Kleines Hotel-Betriebsmanual-Vorlage zum kostenlosen Herunterladen Workflow

Gästeankunft

Dieser Geschäftsflyz-Workflow-Schritt umfasst die erste Interaktion zwischen Hotelmitarbeitern und ankommmenden Gästen. Beim Ankommen werden die Gäste von einem Empfangsperson begrüßt, der ihre Identität überprüft durch amtliche Ausweispapiere und bestätigt ihre Buchungsdaten. Der Empfangsperson prüft dann den Gast in das System ein, erteilt ihnen eine Zimmelschüssel und stellt sie über die Hotelanlagen, -Angebote und –Dienstleistungen. Den Gästen kann auch geholfen werden mit dem Transport von Gepäck oder sie können an einen bestimmten Schalter verwiesen werden wenn es mehrere Gäste gleichzeitig gibt. Außerdem geht es hierbei um sicherzustellen das die Kontaktinformationen des Gastes korrekt aufgenommen sind für künftige Kommunikationszwecke.

Der Raumzuteilungsprozess beinhaltet die Zuweisung eines bestimmten Raums an Gäste oder Teilnehmer einer Besprechung. Diese Verfahren wird initiiert, wenn ein Buchungsantrag für einen bestimmten Termin und Zeitraum eingereicht wurde.

1. Buchungsantrag: Der Gast oder Teilnehmer stellt einen Buchungsantrag mit ihren bevorzugten Terminen, Beginn- und Endzeiten sowie der Anzahl an Personen, die teilnehmen werden.

2. Raummangelprüfung: Das System überprüft, ob ein verfügbarer Raum vorhanden ist, der während des geforderten Zeitraums den spezifizierten Anforderungen entspricht.

3. Raumzuweisung: Sobald ein verfügbarer Raum identifiziert wurde, wird er dem Gast oder Teilnehmer für die von ihm bezeichnete Zeitperiode zugewiesen.

4. Benachrichtigung: Beide der Gast oder Teilnehmer und das relevante Fach sind über den Raumzuteilungsprozess per E-Mail oder einer anderen bevorzugten Schnittstelle benachrichtigt.

5. Bestätigung: Eine Bestätigungsphase gewährleistet, dass alle Beteiligten sich auf die zugewiesenen Räumlichkeiten einigen, einschließlich etwaiger spezifischer Anforderungen wie Einrichtung von Ausrüstungen oder Cateringanordnungen.

Die Check-in-Verfahren ist ein wesentlicher Schritt in unserem Geschäftsworkflow, der eine reibungslose Kommunikation und Koordination unter den Teammitgliedern sicherstellt. Dieser Prozess umfasst eine Reihe von Maßnahmen, die ergriffen werden, wenn ein Projekt oder eine Aufgabe initiiert wird. Zunächst werden relevanten Stakeholder über die bevorstehende Aufgabe durch ein festgelegtes Benachrichtigungs-System informiert. Als Nächstes überprüfen Teamleiter die ProjektreQUIREMENTEN, um sicherzustellen, dass sie verstanden haben und entsprechend Aufgaben zuweisen. Anschließend erhalten Teammitglieder ihre zugewiesenen Aufgaben und notwendige Ressourcen, um mit der Arbeit am Projekt beginnen zu können. Das Check-in-Verfahren beinhaltet außerdem regelmäßige Fortschrittsabrechnungen, die es ermöglichen, mögliche Probleme oder Hindernisse rechtzeitig zu identifizieren. Dadurch wird der Fluss der Projekte gehalten und sichergestellt, dass sie effizient und wirksam abgeschlossen werden können.

Erstelle Gast-Profil

Dieser Geschäftsablauf-Schritt beinhaltet das Sammeln und Speichern von grundlegenden Informationen über jeden Gast, der mit dem Unternehmen interagiert. Der Prozess beginnt, wenn ein Gast Kontakt aufnimmt oder am Geschäftsort ankommt. Details wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und spezielle Anfragen werden durch verschiedene Kanäle wie Onlineformulare, persönliche Gespräche oder Telefongespräche erfasst.

Die gesammelten Daten werden dann sicher im Unternehmensdatabase abgespeichert. Diese Informationen dienen mehreren Zwecken, darunter die Förderung von Kommunikationen, die Bereitstellung von individuellen Erfahrungen und die Erleichterung von gezielten Marketingbemühungen. Durch die Erstellung eines Gastprofils wird eine Beziehung zu jedem Einzelnen etabliert, was dem Unternehmen ermöglicht, seine Interaktionen und Angebote entsprechend den spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben anzupassen.

