Leichtes Stunden-Arbeit-Tracking mit mobilen Anwendungen. Workflow

Mitarbeiter-Einweisung ist ein wichtiger Geschäftsprozess, der dafür sorgt, dass neue Mitarbeiter effizient in eine Organisation integriert werden. Dieser Schritt umfasst mehrere Schlüsselaktivitäten:

1. Vorab-Einweisung: Vorbereitung notwendiger Dokumente, Geräte und Schulungsmaterialien für den neuen Mitarbeiter.
2. Willkommenspaket: Versenden eines Willkommenspakets mit Unternehmensinformationen, Politik und Leistungen an den neuen Mitarbeiter.
3. Papierarbeit und Beitragsanmeldung: Bearbeitung von Papierarbeit, Beitragsanmeldung und jeder anderen notwendigen Verwaltungsarbeit.
4. Besprechung der Arbeit: Durchführung einer Besprechung, um dem neuen Mitarbeiter die Kollegen, Abteilungsverfahren und wichtige Leistungsindikatoren vorzustellen.
5. Schulung und Entwicklung: Bereitstellung umfassender Schulungen zu Software, Hardware und job-spezifischen Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter mit den notwendigen Werkzeugen für einen Erfolg ausgestattet ist.

Erfolgreiche Mitarbeiter-Einweisung sichert eine glatte Übergabe in die Organisation, fördert Produktivität und setzt den Ton für zukünftige Mitarbeiterbeteiligung.

Das Initialarbeitseintrag-Setup ist der erste Schritt im Geschäftsprozess. Bei diesem Stadium wird ein neuer Arbeitseintrag innerhalb des Systems erstellt, was den Ausgangspunkt für alle folgenden Aufgaben und Aktivitäten darstellt. Der Setup-Prozess beinhaltet die Definition von wichtigen Details wie dem angeschlossenen Kunden oder Klienten, der Projekt- oder Aufgabebeschreibung sowie etwaiger Fristen oder Meilensteine.

Während dieser Phase müssen Benutzer genaue Informationen eingeben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dazu können die Zuweisung von Prioritätsstufen, das Setzen von Reminder-Notifizierungen und die Konfiguration automatischer Workflows gehören. Eine ordnungsgemäße Beendigung des Initialarbeitseintrag-Setup-Schrittes stellt sicher, dass alle folgenden Schritte im Geschäftsprozess korrekt ausgelöst werden, was zu einer Minimierung von Fehlern und Verzögerungen sowie einer Maximierung der Produktivität führt.

Der tägliche Aufgabenzuweisungsprozess umfasst die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder auf täglicher Basis. Dieser Schritt ist entscheidend dafür, sicherzustellen, dass alle notwendigen Arbeiten effizient und wirksam abgeschlossen werden.

1. Aufgabenidentifizierung: Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, die zu erledigenden Aufgaben zu identifizieren. Diese Aufgaben können laufende Projekte, Meetings oder andere Geschäftsaktivitäten umfassen.
2. Priorisierung: Sobald die Aufgaben identifiziert wurden, werden sie auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit und Bedeutung priorisiert.
3. Teammitgliedszuweisung: Der nächste Schritt besteht darin, jede Aufgabe einem bestimmten Teammitglied zuzusammenfassen. Dabei wird berücksichtigt, welche Belastungen für das Individuum entstehen, welche Fähigkeiten es besitzt und ob es zur Verfügung steht.
4. Aufgabenzuweisungsbenachrichtigung: Schließlich werden den entsprechenden Teammitgliedern die zugewiesenen Aufgaben per E-Mail oder anderen Benachrichtigungsmethoden mitgeteilt.

Dieser tägliche Prozess stellt sicher, dass jeder weiß, was er tun und bis wann zu tun hat, wodurch ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird und Verzögerungen minimiert werden.

