Effektive Hotelgäst-Kommunikation durch Mobil-Apps Workflow

** Ankunftsbenachrichtigung für Gäste**

Beim Eingang einer Bestätigung über den bevorstehenden Gastarrival wird das Workflow-Gast-Ankunft-Benachrichtigungs-Fluss ausgelöst. Dieser automatisierte Prozess startet eine Reihe von Aufgaben, um eine fehlerfreie Check-In-Erfahrung und einen reibungslosen Aufenthalt für den Gast sicherzustellen.

Das erste Schritt besteht darin, die Reservierungsdaten des Gastes zu überprüfen und ihre Zimmerzuweisung zu bestätigen. Als nächstes erzeugt das System eine Benachrichtigungsanzeige, um dem Front-Desk-Team auf den Ball zu ziehen. Dazu gehört sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente bereitliegen und die Vorlieben des Gastes berücksichtigt werden, wie z.B. Temperatur-Einstellungen oder spezielle Wünsche.

Das Workflow löst auch eine automatische Aktualisierung der Gäste-Profile im Hotelverwaltungssystem aus, wobei ihre bestätigte Ankunftsstatus reflektiert wird. Dadurch wird die Kommunikation zwischen den Abteilungen erleichtert und Fehler während des Check-In-Prozesses minimiert.

Vorabreisekundengespräch ist ein entscheidender Schritt im Geschäftsworkflow, der die Benachrichtigung von Gästen über ihren bevorstehenden Aufenthalt umfasst. Diese Prozess beginnt in der Regel 3-4 Tage vor Ankunft und setzt sich fort bis zum Check-in des Gastes.

Der Kommunikationsprozess beinhaltet das Versenden von Erinnerungen zu den Hotel-Richtlinien, dem Check-in-Zeitpunkt und der Kontaktinformationen für Fragen oder Bedenken. Die Gäste werden auch darüber informiert, ob die Einrichtung wie Parkplätze, Wi-Fi und Frühstücksoptionen verfügbar sind.

Darüber hinaus besteht dieser Schritt in der Überprüfung von Details des Gastes, einschließlich Namens, Adresse und Zahlungsmethode. Diese Informationen werden zur Bestätigung der Buchung verwendet und dienen dazu sicherzustellen, dass der Check-in-Experience reibungslos verläuft. Ziel des Vorabreisekundengesprächs ist es, den Gästen alle notwendigen Informationen bereitzustellen, was Unsicherheit reduziert und sie auf ihren Aufenthalt vorbereitet.

Der Zimmernutzungs- und -Zuweisungsprozess umfasst die Zuweisung von Räumen an Gäste oder Mitarbeiter entsprechend ihren Anforderungen. Bei diesem Schritt ist es entscheidend sicherzustellen, dass der richtige Einzelne Zugang zu dem passenden Raum für einen bestimmten Zweck erhält.

1. Erster Anspruch: Der Gast oder Mitarbeiter legt einen ersten Anspruch auf ein Zimmer vor und nennt deren Bedürfnisse und Vorlieben.
2. Überprüfung und Bestätigung: Das Team für die Räumenaufteilung überprüft und bestätigt den Antrag, um sicherzustellen, dass er den organisatorischen Anforderungen und Richtlinien entspricht.
3. Zimmernutzungsvergabe: Auf der Grundlage der bestätigten Informationen wird einem Einzelnen ein geeignetes Zimmer zugewiesen.
4. Zuweisungsbestätigung: Die Details des zugewiesenen Räumes werden durch einen offiziellen Kanal mit dem Gast oder Mitarbeiter bestätigt.
5. Nachverfolgung und Lösung von Problemen: Bei jedem Problem oder Konflikt, der mit der Zimmernutzungsvergabe zusammenhängt, werden dieses in einer angemessenen Weise gelöst.

Der Schritt der Gästedaten-Eingabe und -Validierung ist ein wichtiger Prozess beim Management von Gätedaten. Bei diesem Schritt werden die von den Gästen während ihres Aufenthalts oder bei der Ankunft bereitgestellten Informationen gesammelt und überprüft. Der Prozess beginnt mit dem Eintragen der Daten des Gastes durch den Rezeptionisten oder das Personal an der Rezeption in das Hotelmanagementsystem.

Die eingegebenen Daten umfassen, aber nicht beschränken sich auf Namen, Kontaktdaten, Zimmereinteilung und etwaige spezielle Wünsche oder Vorlieben. Eine gründliche Überprüfung der eingegebenen Daten stellt die Genauigkeit sicher und hilft dabei, Fehler zu verhindern. Bei diesem Schritt wird auch nach allen Abweichungen oder Inkonsistenzen in den bereitgestellten Informationen gefragt. Sobald die Daten validiert wurden, werden sie aktualisiert und sicher im System gespeichert, wodurch Hotelmitarbeiter Zugriff darauf haben und ihre Aufzeichnungen effektiv verwalten können.

