Qualitätssysteme in Fabriken umsetzen. Workflow

Das Initial Quality System Review ist der erste Schritt bei der Errichtung eines Qualitätssystems innerhalb einer Organisation. Bei diesem Schritt wird eine erste Bewertung der aktuellen Prozesse, Verfahren und Richtlinien des Unternehmens durchgeführt, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Die Bewertung umfasst in der Regel eine Prüfung bestehender Dokumentation, wie Qualitätshandbücher, Arbeitsanweisungen und Aufzeichnungen.

Wesentliche Aktivitäten während dieses Schrittes sind:

• Beurteilung des Qualitätsculturens und -philosophems des Unternehmens
• Überprüfung bestehender Qualitätsrichtlinien und -ziele
• Bewertung der aktuellen Prozesse und Verfahren auf Übereinstimmung mit relevanten Normen (z.B. ISO 9001)
• Identifizierung von Lücken oder Bereichen für Verbesserungen im Qualitätssystem

Das Ergebnis dieser Bewertung wird die Entwicklung eines neuen Qualitätsmanagementsystems bestimmen, das den Bedürfnissen der Organisation und den Branchenanforderungen entspricht, und somit den Rahmen für weitere Umsetzungs- und Zertifizierungsschritte schafft.

Qualitätsrichtlinien-Entwicklungsprozess beinhaltet die Erstellung einer formalen Aussage, die das Engagement der Organisation für die Qualitätswirtschaftspolitik darlegt. Diese Prozedur beginnt typischerweise damit, die Schlüsselfaktoren der Qualitätspolitik der Firma zu identifizieren, die sich mit ihrem gesamten Unternehmensziel und -objektiven ausrichten sollten.

1. Durchführung einer gründlichen Überprüfung bestehender Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass diese konsistent und mit Branchenstandards im Einklang stehen.
2. Sammlung von Input von relevanten Stakeholdern, einschließlich Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, um ihre Erwartungen und Bedenken in Bezug auf Qualität zu verstehen.
3. Definition der Qualitätspolitik der Organisation basierend auf den gesammelten Informationen, wobei Schlüsselkomponenten wie Kundenzufriedenheit, kontinuierliche Verbesserung und Rechtskonformität berücksichtigt werden müssen.
4. Überprüfung und Abschluss der Qualitätsrichtlinien-Aussage in Zusammenarbeit mit dem Leitungsstab und Experten für den jeweiligen Sachbereich.

Die entwickelte Qualitätsrichtlinien-Aussage dient als Leitprinzip für die Qualitätswirtschaftssystematik der Firma, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Hinblick auf die Lieferung hochwertiger Produkte oder Dienstleistungen verstehen.

Dieser Prozess umfasst die Schulung von Mitarbeitern im Bereich der Qualitätssysteme, um sicherzustellen, dass sie ihre Rolle und Verantwortlichkeiten innerhalb des Qualitätsmanagements-rahmens der Organisation verstehen. Ziel ist es, den Mitarbeitern die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln, um Aufgaben effizient auszuführen, während die geltenden Standards eingehalten werden.

Der erste Schritt besteht darin, relevante Personen zu identifizieren, die eine Schulung benötigen, meistens neue Mitarbeiter oder solche mit Änderungen in ihrer Rolle. Danach entwickeln Trainer personalisierte Programme, die spezifische Themen wie ISO-Konformität, Audit-Verfahren und Qualitätskontrollmethoden abdecken. Die Schulungsseminare werden innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens durchgeführt, um den Mitarbeitern Gelegenheit zu geben, ihre neu erlangten Kenntnisse zu verarbeiten und anzuwenden. Teilnehmer erhalten praxisnahe Übungen und realweltliche Beispiele, um das Lernen zu stärken. Nach der Schulung werden die Effekte der Sitzung bewertet und Erkenntnisse für zukünftige Verbesserungen erhoben.

In diesem Schritt wird eine umfassende Lückeanalyse durchgeführt, um Unterschiede zwischen dem aktuellen Zustand der Operationen und dem gewünschten zukünftigen Zustand zu identifizieren. Dazu werden bestehende Prozesse, Systeme und Ressourcen mit den im Geschäftsfall festgelegten Anforderungen verglichen. Die Ergebnisse der Lückeanalyse informieren die Erstellung eines Umsetzungsplans, der die notwendigen Änderungen, Verbesserungen oder neuen Initiativen aufführt, um die identifizierten Lücken zu schließen.

Wesentliche Überlegungen während dieses Schritts sind:

• Erkennen möglicher Hindernisse und Entwicklung von Ersatzplänen
• Zuteilung notwendiger Ressourcen, einschließlich Budget, Personals und Technologie
• Festlegen von Meilensteinen und Terminen für die Fertigstellung
• Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten bei den Stakeholdern

Der resultierende Umsetzungsplans dient als Richtschnur zur Erreichung der gewünschten Geschäfts Ergebnisse und sichert die erfolgreiche Umsetzung des genehmigten Projekts.

Diese Schritt beinhaltet die Einrichtung eines internen Ausschusses, der für die Überwachung und Wartung des Qualitätsmanagements innerhalb der Organisation zuständig ist. Die Hauptverantwortung des Ausschusses besteht darin sicherzustellen, dass alle Prozesse und Verfahren den etablierten Standards und Richtlinien entsprechen.