Unternehmens-Workflow-Schritt: Echtzeit-Time-Tracking

Beim Monitoring der Arbeitsschritte von Mitarbeitern in Echtzeit werden Arbeitsstunden genau erfasst, um die Projektzeit, die ausgegeben wurde, exakt zu tracken. Ziel ist es, Transparenz und Rechenschaftsgebarkeit innerhalb von Teams aufrechtzuerhalten und so Bottlenecks oder Unausgereichtheiten besser erkennen zu können. Dazu loggen sich Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden, während sie arbeiten, entweder manuell oder über automatisierte Systeme. Diese Informationen werden dann in einem zentralen Dashboard angezeigt, das von Team-Leitern oder Managern zugänglich ist.

Mitgliederverantwortliche können auf dieser Daten verwenden, um Ressourcen zu optimieren, termine einzuhalten und fundierte Entscheidungen über Aufgabenverteilung basierend auf Leistung jedes Einzelnen treffen. Die Funktion des Echtzeit-Tracking hilft dabei auch verhindert unterreporting von Arbeitsstunden, verringert das Risiko von Rechenfehlern und damit verbundene finanzielle Differenzen. Insgesamt erleichtert dieser Schritt eine mehr geführte Projekt-Verwaltung und eine bessere Team-Produktivität.

Automatisierte Pausenzeit-Registrierung

Dieser Prozess ist für die Vereinfachung der Pausenzeitregistrierung für Mitarbeiter ausgelegt. Der Ablauf beginnt, wenn ein Mitarbeiter auscheckt und durch unsere mobile App oder Desktop-Software seinen Pausenbeginn auswählt.

1. Pausenbeginn: Der Mitarbeiter initiiert seine Pausenzeit, indem er die gewünschte Dauer von einer Liste vorgegebener Optionen auswählt.
2. Automatische Pausenregistrierung: Unser System registriert die Pausendauer automatisch, sorgt für Genauigkeit und eliminiert manuelle Fehler.
3. Pausenschluss: Beim Abschluss der Pausenzeit checkt sich der Mitarbeiter wieder ein, und unser System aktualisiert seinen Zeitverlauf entsprechend.

Dieser vereinfachte Prozess vereinfacht die Registrierung von Pausen für Mitarbeiter und reduziert administrative Belastungen für das Management, fördert eine effizientere Arbeitsumgebung.

Unternehmens-Workflowschritt: Aktualisierungen zum Fortschritt von Aufgaben

Dieser Workflowschritt ermöglicht es Teammitgliedern, regelmäßige Updates über den Stand ihres Fortschritts bei der Beendigung bestimmter Aufgaben zu liefern. Der Prozess beginnt mit einem beauftragten Task-Eigner, der einen Update über seinen aktuellen Status einreicht, das Informationen wie z.B. die Prozentsätze der Fertigstellung, begegnete Hürden und vorgeschlagene Lösungen enthalten kann.

Das Update wird dann von einem Vorgesetzten oder Kollegen geprüft, der seine Relevanz und Genauigkeit bewertet, bevor es an die am Projekt Beteiligten weitergeleitet wird. Bei diesem Schritt bleiben alle Parteien über den Stand der Aufgabe auf dem Laufenden und können ihre Erwartungen entsprechend anpassen.

Durch die Förderung von offener Kommunikation und transparenter Zusammenarbeit fördert dieser Workflowschritt eine glatte Abstimmung unter Teammitgliedern, vereinfacht Entscheidungsprozesse und trägt letztlich zum erfolgreichen Abschluss von Aufgaben und Projekten bei. Regelmäßige Updates ermöglichen es Stakeholdern zudem potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen, wenn erforderlich.

Verwaltung von Urlaubsanträgen von Führungskräften

Dieser Arbeitsablauf ist für die Verwaltung von Urlaubsanträgen zuständig, die von der Personalverwaltung eingereicht wurden. Er umfasst eine Reihe von Aktionen, die die zeitige Bearbeitung und Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsgesuchen sicherstellen.