Der Zimmerschlüssel- und Accesskarte-Generationsprozess wird eingeleitet, wenn ein Gastcheck-in-Antrag erhalten wird. Bei diesem Workflow werden mehrere Schritte ausgeführt, um Zimmerschlüssel und Accesskarten für Gäste zu generieren. Der erste Schritt besteht darin, die Gästeinformationen gegenüber Hotelakten zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Zahlungsdetails aktualisiert sind. Als nächstes überprüft das System die verfügbaren Zimmerschlüssel- und Accesskarte-Aufträge und stellt sicher, dass ausreichende Vorräte vorhanden sind.

Anschließend werden ein Zimmerschlüssel und eine Accesskarte generiert und mit dem Gästekonto verbunden. Im Prozess werden auch bestimmte Rechte und Zugriffsrechte für die erzeugte Accesskarte zugewiesen, basierend auf der vom Gast festgelegten Zimmerart und den erforderlichen Annehmlichkeiten.

Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Gästenaufzeichnungssystem mit den zugewiesenen Zimmereinzelheiten aktualisiert und die relevanten Hotelmitarbeiter werden benachrichtigt, sich für die Ankunft des Gastes vorzubereiten. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um eine rechtzeitige Gästeankunft zu gewährleisten und Verzögerungen während der Spitzenbelastungszeiträume zu minimieren.

Die Aufbereitung des Rechnung und Leistungsbelegs ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsprozesses, der die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen beinhaltet. Diese Phase beginnt, wenn ein Kundenauftrag abgeschlossen ist und eine Zahlung erforderlich ist. Der Workflow setzt mit dem Abrufen relevanter Informationen ein, wie z.B. Kundeninformationen, Bestellsummen und alle anwendbaren Steuern oder Rabatte.

Als nächstes generiert das System auf der Grundlage dieser Daten eine Rechnung oder einen Beleg, der detaillierte Produktverzeichnisse, Mengen und Preise enthält. Der Dokument beinhaltet auch eventuell angerechnete Gebühren, Strafen oder Werbegutsche. Sobald die Rechnung vorbereitet ist, wird sie für ihre Richtigkeit geprüft, bevor sie per E-Mail oder Post an den Kunden geschickt wird, je nach seiner Vorliebe bei der Kommunikation.

Diese Phase stellt sicher, dass Rechnungen rechtzeitig und korrekt erstellt werden, ein reibungsloses Cashflow-Zyklus aufrechterhält und die finanzielle Verwaltung erleichtert. Sie erfordert eine enge Abstimmung mit anderen Abteilungen wie Verkauf, Rechnungswesen und Logistik, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Gastbewertungen und Rezensionen

Bei diesem Geschäftsprozessschritt wird die Erfassung und Analyse von Gastbewertungen und -rezensionen erfasst. Sobald eine Bewertung oder Feedback erhalten ist, erfolgt als erstes Schritt die Überprüfung ihrer Echtheit durch Vergleich mit unseren internen Aufzeichnungen. Sobald überprüft wurde, wird die Rezension auf Grundlage des Inhalts als positiv, negativ oder neutral eingeordnet.

Als nächstes geht es darum, einer Feedback-Bewertung einen Stellenwert zuzuweisen, wobei Faktoren wie Gäste-Zufriedenheit und mögliche Geschäftsbetroffenheit berücksichtigt werden. Ein bestimmter Teammitglied durchsieht jede Einreichung, liefert aber handlungsfähige Erkenntnisse für zukünftige Verbesserungen.

Wenn nötig, werden Maßnahmen ergriffen, um auf die in der Rezension erhobenen Bedenken zu reagieren. Dazu können Maßnahmen wie das direkte Antworten an Gäste, Umsetzen von Änderungen bei Dienstleistungen oder Annehmlichkeiten oder die Vereinheitlichung von internen Abläufen gehören. Ziel dieses Prozessschritts ist es sicherzustellen, dass alle Gastbewertungen und -rezensionen gründlich abgeschlossen werden, geantwortet und zur Durchführung ständiger Geschäftsschritte genutzt werden.

Das Personal-Training und -Evaluation-Prozess beinhaltet eine Reihe von Schritten, die dazu dienen, die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter innerhalb einer Organisation zu entwickeln und zu bewerten.

1. Bedürfnisbeurteilung: Identifizieren von Ausbildungsbedarf durch Mitarbeiterleistungsprüfungen, Kundenfeedback und Betriebsbewertungen.
2. Entwicklung von Schulungsprogrammen: Konzipierung und Implementierung von individualisierten Schulungsprogrammen basierend auf identifizierten Lücken, die sowohl theoretische als auch praktische Lernexperienzen umfassen.
3. Lieferung und Durchführung: Bieten Zugang zu Ausbildungsressourcen, führen Workshops durch oder legen online-Kurse fest, um eine optimale Beteiligung und Wissensübertragung sicherzustellen.
4. Bewertung: Beurteilen der Wirksamkeit des Schulungsprogramms durch regelmäßige Beurteilungen, Quizzes oder Projektbeurteilungen, überwachen Fortschritt und identifizieren Bereiche für Verbesserungen.
5. Rückmeldung und Rezension: Bitten Mitarbeiter um Rückmeldung zum Ausbildungsprozess und einigen Einblicken zur Verfeinerung zukünftiger Schulungsinitiativen, um einen dynamischen und reaktionsfähigen Ansatz zur Personalentwicklung zu gewährleisten.