Die Mitgliedschaft umfasst in der Regel Vertreter aus verschiedenen Abteilungen und Teams, was eine umfassende Kenntnis der Unternehmensaktivitäten gewährleistet. Diese vielfältige Vertretung ermöglicht es dem Ausschuss, effektiv Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen, und notwendige Änderungen vorzunehmen.

Der Ausschuss wird das bestehende Qualitätsmanagement, -politiken und -verfahren überprüfen und dabei Chancen für eine Verbesserung oder Revision erkennen. Außerdem werden neue Initiativen entwickelt und umgesetzt, um die Gesamtleistung und Effizienz der Organisation fortlaufend zu verbessern.

Dokumentenkontrollverfahren implementieren ist ein kritischer Geschäftsablaufschritt, der sicherstellt, dass alle Dokumente in Bezug auf Unternehmensprozesse, -politiken und -vorschriften ordnungsgemäß verwaltet und kontrolliert werden. Dazu gehört die Definition von klaren Richtlinien für die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Änderung und Vernichtung von Dokumenten.

Ziel dieses Schrittes ist es, durch Minimierung von Fehlern und Inkonsistenzen, die sich bei manuellen oder ad-hoc-Prozessen ergeben können, die Genauigkeit, Kohärenz und Zuverlässigkeit der Dokumente sicherzustellen. Es ermöglicht außerdem dem Unternehmen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften zu reduzieren und die Gesamtleistung des Unternehmens zu verbessern.

In diesem Geschäftsablaufschritt werden Verfahren zur Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Änderung und Vernichtung von Dokumenten festgelegt. Dazu gehören die Einrichtung eines Dokumentenkontrollsystems, die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Implementierung von Versionskontrolle-Maßnahmen, um sicherzustellen, dass nur genehmigte und aktualisierte Versionen von Dokumenten verwendet werden.

Entwickeln und Umsetzen von Korrekturmaßnahmenverfahren

Durch diese Schritte werden Korrekturmaßnahmenverfahren entwickelt und umgesetzt, um Nichtkonformitäten oder Abweichungen in Geschäftsoperationen zu behandeln. Ziel ist es, Probleme zu beseitigen, eine Wiederholung zu verhindern und ständige Verbesserungen sicherzustellen. Schlüsselaktivitäten sind:

• Identifizierung der Ursachen von Problemen
• Entwicklung von Plänen für Korrekturmaßnahmen
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Umsetzung
• Überwachung des Fortschritts und Gewährleistung der Vollständigkeit
• Bewertung der Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen

Korrekturmaßnahmenverfahren sollten dokumentiert und an relevanten Stakeholder kommuniziert werden. Bei diesem Schritt geht es auch darum, bestehende Prozesse, Verfahren oder Richtlinien gegebenenfalls zu überarbeiten. Durch die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen können Unternehmen ihre Effizienz verbessern, Fehler reduzieren und insgesamt die Qualität steigern. Der effektive Abschluss dieses Schrittes erfordert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Stakeholdern, um sicherzustellen, dass Probleme schnell und effizient gelöst werden.

Durchführung regelmäßiger Audits und Qualitätsbewertungen ist ein wesentlicher Schritt zur Aufrechterhaltung eines reibungslosen Geschäftsablaufs. Dieser Prozess beinhaltet die periodische Bewertung der bestehenden Verfahren, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Auditors bewerten verschiedene Aspekte des Unternehmens, wie etwa Einhaltung branchenspezifischer Standards, Vorschriften und internen Richtlinien. Ziel ist es sicherzustellen, dass alle Geschäftsabläufe reibungslos und effektiv ablaufen.

Qualitätsbewertungen bewerten die Gesamtkonformität der Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens. Hierbei werden Kundenfeedback analysiert, Marktstudien durchgeführt und Leistungskennzahlen gegen branchenspezifische Benchmarks verglichen. Durch regelmäßige Auditierung und Qualitätsbewertung können Unternehmen Engpässe erkennen, Prozesse optimieren und fundierte Entscheidungen treffen, um Wachstum und Verbesserungen zu fördern.

Dieser Schritt beinhaltet die Identifizierung von Bereichen innerhalb der Organisation, in denen Verbesserungen durchgeführt werden können, um Effizienz, Produktivität und Gesamtleistung zu verbessern. Ein Team aus Mitarbeitern oder eine dedizierte Abteilung führt regelmäßige Bewertungen und Umfragen durch, um Rückmeldung von Kollegen, Kunden und anderen Interessengruppen einzusammeln. Die gesammelten Daten werden analysiert, um ineffiziente Prozesse, veraltete Abläufe und Möglichkeiten zur Innovation zu erkennen.

Wenn potenzielle Bereiche für Verbesserungen identifiziert sind, priorisiert die Organisation sie auf der Grundlage ihres Einflusses und ihrer Machbarkeit. Querfunktionale Teams werden gebildet, um Lösungen zu entwickeln und umzusetzen, die möglicherweise eine Aktualisierung bestehender Verfahren, die Einführung neuer Technologien oder eine Umstrukturierung von Abteilungen beinhalten. Die Änderungen werden dann durchgeführt und auf ihre Wirksamkeit überwacht, wobei laufende Evaluierungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass sie ihren vorgesehenen Zielen entsprechen.

Zugangslose Verbesserungsinitiativen helfen der Organisation, sich anpassungsfähig zu halten, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen und im Bereich ihrer Branche einen Wettbewerbsvorteil aufrechtzuerhalten.