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Zeit- und Anwesenheitsverfolgungssoftware Workflow

Automatisiert die Erfassung von Zeiten und Anwesenheit der Mitarbeiter, ermöglicht genaue Abrechnungen und Berichte im Personalwesen. Vereinfacht Aufgaben wie Eintreten/Austragen, Urlaubsanträge und Leistungsüberwachung. Gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und reduziert die administrativen Belastungen für die HR-Teams.


Mitarbeiter-Verwaltungspflichten (aufnahme)

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Der Mitarbeiter-Abstimmungsprozess umfasst folgende Schritte: 1. **Vor-Abstimm...

Der Mitarbeiter-Abstimmungsprozess umfasst folgende Schritte:

  1. Vor-Abstimmung: Der Personalmanager sendet der ausgewählten Kandidatin eine Stellenbeschreibung mit Anweisungen, ein Onboarding-Dokument zu unterzeichnen.

  2. Onboarding Kickoff: Das neue Teammitglied erhält einen E-Mail mit Informationen über die Zugangsmöglichkeiten zur Unternehmensressourcen und -Vorteile.

  3. Mitarbeiter-Profildaten einrichten: Die Personalabteilung erstellt im HR-System den neuen Mitarbeiter, einschließlich der Profilinformationen, des Arbeitsplatzes und des Vorgesetzten.

  4. Unternehmenspolitik-Review: Der neue Mitarbeiter prüft und bestätigt Unternehmensvorschriften wie Datenschutz und Verhaltenskodex.

  5. IT-Erstellung: Die IT-Dienste stellen für den neuen Mitarbeiter einen Computer, E-Mail-Konto sowie andere notwendige Geräte zur Verfügung, um Zugang zu Unternehmenssystemen zu haben.

  6. Einhaltung von Vorschriften: Die Personalabteilung bietet Schulungen über die Einhaltung der unternehmensweiten Anforderungen an, wie z.B. Anti-Korruptions- und Gesundheitsschutzverfahren.

  7. Abteilungsintroduction: Das neue Teammitglied trifft sich mit Kollegen und Abteilungsleiter für eine Einführung in die Arbeitsumgebung und -erwartungen.

Profil-Verifizierung

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Die Profilüberprüfung ist ein entscheidender Geschäftsprozessschritt, der darauf...

Die Profilüberprüfung ist ein entscheidender Geschäftsprozessschritt, der darauf abzielt, die Identität einer Person oder eines Unternehmens zu authentifizieren. Bei diesem Prozess werden die genauen Informationen überprüft, die bereitgestellt wurden, gegen bestehende Aufzeichnungen, öffentliche Datenbanken oder externe Quellen hin. Das Hauptziel der Profilüberprüfung besteht darin sicherzustellen, dass Benutzer sind, was sie behaupten, wodurch die Integrität und Sicherheit online-Plattformen aufrechterhalten werden.

Während dieser Phase wird relevante Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Geburtsdatum mit existierenden Informationen verglichen, die in sicheren Datenbanken gespeichert sind. Automatisierte Algorithmen und manuelle Überprüfungen durch ausgebildete Fachleute arbeiten zusammen, um das Profil des Benutzers zu validieren. Sobald der Benutzer überprüft wurde, erhält er Zugriff auf eingeschränkte Bereiche, Dienste oder Funktionen, was Vertrauen innerhalb online-Communities und Ökosysteme aufbaut. Bei dieser Schritt tragen wir beträchtlich dazu bei, die Identitätsdiebstahl zu reduzieren und sicherzustellen, dass für alle Benutzer ein sicheres digitales Umfeld besteht.

Zeit- und Anwesenheits-Einstellung

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Die Zeit- und Anwesenheits-Einstellung ist ein wichtiger Schritt beim Implementi...

Die Zeit- und Anwesenheits-Einstellung ist ein wichtiger Schritt beim Implementieren eines effizienten Arbeitskräfte-Managementsystems. Dieser Workflow beinhaltet die Einrichtung der notwendigen Einstellungen zum genauen Nachverfolgen von Mitarbeiterzeit und Anwesenheit.

