Die Automatisierung von Versand- und Empfangsprozessen. Workflow

Die Geschäftsprozessschritt "Receive New Shipment" umfasst die Eingabe von Gütern von Lieferanten oder Herstellern in eine bestimmte Lagerlokalisation. Dieser Prozess umfasst die Überprüfung der Menge und des Zustands der empfangenen Artikel gegenüber den Versanddokumenten und Bestellungsinformationen.

Bei Ankunft überprüfen das Lagerpersonal die Sendung auf Schäden oder Abweichungen. Sie registrieren dann die Details der empfangenen Artikel im Inventar-Verwaltungsprogramm, um eine genaue Nachverfolgung und Abrechnung zu gewährleisten. Der Schritt erfordert enge Abstimmung mit den Logistik- und Beschaffungsabteilungen, um eine termingerechte Bearbeitung sicherzustellen und Verzögerungen zu minimieren. Eine effektive Durchführung dieses Schritts ist entscheidend für die Aufrechterhaltung hoher Lagerumsatzraten, die Reduzierung von Bestandsausfällen und die Verbesserung der Gesamtleistung des Lieferkettenmanagements.

Dieser Geschäftsablauf-Schritt umfasst die Überprüfung von gelieferten Sendungen der Organisation, um sicherzustellen, dass sie frei von Schäden oder Mängeln sind. Der Zweck dieser Inspektion besteht darin, alle Abweichungen in der Lieferung zu identifizieren, die ihren Gebrauchbarkeit oder Wert beeinträchtigen können.

Der Prozess beginnt mit einer gründlichen Untersuchung des Verpackungs und Inhalts für sichtbare Anzeichen von Schäden, wie Dellen, Kratzern oder reißen Kartons. Jeder sichtbare Schaden wird dokumentiert und den relevanten Parteien gemeldet.

Als nächstes werden die Sendegüter auf Mängel untersucht, einschließlich aber nicht beschränkt auf fehlende Artikel, falsche Mengen oder Produkte, die den Qualitätsanforderungen nicht entsprechen.

Nach Abschluss der Inspektion werden die Ergebnisse in einem festgelegten System erfasst, was weitere Maßnahmen ermöglicht, wenn nötig. Diese Schritt ist von zentraler Bedeutung zur Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit und zur Verhinderung potenzieller Verluste aufgrund beschädigter oder mangelhafter Sendungen.

Der Update der Bestandsniveaus-Prozess ist ein kritischer Schritt zum Aufrechterhalten eines genauen und aktuelen Registers der verfügbaren Produkte. Diese Verfahren beinhaltet die Überprüfung der aktuellen Bestandsniveaus gegenüber Mindestschwellenwerten, um zu bestimmen, ob zusätzliche Bestellungen erforderlich sind oder wenn Bestände verwaltet werden sollten.

Bei der Auslösung überprüft das System die Bestandsniveaus in allen Lagern und Produktlinien, um alle Abweichungen zwischen den tatsächlichen Stückzahlen und theoretischen Mengen anhand von Verkaufsgeschichte und Lieferzeiten zu identifizieren. Wenn Schwellenwerte erreicht sind, wird ein automatischer Nachbestellungsprozess für die erforderlichen Produkte ausgelöst, um eine rechtzeitige Auffüllung sicherzustellen und Ausfälle zu minimieren.

Der Prozess nimmt auch Rückgaben, beschädigte Ware und andere Faktoren, die das Bestandsniveau beeinflussen können, in Berücksichtigung, um fundierte Entscheidungen bei der Produktverwaltung und Ressourcenallokation treffen zu können. Durch die Abstimmung dieses Workflows können Unternehmen ihre Supply-Chain-Betriebe optimieren, Abfälle reduzieren und letztendlich die Gesamtzufriedenheit der Kunden verbessern.

