Lean Six Sigma Methodiken umsetzen Workflow

In dieser entscheidenden ersten Phase der Projektentwicklung dient Definieren des Projektskops als Grundlage für das gesamte Vorhaben. Es umfasst eine umfassende Untersuchung der Anforderungen, Erwartungen und Ziele des Kunden, um die spezifischen Ziele zu bestimmen, die durch das Projekt erreicht werden sollen. Diese Schritt erfordert eine aktive Zusammenarbeit zwischen Interessierten, um Anforderungen zu klären, potenzielle Einschränkungen zu identifizieren und klare Lieferbare festzulegen.

Ein sorgfältig definiertes Skop sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, indem es Verständnisprobleme verhindert, die durch falsch interpretierte oder unklare Anweisungen entstehen können. Das resultierende Dokument, das die Projektparameter umfasst, wird zu einem wichtigen Referenzpunkt für die nachfolgenden Stadien, wobei Entscheidungsfindung und Ressourcenzuteilung während des gesamten Projektlebenszyklus geleitet werden. Durch genaues Definieren des Projektskops können Unternehmen realistische Erwartungen setzen, Ressourcen effektiv allozieren und den Grundstein für eine erfolgreiche Projektumsetzung legen.

Durchführung einer Stakeholder-Analyse ist ein kritischer Schritt zur Kenntnisnahme derer, die durch das Projekt oder die Initiative betroffen sein werden. In dieser Phase werden wichtige Interessengruppen identifiziert und deren Interessen, Einfluss und Erwartungen bewertet. Dabei handelt es sich um die Durchführung von Recherchen und die Zusammenstellung von Informationen über jede Stakeholder-Rolle, Verantwortlichkeiten und potenziellen Auswirkungen auf das Projekt. Ziel ist es, eine umfassende Liste der Stakeholder zu erstellen, diese anhand ihres Interessen- und Einflussniveaus einzuteilen und Strategien zur effektiven Beteiligung mit jeder Gruppe zu entwickeln. Durch die Kenntnisnahme von Stakeholder-Dynamiken können Organisationen besser auf mögliche Bedenken reagieren, Vertrauen aufbauen und letztlich das Projekt oder die Initiative erfolgreich vorantreiben. Diese Analyse informiert die nachfolgenden Phasen des Workflow-Ablaufs, sichert jedoch sicherzustellen, dass alle Stakeholder im Zuge der Lösungs-Entwicklung berücksichtigt werden.

In dieser kritischen Phase des Geschäftsablaufs konzentriert sich Schritt 3 auf die Entwicklung einer umfassenden Geschäftsfallstudie. Dabei geht es darum, alle relevanten Daten zusammenzutragen, Markt- und Trends analysieren sowie sorgfältige Forschung durchführen, um potenzielle Chancen und Gefahren zu erkennen. Ziel ist die Schaffung einer soliden Grundlage für zukünftige Geschäftsentscheidungen durch Festlegung von klaren Zielen, -objektiven und wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs).

Hauptaktivitäten während dieser Phase sind:

• Durchführung eines Marktanalysen und Vergleichs mit Konkurrenten
• Identifizierung von Zielgruppen und deren Bedürfnissen
• Entwicklung von Finanzprognosen und Umsatzmodellen
• Festlegung von KPIs zur Messung des Erfolgs

Durch die erfolgreiche Durchführung von Schritt 3 können Unternehmen sicherstellen, dass sie eine gut definierte Vision für Wachstum und Ausweitung haben. Dies ermöglicht informierte Entscheidungen und einen klaren Führungsweg für zukünftige Investitionen. Der Geschäftsfall dient als Leitdokument, das die Hintergründe hinter vorgeschlagenen Projekten oder Initiativen darstellt und sicherstellt, dass sie mit der Gesamtstrategie des Unternehmens im Einklang stehen.

Bei dieser kritischen Entwicklungsphase des Projekts ist die Zusammenstellung eines kompetenten Teams für den erfolgreichen Abschluss von entscheidender Bedeutung. Schritt 4 umfasst die Auswahl der richtigen Fachleute mit verschiedenen Fähigkeiten, um eine kohärente Einheit zu bilden. Dazu gehören die Bestimmung der spezifischen Rollen, die für das Projekt erforderlich sind, und die Identifizierung potenzieller Kandidaten innerhalb oder außerhalb des Unternehmens.

Projektmanager müssen bei ihrer Auswahl Faktoren wie Expertise, Verfügbarkeit und Passform zur Unternehmenskultur berücksichtigen. Eine effektive Kommunikation unter den Teammitgliedern ist auch in dieser Phase von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie ihre Aufgaben und Erwartungen verstehen.