Zuerst umfasst die Einstellung die Definition der Arbeitsschritt-Vorlagen, die die Standard-Arbeitszeiten, Pausen und Schichten für jede Abteilung oder Stellenaufgabe darstellen. So können sich Mitarbeiter leicht ihre Zeit und Anwesenheit einloggen, was Genauigkeit und Kohärenz sicherstellt.

Als nächstes stellen Administratoren die Lohnintegrationseinstellungen ein, wobei das System mit der Buchhaltungssoftware des Unternehmens verbunden wird. Dies ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch, der manuelle Fehler und Disparitäten eliminiert.

Schließlich werden den berechtigten Personen Zugriffsberechtigungen zugewiesen, sodass sie die Zeit- und Anwesenheitsdaten von Mitarbeitern einsehen und bearbeiten können. Durch das Befolgen dieses Einstellungsprozesses können Organisationen einen zuverlässigen und geführten System für die Erfassung von Mitarbeiterstunden erstellen, die Lohnabrechnung verbessern und die allgemeine Arbeitskräfte-Management umfassender gestalten.

Zeitraumabrechnungseinstellung

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Die Ein-/Auscheck-Einstellung ist ein kritischer Geschäftsablauf-Schritt, der de...

Die Ein-/Auscheck-Einstellung ist ein kritischer Geschäftsablauf-Schritt, der den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitsstunden genau zu verfolgen. Bei diesem Prozess wird das Ein-/Auschecks-System so konfiguriert, dass die Ankunfts- und Abfahrtzeiten eines Arbeitnehmers erfasst werden können. Die Einstellung umfasst die Definition der Ein- und Auscheck-Orte, die Festlegung von Zeitzonen sowie die Regelung für Überstunden und Pausen.

Die Ein-/Auscheck-Einstellung erfordert außerdem die Integration des Präsenz-Tracking-Systems mit dem Gehaltssoftware, um sicherzustellen, dass Daten problemlos übertragen werden können und es zu korrekten Zahlungsprozessen kommt. Darüber hinaus ist bei diesem Schritt die Konfiguration von Benachrichtigungen und Warnmeldungen für Manager und Personalabteilung erforderlich, um das Präsenzverhalten der Mitarbeiter zu überwachen und eventuelle Abweichungen zu erkennen.

Eine gut durchgeführte Ein-/Auscheck-Einstellung vereinfacht die Zeitmanagement-Verfahren, steigert die Produktivität und minimiert Fehler. Sie trägt letztendlich dazu bei, eine effizientere und organisierte Arbeitsumgebung zu schaffen.

Arbeitszeitüberschreitungsberechnung

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Das Überstundenberechnungsverfahren umfasst die Ermittlung der für einen Mitarbe...

Das Überstundenberechnungsverfahren umfasst die Ermittlung der für einen Mitarbeiter bereitgestellten Überstunden auf Basis ihrer regelmäßigen Arbeitsstunden und zusätzlicher Arbeit über diese Stunden hinaus. Diese Schritt folgt typischerweise dem Lohnzyklus-Verfahren und geht vor den Zahlungsverarbeitungsschritt.

Ein automatisches System initiiert diesen Workflow, wenn ein Vorgesetzter einen Mitarbeiterzeitenblatt abgibt, das Arbeitsstunden außerhalb der Standardzeit enthält. Das System ruft relevante Mitarbeiterdaten ab, wie z.B. ihre vertraglich vereinbarten Arbeitsstundenzahl und ihre Stundensatz.

Das System berechnet dann die für den Mitarbeiter bereitgestellten Überstundenzeiten, indem es regelmäßige Arbeitsstunden von insgesamt aufgezeichneten Stunden abzieht. Diese Berechnung basiert typischerweise auf einem vorab festgelegten Schwellenwert für regelmäßig geleistete Arbeitsstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums, wie z.B. einer Lohnperiode oder Monats. Der resultierende Wert ist ein aktualisiertes Mitarbeiterkonto, das die berechneten Überstundenzeiten und damit verbundene Zahlung widerspiegelt.

Zeitraum-Aufnahme-Angebot Konfiguration

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Die Zeitabwesenheitsantrags-Einstellung-Workflow ermöglicht es den Mitarbeitern,...

