Durchführung von Qualitätsmanagement-Systemen. Workflow

Diese erste Qualitätssicherungssystem-Bewertung ist ein wesentlicher Schritt zur Beurteilung der Wirksamkeit von Qualitätsmanagementprozessen einer Organisation. Ziel ist es, Lücken und Bereiche für Verbesserungen im bestehenden Qualitätsmanagementsystem (QMS)-Rahmen zu identifizieren.

Während dieser Bewertung werden wichtige Stakeholder beauftragt, Einblicke in die aktuellen QMS-Praktiken, -Policys und -Verfahren zu geben. Dazu gehört auch der Überblick über Dokumente wie Qualitätshandbücher, Verfahren und Aufzeichnungen, um zu verstehen, wie die Organisation ihre Qualitätprozesse handhabt.

Das Bewertungsverfahren umfasst Aspekte von Qualitätspolitik, Zielen, Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten, Prozessen, Ressourcen, Leistungsbeurteilungen und ständiger Verbesserung. Die Ergebnisse dieser ersten Bewertung helfen dabei, Bereiche zu identifizieren, die aufgerüstet oder aktualisiert werden müssen, um sich mit Branchenstandards und regulatorischen Anforderungen zu decken und letztendlich Geschäftsverbesserungen und Kosteneinsparungen vorzunehmen.

Diese Schritte beinhalten die Erstellung einer Qualitätspolitik, die das Engagement des Unternehmens für die Lieferung von hochwertigen Produkten oder Dienstleistungen umschreibt. Ziel dieser Politik ist es, den Stakeholdern, einschließlich Mitarbeitern, Kunden und Zulieferern, die Bedeutung der Qualitätssicherung zu vermitteln.

Der Prozess beginnt mit der Identifizierung wichtiger Stakeholder und deren Erwartungen an die Qualität. Diese Informationen werden verwendet, um eine klare und prägnante Qualitätspolitik-Statement zu entwickeln, das die Werte und Ziele des Unternehmens widerspiegelt.

Die Qualitätspolitik wird dann von der Führung überprüft und genehmigt, bevor sie allen Mitarbeitern durch verschiedene Kanäle, einschließlich Trainingsprogrammen und Mitteilungen auf Unternehmensebene, kommuniziert wird. Bei diesem Schritt soll sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung der Qualität in ihrem täglichen Arbeitsalltag verstehen und beitragen können, das Qualitätsziel des Unternehmens zu erreichen.

Definieren Sie Qualitätsziele ist der erste Schritt im Prozess der Qualitätssicherung. In diesem Schritt setzt die Organisation klare und messbare Ziele für ihre Qualitätseinrichtungen fest. Dabei handelt es sich um die Identifizierung von Schlüsselgebieten, in denen Verbesserungen erforderlich sind, sowie die Festlegung von spezifischen Zielen zur Erreichung. Die Ziele basieren typischerweise auf Kundenanforderungen, Branchenstandards oder internen Richtlinien und können zum Beispiel das Produktqualitätsniveau, die Leistungsverlässlichkeit des Serviceangebots oder andere Aspekte der Geschäftsbetreuung betreffen.

Die definierten Qualitätsziele bilden eine Rahmenbedingung für die Qualitätseinrichtungen der Organisation und helfen sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, was erreicht werden muss. Dieser Schritt ist entscheidend bei der Gestaltung der gesamten Qualitätsstrategie und sichert, dass alle nachfolgenden Schritte mit den gewünschten Ergebnissen im Einklang stehen. Durch die Festlegung klarer Qualitätsziele können Organisationen ihre Ressourcen effektiv steuern und Fortschritte auf dem Weg zur kontinuierlichen Verbesserung machen.

Ein Qualitätsmanuell erstellen

In diesem kritischen Schritt unseres Geschäftsprozesses richten wir uns auf die Etablierung eines robusten Qualitätsmanuals aus, das Verfahren und Protokolle für eine Spitzenleistung in allen Aspekten unserer Betriebsabläufe festlegt. Dieses umfassende Dokument dient als Richtlinie für Mitarbeiter, bei der es sich um ihre Verantwortlichkeiten und die erwarteten Leistungstandards handelt.