1. Eingang: Die Personalabteilung erhält den Urlaubsantrag vom Manager, der Details wie Termine, Art des Urlaubs und Gründe enthält.
2. Validierung: Das Team überprüft die Anfrage im Hinblick auf Gesellschaftspolitik und -verfahren, um zu bestimmen, ob sie mit den organisatorischen Bedürfnissen übereinstimmt.
3. Genehmigung/ Ablehnung: Basierend auf dem Ergebnis der Validierung wird die Anfrage von autorisierten Personen entweder genehmigt oder abgelehnt, wobei Faktoren wie Geschäftsauswirkungen und Arbeitslast des Managers berücksichtigt werden.
4. Benachrichtigung: Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, werden sowohl der Manager als auch sein Team über den Ausgang informiert, um Störungen in Arbeitsschritten und -prozessen zu minimieren.
5. Systemaktualisierung: Das Personalinformationssystem wird aktualisiert, um die Genehmigung oder Ablehnung zu dokumentieren, wobei für zukünftige Referenzen und eine effiziente Urlaubsverwaltung gesorgt wird.

Unternehmensworkflow Schritt:

Übertarif und Doppelübertarifwarnungen

Dieser Schritt löst Warnungen aus, wenn ein Mitarbeiter Übertarife oder Doppelübertarife Stunden über einen bestimmten Schwellenwert hinaus arbeitet. Der Prozess beginnt, wenn das System feststellt, dass die insgesamt von einem Mitarbeiter gearbeiteten Stunden den Standardarbeitsplatz für eine bestimmte Zeit überschreiten.

Der Workflow beinhaltet:

• Identifizierung von Mitarbeitern, die Übertarife oder Doppelübertarife Stunden arbeiten
• Berechnung der Überschussstunden über den regulären Arbeitsstunden
• Aktivierung von Warnungen an bestimmte Vorgesetzte oder Personalstellen per E-Mail, SMS oder anderen Kommunikationskanälen
• Automatisches Protokollieren der Warnung in der Mitarbeiterakte für künftige Verweisung

Dieser Schritt soll Arbeitsmüdigkeit verhindern und eine rechtzeitige Intervention durch die Führung ermöglichen, um potenzielle Probleme im Zusammenhang mit gearbeiteten Übertarifen zu adressieren.

Mitarbeiterverfügbarkeitsmanagement

Dieser Geschäftsablauf ist für die Mitarbeiterverfügbarkeit bei der Terminplanung konzipiert. Der Prozess beinhaltet das Erfassen der Arbeitszeiten, Freizeittage und Urlaubszeiten der Mitarbeiter in einem zentralen System.

Beim Start des Systems werden Manager oder Personalmitarbeiter aufgefordert, relevante Informationen wie Mitarbeiter-ID, Abwesenheitstage, Art der Abwesenheit und Grund der Abwesenheit einzugeben. Die Daten werden dann durch das System überprüft, um deren Genauigkeit und Konsistenz mit den Betriebsrichtlinien sicherzustellen.

Bis zur Validierung wird das System die Verfügbarkeitsstatus des Mitarbeiters in Echtzeit aktualisiert, sodass eine reibungslose Terminplanung und Ressourcenallokation möglich ist. Dieser optimierte Prozess sorgt für einen effizienten Einsatz der Ressourcen, verringert Terminkonflikte und erhöht die Produktivität insgesamt. Automatisierte Benachrichtigungen werden an betroffene Teams und Interessenvertreter gesendet, um sicherzustellen, dass alle über Änderungen in der Mitarbeiterverfügbarkeit informiert sind.

Abschlusszertifikate-Generierung

Dieser Geschäftsprozessschritt beinhaltet die automatisierte Erstellung von Abschlusszertifikaten. Sobald ein Projekt in seine letzte Phase gelangt, löst das System diesen Prozess aus, um für jeden Projektteammitglied und Kunden ein individuelles Zertifkat zu erstellen. Die Zertifizierungsdaten werden aus der Projektmanagement-Datenbank abgerufen, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.

Die erstellten Zertifikate werden dann von beauftragter Personal geprüft und genehmigt, bevor sie an die relevanten Parteien verteilt werden. Dieser gestreamte Prozess eliminieren manuelle Fehler und sichern eine termingerechte Ausstellung von Abschlusszertifikaten. Mit diesem Schritt können Unternehmen ein professionelles Image aufrechterhalten, ihre Kundenbindung demonstrieren und einen materiellen Beweis für die Projektrealisation bieten. Insgesamt spielt er eine wichtige Rolle bei der Förderung von Vertrauen, Transparenz und der Verbesserung des Unternehmensimage.