Sobald das Team zusammengestellt ist, ist es wichtig, klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Mitglied zu definieren, um Missverständnisse oder überlappende Arbeit zu vermeiden. Diese Schritte setzen die Grundlage für einen reibungslosen Projektablauf und tragen letztendlich zum Erfolg des Projekts bei.

In diesem kritischen Schritt des Prozessverbesserungsprozesses ist es wichtig, Prozesskarten zu definieren, um den aktuellen Zustand eines Geschäftsprozesses darzustellen und zu dokumentieren. Ein gut zubereiteter Prozesskarte hilft, Unüberschreitungen, Redundanzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Durch das Anfertigen von Prozesskarten können Organisationen:

• Bereiche identifizieren, in denen Aufgaben wiederholt oder unnötig sind
• Workflow abstimmen, um Engpässe zu beseitigen
• Bestimmen, welche Prozesse Automatisierung oder Technologieintegration erfordern
• Verstehen, wie verschiedene Abteilungen im Prozess interagieren

Effektive Prozesskarten dienen als Fundament für den weiteren Verbesserungsprozess, zum Beispiel die Identifizierung von Möglichkeiten zur Innovation und die Umsetzung von Änderungen, die das Geschäftswachstum antreiben.

Zu diesem kritischen Schritt der Prozesskarten legt sich der Fokus auf die Identifizierung des aktuellen Zustands der Unternehmensoperationen. Ziel ist es, ein umfassendes Bild davon zu erstellen, wie heute gearbeitet wird, wobei sowohl die Stärken als auch die Schwächen des bestehenden Ablaufs hervorgehoben werden sollen. Dazu müssen Daten durch verschiedene Wege gesammelt werden, zum Beispiel durch Interviews mit wichtigen Stakeholdern, Überprüfung der existierenden Dokumentation und Beobachtung von täglichen Aktivitäten.

Der Auftrag zielt darauf ab, Unzulänglichkeiten aufzudecken, Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren und Einblicke in das Gelingen des derzeitigen Konzepts zu erlangen. Durch Verständnis der Intrikateigenschaften des gegenwärtigen Zustandes wird es möglich, einen klaren Visions für die Transformation zu entwickeln und eine Routenlinie zum Erreichen des gewünschten zukünftigen Zustands zu erstellen. Die Ergebnisse aus diesem Schritt werden als Grundlage für nachfolgende Schritte dienen und Entscheidungen auf Prozessneuerung und Verbesserungsinitiativen leiten.

In dieser entscheidenden Phase, bekannt als Entwicklung eines zukünftigen Zustandsdesigns, konzentrieren sich Unternehmen darauf, ein ideales betriebliches Setup zu schaffen, das sich mit ihren strategischen Zielen ausrichtet. Dabei geht es darum, sich vorzustellen, wie Aufgaben effizient und wirksam innerhalb der Organisation durchgeführt werden sollten. Ein umfassendes Verständnis der aktuellen Schmerzzonen und Verbesserungspotenziale wird genutzt, um einen mehrerstreckten Ablauf zu entwerfen.

Bei dieser Phase ist eine sorgfältige Überlegung technischer, menschlicher und prozessbezogener Komponenten erforderlich, um ein reibungsloses Einleiten und maximale Leistungsfähigkeit sicherzustellen. Wichtige Aspekte sind die Identifizierung von Schlüsselindikatoren (KPIs), die Durchlässigkeit der Kommunikationswege und die Konfiguration von Aufgaben, um Reibung zu minimieren und Output zu maximieren. Das ultimative Ziel besteht darin, ein flexibles System zu schaffen, das sich an zukünftige Änderungen anpasst, während gleichzeitig eine optimale betriebliche Effizienz gewährleistet wird.

Bei diesem Schritt wird die vorgeschlagene Lösung sorgfältig geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Spezifikationen aus vorherigen Schritten entspricht. Der Validierungsprozess umfasst die Überprüfung der technischen Machbarkeit der Lösung, die Bestätigung ihrer Einhaltung von Branchenstandards und -vorschriften sowie die Bewertung ihres potenziellen Einflusses auf Stakeholder.

Eine detaillierte Analyse der Skalierbarkeit, Wartbarkeit und Flexibilität der Lösung wird durchgeführt, um mögliche Hindernisse oder Verbesserungsgebiete zu identifizieren. Dazu gehört die Bewertung der Kompatibilität der Lösung mit existierenden Systemen und Infrastrukturen sowie ihre Fähigkeit zur Integration mit anderen relevanten Komponenten.

Der Validierungsschritt sichert dadurch, dass die vorgeschlagene Lösung robust, zuverlässig und den Ziele der Organisation insgesamt entspricht.