Das Qualitätsmanual wird durch eine gemeinsame Bemühung verschiedener Abteilungen erstellt, wobei die Branchenbestpraktiken und regulatorische Anforderungen berücksichtigt werden. Der Inhalt umfasst Richtlinien zum Produktentwicklung, Herstellungsprozessen, Prüfungen und Inspektionen, Kunden service und ständigen Verbesserungsmaßnahmen. Dieses Manual stellt einen Ausweg für die Aufrechterhaltung der Konsistenz unserer Produkte und Dienstleistungen dar, während es auch sicherstellt, dass unsere Handlungen mit externen Standards und Vorschriften übereinstimmen. Durch die Erstellung dieses Qualitätsmanuals bekräftigen wir unser Engagement für die Lieferung von Ergebnissen, die den oder den Kundenanforderungen entsprechen.

Ein Dokumentenkontrollprozess etablieren

Bei dieser Stufe des Geschäftsworkflowes richtet sich die Organisation einen Dokumentenkontrollprozess ein, um sicherzustellen, dass alle Dokumente, unabhängig davon, ob es Papier oder digital ist, korrekt während ihres Lebenszyklus verwaltet werden. Dazu gehört die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten für das Erstellen, Überprüfen, Genehmigen und Revidieren von Dokumenten. Ein Dokumentenkontrollsystem wird etabliert, um Änderungen, Revisionen und Aktualisierungen zu verfolgen, und sichert so eine konsistente Anwendung verschiedener Versionen eines gleichen Dokuments.

Das Ziel dieser Stufe ist es, Fehler und Missverständnisse zu verhindern, die durch veraltete oder konkurrierende Informationen entstehen können. Durch die Einführung eines robusten Dokumentenkontrollprozesses können Organisationen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, Genauigkeit in Entscheidungsfindungsprozessen gewährleisten und Transparenz in ihren Operationen fördern. Ein wirksamer Dokumentenkontroll ermöglicht außerdem die Zusammenarbeit unter Teammitgliedern und Stakeholdern durch Bereitstellung von Zugang zu den neusten Informationen.

Durchführung von Schulungs-Sitzungen ist ein wesentlicher Schritt im Geschäftsablauf unseres Unternehmens. Bei diesem Prozess erhalten Mitarbeiter die notwendige Kenntnis und Fähigkeit zur effektiven Ausführung ihrer Aufgaben. Das Ziel der Durchführung von Schulungs-Sitzungen besteht darin, Mitarbeitern Informationen über Unternehmenspolitiken, -verfahren und -best Practices sowie neue Technologien oder Software zu vermitteln, die möglicherweise eingeführt werden.

Die Schulungs-Sitzungen werden typischerweise von ausgewiesenen Trainern durchgeführt, die in bestimmte Bereiche der Geschäftsabläufe Expertise haben. Diese Sitzungen können verschiedene Formen annehmen, einschließlich Klassenzimmerunterricht, Online-Modulen, Workshops oder individueller Coaching-Sitzungen. Die Mitarbeiter werden erwartet, aktiv an den Sitzungen teilzunehmen und sich mit der vorgestellten Materialien zu befassen. Durch die regelmäßige Durchführung von Schulungs-Sitzungen stellen wir sicher, dass unsere Mitarbeiter kompetent und auf dem neuesten Stand bleiben, was letztendlich Effizienz und Produktivität innerhalb des Unternehmens fördert. Bei dieser Schritt handelt es sich um ein wichtiges Element zur Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils und Erreichens von Geschäftszielen.

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess implementieren

Bei diesem Schritt geht es darum, einen laufenden Prozess zu etablieren, um Verbesserungsbereiche innerhalb des Unternehmens zu identifizieren. Es beginnt damit, wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) zu definieren, um Fortschritte und Erfolge zu messen. Der Prozess beinhaltet dann regelmäßige Rückmeldungen und Überprüfungs-Sitzungen, um Daten auszuwerten, Trends zu erkennen und Möglichkeiten zur Verbesserung zu identifizieren.