Die Zeitabwesenheitsantrags-Einstellung-Workflow ermöglicht es den Mitarbeitern, Zeitabwesenheitsanträge für Urlaub, Krankheit oder andere Gründe abzugeben. Dieser Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte:

  1. Mitarbeiterinitiierung: Der Mitarbeiter setzt einen Zeitabwesenheitsantrag in Gang, indem er eine formelle Anwendung über den zugeordneten Online-Portal einreicht.
  2. Manager-Überprüfung: Der Vorgesetzte überprüft die Anfrage und bewertet deren Einfluss auf der Team-Arbeit und Produktivität.
  3. Genehmigung/ Ablehnung: Auf Grundlage der Überprüfung genehmigt oder lehnt der Vorgesetzte den Antrag, wobei er dem Mitarbeiter bei Bedarf Rückmeldung erteilt.
  4. HR-Benachrichtigung: Bei Genehmigung wird die Abteilung für Personalangelegenheiten benachrichtigt, um das Unternehmensregister zu aktualisieren und sicherzustellen, dass mit relevanten Richtlinien und Verfahren im Einklang ist.
  5. Kalenderaktualisierung: Der geänderte Kalender spiegelt die genehmigte Zeitabwesenheit wider, um eine störungsfreie Koordinierung zwischen Kollegen und Stakeholdern sicherzustellen.

Automatische Lohnrechnungsberechnung

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"Die Automatische Lohnberechnung ist ein wichtiges Geschäftsprozessschritt, der ...

"Die Automatische Lohnberechnung ist ein wichtiges Geschäftsprozessschritt, der die Beschäftigten-Kompensation verwalten strömt. Sie beinhaltet den Einsatz automatisierter Software zur Berechnung von Gehältern basierend auf Beschäftigten-Daten, einschließlich gearbeiteten Stunden, Löhnen und Vorteilen. Dieser Schritt sichert Genauigkeit und Effizienz bei der Bearbeitung von Gehältern, verringert die Fehler- und damit verbundene Verwaltungslast.

Der Automatische-Lohnberechnungsworkflow-Schritt berücksichtigt verschiedene Faktoren wie Steuerrückhaltungen, Abzüge und Beiträge zu Rentenplänen oder anderen Vorteilen. Er integriert sich auch mit existierenden Personal-Systemen, um Beschäftigten-Daten abzufragen, wodurch die manuelle Daten-Eingabe vermieden wird. Durch das Automatisieren dieses Prozesses können Organisationen Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig der Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften Genüge tun."

Mitarbeiterfreizeitverfolgung

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Das Mitarbeiter-Times-Off-Tracking-Geschäftsablauf-Schritt ermöglicht Mitarbeite...

Das Mitarbeiter-Times-Off-Tracking-Geschäftsablauf-Schritt ermöglicht Mitarbeitern die Abwesenheitsanmeldung für verschiedene Gründe wie Urlaub, Krankenstand oder persönliche Tage. Dieser Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte:

  1. Antragsstellung: Mitarbeiter stellen ihre Zeitabwesenheitsanmeldungen über eine bestimmte Plattform ab, wobei alle notwendigen Details wie Datum und Gründe bereitgestellt werden müssen.

  2. Überprüfung durch den Vorgesetzten: Der Vorgesetzte des Mitarbeiters überprüft den Antrag und genehmigt ihn entweder oder lehnt ihn aufgrund der Unternehmenspolitik und verfügbarer Ressourcen ab.

  3. Benachrichtigung: Sobald der Antrag genehmigt wurde, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung über seine genehmigte Abwesenheit, einschließlich aller spezifischen Bedingungen oder Vorschriften.

  4. Kalenderaktualisierung: Die Personalabteilung aktualisiert das organisatorische Kalender mit den genehmigten Zeitabwesenheitsdaten und stellt sicher, dass alle relevanten Abteilungen informiert werden.

  5. Nachsorge: Im Fall eines abgelehnten Antrags können Mitarbeiter Alternativen besprechen oder ihren Antrag erneut einreichen, falls möglich.

Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen

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Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen ist ein kritisches Workflowsc...

Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen ist ein kritisches Workflowschritt, der eine zeitnahe Kommunikation mit Kunden, Partnern oder Stakeholdern sicherstellt. Dieser Prozess umfasst die Einrichtung von automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen, um alle Beteiligten über bevorstehende Fristen, Aufgabenzuweisungen oder Meilensteine zu informieren. Ziel ist es, Transparenz und Rechenschaftspflicht während der Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten.