Willkommens-E-Mail an Gäste ist ein kritischer Geschäftsprozessschritt, der die zeitgerechte Kommunikation mit neuen Gästen sicherstellt. Dieser Prozess besteht darin, den Gästen kurz nach Abschluss einer Buchung oder Anfrage eine personalisierte E-Mail zu senden. Ziel des E-Mails ist es, grundlegende Informationen über ihren Aufenthalt bereitzustellen, einschließlich Check-in- und -out-Zeiten, Hotelrichtlinien und lokalen Sehenswürdigkeiten.

Der Willkommens-E-Mail an Gäste-Prozess beginnt in der Regel, wenn ein Gast den Buchungsprozess online abgeschlossen hat. Der System löst dann eine automatisierte E-Mail-Sequenz aus, die einen Willkommens-Text, Zahlungsdetails und andere relevante Informationen beinhaltet. Das Ziel dieses Schrittes besteht darin, klare Erwartungen zu setzen, Vertrauen aufzubauen und eine positive erste Eindruck von dem Hotel oder Service-Anbieter zu schaffen.

Nachbetrachtung der Gästebesprechungen

Hierbei wird die Gästebesprechung überprüft, um sicherzustellen, dass diese genaue und vollständige Informationen enthält. Die Mannschaft überprüft alle Kommentare, Bewertungen und Bedenken, die von den Gästen eingereicht wurden. Sie identifizieren Verbesserungsgebiete, kategorisieren das Feedback in handhabbare Schritte und priorisieren Aufgaben auf der Grundlage von Dringlichkeit und Auswirkung.

Das Nachbetrachtungsverfahren beinhaltet auch die Überprüfung nach eventuellen Inkonsistenzen oder Duplikaten im erhaltenen Feedback. Dies gewährleistet, dass alle Gästebesprechungen angemessen berücksichtigt und bearbeitet werden. Darüber hinaus wird in diesem Schritt das Hinausschieben von kritischen Themen an die Führungskräfte oder externe Parteien erforderlich. Indem man sich auf Gästebesprechungen bezieht, können Unternehmen ihre Verpflichtung zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Loyalität demonstrieren, was letztendlich zu einem Umsatzwachstum führt.

Die tägliche Raumprüfung ist ein kritischer Geschäftsworkflow-Schritt, der die Qualität der Unterbringung garantiert, die den Gästen bereitgestellt wird. Bei dieser Prozedur werden alle Räume von einem bestimmten Teammitglied gründlich geprüft, um sicherzustellen, dass sie an die Standards des Hotels genügen.

Schritt 1: Vorbereitung Der Prüfer erhält eine Liste der für den Tagesablauf vorgesehenen Zimmer und prüft den Status der Gästermeldungen.

Schritt 2: Raumprüfung Der Prüfer führt eine umfassende Untersuchung des Raums durch, einschließlich seiner Sauberkeit, Zustand und jeglicher gemeldeter Probleme.

Schritt 3: Dokumentation Der Prüfer erstellt einen detaillierten Bericht über seine Ergebnisse, in dem er alle Abweichungen oder Bedenken aufzeichnet, die eine Aufmerksamkeit erfordern.

Schritt 4: Nachbehandlung Der Prüfer stellt sicher, dass alle notwendigen Reparaturen oder Wartungsarbeiten vor der nächsten Gästerezeption durchgeführt werden.

Die Inventur des Zimmerbestands ist ein kritischer Prozess im Hotelmanagement. Dabei wird der tatsächliche Zustand und die Anzahl der belegbaren Zimmer gegen die Bestandsliste des PMS überprüft. Ziel ist es, dass alle Zimmertypen genau dargestellt und abgerechnet werden, um Unstimmigkeiten zwischen Realität und digitaler Aufzeichnung zu minimieren.

Ein ausgewählter Mitarbeiter führt eine gründliche Inventur durch, wobei er die Zustand und Ausstattung jedes Zimmers überprüft. Bei allen Abweichungen oder Fehlern werden diese sofort gemeldet und korrigiert. Durch diesen sorgfältigen Prozess wird sichergestellt, dass der PMS auf dem neuesten Stand ist, sodass fundierte Entscheidungen in Bezug auf Zimmerzuweisungen, Preisen und Marketingstrategien getroffen werden können.

Durch die Optimierung dieses Prozesses können Hotels sicherstellen, dass die Gäste zufrieden sind, indem genau nach ihren Vorlieben und Bedürfnissen abgerechnete Unterkünfte zur Verfügung gestellt werden.

Unternehmensarbeitsablauf Schritt: Besitzer über besondere Anfragen benachrichtigen

Dieser Arbeitsablauf wird ausgelöst, wenn ein Kunde oder ein interner Team eine besondere Anfrage stellt. Zweck dieses Schritts ist es, die Mitarbeiter zu informieren, die direkt an der Erfüllung der besonderen Anfrage beteiligt sind.

