klare Aufstellung dessen, was auditiert werden soll und warum, einschließlich der spezifischen Bereiche oder Prozesse, die untersucht werden sollen. Der Prüfer arbeitet eng mit der Geschäftsführung zusammen, um wichtige Risiken zu identifizieren, Kontrollschwächen zu bewerten und den effektivsten Ansatz für die Bewertung der internen Kontrolle der Organisation zu bestimmen.

Der Umfang und die Ziele der Auditierung werden üblicherweise in einer Beteiligungsschrift dokumentiert, in der die Rahmenbedingungen, die erwarteten Ergebnisse sowie etwaige spezifische Anforderungen oder Einschränkungen festgehalten sind. Dies stellt sicher, dass alle am Prozess beteiligten Personen ein klares Verständnis davon haben, was während des Auditprozesses erreicht werden soll und welche Informationen benötigt werden, um die Erkenntnisse zu unterstützen. Ein gut definiertes Umfang und Ziele ermöglichen es dem Prüfer außerdem, die Beteiligung gezielt und effizient durchzuführen.

In diesem Schritt des Geschäftsablaufs werden vorläufige Risikoabschätzungen durchgeführt, um potenzielle Risiken zu identifizieren, die das Unternehmen beeinträchtigen können. Dabei wird eine Bewertung verschiedener Faktoren vorgenommen, wie z.B. Markttrends, Konkurrententätigkeit, regulatorische Anforderungen und interne Prozesse. Ziel dieser Abschätzung ist es, negative Folgen vorherzusagen und abzumildern, die aus diesen identifizierten Risiken resultieren könnten.

Die vorläufigen Risikoabschätzungen werden üblicherweise von einem cross-funktionalen Team durchgeführt, das aus Fachexperten verschiedener Abteilungen innerhalb des Unternehmens besteht. Sie verwenden verschiedene Werkzeuge und Techniken wie SWOT-Analysen, Risikomatrixen und Entscheidungsbäume, um relevante Daten zu sammeln und zu analysieren.

Die Ergebnisse dieses Schritts werden die Entwicklung von Strategien und Plänen zur Behandlung dieser identifizierten Risiken vorbereiten, was in späteren Schritten des Geschäftsförderungsablaufs besprochen wird. Dadurch werden potenzielle Risiken proaktiv gehandhabt, wodurch das Auftreten negativer Folgen verringert und die Gesamtresilienz des Unternehmens erhöht wird.

Bei diesem kritischen Schritt im Audit-Prozess sichert sorgfältige Planung ab, dass alle notwendigen Verfahren durchgeführt werden, um die Genauigkeit und Vollständigkeit der finanziellen Daten zu überprüfen. Der Auftragnehmer muss einen umfassenden Plan für die Durchführung von Audit-Verfahren entwickeln, wobei die Risikobewertung aus vorherigen Schritten berücksichtigt wird.

Der Plan sollte spezifische Zielsetzungen für das Audit enthalten und auflisten, was durch die Durchführung dieser Verfahren erreicht werden soll. Darüber hinaus umfasst er die Auswahl geeigneter Audit-Verfahren, wie z.B. Prüfung von Transaktionen oder Analyse von Konten, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes zu prüfenden Unternehmens abgestimmt sind.

Zudem ist bei diesem Schritt die Koordination mit verschiedenen Stakeholdern, einschließlich der Geschäftsleitung und den internen Audit-Teams, erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert und kooperativ während des gesamten Prozesses sind. Effektives Planen in diesem Schritt legt die Grundlage für eine gründliche und effiziente Durchführung von Audits im Anschluss an.

Zu diesem entscheidenden Schritt werden interne Revisoren eingesetzt, um die Umsetzung des neuen Geschäftsprozesses zu bewerten und zu beurteilen. Dazu gehört eine gründliche Überprüfung, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der Ablauforganisation wie vorgesehen funktionieren und in welchen Bereichen Verbesserungspotenzial besteht.

Interne Revisoren werden den Prozess daraufhin untersuchen, ob er die vorgegebenen Ziele erreicht, ob Daten genau und vollständig sind sowie ob die bestehenden Richtlinien und Verfahren eingehalten wurden. Sie werden auch die Kontrollumgebung beurteilen, einschließlich der Organisationsstruktur, der Risikomanagementspraktiken und der Einhaltung von Vorschriften.

Die Ergebnisse dieser Audits liefern wertvolle Erkenntnisse über die Stärken und Schwächen des Prozesses. Dadurch können Stakeholder fundierte Entscheidungen treffen hinsichtlich zukünftiger Verbesserungen und Neuerungen. Die Ergebnisse der Audit werden in einem umfassenden Bericht präsentiert, wobei Empfehlungen für Verbesserungen sowie notwendige Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen werden.

In dieser kritischen Phase des Auditprozesses führt das Engagementteam sorgfältige Prüfungen auf dem Gelände durch, um ausreichende, zuverlässige und relevante Beweise zu sammeln. Ziel ist es, ein Verständnis für die internen Kontrollen der Organisation, den Finanzberichtsprozess und die Gesamtbetriebsweise zu erlangen. Durch direkte Beobachtung, Überprüfung von Akten und Dokumenten sowie Gespräche mit Mitarbeitern identifizieren Prüfer potenzielle Risiken und beurteilen die Wirksamkeit der Kontrollen.