Benachrichtige Kunden über die Ankunft des Versands

Bei diesem Schritt handelt es sich darum, den Kunden zu informieren, dass ihr Versand an seiner Bestimmungsort angekommen ist. Der Prozess beginnt erst einmal der Speditionsunternehmen eine Lieferung bestätigt hat. Die Logistik-Abteilung aktualisiert in der Systeme die Bestellstatus auf "geliefert" und sendet einen automatischen E-Mail oder Nachricht an den Kunden via SMS, mit Trackinginformationen und Details über die Lieferung.

Die Benachrichtigung enthält auch Anweisungen für die Abholung des Pakets, wenn es sich um eine Selbstbedienungsabholung handelt. Kunden können dann ihr Versand nach Belieben abholen. Bei diesem Schritt wird sicher gestellt, dass Kunden während des Versandprozesses auf dem Laufenden gehalten werden, was die Gesamtzufriedenheit und das Vertrauen in das Unternehmen steigert. Die abgestimmte Kommunikation hilft dabei, Verspätungen und verpasste Abholungen zu vermeiden und einen glatten Kundenverlauf zu fördern.

Die Aufgabenzuweisung an das Lager-Team-Werkfluss-Schritt beinhaltet die Zuweisung spezifischer Aufgaben oder Verantwortlichkeiten an das Lagerteam. Dies tritt typischerweise ein, wenn eine Bestellung eingegangen, bearbeitet und zur Erfüllung bereit ist. Der Zweck dieses Schritts besteht darin, relevante Aufgaben wie Packen, Versenden, Inventarisierung oder Inventurmanagement dem in der Lagerabteilung zuständigen Personal zuweisen.

Die zugewiesene Aufgabe kann das Abholen von Produkten aus der Lagerhaltung, das Scannen von Barcode-Nummern, das Einpacken von Artikeln in Kartons, das Beschriften von Lieferungen oder die Sicherstellung genauiger Inventurlisten umfassen. Dieser Werkfluss-Schritt vereinfacht den Verteilungsprozess, indem er eine klare Vorstellung davon bietet, wer für die Erledigung jeder Aufgabe verantwortlich ist und wann sie erledigt werden muss.

Eine effektive Zuweisung von Aufgaben an das Lagerteam gewährleistet eine effiziente Bestellabwicklung, minimiert Fehler und gewährleistet hohe Kunden Service-Standards.

Die Schritt "Datenintegrität überprüfen" ist ein wichtiger Prozess innerhalb des Geschäftsablaufs, der die Integrität von Daten sichert, die für Entscheidungen verwendet werden. In dieser Phase wird das Zutreffen der gesammelten Informationen überprüft und validiert, um Fehler oder Ungereimtheiten zu verhindern. Ziel ist es sicherzustellen, dass alle relevanten Datenpunkte korrekt eingegeben, aufgezeichnet und im Einklang mit etablierten Standards formatiert wurden.

Dazu kann der Schritt "Datenintegrität überprüfen" folgende Schritte umfassen:

• Durchführen von Qualitätskontrollen an den Eingangsdaten
• Abgleichen mit bestehenden Aufzeichnungen oder externen Quellen
• Umsetzen von Validierungsregeln für die Daten, um Inkonsistenzen zu verhindern
• Identifizieren und Korrigieren von Fehlern oder Ungereimtheiten

Durch Überprüfung der Genauigkeit von Daten können Unternehmen das Risiko falscher Entscheidungen minimieren, sicherstellen, dass sie den regulatorischen Anforderungen entsprechen und einen hohen Stellenwert des Vertrauens bei Stakeholdern aufrechterhalten.

Dieser Arbeitsablauf ist für die Übermittlung der erfolgreichen Lieferung einer Sendung an das Logistikteam verantwortlich. Der Prozess beginnt, wenn eine Sendung an ihr Ziel gelangt und die Zustellung bestätigt wurde.

Anschließend wird automatisch eine Benachrichtigung an die zum Logistikteam bestimmten Personen gesendet. Diese Warnung benachrichtigt sie darüber, dass eine Sendung geliefert worden ist, wodurch sie in der Lage sind, Bestände aufzustellen und zu verwalten.