Bei Eingang der Benachrichtigung erhalten den zugeordneten Mitarbeitern eine Warnung mit Details zur besonderen Anfrage. Dazu gehören relevante Informationen wie Produktanforderungen, Zeitpläne und spezifische Anweisungen vom Anfrager.

Mitarbeiter sollten die Benachrichtigung sorgfältig prüfen und die Erledigung der Anfrage innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bestätigen. Wenn weitere Klarstellungen oder Ressourcen erforderlich sind, können sie auch eine weitergehende Kommunikation durch einen bestimmten Kanal initieren.

Unternehmens-Workflow-Schritt: Abrechnung des Gastes

Diese wichtige Stufe sichert sich ab, dass alle abreisenden Gäste ihre zugewiesenen Unterkünfte verlassen haben. Dazu gehört die Überprüfung der Räume auf Sauberkeit und Beschädigung sowie die Bestätigung, dass alle persönlichen Gegenstände und Accessoires des Gastes entfernt oder erfassen werden, bevor das Zimmer an andere Gäste übergeben wird.

Der Ablauf beginnt mit einer gründlichen Überprüfung jedes Zimmers, wobei nach verbleibenden Bettwäschern, Handtüchern oder anderen Annehmlichkeiten gesucht wird. Als Nächstes überprüfen Mitarbeiter die Bestandsliste des Zimmers und stellen eventuelle Differenzen mit den ursprünglichen Eincheck-Daten in Einklang. Wenn während dieses Prozesses Probleme auftauchen, werden sie sofort behoben, um Verschiebungen bei der Vorbereitung von Zimmern für eingehende Gäste zu verhindern.

Als alle Räume inspiziert und bestückt wurden, wird abschließend bestätigt, dass jeder Gast tatsächlich abgereist ist, wodurch sein Aufenthalt beendet wird und der Personal die Einrichtung auf die nächste Gruppe von Besuchern vorbereiten kann.

Das Abrechnungsverfahren ist ein wichtiger Geschäftsprozessschritt, der eine störungsfreie Erfahrung für Kunden als sie ihre Transaktionen beenden, gewährleistet. Dieser Prozess umfasst die Überprüfung der Genauigkeit von Kaufsachen, den Umgang mit Zahlungsabwicklungen und die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen.

Beim Abschluss ihres Einkaufs gehen die Kunden an die Abrechnungskasse, wo das Personal ihnen bei der Durchsicht ihrer Artikel hilft. Das Personal registriert dann den Verkauf, wendet ggf. verfügbare Rabatte oder Werbegeschenke an und stellt sicher, dass alle Artikel erfasst sind. Wenn erforderlich können Kunden in diesem Stadium Gegenstände zurückgeben oder gegen einen anderen Gegenstand eintauschen.

Nachdem die Zahlung bearbeitet wurde, wird eine Quittung oder Rechnung erstellt, mit den Details der Transaktion. Das Abrechnungsverfahren umfasst auch das Speichern von Kundendaten falls erforderlich, um zukünftige Kaufs oder die Eintragung in ein Loyalitätsprogramm zu erleichtern. Durch das Folgen dieses gut strukturierten Prozesses können Unternehmen hohes Maß an Kundenzufriedenheit und Effizienz bei ihren Betrieben beibehalten.

Aktualisierung des Gastprofils bei Abreise

Bei diesem Geschäftsprozess wird das Gastprofil beim Verlassen der Unterkunft aktualisiert. Die Schritte dieses Workflows sind wie folgt:

1. Empfangen Sie die Abreisebenachrichtigung: Empfangen Sie eine Benachrichtigung vom Empfang oder der Hauswirtschaft, dass ein Gast ausgecheckt hat.
2. Überprüfen Sie die Auscheckdetails: Überprüfen Sie die Auscheckdetails des Gastes, einschließlich Zimmernummer und Abreisedatum, um Genauigkeit sicherzustellen.
3. Aktualisieren Sie das Gastprofil: Aktualisieren Sie das Profil des Gastes mit seinen neuesten Aufenthaltsinformationen, einschließlich Daten, Raumtyp und anderen relevanten Details.
4. Überprüfen und genehmigen Sie die Updates: Überprüfen und genehmigen Sie das aktualisierte Gastprofil für Genauigkeit und Vollständigkeit.
5. Benachrichtigen Sie relevante Teams: Benachrichtigen Sie relevante Teams, wie Marketing oder Loyalitätsprogramme, über den Aufenthalt des Gastes, um eine glatte Kommunikation zu gewährleisten.