Die automatisierten Erinnerungen können so konfiguriert werden, dass sie bei bestimmten Intervallen ausgelöst werden, zum Beispiel eine Woche vor einer Frist oder am tatsächlichen Fälligkeitsdatum. Benachrichtigungen können verschiedene Formen annehmen, darunter E-Mail, SMS oder In-App-Benachrichtigungen, je nach den bevorzugten Kommunikationskanälen der Stakeholder.

Durch die Automatisierung dieser Erinnerungen und Benachrichtigungen können Unternehmen verpasste Fristen, Fehler minimieren und die Gesamtproduktivität steigern. Auch kann diese Workflowschritt dabei helfen, Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Kunden aufzubauen, indem ein proaktiver Ansatz in Bezug auf Kommunikation und Zusammenarbeit demonstriert wird.

Daten-Sicherung und -Schutz-Setup

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Die Prozessschritt für die Sicherheits- und Datenschutzkonfiguration stellt sich...

Die Prozessschritt für die Sicherheits- und Datenschutzkonfiguration stellt sicher, dass alle sensible Daten sicher gesichert und geschützt werden. Dabei wird ein robustes Sicherheitssystem eingerichtet, um gegen unbefugten Zugriff oder Datenpannen geschützt zu sein.

Zuerst wird eine Bewertung der bestehenden Backup-Systeme durchgeführt und Bereiche für Verbesserungen identifiziert. Als Nächstes wird ein umfassendes Backup-Konzept entwickelt, das regelmäßige Sicherungen vorsieht und diese in sichere Standorte außerhalb des Betriebssystems aufbewahrt.

Um die Sicherheit zu erhöhen, werden Firewalls und Einbruchserkennungssysteme installiert und konfiguriert, um Netzwerkverkehr zu überwachen und verdächtige Aktivitäten zu blockieren. Zudem werden Zugriffskontrollen und Benutzerauthentifizierungsprotokolle implementiert, um den Zugriff auf sensible Daten zu begrenzen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen oder sie ändern können.

Der Prozessschritt schließt mit der Überprüfung und Validierung der Sicherheits- und Datenschutzkonfiguration ab, um deren Wirksamkeit bei der Abwehr von potenziellen Bedrohungen sicherzustellen und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Regelmäßige System-Updates und -Wartung.

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Das regelmäßige System-Update und -Wartungsverfahren umfasst eine Reihe von Schr...

Das regelmäßige System-Update und -Wartungsverfahren umfasst eine Reihe von Schritten, die darauf ausgelegt sind, das optimale Leistungsniveau und die Sicherheit unserer digitalen Infrastruktur zu gewährleisten. Diese Arbeitsablauf zielt darauf ab, technische Probleme schnell zu identifizieren und zu lösen, wobei Störungen in der Geschäftsentwicklung minimiert werden.

  1. Überwachung: Die ständige Überwachung des Systemverhaltens und der Aktivitäten wird durchgeführt, um potenzielle Probleme zu erkennen.
  2. Identifizierung: Probleme werden identifiziert und priorisiert aufgrund ihres Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung.
  3. Patching: Betriebssystem-Patches und Sicherheitsupdates werden wie notwendig angewendet, um die neuesten Sicherheitsfunktionen und Bugfixes sicherzustellen.
  4. Sicherung: Regelmäßige Sicherungen wichtiger Daten werden durchgeführt, um Verluste in Fällen von Systemversagen oder Datenzerstörung zu verhindern.
  5. Testen: Systemupdates werden gründlich getestet, um ihre Wirksamkeit zu bestätigen und potenzielle Probleme vor der Bereitstellung zu identifizieren.
  6. Bereitstellung: Genehmigte Updates werden in die Produktionsumgebungen bereitgestellt, wodurch minimierte Störungen der Geschäftsentwicklung erreicht werden.
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FAQ

Wie kann ich diesen Workflow in mein Unternehmen integrieren?

Sie haben 2 Möglichkeiten:
1. Laden Sie den Workflow kostenlos als PDF herunter und implementieren Sie die Schritte selbst.
2. Verwenden Sie den Workflow direkt innerhalb der Mobile2b-Plattform, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Wie viele gebrauchsfertige Workflows bieten Sie an?

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