Durch die Integration dieses Schrittes in den Arbeitsablauf des Unternehmens werden logistische Operationen gefördert und Effizienz verbessert. Außerdem ermöglicht es dem Logistikteam, reagierend auf Lieferprobleme oder zur weiteren Anweisung an Kunden zu erhalten, dass sie ihre Sendungen abholen sollten.

Die Geschäftsprozessschritt Quality Control Check beinhaltet die Überprüfung der Qualität von Produkten oder Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Standards entsprechen.

Bei diesem Schritt werden Qualitätskontrolleur Waren oder Dienstleistungen auf Mängel, Unstimmigkeiten und andere Fehler untersuchen, die ihre Leistungsfähigkeit oder Aussehen beeinträchtigen können. Sie bestätigen, dass alle Aspekte, einschließlich Verpackung, Etikettierung und Dokumentation, genau und den Vorschriften entsprechend sind.

Das Ergebnis der Qualitätskontrolle kann zu einem Rückruf des Produkts, einer Wiederarbeitung oder einer Korrektur führen, wenn Mängel gefunden werden. Es hilft auch dabei, Bereiche für Verbesserungen in Produktionsprozessen zu identifizieren, um zukünftige Mängel zu verhindern. Dieser Schritt trägt erheblich zur Gesamtleistungsfähigkeit und Effektivität eines Unternehmens bei, indem gewährleistet wird, dass die an Kunden gelieferten Produkte oder Dienstleistungen deren Erwartungen entsprechen.

Bestätigung des Bestellstatus und Trackinginformation

Dieser Workflow-Schritt umfasst die Aktualisierung des Status einer Bestellung im System, um ihren aktuellen Zustand zu widerspiegeln. Darüber hinaus beinhaltet es die Abfrage und Einfügung von Trackinginformationen, die mit der Lieferung der bestellten Artikel verbunden sind. Ziel dieses Schritts ist es, Kunden genaue und aktuelle Informationen über den Status ihrer Bestellungen bereitzustellen, wodurch ihr Gesamterlebnis verbessert wird.

Der Prozess beginnt damit, die spezifische Bestellung zu identifizieren, für die der Statusupdate erforderlich ist. Als nächstes werden die aktualisierten Bestellinformationen aus dem System abgerufen, einschließlich jeglicher relevanten Trackinginformationen. Diese Daten werden dann überprüft und validiert, um ihre Genauigkeit sicherzustellen. Sobald diese bestätigt sind, werden die aktualisierten Bestellinformationen wieder in das System gespeichert, wobei der neue Status und die damit verbundenen Trackinginformationen berücksichtigt werden. Auf diese Weise erhalten Kunden genauere Updates über den Status ihrer Bestellungen, was zu glatteren Kommunikationen und geringeren Problemen führt.

Automatisieren des Versandprozesses

Bei diesem Schritt handelt es sich um das Auslösen eines automatisierten Versandprozesses für Bestellungen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Der Prozess wird ausgelöst, wenn ein Verkaufsbestellungsstatus erreicht, wie z.B. "versendet" oder "abgeschlossen". Wenn dies geschieht, generiert das System automatisch einen Versandetikett und aktualisiert den Bestellstatus entsprechend der Lieferung. Der automatisierte Versandprozess kann auch Aufgaben wie die Aktualisierung von Lagerbeständen, Benachrichtigung der Kunden über die Lieferung sowie das Verfolgen des Versandfortschritts umfassen. Bei diesem Schritt werden die Kosten für manuelles Arbeiten reduziert und die Effizienz erhöht. Durch das Automatisieren dieses Prozesses können Unternehmen ihre Fähigkeit zur Erfüllung von Bestellungen auf Zeit verbessern, Kundenbefriedigung erhöhen und Vertrauen in ihr Unternehmen aufbauen.