Zu diesem kritischen Stadium des Geschäftsentwicklungs ist die Errichtung eines umfassenden Trainingsplans von entscheidender Bedeutung, um eine reibungslose Durchführung der Operationen sicherzustellen. Das Ziel dieses Schrittes besteht darin, ein anpassungsorientiertes Schulungsprogramm zu schaffen, das Mitarbeitern die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse vermittelt, um ihre Rollen effektiv auszuführen.

Hauptsächliche Aspekte dieser Phase umfassen:

• Die Identifizierung von Schulungsbedürfnissen auf der Grundlage der Arbeitsverantwortlichkeiten
• Das Erstellen eines Curriculums, das sich mit den Geschäftszielen verbindet
• Die Definition des Umfangs, der Dauer und der Ausbildungsform für Schulungseinheiten
• Die Auswahl geeigneter Trainer oder Lehrer, die Kenntnisse in bestimmten Bereichen besitzen
• Die Bestimmung von Bewertungskriterien zur Messung des Erfolgs des Schulungsprogramms

Durch den Einsatz von Zeit und Ressourcen in die Erstellung eines effizienten Trainingsplans können Unternehmen eine Kultur der kontinuierlichen Weiterbildung fördern, die Leistung der Mitarbeiter verbessern und die Gesamtproduktivität erhöhen.

In dieser entscheidenden Phase der Projektplanung markiert Schritt 10: Exekutieren des Projektplans den Beginn der Umsetzung des sorgfältig abgearbeiteten Projektplans. Als die Mannschaft in die Ausführungsphase übergeht, werden Ressourcen zugewiesen, Aufgaben zugeordnet und Zeiträume gestartet. Der Fokus verlagert sich vom Planen zum Handeln, wobei jeder Teammitglied eine entscheidende Rolle spielt, um das Projekt voranzutreiben.

Enge Abstimmung unter Stakeholdern, Lieferanten und internen Teams ist von wesentlicher Bedeutung, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Regelmäßige Fortschrittsüberwachung und Berichterstattung ermöglichen proaktive Anpassungen zur Abmilderung potenzieller Risiken oder Abweichungen. Sobald die Ausführung in Gang ist, können Stakeholder beginnen, sich die greifbaren Ergebnisse ihres Engagements vorzustellen, was eine Atmosphäre der Erwartung und Hoffnung auf einen erfolgreichen Projektabschluss schafft.

In diesem entscheidenden elften Schritt unseres umfassenden Geschäftsflusses gehen wir in die Welt der Fortschrittsüberwachung und -berichterstattung ein. Hier werden der aktuelle Stand laufender Projekte, Aufgaben und Initiativen verfolgt, um sicherzustellen, dass sie mit den festgelegten Zielen und Zeiträumen im Einklang stehen. Eine sorgfältige Untersuchung wird durchgeführt, um Bereiche zu identifizieren, die Vorrangbedarf haben oder Anpassungen erfordern, um potenzielle Engpässe zu verhindern.

Schlüsselindikatoren (KPIs) werden eng beobachtet, wodurch wertvolle Einblicke in Produktivitätslevel, Ressourcenauslastung und insgesamtige Effizienz gewonnen werden. Diese Schritte umfassen auch die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Abteilungen und Interessenvertretern, was eine einheitliche Wahrnehmung der Geschäftsergebnisse über verschiedene Funktionen ermöglicht.

Regelmäßige Berichterstattungsmechanismen wie Dashboard-Updates und Fortschrittsbesprechungen informieren alle relevanten Parteien über die Entwicklung innerhalb der Organisation. Das letzte Ziel ist es, proaktives Entscheidungshandeln zu fördern, Zusammenarbeit zu schaffen und das ständige Wachstum innerhalb unseres Unternehmens anzuhalten.

Bei dieser Phase des Projektlebenszyklus wird der Schwerpunkt auf die offizielle Abschluss des Projekts gelegt. Dazu gehört die Überprüfung, ob alle Abnahmeverpflichtungen erfüllt wurden und ob ein reibungsloser Übergang von Arbeitsprozessen und Verantwortlichkeiten erfolgt ist.

Das Projektteam überprüft den gesamten Projektumfang, einschließlich seiner Ziele, Zeitpläne und Budgets. Sie bestätigen, ob jede Aufgabe wie geplant abgeschlossen wurde, und wenn es Abweichungen gab, werden diese für künftige Referenzen dokumentiert.

Zusätzlich prüfen die Mitarbeiter, ob alle notwendigen Dokumente, wie Projektberichte und Erfahrungsbilanz, für zukünftige Projekte zusammengefasst und bewahrt wurden. Dieser Abschlussprozess hilft dabei, den allgemeinen Erfolg des Projekts zu beurteilen, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren und wertvolle Erkenntnisse aus der Erfahrung zu dokumentieren.