Ein beauftragtes Team oder eine Kommission wird mit der Analyse der Ergebnisse und der Entwicklung von gezielten Plänen beauftragt, um Schwächen oder Ineffizienzen anzugehen. Beteiligte sind während des Verbesserungsprozesses informiert und beteiligt, sicherstellend, dass alle am Implementieren notwendiger Änderungen beteiligt und sich damit einverstanden erklärt haben.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess beinhaltet außerdem die metrisch-basierte Überwachung des Fortschritts, was es ermöglicht, Anpassungen vorzunehmen, wenn nötig, um sicherzustellen, dass Verbesserungen im Laufe der Zeit aufrechterhalten werden. Regelmäßige Überprüfungen und Analysen ermöglichen dem Unternehmen, sich an veränderliche Marktbedingungen anzupassen.

Dieser Schritt beinhaltet Planung und Vorbereitung für regelmäßige Audits und Überprüfungen verschiedener Aspekte des Geschäfts. Ziel ist es, Bereiche zu identifizieren, die eine Verbesserung oder Aufmerksamkeit benötigen, um sicherzustellen, dass sichergestellt wird, dass Vorschriften eingehalten werden, Branchenstandards und interne Richtlinien.

Ein Zeitplan wird erstellt, um die Häufigkeit und Zeitspiel der Bewertungen festzulegen. Dazu können Finanzberichte, operative Verfahren, Mitarbeiterverhalten und andere kritische Funktionen gehören.

Zu den entsprechenden Personen werden Beauftragte für die Durchführung dieser Überprüfungen bestimmt. Diese holen notwendige Expertise und Einblicke ein, um eine sorgfältige Bewertung durchführen zu können. Der Zeitplan berücksichtigt relevante Fristen, Feiertage und Spitzenzeiten des Geschäfts, wenn die geeigneten Zeitrahmen für diese Bewertungen ausgewählt werden müssen.

Schritt 4: Überprüfung und Aktualisierung des Qualitätsmanagementsystems

In dieser kritischen Phase der Qualitätsbewältigung beurteilt unser Team die aktuelle Qualitätspolitik und Ziele, um sicherzustellen, dass sie mit den organisatorischen Zielen und Branchenbesten Praktiken im Einklang stehen. Wir überprüfen alle relevanten Dokumente, einschließlich Verfahren, Arbeitsanweisungen und Aufzeichnungen, um Bereiche für Verbesserung zu identifizieren.

Der Überprüfungsprozess beinhaltet die Bewertung der Wirkungsweise bestehender Systeme, Prozesse und Kontrollen. Dieser Schritt beinhaltet auch eine umfassende Risikobewertung, um potenzielle Bedrohungen für die Qualität zu identifizieren, und Empfehlungen zur Aktualisierung oder Verbesserung dieser Risiken zu mildern.

Das aktualisierte Qualitätsmanagementsystem wird dann implementiert, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ordnungsgemäß auf die neuen Verfahren geschult werden. Dieses abgestimmte System gewährleistet konsistenten Ausgleich zwischen den Abteilungen und fördert verbesserte Kundenzufriedenheit sowie eine verringerte Anzahl von Fehlern, wodurch die Gesamtgeschäftseffizienz gesteigert wird.

Dokumente halten:

Dieser Schritt beinhaltet sicherzustellen, dass alle Qualitätsergebnisse genau aufgezeichnet, gespeichert und in einem Datenbank gehalten werden. Der Prozess beginnt mit der Identifizierung der erforderlichen Dokumententypen für Compliance-Zwecke. Hierzu gehört die Dokumentation von Korrekturmaßnahmen, Kundenbeschwerden, Abweichungen, Nicht-Übereinstimmungen und anderer relevanter Informationen.

Ein zuweisender Mitarbeiter ist für die Wartung der Datenbank verantwortlich und stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente genau aktualisiert, geprüft und gemäß festgelegten Verfahren beibehalten werden. Die Datenbank wird regelmäßig auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Einhaltung von Vorschriften überprüft.