Prüfer überprüfen auch Transaktionen und Ereignisse, um Sicherheit und Vollständigkeit in den Finanzberichten zu gewährleisten. Diese Schritte ermöglichen ihnen, eine Schlussfolgerung über die finanzielle Lage, Leistung und Kassengeschäfte der Organisation anzustellen. Das Engagementteam nimmt während des Feldarbeit detaillierte Notizen, die später in das Auditbericht aufgenommen werden. Durch strenge Prüfaufgaben gewinnen Prüfer ein umfassendes Verständnis für die Betriebsabläufe und ermöglichen so fundierte Entscheidungen.

In diesem wichtigen Abschnitt des Geschäftsablaufs, der als Step 7: Dokumentenprüfungsergebnisse bezeichnet wird, wird ein detaillierter Dokumentationsprozess initiiert, um sicherzustellen, dass alle Prüfergebnisse gründlich dokumentiert werden. Bei diesem wichtigen Schritt werden die Ergebnisse der Prüfuntersuchung genau aufgezeichnet und aufbewahrt. Dabei werden Bereiche der Einhaltung oder Nichtbefolgung von festgesetzten Standards und Protokollen hervorgehoben.

Genaue und prägnante Dokumentation ermöglicht es den Interessenten, fundierte Entscheidungen in Bezug auf korrektive Maßnahmen oder Verbesserungen der Geschäftsprozesse zu treffen. Zudem dient sie als wertvolles Referenzpunkt für künftige Prüfungen, was eine Fortführung und Einheitlichkeit bei Bewertungsverfahren ermöglicht.

Die während dieser Phase durchgeführte sorgfältige Dokumentation erleichtert Transparenz und fördert das Vertrauen der internen und externen Parteien mit der Organisation. Durch die Dokumentation der Prüfergebnisse können Unternehmen ihre Verantwortung erhöhen, eine gut dokumentierte Route für Prozessverbesserungen und Einhaltung sichernd.

In dieser kritischen Phase des Audit-Prozesses ist sorgfältige Aufmerksamkeit auf Details von entscheidender Bedeutung. Die Vorbereitung umfassender Audit-Berichte, die handlungsleitende Einblicke in Geschäftsabläufe liefern, gehört zu den wichtigsten Pflichten des Audit-Teams.

Der Hauptzweck dieses Schrittes besteht darin, alle während der Auditierung gesammelten relevanten Daten zusammenzustellen und in einer klaren, prägnanten und leicht verdaulichen Form darzulegen. Hierfür werden beispielsweise:

• Alle Dokumente und Beweise ausgewertet
• Die Ergebnisse analysiert und Bereiche für Verbesserung identifiziert
• Die Einhaltung von Vorschriften überprüft
• Empfehlungen zur richtigen Handlung dokumentiert
• Umfassende Berichte erstellt, die den spezifischen Bedürfnissen der Stakeholder gerecht werden

Das Audit-Team muss enge Abstimmung mit Schlüsselpersonen aus verschiedenen Abteilungen herstellen, um die Genauigkeit und Relevanz der in dem Bericht vorgestellten Informationen sicherzustellen.

Zweiter Schritt der Auditierung: Nach sorgfältiger Analyse und Identifizierung von Verbesserungsbereichen werden die Ergebnisse gründlich überprüft, um handlungsfähige Empfehlungen abzuleiten.

Schritt 9: Nachbereitung von Audit-Empfehlungen

Der nächste logische Schritt beinhaltet eine systematische Untersuchung dieser Vorschläge unter Berücksichtigung der Umsetzung von Änderungen, die die operative Effizienz und die Gesamtleistung verbessern. Ein detaillierter Plan wird erarbeitet, um jeden identifizierten Punkt anzugehen, wobei sichergestellt wird, dass es einen reibungslosen Vollzug mit den bestehenden Prozessen und Richtlinien gibt.

Hinzuweisen sind in diesem Stadium Fristen für die Umsetzung, Ressourcenzuweisungen und der mögliche Einfluss auf Interessenten. Das ultimative Ziel besteht darin, einen strömungsverlustfreien Ablauf zu schaffen, der die Produktivität steigert und Störungen minimiert. Durch diese Maßnahmen können Organisationen von den Ergebnissen der Auditierung profitieren, um dauerhaftes Wachstum und Verbesserung zu erzielen.

In diesem letzten Schritt des Audit-Prozesses bewerten und feinfein abstimmen wir unsere Verfahren kontinuierlich auf umfassende Effizienz und Wirksamkeit. Hierzu gehört die regelmäßige Überprüfung unseres Arbeitsflusses, um Bereiche für Verbesserung zu identifizieren, Aufgaben zu streamen und unnötige Schritte zu eliminieren.

Durch laufendes Überwachen und Analysieren der Ergebnisse unserer Audits können wir Trends, Muster und potenzielle Engpässe in unseren Prozessen identifizieren. Indem wir Erkenntnisse aus diesen Bewertungen in unsere Verfahren integrieren, können wir die Gesamtklasse unserer Audits verbessern und das Risiko von Fehlern oder Ungenauigkeiten verringern.

Indem wir eine Kultur des kontinuierlichen Verbessers annehmen, bleiben wir dem Wandel der Regulierung, den sich ändernden Geschäftsbedürfnissen und den neu aufkommenden Branchenbestpraktiken im Auge. Diese proaktive Vorgehensweise ermöglicht uns, uns anzupassen, zu innovieren und die höchsten Standards in Auditexzellenz beizubehalten, was letztendlich unsere Stakeholder und das langfristige Wachstum unserer Organisation zugute kommt.